ワークフローEXとは？価格や機能・使い方を解説

ワークフローEXは株式会社Knowlboが提供するワークフローシステムです。本サービスではワークフローの申請をWebページからおこなうことができます。近年、デジタル化の重要性が問われていますが、本サービスを用いることでワークフロー申請の効率化を果たすことができます。
ワークフローEXは公的機関から飲食業界、IT業界と幅広い業界での導入実績があります。ワークフロー申請は非常に幅広い業態でおこなうため、ワークフロー申請を利用されている企業規模であればご活用いただけます。

【ワークフローの申請・承認】
ワークフローEXはWebブラウザ上でドラッグ＆ドロップといったマウス操作で申請が可能です。すべて電子上で申請と承認がなされるため、わざわざ紙に署名・押印をおこなうために責任者の元へ赴くといった作業を省くことができます。

【タブレットやスマートフォンでの申請・決裁】
ワークフローEXではパソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンでも申請・決裁を行うことができます。そのため、出張先や現場での申請や承認行為が可能です。

【自動捺印・署名】
ワークフローEXは指定された位置へ自動で捺印が可能です。これにより、ハンコのずれや掠れなどによる印刷・押印のやり直しなどを防ぐことができます。

【サーバーリマインダ】
承認を忘れていたら通知を表示するなど、ワークフロー業務の停滞・抜けを徹底的になくすことができます。これら通知日は指定することが可能であるため、業態それぞれに合ったリマインダー設定ができます。

【ドキュメントエクスプローラー】
ワークフローEXで管理している申請書、稟議書の一覧や決済状況を確認する画面がございます。メールソフトに似た3ペインの画面構成であるため、使いやすいです。

【入力フォームがExcel、Word】
ワークフローEXの最大の特長は申請書にExcelやWordを用いることができる点です。ExcelやWordは多くの人が用いているソフトウェアであり、実際にExcelやWordを用いて稟議書を作成している企業も少なくありません。本サービスでは入力フォームがExcel、Wordであるため、既存で利用されているExcelやWordの申請書を流用して、ワークフロー化することができます。そのため、システムへの移行をスムーズに行うことが可能です。
普段使い慣れているExcelやWordであるため、入力作業に戸惑うことは少ないです。

【Webブラウザ上での動作】
動作がWebブラウザ上であるため、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットでも本サービスを用いることができます。会社にいないことが多い業務であれば、どこからでも申請等ができるようになることが大きな強みとなります。

【クラウド型のサービスであるためサーバーメンテナンスが不要】
ワークフローEXは自社のサーバーへのインストールが不要なクラウド型のサービスです。そのため、自社でサーバーを構築することが難しい、システム運用担当がいない、などといった中小規模の企業にとってはメリットの多いサービスです。

【初期導入コストを抑えることが可能】
ワークフローEXは前述のとおりクラウド型のサービスであるため、システム開発が不要であり、システムの導入コストを抑えることが可能です。そのため、初期導入コストを抑えてワークフローシステムを導入したい企業にとってはオススメです。