受付システムのセキュリティは何を確認する？来訪者情報の守り方を解説

ITトレンドがおすすめする製品・サービス

■データの保管場所別

• クラウド型で来訪者データを預ける：RECEPTIONIST、ラクネコ、moreReception、MOT受付システム、VisitView、I-FACE
• オンプレミス型で自社運用する：MOT受付システム、VisitView、I-FACE

■セキュリティ機能別

• IPアドレスでアクセスを制限する：RECEPTIONIST、ラクネコ
• データを暗号化して保管する：RECEPTIONIST
• セキュリティゲートやスマートロックと連動する：RECEPTIONIST、workhub Reception、moreReception、VisitView
• 管理画面の多要素認証に対応する：ラクネコ

受付システムが扱う来訪者情報と流れ

受付システムは、来訪者が受付を済ませるたびに情報を記録します。どんな情報が、どの経路を通って保管されるのかを知ると、守るべき場所が見えてきます。まずは、扱う情報の種類と流れを確認しましょう。

受付システムが取得する来訪者情報の種類

受付システムが扱う情報は、氏名や会社名、訪問先、来訪日時が基本です。製品によっては、連絡先や車のナンバー、顔画像、体温の記録なども取得します。

取得する項目が多いほど、漏えい時の影響は大きくなります。運用上必要な項目だけを残せるかどうかが、セキュリティを考えるうえでの出発点です。項目を選べない製品では、取得後の管理を厳しくする必要があります。

取得から削除までの情報の流れ

来訪者情報は、予約登録、当日の受付、担当者への通知、履歴の保管、削除という段階をたどります。それぞれの段階で、情報を見られる人と場所が異なります。

段階ごとに、誰がどの画面で閲覧できるのかを表にすると、確認漏れを防げます。ベンダーに説明を求める際にも、この流れが共通の土台となります。確認の抜けも見つけやすいでしょう。

紙の受付簿との違いを押さえる

紙の受付簿は、台帳が置かれた場所にいる人にしか見られません。受付システムは、閲覧できる範囲が権限の設定しだいで広がり、遠隔からも参照できます。

便利になる一方で、見られる範囲を設定で絞る必要があります。紙のときは自然に守られていた点を、システム上のルールとして作り直す必要があります。受付システムの導入は、情報管理の方法を見直す機会でもあるのです。

受付システムの端末と画面まわりの守り

受付端末は、来訪者が直接触れるうえに、他の来訪者の目にも入る場所に置かれます。受付システムの端末は、設置してから問題に気づくと動かしにくいため、端末と画面の扱いを設置前に決めておきます。

画面の覗き見と来訪履歴の表示を防ぐ

受付画面に、直前の来訪者の氏名や会社名が表示されたままだと、次の来訪者に情報が見えてしまいます。受付完了後に、画面の表示を自動で消去できるかを確認します。

来訪者の入力画面が、後ろに並ぶ人から見えにくい位置に端末を置く工夫も有効です。画面の向きや、のぞき見防止フィルムの利用も検討できます。来訪者が増える時間帯の立ち位置も、設置前に確認しておくとよいでしょう。

端末の持ち出しや不正操作への備え

タブレット端末で受付を行う場合は、持ち去りや、受付以外の操作を防ぐ仕組みが必要です。固定スタンドの利用や、受付アプリ以外を開けない設定を確認します。端末の紛失時に、遠隔でデータを消せるかも確認したい項目です。

管理者向けの画面へ、来訪者が入り込めないことも重要です。管理画面に入るための認証が、受付画面と分かれているかを確かめましょう。パスワードの設定ルールや、追加の認証の有無も製品ごとに異なります。

通信とデータ保管場所の確認

クラウド型では、端末とサーバーの間の通信が暗号化されているか、データが保管される国や事業者の管理体制はどうかを確認します。公開資料で分からない点は、ベンダーに質問しましょう。

オンプレミス型では、自社内のサーバーの管理が必要です。バックアップの保管先や、アクセスできる担当者の範囲も決めておきます。

通知や連携で広がる来訪者情報の経路

受付システムは、担当者へ通知を送ったり、他のシステムとつながったりすることで、情報が受付の外へ出ていきます。連携の数だけ確認すべき経路が増えるため、通知や連携ごとに、渡る情報と見られる人を整理します。

ビジネスチャットやメールへの通知内容

来訪の通知には、氏名や会社名、用件が含まれる場合があります。通知先がグループチャットだと、本来知る必要のない人にも来訪者情報が見えてしまう可能性があります。

通知に載せる項目を設定で絞れるか、通知先を担当者個人に限定できるかを確認します。件名に氏名を出さない設定があるかも、見ておきたい点です。通知の履歴が、チャットの側に残る点にも注意しましょう。

予約システムやカレンダーとの連携範囲

来訪予約を、社内のカレンダーや予約システムと連携させると、事前登録の手間は減ります。一方で、連携先へ渡る項目と、連携先で閲覧できる人の範囲が増えます。

連携時に取り込まれる項目を選べるか、連携を止めたときにデータがどう扱われるかを確認します。連携の設定は、管理者だけが変更できる状態にします。連携先のサービス側の権限も、あわせて見直しておきましょう。

入館証やゲート装置との連携

入館証の発行やセキュリティゲートと連携する製品では、来訪者の識別情報が装置にも渡ります。装置側に保管されるデータの扱いは、受付システムとは別に確認が必要です。

連携に使う通信方式や、装置との接続を管理する担当部署も整理しておきます。責任の範囲が曖昧だと、障害や情報漏えいが起きたときの対応が遅れます。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で受付システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。

管理者権限と操作ログの設計

来訪者情報を扱う従業員が増えるほど、誰が何を見られるかの管理が欠かせません。権限の分け方と、操作の記録の残し方を決めておくと、情報の閲覧に関する問題が起きたときも、範囲を絞って原因を調べられます。

役割ごとに閲覧できる範囲を分ける

受付担当者は当日の来訪者だけ、総務部門は履歴の検索まで、システム管理者は設定の変更までというように、役割ごとに権限を分けます。全員に管理者権限を渡すと、意図しない操作や情報の持ち出しが起きた場合に、原因の切り分けが難しくなります。

権限の種類をどこまで細かく設定できるかは、製品によって異なります。自社の組織にあう分け方ができるかを確認しましょう。細かすぎる設定は、運用の負担になる場合もあります。

操作ログで閲覧や出力の履歴を残す

誰がいつ来訪者情報を検索し、CSVなどで出力したのかが記録されていれば、問題が起きたときに経緯を確認できます。ログを閲覧できる人も管理者に限りましょう。

ログの保管期間や、画面から確認できるかどうかも製品によって異なります。確認の手間が大きいと、実際には見直されない運用になりがちです。

退職者や異動者のアカウントを整理する

退職や異動のあとも、受付システムへのアカウントが残っていると、不要な閲覧権限が放置されます。人事の手続きと連動して、権限を見直す手順を決めておきます。

見直しは、特定の担当者だけに任せず、複数人で確認できる体制にします。年に1回などの棚卸しの時期を、あらかじめ決めておくと抜けを防げます。

来訪履歴の保管期間と削除の運用

来訪履歴は、いつまでも残しておくほどリスクが増えます。残す理由のある期間だけ保管し、その後は消す運用を決めます。受付システムごとに削除の方法が異なるため、設定できる内容の確認が必要です。

保管期間を決める基準を整理する

来訪履歴を残す目的には、入退館の記録、問い合わせ対応の確認、事故が起きたときの追跡などがあります。目的に応じて、必要な期間は異なります。

期間は、社内の規程や、法務部門、情報管理部門の判断をもとに決めます。期間を設定すると自動で削除される機能があるかどうかも、確認しておきましょう。手作業での削除は、忘れや漏れが起こりやすい点に注意が必要です。

顔画像や連絡先などの個人情報の扱い

顔画像や連絡先は、個人を特定できる情報として、慎重な扱いが求められます。取得を必要最小限にとどめ、保管期間も他の項目より短くする考え方があります。

顔認証の利用を希望しない来訪者のために、代替の受付方法も用意します。情報の利用目的を端末上で示せるかどうかも、製品選びの参考にできます。

参考：個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）｜個人情報保護委員会

削除の依頼や契約終了時の対応

来訪者から情報の削除を求められたときに、誰がどの手順で削除するのかを決めておきます。個別の履歴を検索して消せるかどうかは、製品ごとに確認が必要です。

サービスを解約するときに、データが削除されるまでの期間や、削除の証明を受けられるかも確認します。出力したデータの保管先も忘れずに管理しましょう。

守りの機能で比べる受付システム一覧

来訪者情報の守りに関わる認証、暗号化、入館管理、提供形態の違いを一覧にまとめました。自社のセキュリティ方針に近い製品を探す際に役立ててください。

来訪者情報の守りを支える受付システム

認証や記録の管理、ゲートとの連動など、来訪者情報を守る仕組みを備えた受付システムを紹介します。保管場所の違いも含めて、自社の運用にあうかを確認してみてください。

RECEPTIONIST

株式会社RECEPTIONIST

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《RECEPTIONIST》のPOINT

1. 受付のプロが11年間の受付経験を活かし、受付業務をシステム化
2. 日程調整や来客受付、会議室の予約管理までワンストップ
3. 洗練されたデザインで操作画面がわかりやすく、お客様も安心

workhub Reception

株式会社ビットキー

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《workhub Reception》のPOINT

1. 来訪者に対する受付業務を大幅削減！
2. ビル全体の総合受付からテナントフロアの受付まで幅広く適用可能
3. セキュリティ連動でゲートやドアも自動解錠し効率的な施設利用へ

ラクネコ

株式会社プロトソリューション

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《ラクネコ》のPOINT

1. 【通話ができる】スマートフォンに着信するので内線が不要に！
2. 【シンプルな料金プラン】基本料金内に必要な機能が揃っています
3. 【台数制限なし】iPadを何台置いても追加料金が発生しません！

まとめ

受付システムのセキュリティは、来訪者情報の取得から削除までを通して確認します。端末の設置、通知や連携の経路、管理者権限と操作ログ、保管期間の4点が確認の軸です。自社の規程にあう製品を選ぶために、まず資料請求して各社の管理機能を比較してください。