ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■来客の受付方法別
- タッチパネルで担当者を選ぶ受付：RECEPTIONIST、ラクネコ、らいきゃくん、MOT受付システム
- QRコードで事前登録の来訪者を通す受付：RECEPTIONIST、workhub Reception、ラクネコ、moreReception、I-FACE
- 内線電話で担当者を呼び出す受付：moreReception、MOT受付システム
- ■通知先別
- ビジネスチャットで通知する：RECEPTIONIST、workhub Reception、ラクネコ、I-FACE
- メールで通知する：workhub Reception、ラクネコ、moreReception
- 電話で呼び出す：workhub Reception、ラクネコ、I-FACE
受付システムの導入で起こりやすい失敗の傾向
導入後に思ったほど使われない受付システムでは、導入前の整理が不足している場合があります。機能を比べる前に、自社が何に困っているのかを整理しておくと、失敗を避けやすくなります。
導入の目的が曖昧なまま機能で選ぶ
受付業務の負担を減らしたいのか、来訪者の記録を残したいのかによって、必要な機能は変わります。目的を決めないまま機能の多さで選ぶと、使わない機能に費用をかけることになりかねません。
導入の目的を、来訪者の待ち時間の短縮や、受付対応の時間の削減など、確認できる形で書き出します。目的が明確だと、製品を比較するときの判断がぶれにくくなります。
自社の来客の種類を把握していない
来客には、予約のある取引先、予約のない訪問者、配送業者、面接の応募者など、さまざまな種類があります。種類ごとに、必要な受付の流れは異なります。
導入前に、1か月ほどの来客の記録を種類別に数えておくと、システムで処理すべき来客の割合が分かります。この数字がないと、導入後に想定外の来客への対応が増える場合があります。来客の種類を知ることが、仕組み選びの前提です。
現場の声を聞かずに仕組みを決める
受付業務に関わる総務担当者や、取り次ぎを受ける各部署の従業員の意見を聞かずに選ぶと、運用があわずに使われなくなる場合があります。操作が複雑だと、現場の不満が出やすくなります。
比較の段階から、現場の担当者に画面を触ってもらいます。操作の手順や通知の受け取り方についての意見を、選定の判断材料に加えましょう。意見を出した人が、導入後の利用者にもなります。
予約のない来訪者や例外対応でのつまずき
受付システムには、予約のある来訪者の受付を前提にした方式があります。予約のない来訪者や、通常の流れから外れる来客に対応できないと、受付が止まる場合があります。つまずきやすい3つのケースを確認します。
予約のない来訪者が受付できない
事前登録のQRコードで受付する方式では、予約のない来訪者が端末の前で止まってしまう場合があります。飛び込みの営業や、急な打ち合わせの相手が、これにあたります。
予約のない来訪者向けに、画面から担当者を選べる方式や、内線電話で呼び出す方式が使えるかを確認します。予約の有無で受付の入り口を分けられると、混乱が減ります。画面の最初の選択肢で、予約の有無を選べる構成が分かりやすいでしょう。
配送業者や面接の応募者への対応
配送業者は、担当者への取り次ぎではなく、荷物の受け渡し場所を知りたい場合があります。面接の応募者は、担当部署の名前を知らないまま来社する場合があります。
来訪の目的ごとに、画面の選択肢を分けられるかを確認します。目的別に通知先を変えられる製品なら、荷物は総務担当者へ、応募者は人事担当者へと振り分けられます。振り分けのルールは、導入前に部署と相談して決めておきます。
同じ時間帯に来訪者が重なる場合
説明会や会議の開始前には、来訪者が一度に集まる場合があります。端末が1台しかないと、受付に列ができ、開始時刻に遅れる来訪者が出るおそれがあります。
こうした日には、端末を増やす、事前登録を徹底する、受付に人を置くなどの対応を決めておきます。導入前に、来訪者が集中する場面を想定しましょう。年間の行事や会議の予定表を見ると、集中する日を洗い出せます。
担当者への通知が届かず来客を待たせる失敗
受付システムの導入後に起こりやすい不満の1つが、来訪者を待たせることです。通知が担当者に届かない原因は、仕組みと運用の両方にあるため、両面から整理して、受付の流れを止めないための確認点を紹介します。
担当者が席を外していて通知に気づかない
通知はパソコンやスマートフォンに届きますが、会議中や外出中の担当者は、すぐには気づけません。通知が1件だけだと、来訪者はそのまま待たされます。
一定時間たっても応答がない場合に、代理の担当者へ再通知する設定があるかを確認します。代理を設定できる製品なら、休暇や外出のときにも対応が止まりにくくなります。
登録情報の更新漏れで通知先を誤る
異動や退職、座席の変更があっても、受付システムの担当者情報が更新されていないと、通知が別の人や退職者に届く場合があります。気づかれないまま、来訪者を待たせることにつながります。
担当者情報を更新する人と時期を決め、人事システムや社員名簿と連携できるかを確認します。更新作業を特定の1人に任せない体制も必要です。
通知の手段が現場の使い方とずれている
ビジネスチャットで通知を受ける設計でも、チャットを日常的に見ない部署では、通知に気づけません。逆に、電話の呼び出しは、席にいなければ受けられません。
部署ごとの連絡手段を調べ、通知先を複数から選べる製品を検討します。通知が届いたかどうかを画面で確認できる機能も、運用を支えます。通知を受け取った担当者が、画面から応答を返せるかの確認も必要です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で受付システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
受付システムの端末と動線の設計ミス
端末の置き場所は、導入後に動かしにくい要素の1つです。来訪者が迷わずたどり着き、使い方が自然に分かる配置かどうかを確認します。
来訪者が端末に気づかない設置場所
エントランスの奥や、柱の陰に端末を置くと、来訪者は受付の場所が分からず、フロアを歩き回ることがあります。入口から見える位置と、案内の表示が必要です。
設置前に、来訪者の視点で入口から歩いてみます。扉を開けた直後に、端末が目に入るかを確かめましょう。入口の案内表示や、床のサインもあわせて検討すると、迷う人が減ります。
操作の説明が不足して来訪者が戸惑う
初めて訪れる人は、無人の端末の前で何を操作すればよいのか分からない場合があります。画面の文言が専門的だったり、操作の手順が多かったりすると、立ち止まる人が増えます。
画面は、数回の操作で完了する構成が望ましいでしょう。困ったときの呼び出しボタンや、問い合わせ先の表示があるかも確認します。外国語の来訪者が見込まれる場合は、画面の表示言語も確認しておきましょう。
無人化によって来訪者に冷たい印象を与える
受付を無人にすると、来訪者によっては、歓迎されていないと感じる場合があります。重要な取引先の来訪では、担当者が出迎える運用を残す企業もあります。
来訪者の種類によって、システムに任せる範囲と、人が対応する範囲を分けておきます。自社の来客対応の方針とあっているかを、導入前に確認しましょう。経営層や総務部門の考えも、事前に聞いておくと安心です。
失敗を避けるための試験運用と定着の進め方
ここまでに紹介した失敗の一部は、導入前の試験運用で確認できます。本番に入る前の確認の進め方と、導入後の見直しの方法、システムが止まったときの備えを紹介します。
来客の種類ごとに受付の流れを試す
予約のある来訪者、予約のない来訪者、配送業者、応募者という種類ごとに、受付から通知、取り次ぎまでを実際に試します。担当者が通知に気づくまでの時間も、計測しておきます。
試験運用で見つかった問題は、設定の変更で直せるのか、運用の工夫で補うのかを分けて記録します。設定で直せない場合は、ベンダーに相談しましょう。
導入後に現場の意見を集めて見直す
導入から数週間たったころに、受付を利用した来訪者と、通知を受けた担当者の双方から意見を集めます。困った場面を具体的に聞くと、設定の見直しにつなげやすくなります。
見直しの担当者と頻度を決めておきます。意見の窓口を1か所に決めておくと、現場の声が埋もれません。集めた意見は、設定の変更や運用の改善にいつ反映したかも記録しておきましょう。
システムが止まったときの代替手段を決める
通信障害や端末の故障で、受付システムが使えない日も起こり得ます。紙の受付簿や、担当者の電話番号を載せた案内など、代わりの方法を用意しておきます。
代替手段は、いざというときにすぐ使えなければ役に立ちません。置き場所と使う人を決め、年に1回ほどは確認しておきましょう。復旧までの連絡先や、ベンダーの問い合わせ窓口も、一覧にしておくと役立ちます。
受付方法と通知先の違いが分かる製品一覧
受付の方法や担当者への通知手段は、製品ごとに異なります。つまずきを避けるために確認したい違いを、一覧で比べられるようにまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| RECEPTIONIST | 担当者名の検索やQRコードで受付。来客通知の見逃しを防ぐ機能を搭載 |
| workhub Reception | 9種類のチェックイン方法を用意。通知先はメールやチャットから選べる |
| ラクネコ | QRか4桁コードで受付。チャットや電話、SMSなど複数の方法で担当者へ通知 |
| らいきゃくん | 担当者名をタップして呼び出し。不在の担当者は表示されない仕組み |
| moreReception | 内線通話やQRコード、入館カード発行など受付のタイプを選べる |
| MOT受付システム | 個人や部署を選んで呼び出し。内線での呼び出しにも対応 |
| I-FACE | 通話、チャット、通話とチャットの併用の3パターンで担当者を呼び出せる |
来客対応でつまずきにくい受付システム
予約のない来訪者への対応や、担当者へ確実に知らせる仕組みを備えた受付システムを紹介します。受付の方法と通知先を自社の運用に重ねて、無理なく使えるかを確かめてみてください。
RECEPTIONIST
- 受付のプロが11年間の受付経験を活かし、受付業務をシステム化
- 日程調整や来客受付、会議室の予約管理までワンストップ
- 洗練されたデザインで操作画面がわかりやすく、お客様も安心
株式会社RECEPTIONISTが提供する「RECEPTIONIST」は、担当者名の検索やQR受付コードで来客を取り次ぐクラウドサービスです。来訪者は、担当者名の検索やカスタムボタン、事前に発行したQR受付コードで担当者を呼び出せます。担当者への通知は他の人がフォローできるため、来客通知の見逃しを防ぎやすい設計です。固定電話がなくても来客対応ができ、無料トライアルも用意されています。
workhub Reception
- 来訪者に対する受付業務を大幅削減！
- ビル全体の総合受付からテナントフロアの受付まで幅広く適用可能
- セキュリティ連動でゲートやドアも自動解錠し効率的な施設利用へ
株式会社ビットキーが提供する「workhub Reception」は、予約の有無にあわせて複数のチェックイン方法を使い分けられる受付システムです。QRコードや社員検索、端末を通じた担当者との通話、パスコードなど、合計9種類のチェックイン方法から運用にあうものを選べます。事前の予約がない同行者は端末上で追加でき、到着の通知はメールやSlack、Teamsで届きます。予約の有無が混在する来客でも、受付の流れを使い分けたい場合に検討しやすい製品です。
ラクネコ
- 【通話ができる】スマートフォンに着信するので内線が不要に！
- 【シンプルな料金プラン】基本料金内に必要な機能が揃っています
- 【台数制限なし】iPadを何台置いても追加料金が発生しません！
株式会社プロトソリューションが提供する「ラクネコ」は、内線電話を介さずに担当者へ来客を知らせられる、iPad用のクラウド型受付システムです。受付メニューには最大12個のボタンを設定でき、約束のある来訪者はQRコードか4桁のコードで担当者を呼び出せます。担当者への連絡は、チャットや電話、SMSなどから選べるため、内線電話を使わない職場でも取り次ぎの流れを組み立てやすい製品です。iPadは何台置いても追加料金が発生しません。
らいきゃくん （株式会社オフィスゲート）
- 必要なのはiPad一台！簡単かつ低コストに非接触受付を実現！
- 限定的な機能でiPad操作が初めてでも使える受付システム！
- 不在の担当者は表示せず確実に来客情報をオフィスに届ける！
moreReception （富士ソフト株式会社）
- 企業受付の簡略化を図った、効率の良い入退館管理が可能！
- 受付情報や入退館履歴の一元管理が実現できる！
- コロナ禍でも安心！触れずに受付できるタッチレス受付！
MOT受付システム （株式会社バルテック）
- スマホに直接呼び出し通知！フリーアドレスやテレワークにも対応
- 5つのメニューを自由に表示し最適にカスタマイズ！
- 施設予約管理を並行してさらにスムーズな受付を実現！
I-FACE （株式会社アイエンター）
- 企業に合わせた3パターンの呼び出し方法が利用可能！
- 平均月間障害発生率はたったの0.8件！止まらない運用を実現！
- 環境によっては最短1営業日で即導入が可能！
まとめ
受付システムの導入では、目的の曖昧さ、予約のない来訪者への対応、通知の遅れ、端末の置き場所が失敗の原因になりやすい点です。自社の来客の種類を整理し、試験運用で確かめましょう。受付システムの比較は、資料請求で各社の機能を確認するところから始められます。
