勤怠管理データベースが担う役割
勤怠管理システムは、打刻や休暇申請などの記録を蓄積し、集計や分析に使えるデータとして管理する仕組みを持っています。まずデータベースがどのような情報を扱っているかを確認します。
勤怠データが持つ情報の構造
勤怠データベースには、出退勤時刻だけでなく、休憩時間や休暇の種類、残業申請の承認状況など複数の項目が関連づけて記録されています。従業員一人ひとりの記録が日別・月別に整理され、集計時に必要な単位で取り出せる形になっています。部署や雇用形態といった属性情報も紐づけられ、集計条件を切り替えて確認できるように設計されています。
項目同士のつながりが複雑になるほど、データの整合性を保つ設計が重要です。打刻漏れや修正申請があった場合に、どの記録が最新かを正しく反映できる仕組みが求められます。修正前後の記録を両方保持しておくことで、後から経緯を確認できる状態を保つ設計も見られます。
一元管理によるデータ活用の広がり
複数の拠点や雇用形態が混在する企業では、勤怠データを一元的に管理することで、拠点をまたいだ労働時間の集計や比較がしやすくなる場合があります。手作業での集計では見えにくかった傾向を把握する手がかりにもなります。本社の管理部門が各拠点の状況をまとめて確認できる点も、一元管理を選ぶ理由の一つです。
一元管理を進める際は、拠点ごとに異なる勤務ルールをどのようにデータへ反映するかをあらかじめ整理しておく必要があります。ルールの違いを考慮せずに集計すると、実態と異なる数値が出てしまう可能性があります。拠点間でルールを統一するか、個別のまま管理するかの判断も事前に検討しておく必要があります。
勤怠データを正確に記録する仕組み
データベースにどれだけ多くの情報があっても、記録自体が不正確では意味がありません。ここでは正確な記録を支える仕組みについて整理します。
打刻データを正確に記録する
打刻機器やアプリからの入力データは、通信状況や機器の不具合によって記録が遅延したり、一部が欠落したりする場合があります。単一の原因に限定できないため、データベース側で異常な記録を検知し、管理者へ通知する仕組みを備えたシステムもあります。ネットワーク環境が不安定な現場では、通信が復旧した際にデータを再送する仕組みがあるかどうかも確認しておきたい点です。
異常が検知された際に、担当者がすぐに修正できる画面が用意されているかどうかも、運用のしやすさを左右する要素です。修正履歴が残る仕組みであれば、後から確認する際にも役立ちます。修正の権限を誰に与えるかも、あわせて検討しておく必要があります。
例外的な勤務パターンを反映する
フレックスタイム制や変形労働時間制など、勤務パターンが複数存在する企業では、標準的な勤務時間の記録方法だけでは対応しきれない場合があります。データベースの設計段階で、複数の勤務パターンをどう区別して記録するかを検討しておく必要があります。
例外的な勤務が発生した際に、通常の集計ロジックとは異なる処理が必要になることもあります。運用開始後に想定外のパターンが見つかった場合は、システム提供会社へ対応可否を確認しておくとよいでしょう。
勤怠データの保管・保存に関する運用
記録したデータをどの程度の期間保存し、どのように守るかは、勤怠管理を続けるうえで欠かせない検討事項です。ここでは保存期間とバックアップの考え方を整理します。
データ保存期間の設定
労働関係の記録は、労働基準法にもとづき一定期間の保存が求められています。勤怠管理システムを選ぶ際は、必要な保存期間に対応した設定ができるかを確認しておく必要があります。保存年数を延長できるかどうかは製品ごとに異なるため、契約時にあわせて確認しておくと安心です。
保存期間を過ぎたデータの扱いも製品によって異なります。自動的に削除される設定なのか、手動で対応する必要があるのか、運用ルールとあわせて確認しておくことが望ましいといえます。監査や労務調査に備えて、必要な期間はデータを確実に参照できる状態を保つ必要があります。
バックアップ体制の整備
クラウド型の勤怠管理システムでは、提供会社側でバックアップを行っている場合が多くありますが、バックアップの頻度や復旧にかかる時間は製品によって差があります。契約前にどのような体制が取られているか確認しておくと安心です。障害発生時にどの時点まで遡ってデータを復元できるかも、あわせて確認しておきたい項目です。
システム障害が起きた際に、データがどこまで復旧できるかは、複数の要因によって変わります。自社の運用に必要な水準を満たしているか、サービス仕様を確認する作業が欠かせません。重要な業務にシステムを組み込む場合は、障害時の対応手順を社内でも整理しておくとよいでしょう。
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他システムとの連携によるデータ活用
勤怠データは単独で使われるだけでなく、給与計算や人事管理など他のシステムと連携して活用される場面が多くあります。連携の仕組みについて整理します。
給与計算システムと連携する
勤怠データを給与計算システムに連携させることで、残業時間や欠勤日数を手作業で転記する手間を省ける場合があります。連携方法にはAPIによる自動連携とファイルを介した連携があり、製品によって対応状況が異なります。連携先が変更になった場合は、既存の設定が引き続き使えるかも確認が必要です。
連携がうまくいかない場合、勤怠システム側の設定不備だけでなく、給与計算システム側の項目設定や連携先の仕様変更が影響することもあります。原因を一方に決めつけず、双方の設定を確認する姿勢が求められます。エラーが発生した際にログを確認できる仕組みがあると、原因の切り分けがしやすくなります。
人事システムとデータを共有する
異動や雇用形態の変更があった際に、人事システムと勤怠データベースの情報がずれていると、集計結果に誤りが生じる場合があります。人事情報と勤怠情報を連携させることで、こうしたずれを減らす取り組みが行われています。
連携の範囲を広げるほど、どちらのシステムを情報の正としてマスタ管理するかを明確にしておく必要があります。役割分担があいまいなまま運用すると、データの修正がどちらのシステムでも反映されない状態が起こる可能性があります。
勤怠データの管理における注意点
勤怠データには従業員の個人情報が含まれるため、保管や利用の面で配慮すべき点があります。ここではアクセス権限とデータ改ざん防止の観点から整理します。
アクセス権限の設定
勤怠データには労働時間や休暇の取得状況など、機微な情報が含まれます。管理者や人事担当者以外が自由に閲覧できる状態は、意図しない情報漏えいにつながる可能性があります。権限の粒度が粗い製品では、必要以上に広い範囲のデータが見えてしまう場合もあるため注意が必要です。
権限設定は役職や部署ごとに一律にするのではなく、実際に業務で必要な範囲に絞って付与することが望ましいといえます。異動や退職があった際に権限を見直す運用もあわせて整えておく必要があります。棚卸しのタイミングをあらかじめ決めておくと、見直し漏れを防ぎやすくなります。
データ改ざん防止の仕組み
打刻データが後から自由に書き換えられる状態は、労働時間の正確な把握を難しくする要因の一つです。多くの勤怠管理システムには、修正履歴を記録し、誰がいつ変更したかを追跡できる機能が備わっています。変更理由の入力を必須にする設定を用意している製品もあります。
履歴機能があっても、確認する運用が定着していなければ活用されません。定期的に修正履歴をチェックする担当者や頻度をあらかじめ決めておくことが、意図しない修正や記録漏れに早く気づく助けとなります。
勤怠管理データベースの構築に活用できる製品例
勤怠データを正確に蓄積し、集計・分析まで一元化したい場合は、打刻方法やデータ保持機能の充実度を基準に製品を比較すると選びやすくなります。ここでは代表的な製品を紹介します。
KING OF TIME 勤怠管理
- 20年以上要望に応え続けた圧倒的信頼性。細かな要望に応えます。
- 導入から運用後も。豊富なノウハウと体制万全のサポート。
- 2019年4月からの「働き方改革関連法」にもバッチリ対応。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME 勤怠管理」は、多様な働き方に対応するクラウド型勤怠管理システムです。PCやスマートフォン、ICカード、指紋・顔認証など多様な打刻方法から自社に合った方法を選べ、打刻から労働時間集計、有給休暇管理までを一元的に管理できます。
ジョブカン勤怠管理
- 基本プラン無料！2010年のサービス開始以来、値上げなし！
- ジョブカン給与計算や他シリーズ連携でさらに効率化！
- 導入実績100,000社以上！ あらゆる業界、企業規模に対応可能！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン勤怠管理」は、勤怠管理に必要な機能をまとめたSaaS型の勤怠・シフト管理システムです。ICカードやモバイルGPSなど多様な打刻方法に対応し、フレックスタイム制や裁量労働制など複数の勤務形態にも対応するほか、時間外労働の超過を検知する残業申請機能も備えています。
楽楽勤怠
- 豊富な機能で自社の運用ルールに合わせてカスタマイズ
- 専任サポートで最適な運用方法や業務フローをご提案
- 誰もが使いやすいシンプルなデザインで直観的に操作可能
株式会社ラクスが提供する「楽楽勤怠」は、打刻から申請・承認、勤務時間集計までを効率化できるクラウド型勤怠管理システムです。ICカード打刻やブラウザ打刻など多様な打刻方法に対応し、残業や有給休暇の集計を自動化できるほか、打刻漏れや勤務表の不備を自動アラートで防ぐ機能も備えています。
勤怠管理パック （株式会社リコー）
- 勤怠管理から給与計算・明細配布まで一連の業務を支援。
- 多様な働き方に対応した打刻・勤怠管理が可能。
- シフト作成や関連帳票のデータ化・連携に対応。
Vicsell勤怠管理 （株式会社SCP.SOFT）
- 勤務表作成から集計まで勤怠業務を一括管理。
- タイムレコーダーや給与ソフトとの連携に対応。
- リアルタイム把握とデータ集計で管理業務を効率化。
まとめ
勤怠管理のデータベースは、打刻や休暇などの情報を正確に蓄積し、給与計算や人事管理と連携しながら活用される仕組みです。保存期間やバックアップ体制、アクセス権限の設定まで含めて運用を整えることで、安全なデータ管理につながります。自社の運用に合った仕組みを持つ製品を、資料請求を通じて比較検討してみてください。
