出勤簿とは何か
出勤簿とは、従業員がいつ出勤し、いつ退勤したかを日々記録する台帳のことです。まずは出勤簿の役割と記載項目を確認しましょう。
出勤簿の役割
出勤簿の役割は、労働基準法にもとづき、使用者が労働者の労働日数や出退勤の事実を把握するための記録を残すことです。法定三帳簿の一つとされ、一定期間の保存が求められています。
出勤簿には氏名、出勤日、始業・終業時刻などを記載するのが一般的です。押印やタイムカードなど、記録の方法は企業によって異なります。紙とExcel、専用システムのいずれでも作成できます。
出勤簿の記載項目
出勤簿に記載する項目は、氏名、日付、出勤時刻、退勤時刻が基本です。企業によっては、休憩時間や遅刻・早退の有無を追加で記載するケースもあります。
項目が少ない出勤簿は作成しやすい一方、労働時間の集計を別途行う必要がある場合があります。集計作業が発生する分、記入漏れや転記ミスが起こる可能性がある点には注意が必要です。
勤怠管理表とは何か
勤怠管理表とは、出退勤の記録に加えて、労働時間や残業時間、休暇の取得状況などを集計した表のことです。給与計算の基礎資料として使われます。
勤怠管理表の役割
勤怠管理表の役割は、日々の労働時間を集計し、法定労働時間を超えた分の残業時間や深夜労働の時間を可視化することです。給与計算担当者が参照する資料として使われます。
勤怠管理表があることで、割増賃金の計算や有給休暇の残日数管理を進めやすくなります。集計項目が多いため、Excelのマクロや専用システムで自動化する企業も見られます。
勤怠管理表に含まれる主な項目
勤怠管理表には、出退勤時刻に加え、実労働時間、残業時間、深夜労働時間、休日出勤の有無、有給休暇の取得日数などが含まれます。項目が多いほど、給与計算での確認作業を減らしやすくなります。
ただし項目が多い分、手作業での集計は誤りが発生しやすくなる場合があります。関数やシステムでの自動集計を取り入れる企業が増えている背景には、こうした事情があります。
勤怠管理システムでの出勤簿・勤怠管理表の扱い
出勤簿と勤怠管理表は別々の書類として扱われることもありますが、勤怠管理システムでは一つの機能として統合されている場合が多くあります。両者のつながりを確認しましょう。
打刻データから集計表を自動生成する仕組み
勤怠管理システムでは、ICカードやスマートフォンでの打刻データがそのまま出勤簿として記録され、集計処理を経て勤怠管理表として出力される流れが一般的です。転記作業が減ることで、記入ミスを抑えやすくなります。
打刻データが自動で集計されるため、担当者は例外的な修正やイレギュラーな打刻の確認に集中できる場合があります。ただし、打刻漏れが発生した際の修正フローは事前に決めておく必要があります。
直行直帰やテレワークでの打刻対応
外出が多い営業職やテレワークを導入している企業では、オフィスでの打刻が難しい場面があります。紙の出勤簿だけでは、こうした働き方の記録を正確に残しにくいケースがあります。
スマートフォンやGPSを使った打刻機能があれば、外出先やテレワーク先からでも記録を残しやすくなります。位置情報の取得範囲や利用条件は製品によって異なるため、自社の働き方にあうか、事前によく確認しておくとよいでしょう。
紙・Excel管理とシステム管理の違い
紙やExcelでの出勤簿管理は初期費用を抑えられますが、従業員数が増えるほど集計や確認の作業量が増える傾向があります。手作業での転記が多いと、記入漏れや計算誤りが発生する可能性もあります。
勤怠管理システムを導入すると、打刻から集計、給与ソフトへの連携までを一つの仕組みで完結できる場合があります。自社の従業員数や勤務形態にあわせて、必要な機能を確認するとよいでしょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で勤怠管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
出勤簿と勤怠管理表を使い分ける場面
出勤簿と勤怠管理表は、確認する目的や参照する担当者が異なります。どのような場面でどちらを使うことが多いか整理します。
労務監査や労働基準監督署への対応
労働基準監督署の調査や社内の労務監査では、出退勤の事実がわかる出勤簿の提示を求められる場合があります。日々の記録が正確に残っているかどうかが確認の対象になります。
出勤簿の記載に不備があると、労働時間の実態が把握しづらくなり、指摘を受ける可能性があります。打刻漏れや修正履歴が残る記録方法を選ぶことで、対応しやすくなる場合があります。
給与計算や残業代の算出
給与計算の場面では、労働時間や残業時間が集計された勤怠管理表が中心的な資料になります。出勤簿の記録だけでは、割増賃金の計算に必要な情報が不足するケースがあります。
勤怠管理表に誤りがあると、給与の過不足につながる可能性があります。集計ルールをあらかじめ明文化し、担当者以外も内容を確認できる体制を整えておくと、確認漏れを防ぎやすくなります。担当者が1人しかいない体制だと、確認や引き継ぎが滞る場合があるため、複数人で内容を把握できる仕組みも検討しておくとよいでしょう。
従業員本人による確認場面
従業員自身が自分の勤務時間や残業時間を確認したい場合は、集計済みの勤怠管理表を参照する場面が多くなります。出勤簿だけでは、月間の合計時間を把握しにくい場合があります。
勤怠管理システムでは、従業員が自分の打刻履歴や残業時間をいつでも確認できる機能を備えたものもあります。確認できる環境を整えることで、労働時間の認識のずれを防ぎやすくなります。
出勤簿・勤怠管理表システムの選定で確認したいポイント
出勤簿と勤怠管理表を一体的に管理するシステムを選ぶ際は、打刻方法や集計ルールへの対応範囲を確認しておく必要があります。主な確認ポイントを紹介します。
打刻方法の対応範囲を確認する
ICカード、指紋認証、スマートフォンアプリなど、打刻方法は製品によって対応範囲が異なります。テレワークや直行直帰が多い職種では、場所を問わず打刻できる方法に対応しているか確認が必要です。
複数の打刻方法を組み合わせられるかどうかも、確認しておきたい点です。拠点や雇用形態が多様な企業ほど、柔軟な打刻方法に対応したシステムが運用しやすくなる場合があります。パート・アルバイトなど雇用形態ごとに打刻方法を分けられるかも、確認しておくとよいでしょう。
就業規則や集計ルールへの対応を確認する
変形労働時間制やフレックスタイム制など、自社の就業規則に対応した集計ができるかどうかは、製品選定の重要な確認項目です。対応していない場合、手作業での調整が必要になるケースがあります。
導入前には、自社の勤務形態に近い運用実績があるか、ベンダーに確認するとよいでしょう。設定変更が自社で行えるか、それとも都度ベンダーへの依頼が必要かも、あわせて確認しておくと安心です。給与計算ソフトとの連携範囲や、対応しているファイル形式についても、あわせて確認しておくと運用がスムーズになります。
出勤簿・勤怠管理表に関するFAQ
出勤簿と勤怠管理表の違いについて、労務担当者からよく寄せられる質問をまとめました。あわせて参考にしてください。
- ■Q1：出勤簿は紙とExcelのどちらで作成するべきですか？
- 法律上、様式や作成方法は定められていません。従業員数が少ない場合は紙やExcelでも運用できますが、人数が増えると集計作業の負担が大きくなる傾向があるため、システム化を検討する企業もあります。
- ■Q2：出勤簿と勤怠管理表は両方とも保存する必要がありますか？
- 出退勤の事実がわかる記録は、労働基準法にもとづき一定期間の保存が求められています。勤怠管理表を出力できる形で保存していれば、出勤簿の内容もあわせて確認できる場合が多くあります。保存期間や保存方法は、社内規程や関連法令を確認しておくと安心です。
- ■Q3：勤怠管理システムを導入すると出勤簿の作成は不要になりますか？
- 打刻データが自動で記録として残るため、手作業での出勤簿作成は不要になる場合があります。ただし、記録の保存形式が法令の要件を満たしているか、システムの出力機能もあわせて事前に確認しておくとよいでしょう。
勤怠管理・就業管理システムの主要製品を紹介
勤怠管理システムは打刻方法や連携機能が製品ごとに異なります。自社の勤務形態や既存の給与計算システムとの連携を踏まえ、以下の製品を比較検討してみてください。
KING OF TIME 勤怠管理
- 20年以上要望に応え続けた圧倒的信頼性。細かな要望に応えます。
- 導入から運用後も。豊富なノウハウと体制万全のサポート。
- 2019年4月からの「働き方改革関連法」にもバッチリ対応。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME 勤怠管理」は、パソコンとインターネット環境があれば導入できるクラウド型勤怠管理システムです。打刻データはブラウザ上でリアルタイムに管理でき、打刻方法はPCやスマートフォン、ICカード、指紋・顔認証、入退室システムとの連携まで幅広く対応しています。フレックスタイムやシフト制など多様な働き方に合わせた設定ができるほか、人事管理や給与計算までカバーできる点が特徴です。
ジョブカン勤怠管理
- 基本プラン無料！2010年のサービス開始以来、値上げなし！
- ジョブカン給与計算や他シリーズ連携でさらに効率化！
- 導入実績100,000社以上！ あらゆる業界、企業規模に対応可能！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン勤怠管理」は、勤怠管理業務に必要な機能を備えたクラウド型のシステムです。複数拠点の勤怠データをリアルタイムに確認・集計・抽出でき、給与計算までの業務を効率化できます。打刻方法はICカードや指静脈、PC・タブレットからの直接打刻に加え、モバイル端末のGPS機能と連動した打刻にも対応しており、出勤管理やシフト管理、休暇・申請管理など使いたい機能を選んで導入できます。
タッチオンタイム
- 勤怠管理システム シェアNo.1 / 利用者数440万人突破!
- 働き方改革で義務化となる 有給休暇、残業時間の管理ができる！
- 初期費用0円、300円 /人の従量課金制で導入しやすい
株式会社デジジャパンが提供する「タッチオンタイム」は、クラウド型の勤怠管理システムです。指紋認証・ICカード認証・パスワード認証など従業員の勤務形態に合わせて選べる多様な打刻方法を備え、Webブラウザ型のタイムレコーダーや携帯電話を使った打刻にも対応しています。勤務時間の自動集計に加えて有給管理やシフト管理機能も搭載しており、シンプルなUIで運用しやすい点が特徴です。
勤怠管理パック （株式会社リコー）
- 勤怠管理から給与計算・明細配布まで一連の業務を支援。
- 多様な働き方に対応した打刻・勤怠管理が可能。
- シフト作成や関連帳票のデータ化・連携に対応。
有休管理システム （株式会社システムコア）
- 関数やツールで自動計算が可能です。
- 半日や時間単位の有給休暇管理に対応。
- 年10日以上有休が付与される労働者の管理簿作成は義務です。
まとめ
出勤簿は出退勤の事実を残す記録、勤怠管理表は労働時間を集計した資料であり、それぞれ役割が異なります。どちらか一方だけでは、労務監査や給与計算の場面で不足が生じる可能性があります。確認する場面にあわせて両方を整備しておくことが大切です。紙やExcelでの運用に負担を感じる場合は、勤怠管理システムの資料請求を通じて、自社に合う方法を比較検討してみてください。
