勤怠表とは何か
勤怠表は従業員の労働状況を記録する書類で、給与計算や労働時間管理の基礎資料として使われます。名称や様式は企業によって異なりますが、記録する目的は共通しています。ここでは勤怠表の役割と、勤怠管理・就業管理における位置づけを整理します。
労働時間を記録する帳票
勤怠表は出勤時刻や退勤時刻、休憩時間、欠勤や遅刻の状況を日ごとに記録する帳票です。企業が従業員の労働実態を把握するための基本的な資料といえます。
労働基準法では、使用者に労働時間を適正に把握する義務が課されています。勤怠表はこの義務を果たすための具体的な手段の一つであり、記録が不十分な場合は是正が求められる場合があります。記録方法は企業ごとに異なり、紙の帳票を使う企業もあれば、システムで自動生成する企業もあります。
給与計算や労務管理の根拠となる資料
勤怠表に記録された労働時間は、給与計算の基礎データとして利用されます。残業代や休日出勤手当の算出も、勤怠表の記録をもとに行われます。
また、勤怠表は労務トラブルが発生した際の客観的な証拠にもなります。未払い残業代の請求や労働時間に関する紛争が起きた場合、勤怠表の記録内容が判断材料の一つとして参照される場合があります。記録が不明瞭な状態が続くと実態の確認に時間がかかる可能性もあるため、日々の記録の正確性が重要です。
勤怠表に記載する主な項目
勤怠表には法令上の記載義務がある項目と、企業が独自に管理のために追加する項目があります。業種や勤務形態によって必要な項目は異なる場合があります。ここでは代表的な記載項目を整理します。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 出勤・退勤時刻 | 実労働時間を算出するための基本項目 |
| 休憩時間 | 休憩開始・終了時刻を記録し労働時間から除く |
| 有給休暇の取得状況 | 取得日数・取得日を記録し、年5日取得義務への対応に活用 |
| 休日出勤・欠勤 | 休日出勤の有無や欠勤日を記録し手当算出に利用 |
出退勤に関する項目
勤怠表の基本項目は、出勤時刻、退勤時刻、休憩開始・終了時刻です。これらの時刻から実労働時間を算出し、日々の労働状況を可視化します。
直行直帰やテレワークが増えている企業では、勤務場所の記録欄を設ける場合もあります。勤務形態が多様化する中で、時刻だけでなく働き方の記録も重要性を増しています。深夜労働や休日労働に該当する時間帯を区別して記載する欄を設ける企業もあります。
休暇・休日に関する項目
年次有給休暇の取得日数や取得日、欠勤日、休日出勤の有無なども勤怠表に記載する項目です。これらは有給休暇の取得管理にも関わります。
2019年の労働基準法改正により、年10日以上の有給休暇が付与される従業員には年5日の取得が義務付けられました。勤怠表で取得状況を記録しておくことは、この義務への対応にも役立ちます。取得日数が不足している従業員を早期に把握できれば、期限が近づく前に取得を促す対応にもつなげやすくなります。
勤怠表の作成方法と運用の流れ
勤怠表の作成方法には手書き、エクセル、勤怠管理システムの利用という選択肢があります。企業の規模や勤務形態に応じて、適した方法は変わります。ここでは代表的な作成方法とその特徴を紹介します。
手書き・エクセルで作成する
従業員数が少ない企業では、紙のタイムカードや手書きの勤怠表、エクセルのテンプレートを使って労働時間を管理するケースがあります。導入コストを抑えられる点が特徴です。
一方で、手書きやエクセルでの管理は入力ミスや集計作業の手間が発生する場合があります。従業員数が増えるほど確認や修正の作業量も増えるため、運用負荷が高まる可能性があります。関数や様式を担当者ごとに変えて運用していると、集計結果にばらつきが生じることもあります。
勤怠管理システムで作成する
勤怠管理システムを利用すると、打刻データが自動で集計され、勤怠表が自動的に作成されます。手作業による集計の手間を減らせる点が特徴です。
ICカードやスマートフォンアプリでの打刻に対応した製品もあり、テレワークや複数拠点での勤務にも対応しやすくなります。有給休暇の取得状況や残業時間の超過なども自動で管理できる場合があります。打刻漏れや申請忘れをアラートで知らせる機能を備えた製品もあり、確認作業の負担軽減が期待できます。
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勤怠表を作成する際の注意点
勤怠表は労働時間の証拠となる重要な書類のため、作成や保管にはいくつか注意すべき点があります。運用ルールが曖昧なまま放置すると、後になって修正が難しくなる場合もあります。ここでは主な注意点を紹介します。
正確な記録を徹底する
勤怠表に実態と異なる時刻を記載すると、給与計算に誤りが生じるだけでなく、労務トラブルの原因になる場合があります。日々の記録は実際の出退勤時刻に沿って行う必要があります。
特に自己申告制で勤怠表を作成している場合は、上長による確認や打刻データとの突合を行う運用が有効です。申告内容と実態に差が生じていないかを定期的に確認することが望まれます。差異が見つかった場合は、原因を確認したうえで速やかに修正する体制を整えておくことも重要です。
保管期間を守る
勤怠表は労働基準法において一定期間の保存が義務付けられている書類です。保存期間は法改正により変更される場合があるため、最新の規定を確認しておく必要があります。
紙の勤怠表を保管する場合は、保管スペースの確保や紛失防止の対策も必要になります。電子データで保管する場合は、バックアップの取得や閲覧権限の管理も検討すべき事項です。拠点が複数ある企業では、保管方法を統一しておくと確認作業がしやすくなります。
勤怠表をシステム化するメリット
勤怠管理システムを導入して勤怠表を作成すると、集計業務の負担軽減や記録の正確性向上といった効果が期待できます。担当者だけでなく従業員側の使い勝手にも影響する部分です。ここでは主なメリットを紹介します。
集計業務の負担を軽減できる
勤怠管理システムでは打刻データから労働時間が自動計算されるため、担当者が手作業で集計する工数を減らせます。給与計算ソフトと連携できる製品もあり、給与計算業務の効率化にもつながります。
月末の締め作業でまとめて確認する運用から、日々の打刻状況を随時確認できる運用へ移行できる点も特徴です。異常な打刻や未申請の残業を早期に把握しやすくなります。複数拠点を持つ企業では、拠点ごとの打刻状況を一元的に確認できる点も運用上の利点です。
法令改正への対応がしやすくなる
勤怠管理システムの中には、労働基準法の改正内容に応じて機能がアップデートされる製品があります。有給休暇の取得義務や残業時間の上限規制など、法令に関わる管理項目に対応しやすくなります。
紙やエクセルでの管理では、法改正のたびに様式や計算式を担当者自身で見直す必要があります。システム化によって、こうした見直し作業の負担を軽減できる場合があります。法改正の内容を把握しきれずに対応が遅れると、計算誤りにつながる可能性もあるため、情報収集も併せて行うことが望まれます。
勤怠表の自動作成に役立つ勤怠管理システム
打刻データから勤怠表を自動集計できる勤怠管理システムの中から、対応する打刻方法や有給休暇管理などの機能を基準にいくつかの製品を紹介します。
ジョブカン勤怠管理
- 基本プラン無料！2010年のサービス開始以来、値上げなし！
- ジョブカン給与計算や他シリーズ連携でさらに効率化！
- 導入実績100,000社以上！ あらゆる業界、企業規模に対応可能！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン勤怠管理」は、打刻から勤怠表の集計、シフト管理、有給休暇管理まで一体的に行えるクラウド型システムです。ICカードやスマートフォンアプリでの打刻に対応し、部署や拠点ごとに異なる勤務体系を設定できます。申請・承認ワークフローをオンラインで完結できるため、紙の勤怠表による運用と比べて確認作業の負担を軽減しやすい点も特徴です。
KING OF TIME 勤怠管理
- 20年以上要望に応え続けた圧倒的信頼性。細かな要望に応えます。
- 導入から運用後も。豊富なノウハウと体制万全のサポート。
- 2019年4月からの「働き方改革関連法」にもバッチリ対応。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME 勤怠管理」は、クラウド型の勤怠管理システムです。ICカードや指紋認証、スマートフォンアプリなど複数の打刻方法に対応しており、打刻データをもとに勤怠表を自動集計できます。残業時間の超過や打刻漏れをアラートで知らせる機能や、有給休暇の取得状況を管理する機能も備えており、給与計算ソフトとの連携にも対応しています。複数拠点やテレワークなど多様な勤務形態の企業でも運用しやすい設計です。
楽楽勤怠
- 豊富な機能で自社の運用ルールに合わせてカスタマイズ
- 専任サポートで最適な運用方法や業務フローをご提案
- 誰もが使いやすいシンプルなデザインで直観的に操作可能
株式会社ラクスが提供する「楽楽勤怠」は、打刻データを自動集計して勤怠表を作成できるクラウド型勤怠管理システムです。就業ルールや残業時間の上限などをシステムに設定しておくことで、法令に関わる計算処理を自動化しやすくなっています。有給休暇の取得状況を可視化する機能や、給与計算システムとのデータ連携機能も備えており、担当者の集計業務の効率化を支援します。
マネーフォワード クラウド勤怠Plus
- 生体認証を活用した打刻で厳格な勤怠記録体制を構築
- 勤怠状況はダッシュボードでリアルタイムに確認可能
- 在宅や出社が混在する環境や、変則勤務にも柔軟に対応
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド勤怠Plus」は、打刻から勤怠表の作成までをクラウド上で行える勤怠管理システムです。スマートフォンやICカードでの打刻に対応し、残業時間や休日出勤の集計を自動化できます。同社の給与計算サービスと連携できる点が特徴で、勤怠データを給与計算にスムーズに引き継ぎたい企業に向いています。
有休管理システム （株式会社システムコア）
- 関数やツールで自動計算が可能です。
- 半日や時間単位の有給休暇管理に対応。
- 年10日以上有休が付与される労働者の管理簿作成は義務です。
勤怠管理パック （株式会社リコー）
- 勤怠管理から給与計算・明細配布まで一連の業務を支援。
- 多様な働き方に対応した打刻・勤怠管理が可能。
- シフト作成や関連帳票のデータ化・連携に対応。
勤怠管理・就業管理に関するFAQ
勤怠表や勤怠管理・就業管理について、よく寄せられる質問をまとめました。運用方法を見直す際や、システムの導入を検討する際の参考にしてください。
- Q1：勤怠表とタイムカードは何が違いますか。
- タイムカードは出退勤時刻を打刻する記録媒体そのものを指す場合が多く、勤怠表はその記録をもとに労働時間や休暇取得状況などをまとめた帳票を指します。タイムカードのデータを転記・集計して勤怠表を作成する流れが一般的です。両者の違いを理解しておくと、運用ルールの整理にも役立ちます。
- Q2：勤怠表はエクセルでも作成できますか。
- エクセルのテンプレートを使って勤怠表を作成することは可能です。ただし従業員数が多い場合や打刻データが分散している場合は、集計作業の手間が増える可能性があります。
- Q3：勤怠表の保管はどのように行えばよいですか。
- 紙で保管する場合と電子データで保管する場合があり、いずれも法令で定められた保存期間を守る必要があります。電子データで保管する際は、改ざん防止やバックアップの体制も併せて検討することが望まれます。
まとめ
勤怠表は従業員の労働時間を記録し、給与計算や労務管理の根拠となる重要な書類です。手書きやエクセルでの作成に加え、勤怠管理システムを活用する方法もあります。記載項目や保管方法にも注意しながら、運用方法や法令への対応状況を踏まえ、自社の従業員数や勤務形態に合った作成方法を検討してみてください。
