なぜ必要？勤怠管理の必要性や目的、課題を解説

そもそも勤怠管理とは？

勤怠管理とは、従業員の出退勤時刻や残業時間、有給休暇の取得状況などの勤怠情報を把握し、法令や就業規則に則った働き方ができているかを管理することです。

一般的に以下のような情報を管理します。

【管理すべき勤怠情報】

• ・出勤時間、退勤時間
• ・実働時間
• ・時間外労働（残業）時間とその区分（法定内残業・法定外残業）
• ・深夜労働時間
• ・休日の労働時間とその区分（法定内・法定外）
• ・出勤日数、欠勤日数
• ・有給休暇の取得日数と残りの日数

これらの情報を、給与計算や人事評価に反映させていきます。管理者は従業員の勤怠情報を正確に把握して、過重労働を抑止しなければなりません。また、適切な人材配置を行えば、従業員の労働生産性の向上も可能になるでしょう。

勤怠管理の必要性

勤怠管理が求められている背景には、働き方改革への対応があります。働き方改革関連法では、労働基準法（労基法）や労働安全衛生法などが見直されました。特に労働基準法は高い頻度で改正されていて、厚生労働省は労働者保護の目的から超過労働時間の削減を進めています。これに対応していくために適切な勤怠管理が不可欠です。

ここでは、勤怠管理に関連する法令をわかりやすく紹介します。

参考：労働基準法

参考：「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」について｜厚生労働省

36（サブロク）協定の締結

労働基準法36条に基づく労使協定で、一般に「サブロク」協定と呼ばれています。法定労働時間である１日８時間、週40時間を超える労働を命じる場合、会社と従業員の間で、書面による協定を結ぶ必要があります。また、その協定書面を労働基準監督署に提出することも義務付けられているのです。

こういった協定の締結や書類提出をしない状態では、従業員に時間外労働を命じることはできません。労働基準法違反とみなされ、経営者や管理者は、６か月以下の懲役または30万円以下の罰金となります。

特に、繰り返し違法な長時間労働を行っている大企業の場合は、企業名を公表されてしまうので注意しましょう。具体的にいうと、１か月間の時間外労働・休日労働が月80時間を超える従業員が１つの事業所で10人以上または４分の１以上であり、１年間に２か所の事業所で是正勧告を受けている大企業が、公表の対象となります。

参考：３６協定で定める時間外労働及び休日労働について留意すべき事項に関する指針｜厚生労働省

参照：「過労死等ゼロ」緊急対策｜厚生労働省

残業時間の上限規制

先ほど紹介した36協定を締結すれば従業員に時間外労働をさせることは可能で、原則１か月45時間、１年間だと360時間としています。しかし、特別条項付き36協定を締結すると年６回までなら、限度時間を超えた時間外労働が認められていました。時間外労働の延長時間に上限がないというのが問題となっていたのです。そこで、働き方改革関連法で、時間外労働時間の上限規制が設けられました。

年間720時間、１か月100時間以上もしくは２～６か月での月平均80時間超となる時間外労働および休日労働をさせることはできません。これは、大企業で2019年４月から施行、中小企業では2020年４月から施行されています。

参考：時間外労働の上限制限｜厚生労働省

年次有給休暇の取得義務化

働き方改革関連法では有給休暇についてもルールを設けています。年10日以上の有給休暇が付与される労働者に対して、５日以上有給休暇を取得させることが義務化されました。有給休暇の取得は強制で、年次有給休暇を取らない労働者がいた場合は企業に罰則が与えられます。一般企業だけでなく、コンビニエンスストアやファミリーレストランのような、有給の存在があまり認知されていなかった現場でも有給管理が非常に重要になっています。

管理監督者の勤怠管理も義務化

働き方改革による従業員の労働時間低減に伴い、管理監督者の負担が増えることを懸念して労働安全衛生法も同時に改正されました。これにより、管理監督者の勤怠管理も義務化されたのです。

労基法上の管理監督者というのは、労働条件の決定や労務管理について経営者と一体的立場にある者が該当します。管理監督者は法定労働時間や休日労働などの規定は適用されないので、長時間労働が見逃される危険性があります。特に、名ばかり管理職の場合は注意が必要です。

以下の記事では、管理監督者の定義や適用される規定などを詳しく解説していますのでぜひご覧ください。

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管理者と従業員が抱える勤怠管理の課題

このように勤怠管理への必要性は高まっていますが、実際には労働時間の申告や管理が煩雑になるなど、管理者・従業員それぞれに課題があります。

管理者側の課題

■労働時間の集計・管理の負担

最近では、フレックスタイムや裁量労働制などといった雇用形態・勤務体系の多様化が進んできました。そのため、エクセルや手作業による集計では、労働時間や残業時間の計算ミスにつながってしまうリスクが大きく、管理者の負担となっています。

■タイムカードの転記ミス

タイムカードを使って勤怠管理を行っている企業は多いでしょう。勤務時間は簡単に記録できるかもしれませんが、給与計算を行う際にはエクセルに転記して集計を行う必要があり、ミスを完全に防ぐのは難しいでしょう。もしミスが起これば、給料の未払いや過払いのおそれがあります。

■申告の信憑性

出退勤時間を自己申告としている場合は、不正がおこるリスクがあります。タイムカードなどを導入している企業でも、本人以外による代理打刻などが行われる可能性があり、実働時間を正しく管理するのは難しいでしょう。

従業員側の課題

■労働時間申告の手間

直行直帰が多い営業担当者やトラックのドライバーなどは、後日まとめて出退勤や休憩時間を申告することがあります。都度記録を取らないといけないので手間となるでしょう。また、従業員が多い会社であれば、出勤時タイムカードに打刻するために打刻機やタイムレコーダーに並ぶ必要があるかもしれません。会社によっては、残業時間の申請を定時までに提出しないといけないなどのルールがあり、煩雑になってしまう可能性もあります。

効率的かつ正確な勤怠管理の方法

正確な労働時間を把握するには、どのように勤怠管理をすればよいのでしょうか。

厚生労働省のガイドラインに従う

厚生労働省は、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」というガイドラインを策定しています。そのガイドラインによると、原則として以下のいずれかの方法で勤怠管理を行うことが定められています。

• ・使用者が、自ら現認することで確認し記録する
• ・タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録など、客観的な記録を確認する

ただし、自己申告制で勤怠管理を行わざるを得ない状況であれば、企業は以下の措置を講じる必要があります。

■自己申告制によって勤怠管理を行う場合

• ・自己申告制を導入する前に、対象の従業員に対して、労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うよう十分な説明を行う
• ・自己申告により把握した労働時間が、実際の労働時間と合致しているか、必要に応じて実態調査を実施する
• ・従業員の労働時間の適正な申告を阻害する目的で、時間外労働時間を制限しない

参照：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準｜厚生労働省

勤怠管理システムを導入する

勤怠管理には打刻の不正や計算ミス、自己申告制による不正など、さまざまな課題や問題点が潜んでいます。そこで、このような課題を解決するために企業で導入されているのが「勤怠管理・就業管理システム」です。

勤怠管理システムを使えば、従業員はPCやスマホ、ICカードなどを使って簡単に打刻できます。１クリックで打刻できるものが大半で、スマホアプリに対応していればどこからでも利用可能です。位置情報を記録したり、指紋など生体認証によって本人確認をしたり、不正を防ぐ機能も搭載されています。

また、従業員一人ひとりの出退勤時間や休憩時間、残業時間、有給取得日数などはシステム上で自動集計されるので、管理者の手間やミスがなくなるでしょう。長時間労働や有給の未取得の危険性があればアラートが表示され、未然に防げるので労務管理も容易です。

そのほか、集計した勤怠データを給与計算システムに転送し、雇用契約に沿って給与を自動計算してくれる製品もあります。さらに、作業工数を管理して、繁忙期などを考慮した最適な人材配置を提案するシフト管理機能を備えたシステムもあります。

以下の記事では、定番の勤怠管理システムの機能や価格を比較して紹介しています。無料トライアルでお試し利用できる製品もあるのでぜひご覧ください。

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勤怠管理システムの導入で従業員満足度を向上

今回は企業に求められる社会的責任や法令順守などから、勤怠管理の必要性を説明しました。いずれも企業の対外的な評価の視点でしたが、重要なのは社内の従業員からの評価にも目を向けるということです。サービス残業や過重労働は、従業員満足度を著しく低下させます。

労働時間を含めた従業員の労働環境は、勤怠管理システムを導入することで、改善が期待できます。勤怠管理システムなら、労働基準法の法改正などにも対応するため、勤怠管理における課題を解決することが可能です。勤怠管理システムを使って、正確で透明性の高い勤怠管理を目指しましょう。