なぜ必要？勤怠管理の必要性と課題

そもそも勤怠管理とは？

「勤怠管理」とは、従業員の出退勤時刻や有給休暇の取得状況などの勤怠情報をはじめとした、勤務状況にかかわる情報を把握し、法令や就業規則に則った働き方ができているかを管理することです。管理者（使用者）は、従業員（労働者）の勤怠情報を正確に把握することで、過重労働の抑止や適切な人材配置、従業員の労働生産性の向上を考えることができるようになります。

また、勤怠管理で把握する情報は以下が一般的です。

【勤怠管理で把握する主な情報】

• ・出勤時間、退勤時間
• ・上記から計算される労働時間
• ・時間外労働（残業）の時間とその区分（法定内残業・法定外残業）
• ・深夜労働時間
• ・休日の労働時間とその区分（法定内・法定外）
• ・出勤日数・欠勤日数
• ・有給休暇の取得日数と残りの日数

これらの情報を基に、社員一人一人の労働時間を把握し、給与計算や人事評価に反映させていきます。

勤怠管理の必要性

勤怠管理が求められている背景には、労働基準法（労基法）への対応があります。厚生労働省は、労働者保護の目的から超過労働時間の削減を進めています。労働基準法は高い頻度で改正されていて、これに対応していくには適切な勤怠管理が不可欠です。今回は代表的な労働基準法の内容を紹介しましょう。

■36（サブロク）協定

労働基準法36条に基づく労使協定で、一般に「サブロク」協定と呼ばれています。法定労働時間である1日8時間、週40時間を超える労働を命じる場合、会社と従業員の間で、書面による協定を結ぶ必要があります。また、その協定書面を労働基準監督署に提出することも義務付けられているのです。

こういった協定の締結や書類提出指定ない状態では、従業員に時間外労働を命じることはできません。労働基準法違反とみなされ、経営者や管理者は、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金となります（労働基準法 第119条 2016年4月1日施行）。

■ブラック企業対策

厚生労働省は2015年5月から、「ブラック企業」の対策を始めました。さらに2016年12月には取り組みを強化し、従業員に違法な長時間労働を強いたことによって是正勧告を受けた企業の社名を公表するとしています。

具体的には、1か月間の時間外労働・休日労働が80時間を超える従業員が1つの事業所で10人以上、または4分1以上で、1年程度の間に2か所の事業所で是正勧告を受けると、社名が公表されてしまいます。

残業代不払いの裁判になると、企業側は極めて不利になると指摘する社会保険労務士もいます。そうならないためにも、常日頃から労働者の勤怠管理を徹底的に行い、正確に労働時間の記録を残すことが重要となります。それが問題発生を未然に防ぐことにつながります。

参照：「過労死等ゼロ」緊急対策｜厚生労働省

■年次有給休暇の取得義務化

2019年4月に働き方改革法案が施行され、年10日以上の有給休暇が付与される労働者に対して5日以上有給を取得させることが義務化されました。有給休暇の取得は強制で、年次有給休暇を取らない労働者がいた場合は企業に罰則が与えられます。一般企業だけでなく、コンビニエンスストアやファミリーレストランのような、有給の存在があまり認知されていなかった現場でも有給管理が非常に重要になっています。

有給管理システムに関してはこちらの記事で詳しく紹介しています。

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■管理監督者の勤怠管理も義務化

2019年4月に施行された働き方改革による従業員の労働時間低減に伴い、管理監督者の負担が増えることを懸念して労働安全衛生法も同時に改正され、管理監督者の勤怠管理も義務化されました。

参照：働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律（平成30年法律第71号）の概要｜厚生労働省

管理者と従業員から見る 勤怠管理の課題

このように勤怠管理への必要性は高まっていますが、実際には労働時間の申告や管理が煩雑になるなど、管理者・従業員それぞれで大きな課題があります。

管理者側の課題

■労働時間の集計・管理の負担

最近では、フレックスタイムや裁量労働制などといった雇用形態・勤務体系の多様化が進んできました。そのため、Excel（エクセル）や手作業による集計では、労働時間や残業時間の計算ミスにつながってしまうリスクが大きくなっており、管理者の負担となっています。

■タイムカードの転記ミス

タイムカードを使って勤怠管理を行っている企業は多いでしょう。勤務時間は正確に集計できるかもしれませんが、従業員の給与計算を行う際にはやはりExcel（エクセル）や手書きによる集計を行う必要があり、ミスを完全に防ぐのは難しいでしょう。もしミスが起これば、給料の未払いへとつながる可能性があります。

従業員（労働者）側の課題

■労働時間申告の手間

出退勤の時刻を従業員の自己申告に委ねている場合は、申告の手間が存在します。従業員が多い会社であれば、出勤時の打刻において、タイムカードを打つために打刻機やタイムレコーダーに並ぶ必要があるかもしれません。会社によっては、残業時間の申請を定時までに提出しないといけないなどのルールがあり、煩雑になってしまう可能性もあります。

■申告の信憑性

業務先や取引先などから直帰する際は、退勤時刻を自己申告に委ねることになり、不正がおこるリスクがあります。また、タイムカードなどを導入している企業でも、本人以外による代理打刻などが行われる可能性があり、正しい労働時間を計算できない恐れがあります。

正しい労働時間を把握するための方法

会社が従業員の正確な労働時間を把握するには、どのように勤怠管理をすればよいのでしょうか。厚生労働省は、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」というガイドラインを策定しています。そのガイドラインによると、原則として以下のいずれかの方法で勤怠管理を行うことが定められています。

• ・使用者が、自ら現認することで確認し記録する
• ・タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録など、客観的な記録を確認する

ただし、自己申告制で勤怠管理を行わざるを得ない状況であれば、使用者は以下の措置を講じる必要があります。

■自己申告制によって勤怠管理を行う場合

• ・自己申告制を導入する前に、対象の労働者に対して、労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うよう十分な説明を行う
• ・自己申告により把握した労働時間が、実際の労働時間と合致しているか、必要に応じて実態調査を実施する
• ・労働者の労働時間の適正な申告を阻害する目的で、時間外労働時間を制限しない

参照：「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」｜厚生労働省

自己申告制によって従業員の労働時間を把握する際は、労働者に正しい労働時間を申告させる必要があります。

ここまで見てきたように、従来の勤怠管理には打刻の不正や計算ミス、自己申告制による不正など、さまざまな課題や問題点が潜んでいます。そこで、このような課題を解決するために企業で導入されているのが「勤怠管理・就業管理システム」です。

勤怠管理システムについてはこちらの記事で詳しく紹介しています。

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また、勤怠管理システムの中には、従業員の勤怠状況を把握するだけでなく収集された出退勤データを給与計算システムに転送し、雇用契約に沿って給与を自動計算してくれる製品もあります。この機能は、一般社員はもちろん管理部門の負荷を軽減できる上、正確な給与計算が実現できます。また、部門ごとの作業時間の違いや繁忙期などを考慮した最適な人材配置を提案するシフト管理機能を備えたシステムもあります。

勤怠管理システムのシフト管理機能についてはこちらの記事で詳しく紹介しています。

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勤怠管理システム導入で従業員満足度向上

今回は企業に求められる社会的責任や法令順守などから、勤怠管理の必要性を説明しました。いずれも企業の対外的な評価の視点でしたが、重要なのは社内の従業員からの評価にも目を向けるということです。サービス残業や過重労働は、従業員満足度を著しく低下させます。

労働時間を含めた従業員の労働環境は、勤怠管理システムを導入することで、改善が期待できます。勤怠管理システムなら、労働基準法の法改正などにも対応するため、勤怠管理における課題を解決することが可能です。勤怠管理システムを使って、正確で透明性の高い勤怠管理を目指しましょう。