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勤怠管理・就業管理の課題

従業員の賃金の基本は労働時間にあります。雇用契約として時間あたりの賃金や残業・休日出勤時間あたりの単価を取り決め、諸手当を加算していきます。この労働時間の申告や管理の煩雑さが企業を悩ませていました。管理者・従業員双方にとって大きな課題が勤怠管理には存在しています。

管理者側の課題

■労働時間の集計・管理の負担

近年、フレックスタイムや裁量労働制など雇用形態・勤務体系が多様化してきました。そのため、エクセルや手作業による集計では、正確で効率的に管理することが困難になりつつあります。管理の負担は、労働時間や残業時間の計上のミスにつながってしまうかもしれません。

■タイムカードの転記ミス

タイムカードを導入している企業は多く、タイムカードの集計には、手作業による転記ミスの危険があります。ミスが発生すれば、労働時間が正確に計上されず、給料の未払いへとつながる可能性があります。

従業員側の課題

■労働時間申告の手間

出退勤の時刻を従業員の自己申告に委ねている場合は、申告の手間が存在します。従業員が多い会社であれば、打刻機やタイムレコーダーに並ぶ必要があるかもしれません。残業時間の申請にも煩雑になってしまいがちです。

■申告の信憑性

直帰の際は自己申告に委ねることになり、不正が発生しやすくなります。また、タイムカードなどを導入している企業では、代理打刻なども行われる可能性があり、正しい労働時間を計上できない恐れがあります。

このような課題を解決するために、導入されているのが勤怠管理・就業管理システムです。出退勤の正確な時間を手間なく収集したい場合は、ICカードや生体認証システムを利用できます。スマートフォンによる申告やGPSによる管理に対応しているシステムもあります。

収集された出退勤データは給与計算システムに転送され、雇用契約に即して自動計算されます。一般社員はもちろん管理部門の負荷を軽減するとともに、正確な給与計算を実現します。 また、部門ごとの作業時間のアンバランスや繁忙期などを把握して、適正な人材配置を支援するなどのメリットも期待できます。

勤怠管理システムの必要性　～ コンプライアンスの順守 ～

勤怠管理・就業管理システムが求められている背景に、厳しさを増す労働基準法（労基法）への対応があります。厚生労働省は労働者保護の目的から労働時間の徹底した削減を進めています。労基法は毎年改正され、企業はその追随が大きな負担となっています。この目まぐるしく改正される労基法への対応を勤怠管理・就業管理システムが支援します。その代表的な内容を紹介しましょう。

■36協定

労働基準法36条に基づく労使協定で、一般に「さぶろくきょうてい」と呼ばれています。時間外労働に関する取り決めで、会社側が法定労働時間（１日8時間、週40時間）を超えた時間外労働を命じる場合、労組などと書面による協定を結び、労働基準監督署に届け出ることが義務づけられています。

この届出用紙の正確な記入を勤怠管理・就業管理システムが支援します。協定と届出を行わずに時間外労働を強いると、労働基準法違反とみなされ、6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金となります。

■ブラック企業対策

厚生労働省は2015年5月から従業員に過酷な労働を強いる「ブラック企業」対策を発表しました。従業員の違法な長時間労働で、年３回是正勧告を受けた大企業の社名を公表するというものです。

１ヵ月間の時間外・休日労働が100時間を超える従業員が１つの事業所で10人以上または４分１以上で、１年程度の間に３カ所の事業所で是正勧告を受けると、組織の問題として社名が公表されてしまいます。

「ブラック企業」のレッテルを貼られてしまうと、企業イメージは著しく失墜し、従業員の募集が困難になります。

残業代不払いの裁判になると、企業側は極めて不利になると指摘する社会保険労務士もいます。そのためにも、システム側でアラートを出して未然に防ぐ、または正確に記録を残すことは極めて重要となります。

■年次有給休暇の取得義務化

2016年4月から年次有給休暇の取得が義務化され、大きな話題となっています。管理職を含む全社員に、年５日間の年次有給休暇を取得させなければなりません。本人の意志にかかわらず強制であり、罰則もあります。コンビニやファミレスなどでは、シフトが大変となると予想されます。

まとめ　～ 勤怠管理システム導入で従業員満足度向上 ～

企業に求められる社会的責任や法令遵守などから、勤怠管理システムの必要性を説明しましたが、いずれも企業の対外的な評価の視点でした。しかし、忘れてはならない重要な視点として、社内の従業員からの評価にも目を向けてみましょう。サービス残業や過重労働は、従業員満足度を著しく低下させます。

労働時間を含めた従業員の労働環境の改善は、勤怠管理システムの各種アラート機能などによって改善が期待できます。人材採用難の中、正確で透明性の高い勤怠管理・就業管理を目指しましょう。

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