働き方改革でツールが求められる背景
働き方改革関連法の施行により、企業には労働時間の管理や休暇取得の徹底が求められています。手作業の集計や紙のタイムカードでは対応しきれない場面が増え、ツール活用の必要性が高まっています。ここでは、その背景となる3つの動きを整理します。
時間外労働の上限規制への対応
働き方改革関連法では、時間外労働に法律上の上限が設けられ、原則として月45時間・年360時間を超える残業が制限されています。違反した場合には罰則の対象となるため、企業は従業員一人ひとりの労働時間を日々正確に把握しなければなりません。
紙やエクセルによる集計では、上限に近づいた段階での気づきが遅れがちです。労働時間を自動で集計し、上限が近づいた際に知らせる仕組みを持つツールを使えば、超過を未然に防ぐ運用が可能です。管理者と従業員の双方が現状を共有できる点も利点といえます。
年次有給休暇の取得義務化への対応
年次有給休暇が年10日以上付与される従業員には、年5日の確実な取得が企業に義務づけられています。取得状況を人手で管理していると、取得が進んでいない従業員の把握が遅れ、期限間際に慌てて調整する事態を招きやすくなります。
ツールを活用すれば、付与日数や取得日数、残日数を従業員ごとに自動で管理できます。取得が滞っている従業員を早い段階で洗い出せるため、計画的な休暇取得を促す運用につなげられます。申請から承認までをオンラインで完結できる点も、担当者の負担軽減に寄与します。
テレワークや時差出勤など多様な働き方の広がり
近年はテレワークや時差出勤、フレックスタイム制など、働く場所や時間の柔軟化が進んでいます。オフィスに全員が集まる前提が崩れたことで、従来のタイムカードや目視による勤怠把握では実態をつかみにくくなりました。
クラウド型のツールであれば、自宅や外出先からでもパソコンやスマートフォンで打刻でき、勤務状況をリアルタイムで確認できます。多様な勤務形態に合わせて集計ルールを設定できる製品も多く、柔軟な働き方と正確な労務管理を両立させる基盤となります。
働き方改革を支えるツールの種類と役割
働き方改革を後押しするツールは一種類ではなく、目的に応じて複数の領域に分かれます。労働時間の管理を中心に、情報共有や業務の効率化まで、それぞれ担う役割が異なります。ここでは代表的な3つの領域を紹介します。
労働時間を可視化する勤怠管理ツール
働き方改革の起点となるのが、労働時間を正確に記録し可視化する勤怠管理ツールです。出退勤の打刻から労働時間や残業時間の集計までを自動化し、法令に沿った管理を支えます。上限規制や有給取得義務への対応機能を備えた製品が中心です。
打刻方法はパソコンやスマートフォン、ICカード、生体認証など幅広く選べます。集計データはそのまま給与計算に連携できる製品も多く、転記の手間やミスを減らせます。労働時間の実態を数値で把握できるため、改善の第一歩を踏み出しやすくなります。
情報共有とコミュニケーションを支えるツール
働く場所が分散すると、対面での相談や情報共有がしにくくなります。そこで役立つのが、ビジネスチャットやWeb会議、社内ポータルといったコミュニケーションを支えるツールです。離れた場所でも円滑な連携を保つ役割を担います。
チャットで気軽にやり取りできれば、メールよりも素早い意思決定が可能です。Web会議を使えば移動時間を削減でき、その分を本来の業務に充てられます。情報の一元管理により、必要な資料や連絡事項を探す時間を短縮できる点も、生産性向上につながります。
業務自動化とペーパーレス化を進めるツール
定型作業や紙の処理に時間を取られていると、長時間労働の温床になります。業務自動化のツールや、申請・承認をデジタル化するワークフロー、電子契約などのツールは、こうした負担を軽減する役割を果たします。
データ入力や集計といった繰り返し作業を自動化すれば、人手をより付加価値の高い業務へ振り向けられます。紙の書類を電子化することで、印刷や押印、保管にかかる手間とコストも抑えられます。業務プロセス全体を見直すきっかけとしても有効です。
目的別に見るツール導入で解決できる課題
ツールは導入すること自体が目的ではなく、自社の課題を解決してこそ意味を持ちます。ここでは、働き方改革で多くの企業が直面しやすい課題を取り上げ、ツールによってどのように改善できるかを目的別に整理します。
残業時間の削減と業務の偏りの是正
残業が特定の部署や個人に集中していると、心身の負担や離職につながりかねません。勤怠管理ツールで労働時間を可視化すると、誰にどれだけ業務が偏っているかを数値で把握できます。実態が見えることで、業務の再配分や人員体制の見直しに踏み出しやすくなります。
上限に近づいた際のアラート機能を使えば、管理者が早めに声をかけて業務量を調整できます。従業員自身も自分の労働時間を確認できるため、働き方を意識するきっかけになります。数値にもとづく改善を積み重ねることで、恒常的な長時間労働の是正が見込めます。
有給取得と休暇管理の効率化
有給休暇の取得促進は働き方改革の重要なテーマですが、手作業の管理では取得状況の把握に手間がかかります。ツールを使えば、従業員ごとの付与日数や取得実績を自動で集計し、取得が進んでいない従業員を一覧で確認できます。
申請から承認までをオンラインで行える製品なら、紙の申請書のやり取りが不要です。承認状況を従業員自身が確認できるため、問い合わせ対応の負担も軽くなります。休暇管理の効率化は、担当者の作業時間を減らしつつ、取得義務への確実な対応を後押しします。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で勤怠管理・就業管理の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
働き方改革ツールの選び方と比較ポイント
ツールは種類も製品も豊富なため、比較の視点を持たずに選ぶと自社に合わないものを導入しかねません。ここでは、失敗を避けるために確認しておきたい3つの比較ポイントを解説します。導入前のチェック項目として役立ててください。
自社の課題と目的に合っているか
最初に確認したいのは、自社が解決したい課題とツールの機能が合っているかです。残業削減を優先するなら労働時間の可視化やアラート機能、休暇管理を重視するなら有給の取得状況を管理する機能というように、目的に応じて必要な機能は異なります。
多機能な製品が自社に最適とは限りません。使わない機能が多いと操作が複雑になり、かえって現場に負担をかける場合があります。まず自社の課題を洗い出し、優先度の高い機能を満たす製品から検討することが、導入成功への近道です。
既存システムや他ツールと連携できるか
勤怠や労務のデータは、給与計算や人事管理など他の業務とも密接に関わります。ツール単体で完結させるのではなく、すでに使っているシステムと連携できるかを確認しておくと、業務全体の効率化につながります。
連携ができれば、勤怠データを給与計算へ自動で引き継げるため、転記作業やミスを減らせます。将来的に別のツールを追加する可能性も見据え、外部サービスとの接続に対応しているかを事前に把握しておくと安心です。拡張性は長期利用を左右する重要な観点です。
料金体系とサポート体制を確認する
ツールの料金は、利用人数に応じた従量制や月額固定制など製品によって異なります。初期費用の有無や、機能ごとの追加料金も含めて総額を試算し、自社の規模と予算に見合うかを見極めることが大切です。
あわせて確認したいのがサポート体制です。導入時の設定支援や、運用開始後の問い合わせ対応が充実していると、トラブル時にも安心して使い続けられます。法改正への対応が随時行われるかどうかも、長く使ううえで確認しておきたいポイントです。
導入時の注意点
ツールを導入しても、現場で使われなければ十分な効果は得られません。操作性や運用ルール、社内への定着方法まで含めて検討しましょう。
従業員が無理なく使えるか確認する
日常的に利用するツールでは、操作画面のわかりやすさや打刻のしやすさが重要です。無料トライアルやデモがある場合は、実際に利用する従業員や管理者が操作し、使い勝手を確認しましょう。
導入時には、操作方法の周知や運用ルールの整備も必要です。まず一部の部署で試験運用し、課題を確認してから全社へ展開する方法もあります。
導入後のサポート体制を確認する
運用開始後は、設定変更や操作方法、トラブル対応などでサポートが必要になる場合があります。問い合わせ方法や対応時間、初期設定・運用支援の範囲を確認しておきましょう。
働き方改革に役立つ勤怠管理システム
働き方改革を進めるには、従業員の労働時間を正確に把握し、残業や有給休暇を適切に管理できる環境づくりが重要です。ここでは、労働時間管理や多様な勤務形態への対応に役立つ勤怠管理システムを紹介します。
ジョブカン勤怠管理
- 基本プラン無料！2010年のサービス開始以来、値上げなし！
- ジョブカン給与計算や他シリーズ連携でさらに効率化！
- 導入実績100,000社以上！ あらゆる業界、企業規模に対応可能！
株式会社DONUTSが提供する『ジョブカン勤怠管理』は、出退勤やシフト、休暇・残業申請などを管理できるクラウド型勤怠管理システムです。ICカードやスマートフォンのGPSを使った打刻に対応し、打刻データから労働時間や残業時間、深夜労働時間を自動集計できます。年次有給休暇の5日取得や時間外労働の管理を支援するほか、シフト作成や工数管理にも対応。働き方改革に必要な勤怠管理を幅広く効率化できます。
KING OF TIME 勤怠管理
- 20年以上要望に応え続けた圧倒的信頼性。細かな要望に応えます。
- 導入から運用後も。豊富なノウハウと体制万全のサポート。
- 2019年4月からの「働き方改革関連法」にもバッチリ対応。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する『KING OF TIME 勤怠管理』は、多彩な打刻方法に対応するクラウド型勤怠管理システムです。パソコンやスマートフォン、ICカード、指紋・顔認証などを利用でき、フレックスタイムや変形労働時間制などにも対応します。残業時間の上限規制や年5日の有給休暇取得義務に関するアラート機能を備え、時間外労働や有休取得状況の可視化も可能です。労働時間を適切に把握し、働き方改革を進めたい企業に活用できます。
勤革時 （NECソリューションイノベータ株式会社）
- 業界No1の打刻種類数で多様な働き方に対応
- 全機能月300円、初期費用0円
- 長年の運用実績と安心のセキュリティ
MAJORFLOW勤怠管理 （パナソニック デジタル株式会社）
- パナソニック25年超の実績とノウハウ
- 最大3階層のプロジェクト別工数管理
- パッケージ版にアドオン開発キットを提供
導入前によくある質問
ここでは、ツールの導入を検討する際によくある疑問について解説します。
費用に見合う効果は期待できますか？
費用対効果を判断する際は、導入費用だけでなく、集計や確認作業にかかっている時間も含めて比較しましょう。導入前後の作業時間や残業時間を比較し、削減できた工数を人件費に換算すると効果を把握しやすくなります。
法改正には対応できますか？
法改正への対応方法は製品によって異なります。クラウド型では、提供事業者によるアップデートで対応できる製品もありますが、対応範囲や追加費用の有無は事前に確認が必要です。契約前に、法改正時の更新方針やサポート内容を確認しましょう。
まとめ
働き方改革を進めるツールは、労働時間の見える化を起点に、情報共有や業務自動化まで幅広い領域をカバーします。まずは時間外労働の上限規制や有給取得義務への対応が求められる勤怠管理から着手すると、効果を実感しやすくなります。ツールを選ぶ際は、自社の課題との適合性、既存システムとの連携、料金とサポート体制を比較することが大切です。無料トライアルなども活用し、現場に定着する製品を選ぶことで、働き方改革を着実に前進させられます。
