BCPにおける「初動対応」とは
初動対応とは災害発生直後の対応のことです。BCP発動フローの中で一番最初に行うべき対応をいいます。具体的には以下の対応を指します。
- ■被災状況の確認
- ■従業員の安否確認
- ■二次被害の防止
- ■社員の招集
この段階で適切に対処できるかどうかで、その後の事業復旧活動の成否が左右されます。しかし、発災直後は大きな混乱が生じており、災害の情報を把握するだけでも大変です。そのため、災害が発生したらどのように対処すべきなのか、あらかじめ入念に検討しておくことが大切です。
BCPにおける初動対応の重要性
BCPが適切に発動するかどうかは初動対応にかかっています。
たとえば、従業員の安否確認ができなければ、どのくらいの人員を事業復旧に動員できるのか分かりません。また、二次災害の防止に努めなければ、さらなる被害に見舞われるでしょう。
これでは社員や取引先からの信頼を失い、復旧活動が難航します。さまざまな脅威を想定し、実際に災害が起きた際に落ち着いて対応できるようにマニュアルを作成する必要があります。
初動対応マニュアルとは
続いて、初動対応マニュアルの概要や項目について見ていきましょう。
初期対応をまとめた重要な資料
初動対応のマニュアルとは、安否確認などの一番初めの対応から対策本部の設置まで、その後の対応に必要な準備の方法を記載したものです。発災直後の混乱から本格的なBCP発動へと移行するための手順書といえるでしょう。
初動対応マニュアルはBCPのマニュアルとは別途準備します。なぜなら、安否や被災状況の確認を目指す初動対応と、事業復旧を目指すBCPでは求められる役割が異なるためです。普段から担当部署も分けておくとよいでしょう。
初動対応マニュアルの内容はできるだけ簡潔に記載します。分厚いドキュメントを用意しても、発災後の混乱した状況で熟読するのは難しいためです。チェックリストのように一目でやるべきことが分かるのが理想的です。
災害対応や対応体制などの項目を含む
初動対応マニュアルには以下の項目を含めましょう。
- 【事前対策の活用】
- 平時の準備を災害時に活用する手順。具体的には救助や応急手当、初期消火などに使う道具やその保管場所、使い方などを記載する。
- 【インフラの代替】
- 社会インフラがすぐに回復しそうにない場合の代替手段。たとえば、予備電源の使い方などを記載する。また、水道が使えない場合は仮設トイレの設置を優先する。
- 【情報収集】
- 災害規模や自社・関連企業の被災状況、従業員の安否などの確認手順。確認の優先順や連絡先などを、チェックリストのような形式で記載する。
- 【意思決定】
- 対策本部のメンバーや会議場所など、初動対応後の意思決定に必要な情報。また、どの程度の被害であれば本格的にBCPを発動するのか、判断基準も記載する。
初動対応の実施ポイント
次は、初動対応の実施ポイントを３つ紹介します。
避難場所・経路を確保する
発災直後には、まず従業員や顧客の安全を確保することを最優先しなければなりません。そのため、避難場所や避難経路の確保を行いましょう。
たとえば震災の場合、建物の耐震性が高いのであれば、基本的には屋内に留まります。そうでない場合は、周囲の建物の耐震性や避難場所への距離を踏まえて、脱出するかどうかを決める必要があります。
ただし、この判断をするにはあらかじめ建物の耐震性を知っておかなければなりません。企業はそれらの情報を収集し、マニュアルなどを通じて社員に周知しておくことが大切です。
安否確認を的確に行う
避難が済んだら、次は安否確認を行います。災害時には通信が麻痺し、つながりにくくなります。電話やメール、ネット通信など、さまざまな手段で従業員との連絡を試み、速やかに復旧活動に参加させることが大切です。
その際、従業員本人だけでなく家族の安否も確認しましょう。家族の安否が確認できなければ、すぐに帰宅しようとする従業員が増えるためです。逆に、家族の無事が確認できれば現場に残って復旧活動に参加する従業員が多くなります。
また、被災したのがオフィスではなく店舗だった場合、来客の安否も確認しなければなりません。いい加減な対応をすれば社会的信用を失い、復旧後のビジネスに大きな悪影響を及ぼすでしょう。
帰宅困難者に対応する
災害が発生すると交通機関が麻痺します。発災日の内に復旧しない可能性も高く、その場合は多くの帰宅困難者が生じます。
実際に、東日本大震災ではJRがその日のうちに運行を再開しませんでした。その結果、道路は帰宅困難者で溢れかえり、新たに負傷者が生じかねない状態になりました。
そのような状態で、企業が帰宅指示を出しても社員は無事に帰れません。そのため、企業は災害時にどのように社員の帰宅をコントロールするのかを決めておくことが大切です。
たとえば、どうしても帰宅したい社員とそうでない社員を分けて整理するとよいでしょう。すべての社員を一斉にではなく段階的に帰宅させることで、混乱や混雑を抑えられます。
災害時に必要な初動対応を理解し適切なBCPを策定しよう
初動対応とは発災直後にとる対応のことです。BCPの成否を左右するため、入念な事前対策が求められます。その対策の１つがマニュアルの作成です。発災直後の混乱した状況下でも社員が適切に行動できるように、対応手順や判断基準を簡潔に記載することが求められます。
また、実際の初動対応時には以下の点に注意しましょう。
- ■避難場所・経路の確保
- ■安否確認
- ■帰宅困難者への対応
以上を踏まえて災害に備えましょう。
