クラウド型の名刺管理とは
クラウド型の名刺管理システムは、インターネット経由で利用する名刺情報管理サービスです。名刺をデータ化し、営業活動や顧客情報管理に活用できます。ここでは、基本的な仕組みやオンプレミス型との違いを整理します。
名刺情報をオンラインで一元管理する仕組み
クラウド型名刺管理システムは、スマートフォンやスキャナーで読み取った名刺をデータ化し、クラウド上で管理します。営業担当者ごとに分散していた情報を集約できるため、顧客情報の検索や共有がしやすくなります。
社外からアクセスしやすい点も特徴です。外出先でも顧客情報を確認できるため、訪問営業やオンライン商談との相性も良好です。
オンプレミス型との違い
オンプレミス型は、自社サーバー内で運用する形式です。一方、クラウド型はベンダー側の環境を利用するため、自社でサーバー管理を行う必要がありません。
| 比較項目 | クラウド型 | オンプレミス型 |
|---|---|---|
| 導入スピード | 短期間で始めやすい | 構築期間が必要 |
| 運用管理 | ベンダー側で実施 | 自社で実施 |
| アクセス性 | 外出先から利用しやすい | 社内中心になりやすい |
| 初期費用 | 比較的抑えやすい | 高額になりやすい |
営業DXの基盤として注目されている
近年は、営業活動のデジタル化を目的に名刺管理システムを導入する企業が増えています。名刺情報を営業支援システムや顧客管理システムと連携させることで、案件管理や商談履歴の可視化につなげやすくなります。
特に、リモートワークやオンライン商談が増えたことで、紙名刺だけでは情報共有が難しくなった点も背景の一つです。
クラウド型の名刺管理システムでできること
クラウド型名刺管理システムには、名刺の保管以外にもさまざまな機能があります。営業活動の効率化や顧客情報の活用につながる代表的な機能を紹介します。
名刺情報の自動データ化
OCR機能やオペレーター入力によって、名刺情報を自動でデータ化できます。氏名や会社名、メールアドレスなどを手入力する手間を減らせるため、登録作業の効率化につながります。
近年は、AI技術を活用して読み取り精度を高める製品も増えています。
社内での情報共有
営業担当者が保有する顧客情報を組織全体で共有しやすくなります。異動や退職による情報の引き継ぎ漏れを防ぎやすい点もメリットです。
過去の接点履歴や商談内容を確認しやすくなるため、顧客対応の品質向上にも役立ちます。
営業活動の可視化
名刺交換履歴や接触頻度を可視化する機能を備えた製品もあります。誰がどの顧客と接点を持っているか把握しやすくなるため、営業戦略の立案にも活用可能です。
案件情報や商談履歴を連携できる製品では、営業活動全体の分析も進めやすくなります。
外部システムとの連携
顧客管理システムや営業支援システムと連携できる製品も多くあります。入力情報を一元化しやすくなるため、二重入力の削減や情報更新の効率化につながります。
メール配信やマーケティングツールと連携できる場合は、営業活動以外にも活用範囲を広げられる点が特徴です。
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クラウド型の名刺管理システムのメリット
クラウド型の名刺管理システムには、導入や運用のしやすさなど複数のメリットがあります。ここでは、企業が導入時に評価しやすいポイントを整理します。
初期費用を抑えやすい
クラウド型は月額料金制が多く、サーバー構築費用を抑えやすい傾向があります。小規模から始めやすいため、初めて名刺管理システムを導入する企業でも検討しやすいでしょう。
利用人数に応じてプランを変更できる製品もあり、事業規模にあわせて運用しやすい点も特徴です。
場所を問わず利用しやすい
インターネット環境があれば利用できるため、外出先や在宅勤務中でも顧客情報を確認可能です。営業担当者が複数拠点に分かれている企業でも、情報共有を進めやすくなります。
スマートフォンアプリに対応した製品であれば、移動中の確認にも便利です。
運用負荷を軽減しやすい
システム保守やアップデートをベンダー側で対応するケースが多く、自社の運用負荷を抑えやすい点が特徴です。情報システム部門の負担を減らしながら活用したい企業にも適しています。
セキュリティ更新を自動で反映できる製品もあり、継続的な管理工数の削減につながります。
営業情報を組織資産化しやすい
紙名刺だけで管理している場合、顧客情報が担当者ごとに分散しやすくなります。クラウド型の名刺管理システムを活用すれば、情報共有を進めやすくなり、営業活動に必要なデータを組織全体で活用できます。
担当変更時の引き継ぎにも役立つでしょう。
名刺管理システム クラウドを選ぶ際の比較ポイント
クラウド型名刺管理システムは製品によって特徴が異なります。自社に適した製品を選ぶためには、運用方法や必要機能を整理したうえで比較することが重要です。
読み取り精度と登録方法
OCRのみで登録する製品もあれば、オペレーター補正に対応する製品もあります。大量の名刺を扱う企業では、読み取り精度が業務効率に影響しやすいため、比較したいポイントです。
スマートフォン撮影だけで登録できるかも確認するとよいでしょう。
セキュリティ対策
名刺情報には個人情報が含まれるため、セキュリティ対策は重要です。アクセス権限設定や通信暗号化、ログ管理機能などを確認しましょう。
ISMS認証取得やデータセンターの運用体制を公開しているベンダーもあります。
外部サービスとの連携性
営業支援システムや顧客管理システムと連携できるか確認しましょう。連携機能が充実していると、営業活動全体のデータ活用を進めやすくなります。
利用中のグループウェアやチャットツールとの相性も確認しておくと安心です。
検索性や使いやすさ
顧客情報をすぐに検索できるか、画面が直感的に操作できるかも重要です。営業担当者が日常的に利用するため、使い勝手が定着率に影響する場合があります。
無料トライアルがある場合は、実際の操作感を確認すると比較しやすくなります。
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自社にあうクラウド型名刺管理システムを見極めるポイント
名刺管理システムを選ぶ際は、機能だけでなく自社の運用体制や目的との相性も重要です。ここでは、導入前に整理したいポイントを紹介します。
導入目的を明確にする
「名刺のデータ化を効率化したい」「営業情報を共有したい」など、目的によって必要な機能は異なります。まずは、導入目的を整理することが重要です。
目的が曖昧なまま比較すると、不要な機能を選ぶ可能性があります。
利用人数や運用範囲を整理する
営業部門だけで使うのか、全社利用を想定するのかによって必要なプランが変わります。利用人数が増える場合は、権限管理や管理機能も重要になります。
将来的な利用拡大も見据えて比較するとよいでしょう。
既存システムとの連携を確認する
既存の顧客管理システムや営業支援システムと連携できるか確認しましょう。連携しやすい製品であれば、顧客情報の二重管理を防ぎやすくなります。
API連携の有無を確認する企業も増えています。
サポート体制を比較する
導入支援や運用サポートの範囲も比較したいポイントです。初期設定や活用方法について相談できる体制があると、定着化を進めやすくなります。
問い合わせ対応時間やサポート手段も確認すると安心です。
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クラウド型名刺管理システムを比較
クラウド型名刺管理システムは、名刺のデータ化に特化した製品から、営業支援や顧客管理まで対応できる製品まで幅広くあります。自社の運用目的や利用人数にあわせて、必要な機能や使いやすさを比較することが大切です。
Sansan
- 名刺管理市場シェア84%。業種・規模を問わず1万1000社が導入
- 精度99.9%でデータ化。名刺情報を正確にデータ化し、全社で共有
- 企業情報や営業履歴を一元管理し、商談準備を効率化
Sansan株式会社が提供する「Sansan」は、名刺をはじめとした顧客情報や営業履歴を一元管理・共有できる法人向けサービスです。取り込んだ名刺をデータ化して全社で検索・共有できるほか、社内の人脈や顧客との接点も可視化できます。名刺を単に保管するだけでなく、営業活動や顧客情報の活用につなげたい企業におすすめです。
SKYPCE
- 法人向け・営業・セキュリティに強い名刺管理サービス
- スマホ撮影ですぐに登録でき、精度99.9％で名刺をデータ化
- 164万社超の企業情報データベースを活用。CRM／SFAとも連携可能
Sky株式会社が提供する「SKYPCE」は、名刺情報を組織の営業資産として一元管理・活用できる法人向け営業名刺管理サービスです。スマートフォンでの撮影やスキャナー・複合機から名刺を取り込めるほか、登録した顧客情報をもとに営業活動の状況把握やアプローチに活用できます。名刺管理の効率化とセキュアな顧客情報管理を両立したい企業におすすめです。
ホットプロファイル
- 毎日、「購買意欲の高い見込み客情報」が営業に届きます。
- 営業の組織力を強化し営業の効率的な活動を支援
- BtoBビジネスで求められるサービスを容易に拡張
株式会社ハンモックが提供する「ホットプロファイル」は、名刺管理を起点に顧客情報や商談、営業活動を一元管理できるクラウド型営業支援ツールです。名刺から得た顧客情報を社内で共有し、顧客管理や新規開拓、SFAによる営業活動の管理まで幅広く活用できます。名刺管理と営業支援を一つのシステムにまとめたい企業におすすめです。
トーニチ・ネクスタ・メイシ
- AIによる機械学習機能で読み取り精度向上
- 初期費用無料、登録枚数制限なしではじめやすい
- コスト削減しながら人脈を共有したいというユーザー様にお勧め！
東日印刷株式会社が提供する「トーニチ・ネクスタ・メイシ」は、名刺情報をクラウド上で管理・共有できる法人向け名刺管理サービスです。AIを活用した名刺読み取りに対応し、蓄積した名刺から社内の人脈を可視化できます。マルチデバイスで利用できるため、オフィスだけでなく外出先やテレワーク環境から顧客情報を確認したい企業にもおすすめです。
名刺de商売繁盛
- 利用する社員数に関係なく月額32,000円（税抜き）の低価格！
- 部署を超えた社内の人脈を活用し、営業効率アップ！
- 万全のセキュリティ対策を講じた当社のIDCで名刺データを管理！
ヤマトシステム開発株式会社が提供する「名刺de商売繁盛」は、社内に蓄積された名刺をクラウド上で一元管理・共有できる法人向けサービスです。スキャナや複合機、スマートフォンなどから名刺を取り込めるほか、訪問履歴などを名刺情報に紐づけて管理できます。部門や拠点をまたいで人脈を共有し、営業やマーケティングに活用したい企業に適しています。
Eight Team
- 6,000社を超える中小企業に選ばれています
- Eightの名刺を社内で一元管理します
- 名刺データを一括でCSVダウンロードし活用できます
Sansan株式会社が提供する「Eight Team」は、名刺アプリ「Eight」に登録した名刺を企業や部署、チーム内で共有できる法人向け名刺管理サービスです。メンバーが保有する名刺を検索・閲覧でき、タグやメモを利用した顧客情報の整理にも対応しています。少人数から名刺共有をはじめたい中小企業や営業チームにおすすめです。
Knowledge Suite+
- カンタン取り込み！名刺を全自動でデータ化
- データ化と高精度な名寄せで、使える取引先データベースを構築
- CRMに蓄積した莫大な取引先データをAIが分析し、営業活動を支援
ブルーテック株式会社が提供する「Knowledge Suite+」は、名刺情報を顧客データベースとして活用できるクラウド型の名刺CRMです。スマートフォンやスキャナから取り込んだ名刺をOCRなどでデータ化し、企業情報をもとに名寄せして取引先・担当者情報として蓄積できます。名刺管理から顧客データベースを整備し、営業活動へつなげたい企業に適しています。
PHONE APPLI PEOPLE
- 名刺はスマホで撮影するだけで登録でき、ペーパーレスを促進
- 社員のスキルを可視化。コラボレーション活性化や人的資本活用
- 顔写真と居場所が表示されるため誰がどこにいるかが即座に分かる
株式会社Phone Appliが提供する「PHONE APPLI PEOPLE」は、社内外の連絡先や名刺情報をクラウド上で一元管理できるコミュニケーションポータルです。スマートフォンやスキャナ、複合機から名刺を取り込み、OCRでデータ化して全社や部署単位で共有できます。名刺管理だけでなく、Web電話帳や社内コミュニケーション機能もまとめて活用したい企業に適しています。
SmartVisca（スマートビスカ）
- 名刺を1分で正確にデジタル化し、顧客データを集約・最新化
- 顧客との接点・人脈を可視化し営業を強化
- 名刺データで着信表示・メール署名でデジタル化など便利な機能
株式会社サンブリッジが提供する「SmartVisca（スマートビスカ）」は、名刺情報をSalesforceに集約できる名刺管理サービスです。スマホやスキャナーから名刺を取り込み、自動名寄せで情報の重複を抑えます。一括メール配信やタグ付け、接点履歴の共有にも対応しており、顧客情報を営業活動に活かしたい企業におすすめです。
メイシー
- ユーザー数無制限！従業員全員で使える名刺管理
- 人の手による補正で、正確な名刺データを蓄積
- 全社の名刺情報を集約し、AI時代の営業活動へ
株式会社もぐらが提供する「メイシー」は、ユーザー数無制限で全社の名刺情報を共有できる名刺管理システムです。月額4,950円（税込み）で利用人数による追加料金がなく、SalesforceやZoho CRMとの連携にも対応しています。部署や社員数を問わず名刺管理を全社に広げたい企業や、蓄積した顧客情報を営業活動に活用したい企業に適しています。
クラウド型の名刺管理システムに関するFAQ
クラウド型名刺管理システムの導入を検討する際は、料金やセキュリティなど気になる点も多いでしょう。ここでは、よくある質問をまとめました。
- Q1：クラウド型名刺管理システムは中小企業でも導入しやすいですか？
- 月額課金制の製品も多く、比較的小規模から始めやすい傾向があります。利用人数に応じてプランを調整できる場合もあるため、中小企業でも導入を検討しやすいでしょう。
- Q2：スマートフォンだけでも利用できますか？
- スマートフォンアプリに対応した製品であれば、名刺撮影から検索まで行える場合があります。営業担当者が外出先で利用しやすい点も特徴です。
- Q3：セキュリティ面は安全ですか？
- アクセス権限管理や通信暗号化、ログ管理などの機能を備えた製品が多くあります。導入前には、データ保管場所や認証取得状況も確認すると安心です。
- Q4：顧客管理システムと連携できますか？
- 製品によっては、CRMやSFAとの連携に対応しています。API連携の可否や対応サービスを確認しておくと、導入後の運用イメージを整理しやすくなります。
- Q5：導入時に確認したいポイントはありますか？
- 利用目的や運用範囲、必要な連携機能を整理しておくことが重要です。無料トライアルを活用して操作性を確認すると、導入後のギャップを減らしやすくなります。
まとめ
クラウド型名刺管理システムは、名刺情報の一元管理や営業活動の効率化を支援するツールです。外出先から利用しやすく、情報共有を進めやすい点も特徴です。
製品ごとに、営業支援機能や連携性、セキュリティ対策などに違いがあります。導入目的や運用体制を整理したうえで比較することが重要です。ITトレンドでは、複数の名刺管理システムをまとめて比較できます。まずは資料請求を活用し、自社にあう製品を検討してみてください。
