ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■機能別
- AIを活用した名刺のデータ化：トーニチ・ネクスタ・メイシ、SKYPCE
- 取引先データのAI分析：Knowledge Suite+
- AIによる営業メールや文章の作成支援：シャノンMA、Knowledge Suite+
- ■連携先別
- SFAやCRMと連携：SKYPCE、Knowledge Suite+
- MAやメール配信システムと連携：Knowledge Suite+
名刺管理ソフトのAIが担う3つの工程
名刺管理ソフトのAIは、名刺を読み取ってデータにする工程、登録されたデータを整える工程、社内の人脈を見える形にする工程の3つで使われます。それぞれの工程でAIが何をしているかを知っておくと、任せられる範囲を判断しやすくなります。
名刺のデータ化と項目の振り分け
AI-OCRは、名刺の画像から文字を読み取り、会社名や氏名、部署、電話番号といった項目に自動で振り分ける技術です。OCR（光学文字認識）で文字を認識したうえで、レイアウトの解析や辞書との照合を組み合わせ、どの文字列がどの項目にあたるかを判断します。
スマートフォンで撮影するだけで登録できるため、手入力の手間を大きく減らせます。ただし、デザイン性の高い名刺や手書きの追記、縦書きの名刺では、読み取りや振り分けを誤るケースもあります。
重複登録や人事異動の把握
同じ人物の名刺を複数の社員が登録すると、データが重複して管理が煩雑になりがちです。名寄せ機能は、氏名やメールアドレスの一致などから同一人物と思われるデータをまとめる仕組みです。
同じ人物の新しい名刺が登録された際に、所属や役職の変化を知らせる機能を備えた製品もあります。取引先の担当者の異動に気づくきっかけになり、あいさつや引き継ぎの連絡を適切なタイミングで行いやすくなります。
社内に眠る人脈の可視化
名刺データが社内で共有されると、誰がどの企業の誰とつながっているかを一覧で確認できます。AIがつながりの強さや接点の履歴を整理し、商談先へのアプローチに役立つ人脈を示す機能も見られます。
営業担当者が個人で持っていた名刺が会社の資産として活かされ、紹介や同行の依頼が進めやすくなります。一方で、名刺交換の事実だけでは関係の深さはわかりません。表示された人脈は、実際の関係を担当者に確認したうえで活用しましょう。
AIを営業活動に活かす使い方
名刺管理ソフトのAI機能は、データを整えるだけでなく、営業活動の準備にも活用できます。他システムとの連携や生成AIを組み合わせると、名刺交換から商談につなげるまでの手間を減らせます。ここでは代表的な3つの使い方を紹介します。
SFAやCRMと連携してアプローチ先を絞る
名刺データをSFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）と連携させると、商談履歴や取引状況とあわせて顧客情報を管理できます。名刺の登録が顧客データベースの更新につながり、二重入力の手間も減らせます。
AIによる分析機能を持つ製品では、接点の多さや役職の変化から、優先的にアプローチすべき相手を示す場合もあります。ただし、連携できる項目や同期のタイミングは製品の組み合わせによって異なるため、事前に確認が必要です。
生成AIでフォローメールの下書きを作る
生成AIを活用し、名刺交換後のお礼メールや面談の依頼メールの下書きを作る機能を備えた製品もあります。相手の会社名や役職、交換した場面の情報をもとに文面を作るため、メール作成にかかる時間を短縮できます。
一方で、生成された文面には事実と異なる内容や、相手との関係にそぐわない表現が含まれる可能性があります。送信前に担当者が内容を確認し、自分の言葉で必要な修正を加えましょう。一斉配信に使う場合は、配信停止の手続きなど関連する法律への対応も確かめてください。
展示会で集めた名刺をまとめて活用する
展示会やセミナーで一度に集めた大量の名刺も、AI-OCRを使えばまとめてデータ化できます。イベント名や交換日をタグとして付けておくと、後から接点ごとに相手を絞り込めます。
データ化した名刺をMAやメール配信システムに連携すれば、イベント後のお礼や資料の案内を早めに届けられます。ただし、名刺交換をした相手すべてがメールマガジンの受け取りに同意しているとは限りません。送る内容と相手の同意の状況を確認し、配信リストに含める範囲を決めておきましょう。
名刺管理ソフトのAIで気をつけたいこと
AIは名刺管理の手間を減らす一方で、読み取りの誤りや個人情報の扱いといった課題も伴います。名刺のデータは取引先の個人情報そのものであるため、AIに任せる範囲と人が確認する範囲を決めて運用することが大切です。
読み取り誤りを前提にした確認体制
AI-OCRの読み取りは便利ですが、誤りがまったく起きないわけではありません。電話番号やメールアドレスの1文字の誤りでも、連絡が届かない原因となります。
対策として、登録後に担当者が内容を確認する手順を決めておきましょう。製品によっては、AIの読み取りに加えてオペレーターが目視で確認や補正を行うサービスを提供している場合があります。確認の方法とデータ化にかかる時間のバランスを考えて選ぶことが大切です。
個人情報としての適切な取り扱い
名刺に記載された氏名や連絡先は個人情報にあたり、名刺管理ソフトで検索できるように整理したデータは、個人情報保護法の規律の対象となります。利用目的を特定し、通知や公表をしたうえで、その範囲内で使う必要があります。
社内でどの部署の誰が閲覧できるのかを権限設定で管理し、退職者のアカウントは速やかに停止しましょう。取り扱いの詳細は個人情報保護委員会の公表資料を確認し、判断に迷う場合は法務部門に相談してください。
生成AIに入力する情報の範囲
生成AIの機能を使う際、入力した名刺情報や商談のメモがどのように処理されるかは製品によって異なります。外部の生成AIサービスを利用している場合は、データの保存先や、AIの学習に使われるかどうかを確認しましょう。
あわせて、社内の情報セキュリティ規程にもとづき、生成AIに入力してよい情報の範囲を決めておくことが重要です。取引条件や未公表の案件情報など、機密性の高い内容を入力しないといったルールを文書にまとめ、利用者全員で共有しておくと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で名刺管理の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
AI機能から名刺管理ソフトを選ぶポイント
名刺管理ソフトのAI機能は、データ化の方式や連携先、料金の考え方が製品ごとに異なります。名刺を管理する目的が社内での共有なのか、営業活動への活用なのかを整理したうえで、次の項目を比べていきましょう。
データ化の方式と反映までの時間
名刺のデータ化には、AI-OCRだけで処理する方式と、オペレーターによる確認や補正を組み合わせる方式があります。前者は登録後すぐに使える一方、後者は反映までに時間がかかる代わりに、人の目による確認が入ります。
名刺交換の直後にすぐ連絡したいのか、正確性を重視して多少の時間を許容できるのかで、適した方式は変わります。反映までの目安時間や、読み取り誤りを見つけたときの修正方法を資料で確認しましょう。
連携できるSFAやMAの種類
名刺データを営業活動に活かすなら、自社で使っているSFAやCRM、MA（マーケティングオートメーション）ツールと連携できるかが重要です。標準で連携できるサービスの一覧や、APIを使った連携の可否を確認しましょう。
あわせて、どの項目が連携され、どちらのシステムの情報を正とするのかも確認が必要です。同期のエラーが起きたときに通知されるか、履歴を確認できるかもチェックしておくと、運用開始後のトラブルを防ぎやすくなります。
利用人数と料金体系の確認
名刺管理ソフトの料金は、利用するユーザー数に応じた課金や、データ化する名刺の枚数に応じた課金など、製品によって考え方が異なります。AI機能が別料金のオプションとして提供されている場合もあります。
社内で利用する人数や、毎月の名刺交換の枚数を見積もったうえで、総額で比べることが大切です。料金の詳細が公開されていない場合は、資料請求や問い合わせで最新の条件を確かめてください。
AI活用に向く名刺管理ソフトの特徴一覧
この記事で紹介する名刺管理ソフトを、AIを使える工程や連携先の特徴とあわせて一覧にしました。データ化、取引先の分析、営業メールづくりのどこにAIを使いたいかを考えながら比べてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Knowledge Suite+ | 名刺CRMと情報共有、AIエージェント機能を備える。蓄積した取引先データをAIが分析し、文章作成などもAIに依頼できる |
| トーニチ・ネクスタ・メイシ | 読み取り精度の向上を目的としたAIの機械学習機能を備える法人向け名刺管理。登録枚数の制限がない |
| SKYPCE | AI技術とオペレーターの二重チェックで名刺をデータ化。SFA機能を標準搭載し、AI音声検索にも対応する |
| シャノンMA | メール配信やスコアリングを備える国産MA。AI機能でメール作成やLP・Webフォームの作成を支援する |
名刺データを営業に生かすAI対応の製品
名刺のデータ化、取引先データの分析、営業メールの作成など、AIを活用できる工程が製品ページで示されている製品と、SFAやMAとの連携に強みを持つ製品を紹介します。AI機能の対象プランは資料請求で確認しましょう。
Knowledge Suite+
- カンタン取り込み！名刺を全自動でデータ化
- データ化と高精度な名寄せで、使える取引先データベースを構築
- CRMに蓄積した莫大な取引先データをAIが分析し、営業活動を支援
ブルーテック株式会社が提供する「Knowledge Suite+」は、名刺CRM、情報共有、AIエージェント機能をまとめたオールインワンプラットフォームです。名刺を全自動でデータ化し、名寄せによって活用しやすい取引先データベースを構築できます。CRMに蓄積した取引先データをAIが分析し、次に会うべき相手や響きやすい提案の検討を支援するほか、アイデア出しや文章作成をAIエージェントに依頼することも可能です。iPaaSを通じてkintoneやSalesforceなどの外部SaaSとノーコードで連携できる点も特徴です。
トーニチ・ネクスタ・メイシ
- AIによる機械学習機能で読み取り精度向上
- 初期費用無料、登録枚数制限なしではじめやすい
- コスト削減しながら人脈を共有したいというユーザー様にお勧め！
東日印刷株式会社が提供する「トーニチ・ネクスタ・メイシ」は、法人向けの名刺管理アプリケーションです。名刺の読み取り精度を高めることを目的に、AIによる機械学習機能を備えています。初期費用が無料で登録枚数の制限もないため、全社で名刺を集めて人脈を共有したい企業でも導入を検討しやすい製品です。組織で名刺を蓄積しておけば、担当者の配置転換があった際の引き継ぎにも役立ちます。AIによるデータ化の精度を重視して選びたい企業に向いています。
SKYPCE
- 法人向け・営業・セキュリティに強い名刺管理サービス
- スマホ撮影ですぐに登録でき、精度99.9％で名刺をデータ化
- 164万社超の企業情報データベースを活用。CRM／SFAとも連携可能
Sky株式会社が提供する「SKYPCE」は、名刺情報の取り込みから営業支援まで対応する法人向けの営業名刺管理サービスです。スキャナーや複合機、スマートフォンから取り込んだ名刺を、AI技術とオペレーターの二重チェックでデータ化します。SFA機能を標準搭載しており、外部の営業支援ツールとの連携も可能です。スマートフォンのアプリに話しかけて名刺を探せる「AI音声検索」や、生成AIのチャットボット形式で使い方を質問できる「AIアドバイザー」も備えています。
シャノンMA
- 充実の実績と初心者でも迷わず使える安心の国産MA
- 履歴型DBによる「即時リスト抽出」と実務を助ける「AI機能」
- クレンジング、スコアリング、郵送DMなど豊富な「できること」
株式会社シャノンが提供する「シャノンMA」は、履歴型データベースとAI機能、メール配信を軸にした国産のMAツールです。展示会の来場者などの条件を組み合わせてターゲットリストを抽出でき、名刺から得た見込み客へのアプローチに活用できます。システム内のAI機能がメール作成を支援し、AIとの対話でLPやWebフォームを作成することも可能です。MA内のリードデータはAIの学習対象外とされているため、名刺データをもとにした営業メールづくりにAIを取り入れたい企業に向いています。
まとめ
名刺管理ソフトのAIは、名刺のデータ化や重複の整理、人脈の可視化、SFA連携や営業メールの作成支援まで、名刺交換から商談につなげる業務を支えます。一方で、読み取り誤りへの備えや個人情報としての取り扱い、生成AIに入力する情報の管理は人が担う部分です。データ化の方式や連携先、料金体系を比べ、自社の目的にあう製品を選びましょう。まずは資料請求して、名刺管理ソフトのAI機能を比較してみてください。
