名刺管理システム導入で期待できる効果とは|従来の課題を解決

名刺管理システム導入前の課題やニーズ

名刺管理システムを導入する前は、どのように管理されていたのでしょうか。これまでの企業単位で管理方法を見ていくと共に問題点を探っていきましょう。

1.名刺の管理が個人に委ねられていた

これまでの名刺管理は、完全に個人によって管理されていました。個人がエクセルで管理したり、名刺フォルダをつかって管理する方法をとっていました。せっかく手に入れた重要な顧客情報は引き出しの中や名刺ファイルに保管されているおり、有効に活用されていない実態がありました。

2.リージェン施策で名刺を有効活用できていない

展示会やセミナーなどのリード獲得施策では、集めた名刺をエクセルなどにデータ化して管理しているところもりますが、この場合でも8割近くの名刺が保管されたままで有効に活用するということがありません。

このように名刺管理システムの導入前は、企業も個人も名刺の有効活用ができていない状況にありました。次に名刺管理システムを導入することでどのような効果が期待できるのかをご紹介していきます。

名刺管理システム導入後は？

ここまでで、名刺管理システムの導入前にあった課題やニーズをご紹介してきましたが、システムを導入するとどのような効果が期待できるのでしょうか。ご紹介していきます。

社内の人脈の可視化・共有による営業効率の向上

従業員それぞれが培った人脈は、企業にとって重要な資産ですが、その共有が上手くいかず、活かしきれていないという企業は少なくありません。社内においても面識がない人がいる、他部署の上役など人脈を尋ねにくい相手もいるなどその理由はさまざま。また、たとえ全社員が顔見知りであっても、日々増える人脈を常に報告し合うのは手間がかかりすぎます。名刺管理システムの持つ人脈の可視化機能は、この問題の解決に大きく貢献します。ビジネスの事案ではなく、“名刺”という単位で情報を登録することで、趣味仲間や勉強会で顔を合わせたといった相手の情報も集まり、より広い人脈の把握を可能としています。

活用例・効果

新規のクライアントにコンタクトを取る際は、社内のいずれかに面識のある人がいないかを事前に名刺管理システムで検索する手順の導入を促進。他部門で付き合いがある場合、管理職同士に古くからの面識がある場合など、これまで把握していなかったつながりも簡単に得ることができます。システムの導入と同時に全社的に利用の推進を掲げることで、他部署への協力依頼が行いやすい環境を作れることもメリットです。面識のある人物からの紹介や、相手の人となりやニーズを事前に把握した上での提案は、商談の成功率を上げるとともに、費やす時間の短縮にも貢献します。

手間やコストを抑えた名刺管理体制の充実

他者とのコンタクトが多い人ほど、名刺の管理に要する手間も必要となりますが、その時間が捻出できず情報として活用できていないというケースは多くあります。また、整理ができたとしても、本来の業務に割く時間を減らしての対応は本末転倒であり、そのための要員を別に確保するのも多くのコストが発生します。できるだけ多くの名刺情報を正確に集めたいが、通常業務への影響やコストは抑えたいというジレンマは、多くの企業が抱える課題でしょう。スキャナやスマートフォンのカメラで取り込むだけの情報登録の手軽さ、機能を特化したことによる価格の低さを実現している名刺管理システムは、この課題解決に効果的なツールです。

活用例・効果

多くの相手とコンタクトを取っても、商談が成立するのは、その中の一部。営業職は外出が多く、名刺管理の時間を捻出するのが困難なこともあり、商談が不成立だった相手の名刺は、オフィスのロッカーに入れているだけということも。名刺管理システムを使えば手間なく名刺を管理できることも特徴のひとつです。スマートフォンのカメラを使って情報の登録ができる名刺管理システムが導入されたことで、出先での空き時間を有効に使っての整理が可能となりました。写真に撮るだけで素早く登録できるので、現時点では取引に至っていない相手を含む多くの情報を登録できるようになりました。

ビジネスのスピード化につながる名刺情報の有効活用

流行や関心の移り変わりが加速する昨今、ビジネスのスピード化、またそのための効率化は、多くの企業にとって避けては通れない課題です。名刺管理システムは、これまでアナログで行っていた名刺の管理という作業の効率を上げるのはもちろん、その情報を有効活用することにより、さまざま業務の効率化にまで効果を期待できます。

活用例・効果

新製品の発表会や展示会など多数の名刺が得られる場では、スマートフォンなどを使用してその場で情報を登録することも可能です。会期中に随時名刺を取り込むことで、翌営業日にはシステムへの反映まで完了するなど、来場者データの整理・入力にかかる時間と手間の大幅な軽減につながります。名刺管理システム内のデータは、ソート機能を利用した条件ごとの抽出が容易です。そのデータを流用し、メールの一斉配信を行うことで、来場者への迅速かつ適切なフォロー、また以後の営業活動においても効率化が図れます。<名刺管理は上記のような課題を解決し、営業の効率化・成果向上に寄与してくれます。各提供企業のサービス内容を確認しながら、自社に合う製品を選びましょう。

まとめ

名刺管理システムを導入することで、あらゆる情報が集約されてビジネスの幅が広がるでしょう。社員が得た顧客情報は資産です。この情報をフルに活用することなしに効率化やさらなるビジネスの向上に紐づく可能性は低くなっていきます。名刺管理システムを導入してデータ経済に立ち向かいましょう。名刺管理システムについて詳しく知りたい方は是非資料請求してみてください。