名刺管理の目的・課題とは？ソフトの導入効果もあわせて解説！

名刺管理を行う目的

名刺管理をする最大の目的は「名刺情報を営業に活かすこと」です。社員が持っている名刺には、顧客情報が詰まっています。この顧客情報は営業をするうえで非常に役立つでしょう。

たとえば、新商品や展示会の案内メールを送り、見込み客の育成が可能です。また、相手と初対面だった場合、相手の人となりや会話の内容などを名刺と紐づけておくと、次に会ったときに今後の関係を築きやすくなるかもしれません。

このように名刺管理をすることで、ビジネスチャンスが広がるでしょう。

名刺管理の課題

名刺管理が重要であるにも関わらず、適切に管理されていないケースは珍しくありません。それはなぜでしょうか。ここで、名刺管理の課題を整理しておきましょう。

個人が管理していて名刺が点在している

管理を個人に委ねている場合、デスクの引き出しの中に保管したり、名刺フォルダやクラウド上にまとめたりしていることが多いです。いざ、社内で名刺を一元管理しようと思っても、管理方法が統一されていないと集約するのが大変で、なかなか踏み出せないのが現状でしょう。

名刺管理に時間がかかってしまう

他社とのコンタクトが多い社員ほど、名刺管理に要する手間や時間がかかります。多忙を極める中で名刺管理に時間を費やすのは難しく、契約に至らなかった相手の名刺は管理していないという社員もいます。これではせっかく交換した名刺が有効活用されません。

名刺情報が漏えいする危険性がある

名刺には相手の名前や電話番号など、個人情報が記載されています。名刺をデスクに置きっぱなしにしていたり、鞄の中に適当にしまっていたりすると、紛失のリスクが高まります。企業のセキュリティ体制が重要視される昨今では、名刺情報が漏えいすれば信頼が失われ、致命傷となるでしょう。

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名刺管理ソフトの導入効果

実は、先述した課題は名刺管理ソフトを導入することで解決できます。ここでは、名刺管理ソフトの導入効果をご紹介します。

名刺情報の登録が容易になる

名刺管理ソフトを導入すると、スキャナやスマートフォンのカメラで取り込むだけで名刺情報が登録できます。出先で空き時間に名刺情報を登録することも可能です。登録が容易になると社員の負担が軽減し、これまで名刺管理に消極的だった社員の協力も得られるでしょう。その結果、もれなくすべての名刺を管理できるようになります。

さらに、新製品の発表会や展示会など多数の名刺が得られる場で、その都度名刺情報を登録できるため、リアルタイムで来場者データを整理できます。名刺管理ソフトの検索機能を使って来場者だけを抽出すると、フォローメールの一斉配信がしやすいでしょう。

名刺管理の効率化によって、ほかの重要な業務に集中でき、生産性の向上にもつながります。

名刺情報を一元管理できる

先述したように、名刺管理ソフトでは名刺情報の登録方法・登録先が統一され、社内で一元管理できます。一元管理された名刺情報からリードを抽出し、営業に活かせます。また、名寄せ機能によって同一の名刺情報が統合され、営業バッティングを避けられるでしょう。

加えて、名刺管理ソフトで一元管理されると情報共有がしやすくなり、社内の人脈が可視化されます。営業先と面識のある社員が社内にいるとわかれば、仲介を依頼しましょう。面識のある人物からの紹介や、相手の人となりやニーズを事前に把握した上での提案は、商談の成功率が上がります。

セキュリティを保持できる

名刺管理ソフトの多くはセキュリティ対策がされているため、名刺管理を個人に委ねるより安全です。名刺情報が一元管理されることで、漏えいのリスクが大幅に減少します。

なお、プライバシーマークがついた名刺管理ソフトを選ぶと安心でしょう。プライバシーマークは、厳しい基準をクリアし、個人情報を適切に扱っているベンダーに与えられます。これをもとに、信頼性のあるベンダーを見つけましょう。

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名刺管理ソフトを導入して名刺を有効活用しましょう！

名刺管理の目的は「名刺情報を営業に活かすこと」です。しかし、名刺情報が社員同士で共有されず、管理に時間がかかったり漏洩リスクがあったり、課題があります。そこで名刺管理ソフトを導入すれば、名刺の登録が容易になり、社内で一元管理され、セキュリティも保持されます。ソフトによって課題を解決し、名刺を有効活用しましょう。

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