備品管理の方法を６ステップで解説！システム導入のメリットも紹介

備品管理とは

備品管理とは、組織で使用する備品の個数や状態を把握できるように管理することです。企業で使う備品には、ボールペンのような文房具からデスク、PCといった大型のものまで含まれます。備品管理を行うことで、過不足なく備品を用意することができます。

備品１個あたりの単価が低くても、利用している人員が多ければ備品も増えるため、コスト負担も大きくなります。また、さまざまなデータが保存されているPCのような備品は、紛失すると情報漏えいに繋がります。

このような負担・リスクを減らすためにも、備品を適切に管理しなければなりません。適切に備品の個数を把握していないと、過剰に発注してしまったり、不足して業務に支障が出たりするため、備品管理は効率を重視して行うことが求められています。

備品管理を行う方法

適切に備品管理業務を行うために、その方法を見ていきましょう。備品管理は主に６つのステップに分かれます。

１、備品をカテゴリー別に分ける

会社にある備品の種類は膨大です。効率良く備品管理を行うためには、まず備品管理の目的を明確にし、管理する備品をカテゴリー別に分けましょう。

例えば、ボールペンやノート、付箋といった文房具と、PCやUSBメモリ、HDDといったIT機器では管理方法が異なります。分類した結果、管理すべきカテゴリーが多い場合は、複数の担当者で分担して管理すると管理が複雑にならずに済みます。

２、備品管理のフローを作成する

備品管理を行う際には、備品の購入から実際の管理まで一連のフローをカテゴリーごとに決めることが大切です。単価が安く消耗が激しい文房具などの場合は、購入に稟議が必要ない場合もあるでしょう。

しかし、オフィス用品の中でも高額なものは、見積り・申請・稟議といった流れを取ることが多いです。このように、備品ごとの違いを明確にしフローを決めておけば、効率良く管理しやすくなります。

３、備品管理台帳を導入する

その時点での備品の個数や状態を正確に把握するために、台帳を作成して管理をしましょう。備品管理台帳には、備品の名前・購入日・購入数量・利用日・利用数量・利用理由・返却日・現在の数量といった項目を設けます。この台帳に備品の情報の変化を記録することで、利用状況や備品の個数の把握ができます。

備品管理台帳はエクセルで作成するのが一般的ですが、ファイルを印刷して紙で管理すると紛失するリスクがあります。そのため、近年ではデータの状態で全社に共有することが多く、データであれば関数を使うことで正確な数字の変更が可能です。

４、備品にラベリングし、置場を整理する

備品は全社員が利用するため、誰もが取り出しやすいようにしなければなりません。適切に備品管理を行うために、備品にカテゴリーごとに色分けしたラベルを貼りましょう。

ラベリングして管理場所を決めれば、何がどこにあるのかが分かりやすくなり、貸出用の備品に関しては、ラベルに識別番号を記載すればどの備品を持ち出したか把握できます。

また、備品の置き方を工夫するのもおすすめです。例えば、頻繁に使うものは手前に置き、使用頻度の低いものは奥に置区というようなルールを決めましょう。ほかにも、物品の高さに応じて配置を変えて、全体を把握しやすくする方法もおすすめです。

さらに効率化を図りたい場合は、ICタグやバーコード付きのラベルを利用することで、専用端末でスキャンするだけで備品の情報を把握できるようになります。

５、社内で管理ルールを作り、社員に周知する

備品管理は備品を扱う社員全員が関係者です。ここまで備品管理のために決めた内容を、社員も行えるようにルールを作りましょう。例えば、備品の置き場所や管理台帳の使い方、備品を発注するまでのフローといった内容をまとめます。策定したルールは、社員が把握・理解できるように周知しましょう。

６、定期的に備品のチェックを行う

ルールを決めても適切に管理できるとは限りません。そのため、社員がしっかりと備品管理を行っているか定期的に確認することが必要です。

実際に、高額な備品の勝手な持ち出しや、故障していても申告しないケースもあります。このような不正は、経済的損失だけでなく、情報漏えい事故に繋がる可能性もあるため対策が必要です。

定期的に備品の棚卸をすれば、数字の誤差や備品の故障にも気づきやすく、不正利用の抑止力になるでしょう。

備品管理を助ける「物品管理システム」のメリット

効率的に備品管理を行いたいのであれば、アナログな方法ではなくシステム化することをおすすめします。ここからは「物品管理システム」のメリットを見ていきましょう。

備品の一元管理で業務の手間を省ける

アナログな方法で備品管理をする場合、担当者が納品した備品を数えて記録・管理する手間が必要です。

システムを使えば、備品の数量以外にも責任者や状態、使用状況を一括で管理できるため、今まで担当者が複数人必要な場合でも、少人数で管理できるでしょう。業務にかかる手間と人員を削減する効果があります。

また、システムによっては返却期限が近づいていると通知をしてくれるアラート機能などもあり、適切に運用できるようになります。

基幹システムとの連携でコストを管理できる

既存の会計システムや資産管理システムと連携することで、より備品管理を効率化できます。備品を購入した場合、会計システムにて経費計上を行い、資産管理システムに情報を登録します。

このようなシステムと物品管理システムを連携させれば、情報入力の重複を削減でき、備品のコストも管理しやすくなるでしょう。社内でどのような備品に経費を使っているか分かれば、業務改善・コスト削減できるヒントが見つかります。

物品管理システムを用いて効率的な備品管理を！

備品管理とは、企業で利用する備品を適切に管理することです。適切に備品管理ができていなければ、担当者の負担が増えるだけでなく、無駄なコストが発生してしまいます。

物品管理を行う際は、カテゴリー別の分類や管理フローの作成を行う必要があるでしょう。また、備品にラベルを貼り置き場を整理することがおすすめです。また、より効率的に管理したい場合は物品管理システムの導入を検討しましょう。