棚卸しだけじゃない！？物品管理システム活用例

物品管理システムで解決できること

• 棚卸しに1日以上かかる
• 物品管理が甘く、社員で備品の共有ができない
• 社内備品の不正利用や紛失が後を絶たない
• 在庫情報が会計情報と合わず、資産管理が困難

こんな問題はありませんか？ 特に、部署がたくさんある企業や、備品や書類を多く扱う企業は物品管理が大変かと思います。

物品管理システムは、バーコードなどのラベルを物品に添付することで、物品の管理場所や管理状況を把握することができます。様々な業種の企業に導入されており、上記のような問題解決に役立っています。では、実際にどのような活用例があるのか見ていきましょう。

物品管理システム活用例3選

活用例1　物品管理がラクラク！

上記の通り、バーコードなどにより一つひとつの物品を管理します。物品の管理状況がデータベースに管理され、いつでも確認できるようになります。例えば、その物品がどこにあるのかといった現在の状況や、物品の購入日や廃棄日などの物品自体の情報まで確認することが可能です。したがって、棚卸しの効率化に非常に役に立ちます。企業によっては、作業時間が6分の1に削減できたケースもあります。

活用例2　資産管理がラクラク！

通常の物品管理方法は会計管理とリンクしていないため、社内にある備品と決済情報とがかみ合わないケースが発生します。そうなってしまうと、月末に他の部署にヒアリングに行ったり、備品の個数を一つひとつ数えたりと、不要なはずの作業をしなければなりません。

物品管理システムを導入すると、物品管理情報が資産管理システムや会計システムと連携させることができます。これによって、物品を購入した際に購入金額が会計システムに反映されます。自動で反映されるのでヒューマンエラーも防止できますし、二重入力の手間を省くことができます。

活用例3　物品の保管状況が向上！

企業・組織によっては、備品の使用や書類の管理が雑で、紛失や破損するという課題を抱えています。貸出されている機材が返却されていなかったり、そのために備品を二重で購入してしまったり・・・。全社員で備品を共有するには、個々人の意識も重要な要素です。

物品管理システムを導入すると、管理されている意識が働くので、自然と備品や書類を大切に扱うようになります。丁寧な使用を心がけるようになり、備品が長持ちするので修理や再購入のコストを削減できます。

また、医療現場などの緊急を要する組織では、医療機器の管理が必須です。人の命に関わる事態なので、必要なときに必要な物を使用できる環境を作らなければなりません。物品管理システムでは、医療機器の正確な管理・保管が可能です。したがって、医師には必要な医療機器が常備されている安心感を与え、患者にも満足できるサービスを提供することができます。

まとめ

物品管理システムは、大量の資料データを扱っている金融機関や公共の機関、製品開発に関わる機器を扱っているIT企業、原材料の購入、廃棄が厳格である食品業界など、さまざまな業界で活用されています。

最近では、バーコードで行う管理のみでなく、RFIDというチップを用いた管理や、QRコードを読み取って管理する製品も流通しています。また、棚卸しに強い製品など特定の機能に特化した製品も存在します。物品管理システムの各製品を検討して、あなたの企業に生かしてみてください。