ステップ1 物品ロケーションの変更を検討
物品管理システムを導入した場合には、RFIDやバーコードなどを利用することで物品の所在地をシステム上でいつでも把握することが可能となります。
したがってシステム導入前と比べて、物品のロケーションを柔軟に変更して利便性を優先した場所に保管することができるようになるのです。管理面を考慮して同一の場所に保管していた同じ物品であっても、使い勝手を考慮して各部署の利用しやすいエリアに分散して保管することも可能となります。一方で、異なる物品を同じ棚や引き出しに保管することもできます。
そのため物品管理システムの導入後には、利便性の向上につながるような物品ロケーションの変更を検討しましょう。
ステップ2 PCやHDDなどの情報資産の管理を優先
このところ顧客情報などの記録されているPCや記憶装置の社外への持ち出しに端を発する情報の盗難などが、連日のようにテレビニュースや新聞などで報道されています。
言うまでもなくこうした情報セキュリティ上の事件や事故は、企業に対する信用を失墜させる原因となッてしまいます。したがって物品管理においては、特にPC端末や外付けHDDをはじめとした記憶装置などの情報資産の管理が特に重要なのです。
そのため物品管理システムを導入した後には、まず最優先して情報資産の管理徹底を目指さなければなりません。具体的な取り組みとしては、RFIDでの管理機能やアラート通知機能などを活用した対策が有効です。こうした機能を活用することで、情報資産の無断持ち出しが発生した際には状況を迅速に把握し必要な対策を講ずることが可能になります。
ステップ3 メール通知機能などを利用して管理業務の自動化
多くの物品管理システムでは、物品貸出や返却の申請が行われた場合にその旨をメールによって管理者に知らせる通知機能を備えた製品もあります。また、使用期限の定められている物品については、使用期限の切れてしまった物品の廃棄を促すメールを自動送信するシステムも登場しています。
そして、このようなメール通知機能の利用は物品管理業務の効率化につながるため、メール通知システムを備えた物品管理システムを導入した場合には、システム設定でメール通知の設定を行いましょう。
ステップ4 システム導入後の物品利用に関する変更点を周知
物品管理システムの導入後には、物品の利用にかかわるさまざまな手順が変わります。たとえば紙媒体の台帳を用いて行っていた備品の貸出・返却作業が、システム上で処理されるようになります。また物品貸出の申請や承認についても、システム上で電子的に処理されることになります。
したがって物品管理システムの導入後には、システム導入によるこうした物品管理に関する変更点を社内において周知する必要があります。
4ステップで少人数での正確な物品管理を実現
今回ご紹介したように、物品管理システムの導入後には「ロケーションの再考」「情報資産の優先的な管理」「メール通知機能の利用設定」「物品利用に関する変更点の周知」という4つのステップに取り組むことでシステム導入の効果を高めることが可能となります。
そして導入効果を高めることにより、物品管理の正確性のさらなる向上を実現できるのです。加えて、4ステップを実行して物品管理システムの利用環境を整備できれば、多くの作業を自動化し少数の人員でも正確な物品管理を実現することが可能となるでしょう。まだ導入していない方は、物品管理システムの導入を検討してはいかがでしょうか。
