物品管理とは
物品管理とは、自社が所有する資材や備品、消耗品といった物品を適切に管理することです。具体的には、物品の在庫確認や消費状況の追跡、保管や補充までの一連の流れが含まれます。適切な管理により、物品の不足や余剰を防ぐことで、効率的な資源活用やコスト削減が図れます。
在庫管理と物品管理の違い
物品管理と在庫管理は、管理対象が異なります。在庫管理は「顧客向けの製品や商品」が対象であり、物品管理は「社内業務に必要な物品」が対象です。それぞれの管理対象について以下で解説します。
在庫管理は「製品・商品」を管理する
在庫管理とは、企業が顧客に提供する製品や商品を適切に管理することです。生産や販売などの計画にあわせて、最適な量を管理します。主な管理対象は以下のとおりです。
- ●製品
- ●商品
- ●部品・パーツ
- ●原材料
- ●中間製品・仕掛品
物品管理は「物品」を管理する
物品管理は、社内で使用する備品や機材などの物品を管理します。業務遂行や設備維持に必要なアイテムを管理することで、社内の効率的な運用をサポートします。主な管理対象は以下のとおりです。
- ●備品
- ●機材・設備
- ●清掃・衛生用品
- ●工具・作業用品
- ●医療・安全用品（緊急キット・マスク・ヘルメット等）
物品管理の目的
物品管理を実施する目的として、以下の４つがあげられます。それぞれの内容について解説します。
数量の把握
物品管理において数量の把握は、業務に必要な備品や機材を適正な数で保つための重要な要素です。数量の把握には、定期的な在庫チェックや消耗品の使用状況の把握が必要です。これにより、不足が予想される場合には迅速に発注ができ、過剰在庫になっている場合には適切に調整することで、不要なコストを削減します。
所在の把握
所在の把握は、必要な時に必要なものを、すぐ利用できる状態にしておくために重要です。物品の所在を明確にしておくことで、使用者が必要な備品を探す手間が省け、業務の効率が向上します。また、正確な所在の把握は、紛失や盗難のリスクを軽減する効果もあります。特に、機材や資材の移動が頻繁に行われる現場では、所在の追跡が重要です。
状態の把握
状態の把握は、物品を安全で快適に活用するために重要です。物品の状態を定期的に把握することで、劣化や故障を早期に発見し、適切なタイミングで修理や交換を行えます。これにより、物品の寿命を延ばすとともに、業務が中断されるリスクを低減します。また、状態を把握する際の確認項目は以下のとおりです。
- ●汚れ、傷、破損の有無
- ●電源のオンオフや機能が正常に動作するか
- ●消耗品の使用状況や残量
- ●金属部分の錆やプラスチックの劣化など
- ●過去の修理やメンテナンス記録の有無
- ●保証期間やリース契約の有効期限
- ●衛生面や安全性に関する基準が保たれているか
資産の把握
物品管理における資産の把握は、各物品を資産として認識し、その価値や耐用年数を正確に管理することです。特に高価な機材や長期間使用する備品については、適切な資産管理が必要です。資産価値を把握しておくことで、資産の効果的な活用や老朽化した機器の更新タイミングを計画的に判断でき、不要な支出を抑えられます。また、資産管理を徹底することで、会計上の管理がしやすくなり、企業全体の財務状況の把握にも役立ちます。
物品管理を実施するための方法
ここでは、物品管理を行うための具体的な方法と手順を紹介します。
１．物品管理台帳を作成する
物品管理を正しく実施するために、まず「物品管理台帳」を作成しましょう。物品管理台帳とは、物品の詳細情報を一元管理するための台帳です。台帳の作成により、各物品の所在や状態がすぐに把握でき、在庫管理や補充がスムーズになります。管理台帳には、以下のような項目が必要です。
- ●管理番号
- ●物品名
- ●種別
- ●登録日
- ●登録者
- ●更新日
- ●更新者
- ●保管場所
- ●利用状況
ほかにも、リース資産や固定資産の場合に必要な項目もあります。なお、紙ではなく、Excelや物品管理システムを活用すると更新や検索も簡単に行えるため、台帳作成が効率化します。
２．物品を分類しラベルを作成する
次に、台帳での管理がしやすいように物品を分類しましょう。消耗品や事務用品、清掃用品、機材などのカテゴリーに分けてラベルを貼ると、必要な物品を探しやすくなります。またラベルには、物品名や管理番号、使用期限などを記載することで、在庫確認や棚卸の際にスムーズに確認できます。
３．配置を決める
物品の配置を工夫することで、業務の効率が大幅に向上します。頻繁に使用する物品はアクセスしやすい場所に、貴重品や高価な機材は安全な保管場所に配置するとよいでしょう。また、物品ごとに配置を決めておくことで、整理された状態を維持できます。なお、配置はラベルや案内表示とあわせると効果的です。
４．定期的な棚卸を行う
定期的な棚卸は、在庫が適切に管理されているかを確認するための重要なプロセスです。棚卸を行うことで、在庫数量の確認や劣化のチェックが可能になり、不足や不要在庫を発見できます。また、実際の在庫と台帳を照合することで、記録の誤りや紛失のリスクも減らせます。棚卸は月次や四半期ごとなど、定期的に実施します。
５．ルールや配置を周知する
物品管理のルールや配置を全員に周知することで、管理体制の定着を図ります。周知には、掲示板やマニュアル、イントラネットを活用し、物品の取り扱いや保管ルールを明確にします。周知することで、物品が定められた場所に戻され、紛失や無駄な消耗が防げるでしょう。また、定期的にルールを見直し、必要に応じて更新することも重要です。
物品管理を効率的に行うには物品管理システムの活用がおすすめ
物品管理システムとは、バーコードやICタグを一つひとつの物品に付けて、その所在や状態を管理するシステムです。従来の手作業による管理では、在庫数や物品の所在を把握するのに手間がかかります。また、ミスや記入漏れも発生しやすくなります。
物品管理システムを活用すれば、バーコードやICタグを読み取るだけで、物品の登録や在庫確認、入出庫履歴の一元管理が可能です。管理者の負担を軽減し、業務効率が大幅に向上するでしょう。
以下の記事では、おすすめの物品管理システムを紹介しています。選び方についても詳しく解説しているため、ぜひ参考にしてください。
まとめ
物品管理を行うことで、必要な物品が常に適切な数量で確保され、欠品や過剰在庫が防げます。
なお、「物品管理をもっと簡単に行いたい」という方は、物品管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。システム化することによって、管理台帳の作成や更新がスムーズになります。下のボタンから複数製品をまとめて資料請求できるため、物品管理システムを比較検討したい方はぜひご利用ください。
