物品管理の「物品」って何?　在庫管理と違うの?

管理している「物」は何か？

製造業や小売業など、非常に多くの企業で導入されている「在庫管理」システム。ここで管理されている「物」は何でしょうか?　製造業で作っている物、小売業で販売している物。そう「製品・商品」です。

それでは、物品管理システムで管理している「物」は何でしょうか?　それは、顧客に提供する「製品・商品」ではなく、自社で利用・使用している「物品」なのです。つまり、社内で利用される備品や機材などが管理対象となります。

■種類が多く数量が変動する「消耗品」

医療現場で使われる医療消耗品や医療材料、医療器具などは種類が非常に多く、かつ毎日の医療行為で使用される消耗品は不足しないように使用数なども細かく管理するため、院内スタッフの大きな負担となっています。管理点数が膨大で、日々数量の変動が大きい物品を管理する場合、物品管理は必須のシステムといえるでしょう。

■社外に持ち出される「機材」

管理点数が多くない場合も、高価な機器、例えば撮影機材や通信機器、ノートPC、プロジェクターなど、社外に持ち出したり、社内でも移動させて使われる物は、紛失リスクなどを考えると物品管理システムが大いに役立ちます。

顧客に提供する「商品」ではなく、社内で使用している「物品」が対象であると説明しましたが、レンタル事業者では、貸し出すという顧客向けのサービスで物品管理システムが利用されています。

■管理点数が膨大な「備品」

特殊な業種・業態に限らず、一定以上の企業規模になれば、社内の備品は膨大な数になり、台帳管理など、アナログな管理では限界があります。バーコードやタグによって物品情報を登録しておくだけで、膨大な数の物品をデータ上で管理することが可能となる物品管理システムは、多くの企業で採用されています。

管理する「目的」は何か？

物品管理で管理している「物」は、社内の備品や機材などが管理対象でした。それでは、それらを何の「目的」で管理しているのでしょうか?　

【数量の把握】

病院などで物品管理をする目的は、在庫管理の目的に近いと言えるでしょう。在庫管理では「商品」を管理して、その在庫数を把握し、在庫の過不足を調整することが目的です。企業にとっては、品切れによる機会損失を防ぎ、余分な在庫を抱えることによるコストを削減できるというメリットがあります。

同様に病院でも医療消耗品などの在庫の過不足を調整することが目的となります。医療行為を行う上で必須である医療消耗品や医療材料などが不足してしまえば、医療行為そのものが行えなくなるのですから「商品」の品切れを防ぐことと同様に事業にとって重要な管理目的と言えます。

【所在の把握】

消耗品ではなく、全社や部門内で共同で利用される備品や機材などは、現在誰がどこで使用していて、どこに持ち出されているのかという情報を管理する「貸出管理」や「持ち出し管理」が目的になります。社内のどこかで放置されるような「返却忘れ」や「紛失」「備品の私物化」などを未然に防ぐことができます。カメラなどの高価な機材であれば、なおさら重要な管理項目となります。

物品管理システムの中には、RFIDなどのICタグやビーコンなどのセンサーを組み合わせて、位置探索までできるような製品も登場しています。

また、レンタル事業者であれば、どの顧客に貸し出されていて、いつ返却されるのかまで管理する必要があります。これによって、貸出期間を重複させないように、効率的にレンタルの予約受付業務ができるようになります。

【状態の把握】

機材には耐用年数などがあり、消費財としていつまで使用可能なのか、現在使用できる状態なのか、修理中なのか、故障して廃棄したのか、このような物品の状態を把握する現品管理を目的とすることもあります。また、物品の中には、医療消耗品のように使用期限が設定されている場合もあります。物品単位で使用期限を把握することで、廃棄ロスを低減できます。

「貸出管理」や「持ち出し管理」と組み合わされることで、貸し出し前・持ち出し前の状態と照合して、故障や紛失の日時や原因、責任などを把握することができます。このような把握によって、機材の取り扱いが丁寧になり、結果として使用期間を伸ばすことにつながったり、故障が放置されるようなことも防げます。

企業にとっては、保有している備品や機材などの資産が効率的に利用されるという効果を期待できます。

【資産の把握】

物品管理の管理対象となる備品や機材は、会計処理上の「資産」となります。耐久消費財であれば、減価償却などの処理が必要となり、抜け漏れが発生しないように全体を正確に把握しなければなりません。膨大な管理点数になると、それぞれの購入から廃棄までの状態、償却期間、あるいはリース契約などをすべて管理することは容易ではありません。

このような資産の棚卸し業務を効率化し、資産を正確に把握することも物品管理の目的の一つとなります。

他のシステムと連携

●購買管理との連携

ここまで見てきたように物品管理システムは、在庫管理システムのような「商品」を管理するのではありませんが、管理の目的には、在庫数を把握し調整するというような類似性があることもわかりました。欠品を防ぐという意味では、購買管理システムと連携することで、ムダな発注を防ぎつつ、全体最適を実現できるようになります。

●資産管理との連携

資産管理を目的とする場合、資産管理システムという製品も存在します。実は物品管理システムの中には、会計システムと連携して資産管理の機能の一つとして、物品管理が含まれている製品もあります。

特にIT資産管理システムのように保有するパソコンやサーバ、ソフトウェアなど管理が複雑なものを把握することを得意とする製品もあります。このような製品は物品管理を補完するものとなり、組み合わせて導入することをお勧めします。