在庫管理と物品管理の違いは管理しているモノ
まずは在庫管理と物品管理の違いについて解説します。
在庫管理は「製品・商品」を管理する
製造業や小売業など、非常に多くの企業で導入されている「在庫管理」システム。では在庫管理で管理している「モノ」とは何でしょうか？早速その答えを言うと、在庫管理で対象となるのは「製品・商品」です。
物品管理は「物品」を管理する
それでは、物品管理で管理している「モノ」は何でしょうか? それは、顧客に提供する「製品・商品」ではなく、自社で利用・使用している「物品」なのです。つまり、社内で利用される備品や機材などが管理対象となります。
物品管理は、具体的に以下のような「モノ」を管理しています。
種類が多く数量が変動する「消耗品」
例えば医療現場で使われる医療消耗品や医療材料、医療器具などは種類が非常に多く、かつ毎日の医療行為で使用される消耗品は不足しないように使用数なども細かく管理されています。したがって、院内スタッフの大きな負担となっています。
管理点数が膨大で、日々数量の変動が大きい物品を管理する場合、物品管理は必須のシステムといえるでしょう。
社外に持ち出される「機材」
管理点数が多くない場合も、高価な機器、例えば撮影機材や通信機器、ノートPC、プロジェクターなど、社外に持ち出したり、社内でも移動させて使われる物は、紛失リスクなどを考えると物品管理システムが大いに役立ちます。
顧客に提供する「商品」ではなく、社内で使用している「物品」が対象であると説明しましたが、レンタル事業者では、貸し出すという顧客向けのサービスで物品管理システムが利用されています。
管理点数が膨大な「備品」
特殊な業種・業態に限らず、一定以上の企業規模になれば、社内の備品は膨大な数になり、台帳管理など、アナログな管理では限界があります。バーコードやタグによって物品情報を登録しておくだけで、膨大な数の物品をデータ上で管理することが可能となる物品管理システムは、多くの企業で採用されています。
備品管理と呼ばれることもありますが、実際には物品管理の中に含まれているため、両者の違いは示す「モノ」の範囲の広さです。
物品管理の「目的」とは
物品管理で管理している「物」は、社内の備品や機材などが管理対象でした。それでは、それらを何の「目的」で管理しているのでしょうか？以下の４つの目的をご紹介します。
１．数量の把握
病院などで物品管理をする目的は、在庫管理の目的に近いと言えるでしょう。
在庫管理では「商品」を管理し、その在庫数を把握して過不足を調整することが目的です。企業にとっては、品切れによる機会損失を防ぎ、余分な在庫を抱えることによるコストを削減できるメリットがあります。
同様に病院でも医療消耗品などの在庫の過不足を調整することが目的となります。
医療行為を行う上で必須である医療消耗品や医療材料などが不足してしまえば、医療行為そのものが行えなくなるので「商品」の品切れを防ぐことと同様に、事業にとって重要な管理目的と言えます。
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２．所在の把握
消耗品ではなく、全社や部門内で共同で利用される備品や機材などは、現在誰がどこで使用していて、どこに持ち出されているのかという情報を管理する「貸出管理」や「持ち出し管理」が目的です。
社内のどこかで放置されるような「返却忘れ」や「紛失」「備品の私物化」などを未然に防げます。カメラなどの高価な機材であれば、なおさら重要な管理項目となるでしょう。
物品管理システムの中には、RFIDなどのICタグやビーコンなどのセンサーを組み合わせて、位置探索までできるような製品も登場しています。
また、レンタル事業者であれば、どの顧客に貸し出されていて、いつ返却されるのかまで管理する必要があります。これを使うことで、貸出期間を重複させないように、効率的にレンタルの予約受付業務を行えるようになります。
３．状態の把握
機材には耐用年数があります。そのため、物品の状態を把握する現品管理を目的とすることもあります。主な状態の確認項目は以下の通りです。
- ■耐用年数はどのくらいか
- ■消費としていつまで使用可能なのか
- ■現在使用できる状態なのか
- ■修理中なのか
- ■故障して破棄したのか
- ■使用期限はいつか
また、「貸出管理」や「持ち出し管理」と組み合わされることで、貸し出し前・持ち出し前の状態と照合して、故障や紛失の日時や原因、責任などの把握も可能となります。
４．資産の把握
物品管理の管理対象となる備品や機材は、会計処理上の「資産」となります。耐久消費財であれば、減価償却などの処理が必要となり、抜け漏れが発生しないように全体を正確に把握しなければなりません。
膨大な管理点数になると、それぞれの購入から廃棄までの状態、償却期間、あるいはリース契約などをすべて管理することは容易ではありません。
このような資産の棚卸し業務を効率化し、資産を正確に把握することも物品管理の目的の一つとなります。
５ステップ！物品管理の手順とは
物品管理の目的がわかったところで、手順を紹介します。
１．物品管理台帳を作成する
物品管理を正しく行うために、まず「物品管理台帳」を作成しましょう。一般的には、紙やエクセルを使って管理している企業が多いのではないでしょうか。管理台帳には、以下のような項目が必要になります。
- ■管理番号
- ■物品名
- ■種別
- ■登録日
- ■登録者
- ■更新日
- ■更新者
- ■保管場所
- ■利用状況
他にもリース資産の場合や固定資産の場合に必要な項目もあります。紛失や破損などがあっても、物品管理台帳を見ればひと目で分かるように、自社で管理する項目を決めて管理を行いましょう。
２．物品の分類やラベルの作成
次に、台帳での管理がしやすいように物品を分類分けしましょう。カテゴリーや頻度によって分けると分けやすくなります。分類を行ったあとは、物品にラベリングを行いましょう。ラベリングによって台帳での管理や棚卸をスムーズになります。
３．配置を決める
どの物品をどこにおいたのか把握できるように配置を決定しましょう。管理場所がバラバラでは、紛失したのかもわからなくなり、管理もさらに煩雑になってしまいます。棚に番号をふったり、物品を置く区域を決めることで台帳での管理も楽になります。
４．定期的な棚卸
物品には資産から備品までさまざまな「モノ」があるため、棚卸が必須となります。定期的に行うことで、紛失・破損・故障などに気づけ、古くなった物品の交換や適正数の補充も可能です。
５．ルールや配置の周知
物品管理は社員にルールを周知しないと、うまく物品管理が行えません。運用のルールや配置を周知しないと、管理がさらに煩雑になり紛失や盗難にもなりかねないでしょう。備品の使用ルールや配置、使い方をマニュアルなどにまとめて周知することをおすすめします。
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物品管理を行うことで、紛失やムダな購入などが減りコストを削減することができます。特に物品管理は社内の備品や消耗品を管理するので、煩雑になりがちですが適切に行うことでその効果はみえてくるでしょう。
物品管理をもっと簡単に行いたい！という方は物品管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。システム化することによって、管理台帳の作成や・更新もスムーズになり、棚卸もバーコードを読み取るだけで簡単に済ませることができます。是非一度、検討してみてください。
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