【図解】物品管理システムの基本機能一覧を紹介！

物品管理システムの基本機能一覧

物品管理システムとは社内にある消耗品や備品などの管理ができるシステムです。棚卸や貸出管理なども行うことができ、システム連携を行うことで固定資産やリース資産の管理も可能です。

ここでは、物品管理システムの機能を５つに分けてご紹介します。

機能１．現品管理

現品管理機能は物品をデータ化して管理する機能です。現品管理を行うにあたって必要な以下の機能がそろっています。

■台帳管理

現品の情報が一元管理されたデータベースに登録した物品情報を呼び出すことで、リアルタイムに物品の管理状況を把握できます。

■バーコードやQRコード、ICタグの読み取り

資材や製品などの物品情報をバーコードやQRコード、ICタグなどで登録し、データベースで一元管理することが可能です。さらに物品を管理するためのタグを発行することもできます。

■棚卸し業務の最適化

データ化した物品情報を画面上で目視確認できるほか、専用のハンディターミナルが付属された製品もあり、バーコードやカラーコードなどを読み込みことで効率的に棚卸し作業が行えます。

これらは梱包された状態の物品においても管理することが可能です。

機能２．貸出管理

貸出管理は備品の貸出やリース商材の管理を行う機能です。

■貸出状況や返却期日の確認

備品や商材をデータ化し、いつ誰に何を貸したのかの情報や、返却履歴を登録することができます。 貸出予約や返却期日のアラート機能を備えた製品もあります。

■IT資産の管理でセキュリティ対策

社内のパソコンをバーコードやカラーコードなどで登録しておくことで、不正な持ち出しや持ち込みを防止することが可能です。 また、社内ネットワークを監視して不正アクセスやソフトウェアの不正インストールを防止する機能がある製品もあります。

貸出管理機能は、貸出状況やセキュリティ対策まで扱う物品によりさまざまな管理を行うことが可能です。

機能３．入出庫管理

入出庫管理は店頭や倉庫などで保管されている商品の管理を行う機能です。バーコードやカラーコードなどを登録した商品を、入庫や出庫の際にハンディターミナルなどで読み込むことにより、入出庫状況がデータベースに登録されます。

入出庫管理機能を利用することで、ヒューマンエラーを防止し、正確で効率的な作業が可能となります。

機能４．在庫管理

在庫管理は商品が入庫されてから出庫されるまでの管理を行う機能です。登録された入出庫データはデータベース上でリアルタイムに在庫確認が可能で、必要な商品を瞬時に検索できるため、すぐに目的の商品を探し出せます。

また、在庫状況を期間や仕入先別で表示することで、在庫状況や仕入れ状況を計測したり、分析することで次の予測を立てることも可能です。

機能５．点検管理

点検管理は点検や廃棄の情報を登録できる機能です。

■点検・整備時期の登録

定期点検の日程や過去の整備状況などを登録することができ、設備の事故防止や安全な設備を維持することができます。 また、修理内容を登録しておくことで過去履歴のスムーズな呼び出しや報告書作成を効率化することが可能となります。

■廃棄日程の登録

廃棄処分を行う物品を登録することにより、メールなどで通知することができます。

これらの機能は、定期的な点検や整備が必要な設備、一定の保管期間がある重要書類、消耗品や生鮮食品の管理などに役立ちます。

物品管理システムで正確で効率的な管理を

ご紹介してきたとおり、物品管理システムはあらゆる物品を様々な管理方法で管理することができ、中小企業から大企業まで、様々なビジネスシーンで活用することが可能です。

従来の手作業やエクセルでの管理方法で生じていた手間やミスなどの問題を解決し、より有効的な物品活用を行うために、物品管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。