選定ポイント１：提供形態を選ぶ
物品管理システムの提供形態には大きく分けて、オンプレミスとクラウドの２つがあります。
オンプレミスであれば、初期費用はかかりますが自社で運用することが可能なので、自社のセキュリティレベルに合わせた運用を行えます。また、カスタマイズも自由なので自社の業務フローに合わせたシステム構築を実現します。
クラウド・ASPであれば、初期投資とランニングコストを大幅に削減することができ、導入もスムーズに行うことができます。さらに、マルチデバイスに対応した物品管理システムであれば、リース商材や什器の利用状況や貸し出し状況をどこからでも管理することが可能となり、マネジメント業務の工数を大幅に削減することにも貢献できるでしょう。
選定ポイント２：管理方法を決める
物品管理システムは、多くの物品を効率的かつ確実に管理するための統合型ソリューションで、そのメリットは膨大な数の物品を確実に管理できる、管理方法の多さにあります。そのため「なにを管理するのか」「どんな項目で管理するのか」を明確にしておきましょう。
なんでも管理できるからといって、管理する物品や備品を増やしすぎてしまうと、かえって管理が煩雑になってしまいます。システムが管理してくれるとはいえ、管理するものや管理項目が多すぎるのも考えものです。事前に管理するものや項目を洗い出しておきましょう。
選定ポイント３：業務を効率化する機能
物品管理システムは、登録した物品情報をいかに効率的に、確実に把握し管理することができるのかという点が選定する際のポイントとなります。
バーコード・タグ登録機能
業務を効率化できる機能として、バーコードやタグによって登録した物品情報・社内資産のデータを入出力できるのか、といった着眼点が必要です。
また、バーコード登録などの棚卸し業務が携帯端末などのマルチデバイスに対応している場合、素早く物品を登録することができます。その上、携帯端末から登録した物品情報を管理することができれば、時間と場所を問わずどこからでも物品の使用状況を把握し、管理することが可能となります。
返却期限管理・貸し出し管理機能
リース商材などの貸し出し業務を効率化する機能としては、カレンダー形式での返却期限管理や貸し出し管理を行う機能などが挙げられるでしょう。他にも、登録した什器・社内備品の利用状況や使用履歴を一覧化して把握する機能なども存在します。
業務を効率化できる物品管理システムの機能についてご紹介しましたが、物品管理システムの基本的な機能を知りたい方は以下の記事をご覧ください。
選定ポイント４：導入の難易度
物品管理システムなどの大規模な基幹システムを導入する際に、注意すべき点は導入の難易度です。
テンプレートがあるか
例えば、業種毎にあらかじめテンプレートが用意されているだけで、導入時から迅速に物品管理システムを活用することができるでしょう。また、テンプレートが用意されていることで、プロジェクトごとの登録項目を作成する際の指標として活用することも可能です。
ただし、テンプレートの場合は業務フローを見直して、システムに合わせる必要が出てくるので注意してください。
設備増築は必要か
導入に際して新たに設備を増築する必要があるのか、ないのかという点も導入の難易度を左右する大きなポイントです。導入が容易で、シームレスに運用を行うことができる製品が好ましいでしょう。
選定ポイント５：他システムとのデータ連携
会計システムなど他のシステムと連動させることで、財務管理や必要書類作成の業務も物品管理システムを通して行うことができるため、管理方法のバリエーションが拡大します。他にも固定資産管理システムとの連携も行える製品もあるので、どんな製品やシステムと連携できるのか確認が必要になります。
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