物品管理システムの選定ポイント

物品管理システムの選定ポイント

ポイント1. 管理方法のバリエーション

物品管理システムは、多くの物品を効率的かつ確実に管理するための統合型ソリューションです。物品管理システムを選ぶ際のポイント1つ目は、膨大な数の物品を確実に管理できる、管理方法の多さにあります。

バーコード登録などの棚卸し業務が携帯端末などのマルチデバイスに対応している場合、素早く物品を登録することができます。その上、携帯端末から登録した物品情報を管理することができれば、時間と場所を問わずどこからでも物品の使用状況を把握し、管理することが可能となります。

また、他のシステムと連動させることで財務管理や、必要書類作成の業務も物品管理システムを通して行うことができるため、管理方法のバリエーションが拡大します。

ポイント2. 導入の難易度

物品管理システムなどの大規模な基幹システムを導入する際に、注意すべき点は導入の難易度です。

例えば、業種毎にあらかじめテンプレートが用意されているだけで、導入時から迅速に物品管理システムを活用することができるでしょう。また、テンプレートが用意されていることで、プロジェクトごとの登録項目を作成する際の指標として活用することも可能です。

その他にも、クラウドASPに対応していることで初期投資とランニングコストを大幅に削減することができ、導入もスムーズに行うことができます。クラウドかつマルチデバイスに対応した物品管理システムであれば、リース商材や什器の利用状況や貸し出し状況をどこからでも管理することが可能となり、マネジメント業務の工数を大幅に削減することにも貢献できるでしょう。

また、導入に際して新たに設備を増築する必要があるのか、ないのかという点も導入の難易度を左右する大きなポイントです。導入が容易で、シームレスに運用を行うことができる製品が好ましいでしょう。

ポイント3. 業務を効率化する機能

物品管理システムを選ぶ際のポイント3つ目は、管理業務を効率化する機能にあります。多くの物品を一元で管理する統合型のソリューションである物品管理システムでは、管理業務を効率化することが必要条件だと言えるでしょう。

具体的には、バーコードやタグによって登録した物品情報・社内資産のデータを入出力できるのか、といった着眼点が必要です。また、リース商材などの貸し出し業務を効率化する機能としては、カレンダー形式での返却期限管理や貸し出し管理を行う機能などが挙げられるでしょう。他にも、登録した什器・社内備品の利用状況や使用履歴を一覧化して把握する機能なども存在します。

登録した物品情報をいかに効率的に、確実に把握し管理することができるのかという点が物品管理システムを選定する際のポイントとなるのです。

物品管理システムは「モノと情報を管理する」総合型のソリューションです。大企業から中小企業まで幅広いニーズに対応した、多種多様なプランが用意されています。人の手による物品の管理に限界や疑問を感じたら、物品管理システムの導入を検討する時期かもしれません。