病院で行う物品管理の内容とは？管理を効率化するコツも紹介！

病院で行う物品管理とは

病院で行う物品管理とは、事務用品や診療に必要な医療機器などを管理することです。医療業務において発生する、すべての物品が対象になります。

例えば注射針は、色々な処置に使われる医療器具ですが、細菌やウイルスなどの感染媒体としても有名です。そのため、消毒やメンテナンスを定期的に実施する必要があります。物品管理によって、このような処置が適切なスケジュールで実施可能になります。

また物品管理は、経営面にも影響を与えると言われています。例えば高額医療機器は購入価格が高く、収支を圧迫する物品です。そのためコスト的には、耐用年数が来るまで目いっぱい使用した方が効率的です。

このような耐用年数の一元管理も病院で行われる物品管理の範囲となります。

病院の物品管理で行うべき内容

病院の物品管理は、通常の物品管理と異なる部分もあります。以下で、詳しい仕事内容を見ていきましょう。

物品の消費量の確認

医療機器や医療材料の消費量を確認します。

具体的な方法は、一般的な企業と変わりません。しかし、病院は患者さんの命がかかっている場所です。そのため病院の物品管理では、一般の企業よりもスピードと正確さが求められます。利用状況や利用目的など、物品に関する詳細な情報を記録するのが基本です。

必要なものが必要な人に適切な量だけ使われているかを確認しましょう。

物品の在庫管理

適切な在庫量が確保されているか、医療機器がどこに持ち出されているかなどを確認します。医療材料の使用期限や医療機器のメンテナンスが適切かどうかを把握するのも、業務の範囲内です。

貸出機器の在庫管理は、所在だけでなく貸出相手や返却期限なども確認しましょう。人とモノの所在を明らかにすることで、物品の紛失・返却忘れ・私物化などを防げます。高額になるほど、項目を細分化して管理する必要があるでしょう。

購買内容の管理

購入した物品の内容や数を管理し、発注業務を効率化させます。

医療機器や医療品は、患者さんの容態の変化に柔軟に対応するために、十分な在庫量を保持する必要があります。しかしながら、限度を超えた無駄な支出は控えるべきなので、医療の質や患者さんの満足度を下げない範囲で適正な購入量を維持することが大切です。

あると便利なものでも長期間使わないのであれば、購入しない方がよい場合もあるでしょう。低コストの代替品があれば、購入先を変更する必要も出てきます。同じ種類の物品は、ひとつに統合して購入品目を減らすのがおすすめです。

無駄な発注が発覚した場合は、適切な発注量を算出し直します。

請求などの業務漏れの防止

保険請求可能な物品とそうでない物品を明確に分けましょう。

例えば厚生労働省が定める特定保険医療材料を使用したときは、診療報酬請求や各種書類の記入が必要です。そういった物品にまつわる診療報酬請求の点数付けにミスがないか、書類の記入漏れがないかなどもチェックしましょう。

そのためには、医師・看護師・患者さんとの密なコミュニケーションが不可欠です。専用の保険請求ラベルなどを利用すれば、情報伝達ミスをなくし、請求漏れを限りなくゼロに近づけられるでしょう

物品管理を効率化する方法

ここでは、物品管理を効率化する方法を見ていきましょう。

物品管理を行うルールを構築する

物品管理のルールは、従業員全員が一定の基準に沿って行動するために必要なものです。ルールが曖昧だと、物品管理の方法がバラバラになり、備品管理表への記入漏れなども発生しやすくなります。

特に病院は、メンテナンスや在庫管理などをシビアに行わなくてはなりません。そのため従業員がスムーズに物品管理できるような仕組みづくりが必要です。どのようにしてルールを決めるかは、病院の方針や現場の状況などで臨機応変に対応します。

一般的に以下の方法が有効とされています。

• ■エクセルなどで備品管理表を作成する
• ■物品の持ち出しを許可する人を決めておく
• ■物品を持ち出す際は、必ず備品管理表に日付と名前を記入する
• ■設定した物品管理ルールは、病院内の従業員全員に周知させる

物品管理システムを導入する

物品管理システムを導入することで、物品の利用状況・担当者・保管場所・持ち出し日などを一元管理できます。

物品に関する情報を正確に把握できるため、必要な時に必要なものを迅速に持ち出すことが可能です。管理が曖昧な時に起こりがちな、時間をかけて物品を探しに行くというような手間がかかりません。

また、遊休品などを見つけ無駄を解決することにもつながるでしょう。最近では、全ての物品を包括的に管理する「SPDシステム」を導入する病院も増えているようです。

多くの物品管理システムでは、バーコードやICタグを用いています。スキャナーをかざすだけで物品情報を登録できるので、棚卸業務の負担も軽減できます。中には発注業務を自動化してくれるものや、在庫数が一定の基準を下回ったら物品を自動補充してくれるものもあります。

物品管理を適切に行って業務の効率化を図ろう！

病院で物品管理する際は、消費量・在庫数・購買内容などを正確に把握します。

物品に関わる保険請求などの記入ミスがないかもチェックしましょう。物品管理を効率化したい場合は、従業員全員が一定の基準に沿って行動するためのルール作りも有効です。また棚卸業務などの自動化には、物品管理システムを活用しましょう

物品管理を適切に行って、業務の効率化を目指してください。