病院で行う物品管理とは
病院での物品管理とは、医療現場で使用する医薬品や医療機器、衛生用品や事務用品などの物品を管理することです。医療業務において発生する、すべての物品が対象です。
医療機器や医薬品が不足すると、患者に対する充分な処置が困難になります。そのため、必要な物品を常に確保することが重要であり、病院での物品管理は欠かせません。
また、物品管理は経営面にも影響します。医療機器は高額なものも多く、収支に負担がかかるため、耐用年数を踏まえた適切な管理が求められます。
病院の物品管理で行うべき内容
病院の物品管理は、通常の物品管理と異なる部分があります。以下で詳しく解説します。
物品の消費量の確認
医療機器や医療材料の消費量を確認します。具体的な方法は、一般的な企業と変わりません。しかし、病院は患者の命に関わる場所であるため、より迅速で正確な管理が求められます。
そのため、利用状況や利用目的など、物品に関する詳細な情報を記録するのが基本です。詳細情報をもとに、必要なものが必要な人に適切な量だけ使われているかを確認しましょう。
物品の在庫管理
適切な在庫量が確保されているか、医療機器がどこにもち出されているかなどを確認します。また、医療材料の使用期限や医療機器のメンテナンスが適切かどうかを把握するのも、業務の範囲内です。
貸出機器の在庫管理は、所在だけでなく貸出相手や返却期限なども確認しましょう。人と物の所在を明らかにすることで、物品の紛失や返却忘れ、私物化などを防げます。特に高額な機器に関しては、管理項目を細分化して正確に管理する必要があります。
購買内容の管理
購入した物品の内容や数量を把握し、発注業務を効率的に進めます。
医療機器や医療品は、患者の容態の変化に対応するため、十分な在庫量を保持する必要があります。一方で、過剰な支出を防ぎ、医療の質や患者の満足度を下げない範囲で適正な在庫量を保つことも重要です。不必要な発注が発覚した場合には、数量を調整し、コスト削減と在庫の適正化を図ります。
保険請求などの業務漏れの防止
保険請求が可能な物品と対象外の物品を明確に分けましょう。例えば、厚生労働省が定める特定保険医療材料を使用した場合は、診療報酬請求や各種書類への記入が必要です。物品にまつわる診療報酬請求の点数付けにミスがないか、書類の記入漏れがないかなどもチェックしましょう。
その際、医師や看護師、患者との密なコミュニケーションが不可欠です。専用の保険請求ラベルなどを利用すれば、情報伝達のミスをなくし、請求漏れを減らせるでしょう。
物品管理を効率化する方法
ここでは、物品管理を効率化する方法を紹介します。
物品管理を行うルールを構築する
物品管理のルールは、従業員全員が一定の基準に沿って行動するために必要なものです。ルールが曖昧だと、物品管理の方法がバラバラになり、物品管理表への記入漏れなども発生しやすくなります。
特に病院は、メンテナンスや在庫管理などをシビアに行わなくてはなりません。そのため従業員がスムーズに物品管理できるような仕組みづくりが必要です。ルールの設定は、病院の方針や現場の状況に応じて臨機応変に対応します。
一般的に効果的な方法として、以下があげられます。
- ●エクセルなどで物品管理表を作成する
- ●物品のもち出しを許可する人を決めておく
- ●物品をもち出す際は、必ず物品管理表に日付と名前を記入する
- ●設定した物品管理ルールは、病院内の従業員全員に周知させる
物品管理システムを導入する
物品管理システムを導入することで、物品の利用状況や担当者、保管場所、もち出し日などを簡単に一元管理できます。
物品の所在も正確に把握できるため、必要なときに必要なものを迅速にもち出せます。管理が曖昧なときに起こりがちな、時間をかけて物品を探す手間がかかりません。また、使われていない物品（遊休品）も見つけやすくなり、無駄の削減にもつながるでしょう。
多くの物品管理システムでは、バーコードやICタグを用いています。スキャナーをかざすだけで物品情報を登録できるので、棚卸作業もスムーズです。なかには発注業務を自動化するものや、在庫数が一定の基準を下回ったら物品を自動補充するものもあります。
ITトレンドでは、多種多様な物品管理システムを取り扱っています。以下のボタンから各社製品の一括資料請求が可能なため、導入の検討材料としてお役立てください。
物品管理システムの選定ポイント
ここでは、病院で物品管理システムを導入する際に確認しておくべきポイントを解説します。
- ■必要な機能が搭載されているか
- 物品管理システムは、製品ごとに機能性が異なるため、自社のニーズや要件を満たす機能が搭載されているか確認が必要です。具体的には、発注・補充の自動化機能や使用・消費状況の追跡機能、レポート機能のある製品がおすすめです。
- ■課金形態が適しているか
- 物品管理システムには、料金が物品数に応じて変動するものと、ユーザー数に応じて変動するものがあります。どちらの課金形態が自社に適しているのか比較しましょう。また、低価格で利用できる棚卸専用プランを提供している製品もあります。
- ■セキュリティ対策は問題ないか
- 医療現場ではデータの機密性が重要であるため、システムが適切なセキュリティ対策を施しているかを確認する必要があります。アクセス制限やデータ暗号化機能を備えたシステムを選ぶことで、情報漏えいリスクを低減できます。
- ■操作性に優れているか
- 使いやすさや操作性も、システム選びのポイントです。操作がシンプルで現場スタッフがスムーズに利用できるシステムを選びましょう。また、トラブルが起きたときのサポート体制が整っているかも重要です。
以下の記事では、おすすめの物品管理システムを紹介しています。選び方についても詳しく解説しているため、ぜひ参考にしてください。
まとめ
病院で物品管理する際は、消費量や在庫数、購買内容などを正確に把握しましょう。また、物品に関わる保険請求などの記入ミスがないかチェックすることも重要です。
物品管理を効率化したい場合は、物品管理システムを活用がおすすめです。まずは気になる製品の資料請求をしてみて、製品について詳しく知ることからはじめてみましょう。
