物品管理システムとは
物品管理システムとは、バーコードやICタグを一つひとつの物品（消耗品・機材・備品）に付けて、その所在や状態を管理するシステムです。備品管理システムとも呼ばれます。
オフィスでの備品管理はもちろん、工場や医療現場など、さまざまな業種で使われています。棚卸や貸出管理にも対応しており、管理業務の効率化が図れる点がメリットです。また、紙やExcelによる物品管理表や備品管理台帳を用いた物品管理と違い、備品の種類や数が多くても効率的な管理が可能です。
物品管理システムの基本機能
物品管理システムの基本機能としては、以下のものが挙げられます。
| 機能 |
内容 |
| 台帳管理 |
企業や組織が所有している資産や在庫などの物品を一元管理するための機能。 |
| ラベル発行 |
物品を管理するためのラベル作成や印刷、貼付、ラベル情報の編集や更新などを行う機能。 |
| 棚卸管理 |
貼付したラベルをハンディターミナルやスマホで読み取り、正確で効率のよい棚卸しを実施する機能。 |
| 配置管理 |
物品が現在どこにあるのか、フロアや管理場所全体の配置を可視化できる機能。 |
| 貸出管理 |
物品の貸出・返却状況をひと目で確認できる機能。 |
| 点検管理 |
物品の点検や整備の日程・履歴・廃棄予定を記録できる機能。 |
物品管理システムをお探しの方へ
この記事では、対応できるコードやタグの種類別に、おすすめの物品管理システムを比較します。機能や価格、無料トライアルの有無についても比較可能なため、製品選定にお役立てください。
さっそくツール選定に移りたい方は、こちらから詳しい製品情報をご覧ください。
▼【比較表】おすすめの物品管理システム
物品管理システムのタイプ
物品管理システムは、物品管理の方法によって２つのタイプに分けられます。
RFIDに対応した物品管理システム
電波を使い、ICタグやRFタグの情報を非接触で読み取れる「RFID」に対応した物品管理システムです。備品などがダンボールに入った状態でも一括で情報を読み取れるため、備品の数量が多い場合や、検品・棚卸作業を効率化したい場合などに適しています。ただし、バーコードに比べ割高な傾向にあります。
▼RFIDに対応した物品管理システムの製品紹介へジャンプ！
バーコードに対応した物品管理システム
QRコードやバーコードを読み取るタイプの物品管理システムです。備品を一つひとつ読み取る必要があるため、備品数があまり多くない場合に向いています。QRコードの読み取りをスマホで行えば専用端末を購入する必要もありません。
▼バーコードに対応した物品管理システム製品紹介へジャンプ！
物品管理システムの選定ポイント
自社に最適な物品管理システムを見極めるには、以下の点に注目してみましょう。
- ●自社が利用したい機能が搭載されているか
- ●料金や課金形態が適しているか
- ●管理項目が自社の業界や業種にマッチしているか
自社が利用したい機能が搭載されているか
物品管理システムは、製品ごとに機能性が異なるため、自社のニーズや要件を満たす機能やサービスがあるか確認したうえで導入を検討することが重要です。基本機能以外にも、
必要に応じて以下のような機能が搭載されているか確認しておきましょう。
- ■予約管理機能
- 希望日時や期間を指定して物品利用を予約する機能。予約情報はカレンダー形式で表示されるため、スケジュールの確認が容易に行える。
- ■返却期日のアラート機能
- 管理者または使用者に対して返却期限を通知する機能。予定日を過ぎても返却されていない場合は、督促メールを配信する製品もある。
- ■移動管理機能
- 物品に貼付したラベルをスキャンして、移動管理を行う機能。物品の移動日時や移動元・移動先の情報などを記録する。また、RFIDマットやゲートを通過することにより、物品の移動をリアルタイムに検知できる製品もある。
- ■リース契約管理機能
- リース・レンタル品の契約内容や期限を管理する機能。機材や備品をリースまたはレンタルしている企業におすすめ。
料金や課金形態が適しているか
まずは、物品管理システムの費用相場を把握しておきましょう。
- ●初期費用：無料の場合が多い
- ●月額費用：１万円～５万円程度
物品管理システムの料金体系は月額従量課金制が一般的です。そのなかでも、物品数に応じて料金が変動するものと、ユーザー数に応じて変動するものがあります。ITトレンド編集部が調査したところ、前者の物品数に応じて料金が変動するタイプが多い傾向でした。
物品数に応じた従量課金制の場合、ユーザー数無制限で利用できるケースが多く見られます。反対に、ユーザー数に応じた従量課金制では、物品数無制限で利用可能なケースが一般的です。各ベンダーの見積もりをとったうえで、自社の場合どちらがコストを抑えられるのか比較検討するのがおすすめです。
なお、製品によっては棚卸専用のプランを提供しているものもあります。月額５千円程度で提供されており、相場よりも料金が安いため「棚卸だけ効率化できればよい」という企業には適しているでしょう。
管理項目が自社の業界や業種にマッチしているか
物品管理システムには、さまざまな業界や業種に幅広く対応している製品と、特定の業界に特化した製品があります。
例えば医療業界向けの製品では、医療品の使用期限や使用履歴、使用量、在庫数などを厳密に管理できる機能が提供されています。幅広い業種に対応する製品では、医療業界の特殊な管理項目に対応できない場合もあります。また、厳密かつ詳細な管理を行うための機能が不足している可能性もあるため、医療業界に特化した製品を導入するのがおすすめです。
また医療業界のほかにも、学校備品の管理に特化したものや、生産現場の物品管理に特化したものなど、多種多様な製品があります。自社と同じ規模や業種での導入事例があるかなども確認しておくとよいでしょう。
【比較表】おすすめの物品管理システム
物品管理システムのおすすめ製品を、年間ランキング順に比較表にまとめました。また、この記事で紹介している製品をさまざまな角度から調査して見えてきた、物品管理システムの特徴や傾向を以下にまとめています。ぜひ製品の比較検討にお役立てください。
- ●棚卸管理と貸出管理はすべての製品が対応している
- ●物品を管理するためのラベル発行はすべての製品で可能
- ●配置管理や移動管理、点検管理は多くの製品が対応している
- ●備品予約や返却アラート機能は多くの製品に搭載されている
- ●スマホでの棚卸に対応している製品は半数ほど
- ●リース・レンタル品の管理に対応している製品は少なく、RFIDに対応したタイプに多い傾向
システム導入をお急ぎの方や、製品の絞り込みにお悩みの方は、一括資料請求をご利用ください。稟議資料に活用できる資料のダウンロードも可能です。
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RFIDに対応した物品管理システム
まずは、ICタグやRFタグの情報を非接触で読み取れる「RFID」に対応した物品管理システムを紹介します。
製品・サービスのPOINT
- 固定資産、IT機器、備品…様々な物品を一元管理・共有が可能
- バーコード、ICタグを使って棚卸しを効率化
- ハンディターミナル、スマホで誰でも簡単に物品管理が可能
株式会社コンビベースが提供する「Convi.BASE（コンビベース）」は、1,100社以上の導入実績がある物品管理システムです。棚卸や貸出返却管理、入出庫管理などが行えます。会計システムとの連携も可能なため、二重管理防止にも役立つでしょう。また、ICタグやバーコード、カメレオンコード、フルスキャンコードといった複数のラベルを利用用途に応じて選択できる点も魅力です。
| 参考価格 |
月額55,000円～ |
無料トライアル |
ー |
| 機能 |
棚卸管理/配置管理/移動管理/貸出管理/備品予約/点検管理/アラート機能/ラベル発行/スマホでの棚卸対応 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
いい点
卸売・小売業・商業（商社含む）
1,000名以上 5,000名未満
改善してほしい点
食品、医薬、化粧品
5,000名以上
《Assetment Neo》のPOINT
- 什器・備品や固定資産、IT機器など、あらゆる社内資産を一元管理
- バーコードやRFIDを活用した棚卸で、作業負担を1/5に削減
- 利用ユーザー数無制限！複数拠点や大規模案件に最適
「Assetment Neo」は株式会社アセットメントが提供しており、ユーザー数無制限で利用できる資産管理ソフトです。バーコードやQRコード、RFIDの各種ラベル、タグに対応しています。ハンディターミナルまたはスマホで読み取り、資産の導入から廃棄までを一元管理します。貸出管理やワークフロー機能を搭載し、基幹システムとの連携も可能です。そのほか、教育サポート・データ移行サービス・初期棚卸支援サービスなど、導入から運用までのサポート体制が整っています。
| 参考価格 |
月額40,000円～
※資産数により変動 |
無料トライアル |
ー |
| 機能 |
棚卸管理/配置管理/移動管理/貸出管理/備品予約/点検管理/アラート機能/ラベル発行/スマホでの棚卸対応 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《タグ衛門》のPOINT
- 守りたい資産にRFIDタグを貼り、不正な持ち出しによる紛失を防止
- RFIDタグを一括読み取りすることで面倒な棚卸業務の負担を軽減
- 導入しやすいパッケージソフトで備品管理業務の負担を軽減します
「タグ衛門」は、株式会社ハイエレコンが提供する物品管理統合パッケージです。備品の不正な持ち出しを検知して履歴を残す、セキュリティゲート「タグ衛門Gate」を活用すれば、機密情報の流出や盗難防止に効果的です。また、RFIDタグを使って備品の棚卸や備品の検索ができる「タグ衛門 Handy」の併用導入も可能です。
| 参考価格 |
ー |
無料トライアル |
ー |
| 機能 |
棚卸管理/配置管理/移動管理/貸出管理/備品予約/点検管理/アラート機能/ラベル発行/スマホでの棚卸対応 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
いい点
卸売・小売業・商業（商社含む）
1,000名以上 5,000名未満
改善してほしい点
情報処理、ＳＩ、ソフトウェア
5,000名以上
物品管理システム
株式会社日立システムズエンジニアリングサービスが提供する「物品管理システム」は、RFIDやビーコン、バーコードやQRコードといった豊富なアタッチメントで、物品状況をリアルタイムに把握するシステムです。RFIDマットやゲートを通過した際、物品の移動がリアルタイムで検知されるため、不正持ち出しや紛失防止にも役立ちます。また、画面の表示に従って物品情報を入力するだけ登録が完了するため、だれでも簡単に利用できるのも魅力です。
| 参考価格 |
ー |
無料トライアル |
ー |
| 機能 |
棚卸管理/配置管理/移動管理/貸出管理/備品予約/点検管理/アラート機能/ラベル発行/スマホでの棚卸対応 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
MONISTOR
株式会社東北システムズ・サポートが提供する「MONISTOR」は、情報機器や機材、オフィス用品や文書、リース品など幅広い物品を管理する物品管理システムです。物品の利用に関する申請や承認の手続きを省略化できます。また、利用上のルールが守られているか定期的なチェックも行えるため、内部統制の強化にも役立ちます。なお、RFIDだけでなく、バーコードでの運用も可能です。
| 参考価格 |
ー |
無料トライアル |
ー |
| 機能 |
棚卸管理/配置管理/貸出管理/備品予約/点検管理/アラート機能/ラベル発行/リース・レンタル管理 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
MONISTOR for メディカル
株式会社東北システムズ・サポートが提供する「MONISTOR for メディカル」は、ME機器や院内資産の管理サポートに強みをもつ医療業界向け物品管理システムです。ベッドやキャビネット、医療機器など各病棟やフロアに分かれた物品を一括管理します。また、物品の移動時に利用者や所在が明確になるため、資産の行方を追跡でき、紛失防止に役立ちます。
| 参考価格 |
ー |
無料トライアル |
ー |
| 機能 |
棚卸管理/配置管理/移動管理/貸出管理/備品予約/点検管理/アラート機能/ラベル発行/リース・レンタル管理 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
バーコードに対応した物品管理システム
ここでは、QRコードやバーコードの読み取りに対応した物品管理システムを紹介します。
《ファインアセット》のPOINT
- 初期費用は無料！全ての機能を月額1万円から利用可能
- スマホからバーコードを読取り資産管理や棚卸を効率化
- Excel台帳をCSV形式でインポートして簡単に導入可能
中央システム株式会社が提供する「ファインアセット」は、備品やIT機器などを一元管理するクラウド型物品・棚卸システムです。複数拠点にある資産の一元管理が可能なため、物品の運用方法を社内で統一できます。台帳は、自社の業務にあわせた項目のカスタマイズや、画像の登録も可能です。また、物品における貸出状況の管理に加え、貸出予約にも対応しています。
| 参考価格 |
初期費用無料
棚卸専用：月額5,000円～
物品管理：月額10,000円～ |
無料トライアル |
◯（30日間） |
| 機能 |
棚卸管理/配置管理/貸出管理/備品予約/アラート機能/ラベル発行/リース・レンタル管理/スマホでの棚卸対応 |
《Colorkrew Biz》のPOINT
- 座席管理サービス利用者数 No.1
- 導入企業数800社以上で利用されている座席・備品管理サービス
- ３ステップではじめられ、QRコードとアプリで即開始できる
株式会社Colorkrewが提供する「Colorkrew Biz」は、備品管理やスケジュール調整など煩雑な業務を改善するビジネスコンシェルジュツールです。資産品や貸出品のQRコードを読み取ることで備品の受け渡しやログの管理が可能です。業務スペースなどの座席予約もQRコードで対応。従業員のいる場所も可視化できるため、人や会議室探しなど名もなき仕事に追われません。ISO27001やPマークを取得しており、セキュリティ対策も万全です。
| 参考価格 |
初期費用無料、月額40,000円～ |
無料トライアル |
◯（30日間/従業員数300人まで） |
| 機能 |
棚卸管理/貸出管理/備品予約/アラート機能/ラベル発行/スマホでの棚卸対応 |
いい点
放送・広告・出版・マスコミ
100名以上 250名未満
改善してほしい点
食品、医薬、化粧品
250名以上 500名未満
《OPTiM Asset》のPOINT
- クラウド上の台帳は常に最新の状態で、アプリから簡単に更新可能
- 二次元バーコードを読み取るだけで棚卸が完了
- 長期間オンライン履歴がない機器を把握し利用者へ状況を確認
株式会社オプティムが提供する「OPTiM Asset」は、棚卸業務を効率化する物品管理ソフトです。Web・モバイルアプリで棚卸計画を作成し、現物のバーコードを読み取るだけで棚卸が完了します。物品の情報をアプリで更新できるため、常に最新情報の共有が可能です。また、長期間オンラインの履歴がない物品を抽出し、利用状況の確認が行えます。
| 参考価格 |
初期費用無料、月額30,000円～ |
無料トライアル |
◯ |
| 機能 |
棚卸管理/貸出管理/点検管理/ラベル発行/スマホでの棚卸対応 |
備品管理クラウド
アストロラボ株式会社が提供する「備品管理クラウド」は、物品管理に関する悩みをまとめて解決できる物品管理システムです。台帳管理や棚卸など基本的な機能に加え、リース資産の更新契約を見逃さないためのアラート機能も備えています。また、物品に関連する見積書や請求書を紐づける機能など、便利な機能が充実しています。さらに、スマホアプリでバーコードや製品ラベルを読み込むだけで物品情報を登録できるため、台帳登録も手間なく行えるでしょう。
| 参考価格 |
月額5,000円～
※資産数により変動 |
無料トライアル |
ー |
| 機能 |
棚卸管理/配置管理/移動管理/貸出管理/備品予約/点検管理/アラート機能/ラベル発行/リース・レンタル管理/スマホでの棚卸対応 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
以下の記事では、スマホに対応した物品管理アプリやサービスを紹介しています。マルチデバイス対応の製品をお探しの方は、あわせて確認ください。
物品管理システム運用の注意点
物品管理システムを導入したからといって、すべての備品管理業務を効率化できるわけではありません。ここからは、物品管理システムを効果的に活用していくための注意点とポイントを解説します。
管理の対象を決める
現在保有している機器や備品をすべて管理しようとすると、事前精査やラベル貼付けなどに時間と労力を要し、管理者に大きな負担がかかるでしょう。コストも生じるうえに、システムへの物品登録もスムーズに進められません。
まずは、物品管理システムの管理対象を絞り、小規模での管理運用に慣れてきたら、対象を広げるようにしましょう。物品をジャンルごとに分類して対象を絞り込むのがおすすめです。
運用ルール・マニュアルの作成と周知
物品管理システムの導入により、従来の備品管理業務のフローに変更が生じたり、現行の運用ルールでは十分に対応できなかったりする可能性があります。新たな備品管理のルールやシステム運用に関するマニュアルを作成し、社員全員へ周知しましょう。
なお、物品管理規程や業務フロー策定、運用マニュアル作成などを支援するコンサルティングサービスを提供しているベンダーもあります。備品管理に関する専門知識や経験が不足している企業、運用に不安のある企業はコンサルティングサービスを利用するのも一つの手でしょう。
まとめ
物品管理システムを選ぶ際は、自社が有する物品の特性にあわせた管理が行えるか確認しましょう。また、業務効率化に役立つ機能が備わっているかも重要です。
物品管理システムを導入すれば、社内の機材や備品、工具を一元管理でき、棚卸の簡便化や負担軽減も可能です。まずは気になる製品の資料請求をして、製品について詳しく知ることからはじめてみましょう。
