エクセルデータベースとは
エクセルデータベースとは、エクセルの機能を用いて作成された表形式のデータベースのことです。また、データベースとは、画像や文字などのさまざまなデータを活用しやすいかたちに整理し集められた集合体を指します。日常業務で扱うエクセルや紙の帳票をそのまま放置していると、情報の属人化や更新ミスが発生しやすくなります。そこで注目されるのが、情報を一元管理するための「データベース化」です。データベース化により、情報の検索性や再利用性が格段に向上し、業務効率化につながります。
エクセルには簡易的なデータベース機能が備わっているため、小規模なデータであれば顧客データベースや企業情報データベースなども簡単に作成できます。
また、マイクロソフトオフィスにおけるデータベースソフトといえば、アクセス（Access）が一般的です。しかしアクセスは、データベース言語のひとつであるSQLの知識を必要とするため、エクセルに比べると対応できる人は社内では限られてくるかもしれません。
エクセルデータベースのメリット
エクセルを活用してデータベースを作成すると、どのようなメリットが得られるのか見ていきましょう。具体的には以下のようなメリットがあります。
- ■追加費用がかからない
- エクセルのデータベース機能を活用することで、新たにシステムを導入する必要がなく、追加費用なしで運用を開始できる。
- ■教育時間の削減
- エクセルは多くの人にとってなじみがあるため、基本の操作教育に工数がかからない。操作方法に迷った場合でもインターネットで簡単に解決できる。
- ■カスタマイズ性が高い
- 関数や数式を組み合わせれば、データの処理方法を自由に作り込めるため、企業の業務内容にあわせてカスタマイズできる。
エクセルデータベースは、追加費用がかからず誰でも簡単に操作できるため、コストを抑えながらデータベース化したい場合や、専門知識のない担当者がデータ管理する場合に適していいます。例えば、製造業や飲食業においては、社内で使用する「作業レシピ」や「調理手順」などをデータベース化することで、スタッフ間の情報共有が容易になります。従来は紙やエクセルで管理していたレシピも、データベース化によって、検索や更新が簡単になり、ミスの防止や新人教育の効率化にもつながります。
エクセルデータベースのデメリット
エクセルデータベースには、コストを抑えてデータ管理ができる点や操作性が高く誰でも扱いやすいといったメリットがある一方で、データ量の限界やセキュリティ面でのデメリットもあります。具体的には以下のような点がデメリットとしてあげられます。
- ●保存できるデータ量が限られる
- ●複数ユーザーによる同時更新ができない
- ●容量の大きなデータに適していない
- ●データの改ざん・削除が容易にできてしまう
- ●連携できるツールが限られる
すべてのデータを同一のファイル内で管理している限り、データ量の増加に伴って処理速度や動作に遅延が生じます。データが重いからといってデータを分断すれば、過去のデータを参照するときに不都合が生じるかもしれません。
さらに、エクセルは複数人での同時編集に向いていないため、リアルタイムにデータ更新ができません。また、セルの内容を自由に編集できるため、データの改ざんや削除が容易にできてしまうといったセキュリティ上の課題もあります。
エクセルは扱いやすく便利なソフトですが、一定の限界があるためAccessとの併用や、データベースの処理に特化したデータベースソフトの導入も視野に入れるとよいでしょう。なお、以下のボタンからデータベースソフトの資料請求も可能なため、導入を検討する際はぜひご利用ください。
エクセルのデータベース機能
ここからは、エクセルに備わっているデータベース機能について詳しく紹介します。
並べ替え
フィールドとも呼ばれる社名や日時順などのデータ項目ごとに「昇順」「降順」「五十音順」で並び替えができます。並び替えをしたい項目のセルを選択し、データメニューから操作します。そのほか右クリックでも並び替えが可能です。
抽出（フィルター）
抽出は、特定の条件を満たすデータだけを取り出す機能で、フィルター機能とも呼ばれます。項目名のセルにある三角マークをクリックするとフィルタリングが可能です。内容に応じて、以下のような抽出条件でデータを探せます。
- 数値で抽出
- 「指定の値に等しい」「指定の値以下」など
- 日付で抽出
- 「先月」「今四半期」「指定の値より前」など
- 文字で抽出
- 「指定の値を含む」「指定の値で始まる」など
これらの処理を加えたデータは、コピーして新たなファイルとして保存もできます。例えば、住所録から特定の地域に住む人だけを抽出してファイルとして保存し、DM送信に役立てるなどの利用が挙げられます。
スライサー
フィルターの応用としてスライサー機能があります。フィルターはひとつの条件の絞り込みに対し、スライサーは絞り込み条件が複数ある場合に便利です。テーブルツールデザインタブのスライサーを選択し設定します。
作成したスライサーから条件ボタンを選択すると該当するデータのみ抽出されます。例えば、住所録から東京都在住の男性を絞り込む場合は、「東京都」と「男性」のボタンを選択すると東京都在住かつ性別が男性のデータのみ表示可能です。
フォーム
フォーム機能では、専用の入力フォームを作成・使用できます。リストに表示したい内容をカード形式に表示できるのが特徴です。大量のデータや項目が多すぎて画面に収まりきらない情報を入力したいときに便利です。ただし、フォームからはデータを修正できない点に注意しましょう。
グラフ
グラフは、データ分析に重要な機能です。テーブル化したエクセルデータベースで右クリックのクイック分析からグラフを挿入できます。分析データの追加や、グラフの形状を選ぶなど目的に沿ったグラフを簡単に作成できるでしょう。
グラフを挿入するとグラフオブジェクトが表示され、グラフの編集ができます。
エクセルでデータベースを作成する手順
エクセルでデータベースを作成する手順をみていきましょう。
１．管理する情報を決める
管理する情報を決定します。例えば、住所録を作成する場合は氏名や住所、電話番号などの項目です。はじめに管理したい項目を出しておくとエクセルデータベース作成がスムーズに進むでしょう。
２．項目ごとに入力
エクセルをデータベース化する際には、管理項目ごとに情報を整理してデータ入力しなければなりません。手順１で決めた項目をそろえて縦に入力します。列内に異なる属性のデータが混在しないようにしましょう。
また、データの項目名も厳密に設定する必要があります。例えば、在庫管理データであれば「商品番号」「ロット番号」「棚番号」などひと目でわかり、区別が簡単な文字列にしましょう。これらを意識して作成するとデータの検索や抽出をスムーズに行えます。
３．情報のテーブル化
データベースの元となる表を作成し、テーブル機能によりデータベース化します。テーブル機能とは、作成した表が表であることをエクセルに認識させる機能です。テーブル化することのメリットは以下のとおりです。
- ●書式設定が簡単に
- ●テーブル範囲が自動で拡張
- ●書式設定や式も自動で適用
- ●計算式の扱いが簡略化
- ●データの並び替えや抽出が可能に
自動で行ごとの色が変わる、入力に伴いデータの範囲が拡張するなど、作業の手間を削減できます。
データベースを効率的に作成するには
エクセルでデータベースを作成すると、複雑なデータ処理は重くなりやすい、大容量のデータには対応できないため何回かに分けて作業を行う必要がある、などのデメリットが発生してしまいます。これらのデメリットは業務の効率を悪化させてしまう可能性もあるでしょう。
そこで、データベースをより効果的に作成するためには、「データベースソフト」の導入がおすすめです。データベースソフトとは、社内のあらゆるデータを効率的に整理し保存、管理するためのソフトウェアを指します。データベースの処理に特化しているので大容量のデータを収容でき、追加や削除、検索も容易です。また、煩雑になりがちな顧客データや案件管理データ、勤怠データなどを一元保管し、データ集計の効率化やデータの活用にも役立てられます。さらに、各個人が所持するよりも高いセキュリティ下で安全に管理できるのも大きなメリットです。
データベース作成の業務効率化を図りたい場合や、エクセルでの管理に限界を感じている場合には導入を検討するのがよいでしょう。なお、以下の記事ではおすすめ製品の価格や特徴などを比較できます。導入を検討する際にはぜひ参考にしてください。
データ量にあわせてデータベースの検討をしよう
エクセルでデータベースを作成する手順や活用方法、デメリットについて解説しました。エクセルでは、データベース化すると抽出や並べ替えが簡単になります。しかし、大規模のデータベースではファイルが重くなるなどの欠点があるため向いていません。大規模データを扱いたい場合には、データベースの処理に特化した「データベースソフト」の導入がおすすめです。
製品の比較をしたい場合や導入を検討する際には以下のボタンより資料請求をしてみましょう。社内検討の際にも活用できる比較表作成特典もあるので、ぜひお役立てください。
