エクセルでデータベース作成する手順は？注意点や対策も解説！

エクセル（Excel）のデータベース化とは

データベースとは、データを検索したり抽出したり扱いやすい形でまとめたものです。エクセルをデータベースとして活用できます。

データベース機能により作成

マイクロソフトオフィスにおけるデータベースソフトといえば、アクセス（Access）が一般的でしょう。しかしアクセスは、SQL（データベースにおいてデータを操作・定義するための言語）の扱いを前提としているため、エクセルよりも扱いづらいといわれています。

エクセルには簡易的なデータベース機能が備わっており、作成した表をデータベースとして扱えます。小規模なデータであれば、エクセルで作成してもよいでしょう。

検索や抽出がしやすくなる

エクセルのデータをデータベース化することで、効果的な活用ができます。

並べ替え

データベース化すると、詳細な条件を指定してデータを並び替えられます。例えば、住所録を名前の五十音順に、商品在庫データベースを在庫の多い順に並び替えられます。

抽出（検索）

条件を指定してデータを抽出できます。例えば、住所録の中から「東京」の文字が含むものだけをピックアップするなど、細かい部分まで条件の指定ができるため、目的のデータを簡単に探せます。

エクセルでデータベースを作成する手順

エクセルでデータベースを作成する手順をみていきましょう。

手順１：管理する情報を決める

管理する情報を決定します。例えば、住所録を作成する場合は氏名や住所、電話番号などの項目です。管理したい情報により多岐に渡りますが、はじめに項目を出しておくとエクセルデータベース作成がスムーズに進むでしょう。

手順２：項目ごとに入力

エクセルをデータベース化する際には、管理する項目ごとに情報を整理して入力しなければなりません。手順１で決めた項目をそろえて縦に入力します。列の中で異なる属性のデータが混在しないようにしましょう。

また、データの項目名も厳密に設定する必要があります。たとえば、在庫管理データであれば「商品番号」「ロット番号」「棚番号」など一目でわかり、区別が簡単な文字列にしましょう。これらを意識して作成するとデータの検索や抽出がスムーズになります。

手順３：情報のテーブル化

データベースの元となる表を作成し、テーブル機能によりデータベース化します。テーブル機能とは、作成した表が表であることをエクセルに認識させる機能です。テーブル化することのメリットは以下のとおりです。

• ■書式設定が簡単に
• ■テーブル範囲が自動で拡張
• ■書式設定や式も自動で適用
• ■計算式の扱いが簡略化
• ■データの並び替えや抽出が可能に

自動で行ごとの色が変わる、入力に伴いデータの範囲が拡張するなど、作業の手間を削減できます。

エクセルデータベース活用の便利な機能

エクセルデータベースを作成し、効果的な活用をするための便利な機能を紹介します。

フィルター

テーブル化してフィルター機能を使うことにより、目的の情報をスムーズに見つけられるでしょう。内容に応じて、以下のような条件でデータを探せます。

並べ替え

項目ごとに「昇順」「降順」「五十音順」など

数値で抽出

「指定の値に等しい」「指定の値以下」など

日付で抽出

「先月」「今四半期」「指定の値より前」など

文字で抽出

「指定の値を含む」「指定の値で始まる」など

これらの処理を加えたデータはコピーして新たにエクセルファイルとして保存することも可能です。例えば、住所録から特定の地域に住む人だけを抽出してファイルとして保存し、DM送信に役立てるなどの利用が考えられます。

スライサー

フィルターの応用としてスライサー機能があります。フィルターはひとつの条件の絞り込みに対し、スライサーは絞り込み条件が複数ある場合に便利でしょう。テーブルツール「デザイン」タブの「スライサー」を選択し設定しましょう。

作成したスライサーから条件ボタンを選択すると該当するデータのみ抽出されます。例えば、住所録では東京都在住の男性を絞り込む場合は、「東京都」と「男性」のボタンを選択すると東京都在住で性別が男性のデータのみ表示されます。

グラフ

グラフは、データ分析に重要な機能です。テーブル化したエクセルデータベースで右クリックのクイック分析からグラフを挿入できます。分析データを追加や、グラフの形状を選ぶなど目的に沿ったグラフを簡単に作成できるでしょう。

グラフを挿入するとグラフオブジェクトが表示され、グラフの編集ができます。

エクセルデータベース化のデメリット

データベース化するのはエクセルの本来の用途ではありません。小規模のデータであれば問題ありませんが、使い続けることで以下のような問題が生じます。

• ■ファイルが重くなる
• ■複数人同時利用ができない
• ■ルール厳守が必須

すべて同一のファイル内で管理している限り、データ量の増加に伴ってファイルが重くなります。重いからといってデータを分断すれば、過去のデータを参照するときに不都合が生じます。

さらに、エクセルは複数人利用に向いていないため同時にデータを更新できません。また、セルの内容を自由に編集できるため、利用者間でルールを共有しておく必要があります。

デメリットの対策

エクセルデータベース化のデメリットをふまえた上で、対策方法を紹介します。

Accessとの連携

エクセルをAccessと連携して利用する方法もあります。Accessでデータを管理しつつ、入力や出力の際にはExcelを利用する形式です。エクセルの弱点を押さえつつ、見やすさや扱いやすさなどの長所を活かせる方法でしょう。

しかし、この方法でも限界があります。Accessをデータベースとして使う場合の注意点は以下のとおりです。

• ■１ファイルの容量：2GB
• ■テーブル、クエリ、フォームの合計：32768個
• ■１テーブル内のフィールド数：255個
• ■同時使用可能ユーザー数：255人

特に懸念されるのはファイル容量が2GB以内なことです。これを超えると想定されるデータでは、ほかの管理方法を検討する必要があります。

データベースソフトの使用

社内のデータをエクセルで管理するのではなく、データベースソフトで管理する方法があります。データベース処理に特化しているため、大容量のデータを収容し追加や削除、検索も簡単にできます。さらにセキュリティ性が高いため、安心して使用できるでしょう。

データベースソフトについて詳しく知りたい方は、以下のページをご覧ください。

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データ量にあわせてデータベースの検討をしましょう

エクセルでデータベースを作成する手順や活用方法、デメリットについて解説しました。エクセルでは、データベース化すると抽出や並べ替えが簡単になります。しかし、大規模のデータベースではファイルが重くなるなどの欠点があるため向いていません。扱いたいデータに応じてデータベースソフトの導入を検討しましょう。