資料請求リストに製品が追加されていません。


IT製品の比較サイト|ITトレンド

資料請求リスト

資料請求
0件
  • ホーム
  • カテゴリーから探す
  • ランキングから探す
  • 記事を読む
  • セミナーを探す
  • はじめての方へ
  1. IT製品 比較TOP
  2. データ管理
  3. データベースソフト
  4. データベースソフトの関連記事一覧
  5. データベースをエクセルで作成する手順は?注意点もわかりやすく解説

データベースをエクセルで作成する手順は?注意点もわかりやすく解説

Share
Tweet
Hatena
Pocket
2019年11月28日 最終更新
データベースソフトの製品一覧
データベースをエクセルで作成する手順は?注意点もわかりやすく解説

エクセルでデータを管理する際、目的のデータがなかなか見つからなくて困っていませんか。せっかくデータを入力しても、活用が難しければ意味がありません。

そこで知っておきたいのが、エクセルにおけるデータベース作成です。入力したデータをデータベース化することで、日々の作業負担を軽減できるでしょう。

この記事では、エクセルでデータベース化する方法や注意点を解説します。ぜひ、データ管理の参考にしてください。

データベースソフト の製品を調べて比較
製品をまとめて資料請求! 資料請求フォームはこちら
データベースソフトの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?

エクセルのデータベース化とは

エクセルのデータベース化の概要を解説します。

エクセルのデータベース機能によって作成可能

エクセルには簡易的なデータベース機能が備わっており、作成した表をデータベースとして扱えます。データベースとは、大量のデータを扱いやすい形でまとめたものです。マイクロソフトオフィスにおけるデータベースソフトといえば、Accessが一般的です。

しかし、SQL(データベースにおいてデータを操作・定義するための言語)を扱うことを前提としているという違いがあり、エクセルよりも扱いづらいと言われています。小規模なデータであれば、エクセルで作成してもよいでしょう。

データベース化により検索や抽出が容易になる

エクセルのデータをデータベース化することで、以下のことが可能になります。

並べ替え
データベース化すると、詳細な条件を指定してデータを並び替えられます。たとえば、住所録を名前の五十音順、商品在庫データベースを在庫の多い順に並び変えることが可能です。
抽出(検索)
条件を指定してデータベースを抽出できます。住所録の中から「東京」の文字だけを含むものをピックアップするなど、細かい部分まで条件を指定できるため、目的のデータを簡単に見つけられます。

エクセルでデータベースを作成・活用する手順

エクセルをデータベース化する手順と活用方法をご紹介します。

管理する情報を項目ごとに整理

エクセルをデータベース化する際には、管理する項目ごとに情報を整理して入力しなければなりません。たとえば、住所録を作成する場合は氏名や住所、電話番号などをそろえて縦に記入します。列の中で異なる属性のデータが混在しないようにしましょう。

また、データの項目名も厳密に設定する必要があります。たとえば、在庫管理データであれば「商品番号」「ロット番号」「棚番号」など一目でわかり、区別が簡単な文字列にしましょう。これらを意識して作成するとデータの検索や抽出がスムーズになります。

整理した情報をテーブル化

データベースの元となる表を作成したら、それをテーブル機能によりデータベース化します。テーブル機能とは、作成した表が表であることをエクセルに認識させる機能です。テーブル化することのメリットは以下のとおりです。

  • ■書式設定が簡単に
  • ■テーブル範囲が自動で拡張
  • ■書式設定や式も自動で適用
  • ■計算式の扱いが簡略化
  • ■データの並び替えや抽出が可能に

自動で行ごとの色が変わる、入力に伴いデータの範囲が拡張するなど、作業の手間を削減できます。

情報の表示方法を変更してデータ活用

テーブル化してフィルター機能を使うことにより、目的の情報をスムーズに見つけられます。内容に応じて、以下のような条件でデータを探せます。

並べ替え
項目ごとに「昇順」「降順」「五十音順」など
数値で抽出
「指定の値に等しい」「指定の値以下」など
日付で抽出
「先月」「今四半期」「指定の値より前」など
文字で抽出
「指定の値を含む」「指定の値で始まる」など

これらの処理を加えたデータはコピーして新たにエクセルファイルとして保存することも可能です。たとえば、住所録から特定の地域に住む人だけを抽出してファイルとして保存し、DM送信に役立てるなどの利用が考えられます。

エクセルをデータベース化する際の注意点

エクセルをデータベース化する際は、どのようなことに注意すればよいのでしょうか。

エクセルのデータベースには限界がある

データベース化するのはエクセルの本来の用途ではありません。小規模のデータであれば問題ありませんが、使い続けることで以下のような問題が生じます。

  • ■ファイルが重くなる
  • ■複数人同時利用ができない
  • ■ルール厳守が必須

すべて同一のファイル内で管理している限り、データ量の増加に伴ってファイルが重くなります。また、重いからといってデータを分断すれば、過去のデータを参照するときに不都合が生じます。

さらに、エクセルは複数人利用に向いていないため同時にデータを更新できません。また、セルの内容を自由に編集できるため、利用者間でルールを共有しておく必要があります。

Accessとの連携でも容量に制限がある

エクセルをAccessと連携して利用する方法もあります。Accessでデータを管理しつつ、入力や出力の際にはExcelを利用する形式です。エクセルの弱点を押さえつつ、見やすさや扱いやすさなどの長所を活かせる方法といえます。

しかし、この方法でも限界があります。Accessをデータベースとして使う場合のデメリットは以下のとおりです。

  • ■1ファイルの容量:2GB
  • ■テーブル、クエリ、フォームの合計:32768個
  • ■1テーブル内のフィールド数:255個
  • ■同時使用可能ユーザ数:255人

特に懸念されるのはファイル容量が2GB以内ということです。これを超えると想定されるデータでは、ほかの管理方法を検討する必要があります。

自社の規模に合わせてデータベースの検討を!

エクセルでデータベースを作成する方法や注意点、デメリットについて解説しました。

エクセルでは簡易的なデータベースを作成できます。データベース化すると抽出や並べ替えが簡単になります。しかし、大規模のデータベースではファイルが重くなるなどの欠点があるため向いていません。扱いたいデータに応じて適切なデータベースの導入を検討しましょう。

データベースソフト 製品を調べて比較
製品をまとめて資料請求! 資料請求フォームはこちら
データベースソフトの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?
こちらもおすすめ!
データベース 選び方ガイド
製品を選ぶときのポイントがわかる!
どんな企業が導入すべきかがわかる!
お役立ち資料ダウンロード
選び方ガイドのダウンロードはこちら

このカテゴリーに関連する記事

無料データベース4選!フリーソフトとオープンソースの違いも解説

無料データベース4選!フリーソフトとオープンソースの違いも解説

データベースの種類を3つ紹介!RDBMSとNoSQLの違いも解説

データベースの種類を3つ紹介!RDBMSとNoSQLの違いも解説

データベース活用で出来る5つのこととは?企業での活用事例も紹介!

データベース活用で出来る5つのこととは?企業での活用事例も紹介!

データベースソフトとは?メリットや選び方、人気製品順比較表も紹介

データベースソフトとは?メリットや選び方、人気製品順比較表も紹介

データベースにおけるテーブルとは?レコードなどの関連用語も解説

データベースにおけるテーブルとは?レコードなどの関連用語も解説

データベース・ストレージ・サーバの違いは?DBのメリットも解説

データベース・ストレージ・サーバの違いは?DBのメリットも解説

データベース管理システム(DBMS)とは?RDBMSもわかりやすく解説

データベース管理システム(DBMS)とは?RDBMSもわかりやすく解説

データベースとは?基礎知識を初心者にわかりやすく解説!

データベースとは?基礎知識を初心者にわかりやすく解説!

データベースのメリットとデメリットを知り、自社の悩みを一掃しよう!

データベースのメリットとデメリットを知り、自社の悩みを一掃しよう!

IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。「データベースをエクセルで作成する手順は?注意点もわかりやすく解説」というテーマについて解説しています。データベースの製品導入を検討をしている企業様は、ぜひ参考にしてください。

お役立ち資料ダウンロード
データベース
基本情報から選ぶ時のポイント、ITトレンドおすすめの製品情報をまとめてご紹介します。
関連製品・サービス
株式会社インプレス
株式会社インプレス
追加
スピーディーにExcel管理をデータベース化、業務効率化ツール!iFUSION
各拠点からデータ収集、集計、レポート作成まで自動化。入力フォーム、レポートも使い慣れたフォーマットのままでご利用が可能。またクラウド/オンプレミスと低価格から導入・運用が可能。
イースト株式会社
イースト株式会社
追加
データベース検索/更新ツールSkyLink
現在お使いのデータベースに接続し、社内に蓄積されたデータの検索/更新ができます。売上情報・顧客情報・社員情報・受注データ・在庫データなど社内の既存データの有効活用に役立ちます。
住友電工情報システム株式会社
住友電工情報システム株式会社
追加
Webアプリでノーコード型エクセル業務効率化支援ツール楽々Webデータベース
さまざまな業務で活用されているExcel。 しかし、便利であるがゆえに利用者が多いため、予期せぬトラブルも。 楽々WebデータベースはExcel活用のさまざまな悩みを解決する。
株式会社エイコット
株式会社エイコット
追加
PowerFolder
データを価値ある情報に変える、BI指向のデータ管理ソフトです。 一個人のデータから基幹システムの補完まで、いろんな活用ができます。 『BI指向のデータ管理ソフト』です。
日本オラクル株式会社
日本オラクル株式会社
追加
Oracle DBを数分で構築完了。実績が示す高性能Oracle Autonomous Database
バックアップ、パッチ適用、プロビジョニング、アップデート… データ管理のときに必ず発生する作業を、もっと効率化したいのに…とお悩みの方。 それらの作業を、機械学習機能で自律化しませんか?
サイボウズ株式会社
サイボウズ株式会社
追加
最短3分で必要なデータベースを作成できるkintone
最短3分で業務に必要なデータベースを作成可能。ノンプログラミングで利用できるクラウドサービスです。
資料請求ランキング
1月25日(月) 更新
第1位
  • Webアプリでノーコード型エクセル業務効率化支援ツール楽々Webデータベース
  • 住友電工情報システム株式会社
第2位
  • データベース検索/更新ツールSkyLink
  • イースト株式会社
第3位
  • 最短3分で必要なデータベースを作成できるkintone
  • サイボウズ株式会社
一覧を見る
  • ログイン
  • 新規会員登録
ITトレンドへの製品掲載・広告出稿はこちらから
新着記事
  • クラウド型データベースとは?オンプレミス型との違いや製品も紹介
    Webデータベースやクラウド型データベースを採用す...
  • データベースソフトとは?メリットや選び方、人気製品順比較表も紹介
    データベースソフトは、社内のあらゆるデータを安...
  • 【2020年最新比較表】データベース13選!種類や選定ポイントも解説
    顧客情報や在庫情報といった社内に蓄積されたデー...
  • データベースとは?基礎知識を初心者にわかりやすく解説!
    データベースとは、整理された情報の集合体のこと...
  • データベース管理システム(DBMS)とは?RDBMSもわかりやすく解説
    データベース管理システム(DBMS)とは、コンピュ...
  • 無料データベース4選!フリーソフトとオープンソースの違いも解説
    「データベース」とは特定のテーマに沿ってデータ...
  • データベースの種類を3つ紹介!RDBMSとNoSQLの違いも解説
    大量のデータを管理し活用するにはデータベースが...
  • データベースにおけるテーブルとは?レコードなどの関連用語も解説
    業務に欠かせないデータベース(DB)には専門用語...
  • データベース・ストレージ・サーバの違いは?DBのメリットも解説
    データを保管する「データベース」は仕事でよく使...
  • データベース活用で出来る5つのこととは?企業での活用事例も紹介!
    この記事では「データベースを活用してできること...
ページトップへ
ITトレンドについて
ITトレンドとは|
ご利用規約|
レビューガイドライン|
プライバシーポリシー|
クッキーポリシー|
運営会社|
サイトマップ|
お問い合わせ|
IT製品を探す
カテゴリーから探す |
ランキングから探す
IT製品を知る
用語集
IT製品を掲載する
掲載について
関連サービス・サイト
BIZトレンド |
List Finder |
Urumo! |
Seminar Shelf

Copyright (C) 2021 IT Trend All Rights Reserved.

データベースソフトの製品をまとめて資料請求
資料請求フォームはこちらplay_circle_outline
0件の製品が資料請求リストにあります。
リストの製品に資料請求するplay_circle_outline すべての製品に資料請求するplay_circle_outline