データベースをエクセルで作成する手順は？注意点もわかりやすく解説

エクセルのデータベース化とは

エクセルのデータベース化の概要を解説します。

エクセルのデータベース機能によって作成可能

エクセルには簡易的なデータベース機能が備わっており、作成した表をデータベースとして扱えます。データベースとは、大量のデータを扱いやすい形でまとめたものです。マイクロソフトオフィスにおけるデータベースソフトといえば、Accessが一般的です。

しかし、SQL（データベースにおいてデータを操作・定義するための言語）を扱うことを前提としているという違いがあり、エクセルよりも扱いづらいと言われています。小規模なデータであれば、エクセルで作成してもよいでしょう。

データベース化により検索や抽出が容易になる

エクセルのデータをデータベース化することで、以下のことが可能になります。

並べ替え

データベース化すると、詳細な条件を指定してデータを並び替えられます。たとえば、住所録を名前の五十音順、商品在庫データベースを在庫の多い順に並び変えることが可能です。

抽出（検索）

条件を指定してデータベースを抽出できます。住所録の中から「東京」の文字だけを含むものをピックアップするなど、細かい部分まで条件を指定できるため、目的のデータを簡単に見つけられます。

エクセルでデータベースを作成・活用する手順

エクセルをデータベース化する手順と活用方法をご紹介します。

管理する情報を項目ごとに整理

エクセルをデータベース化する際には、管理する項目ごとに情報を整理して入力しなければなりません。たとえば、住所録を作成する場合は氏名や住所、電話番号などをそろえて縦に記入します。列の中で異なる属性のデータが混在しないようにしましょう。

また、データの項目名も厳密に設定する必要があります。たとえば、在庫管理データであれば「商品番号」「ロット番号」「棚番号」など一目でわかり、区別が簡単な文字列にしましょう。これらを意識して作成するとデータの検索や抽出がスムーズになります。

整理した情報をテーブル化

データベースの元となる表を作成したら、それをテーブル機能によりデータベース化します。テーブル機能とは、作成した表が表であることをエクセルに認識させる機能です。テーブル化することのメリットは以下のとおりです。

• ■書式設定が簡単に
• ■テーブル範囲が自動で拡張
• ■書式設定や式も自動で適用
• ■計算式の扱いが簡略化
• ■データの並び替えや抽出が可能に

自動で行ごとの色が変わる、入力に伴いデータの範囲が拡張するなど、作業の手間を削減できます。

情報の表示方法を変更してデータ活用

テーブル化してフィルター機能を使うことにより、目的の情報をスムーズに見つけられます。内容に応じて、以下のような条件でデータを探せます。

並べ替え

項目ごとに「昇順」「降順」「五十音順」など

数値で抽出

「指定の値に等しい」「指定の値以下」など

日付で抽出

「先月」「今四半期」「指定の値より前」など

文字で抽出

「指定の値を含む」「指定の値で始まる」など

これらの処理を加えたデータはコピーして新たにエクセルファイルとして保存することも可能です。たとえば、住所録から特定の地域に住む人だけを抽出してファイルとして保存し、DM送信に役立てるなどの利用が考えられます。

エクセルをデータベース化する際の注意点

エクセルをデータベース化する際は、どのようなことに注意すればよいのでしょうか。

エクセルのデータベースには限界がある

データベース化するのはエクセルの本来の用途ではありません。小規模のデータであれば問題ありませんが、使い続けることで以下のような問題が生じます。

• ■ファイルが重くなる
• ■複数人同時利用ができない
• ■ルール厳守が必須

すべて同一のファイル内で管理している限り、データ量の増加に伴ってファイルが重くなります。また、重いからといってデータを分断すれば、過去のデータを参照するときに不都合が生じます。

さらに、エクセルは複数人利用に向いていないため同時にデータを更新できません。また、セルの内容を自由に編集できるため、利用者間でルールを共有しておく必要があります。

Accessとの連携でも容量に制限がある

エクセルをAccessと連携して利用する方法もあります。Accessでデータを管理しつつ、入力や出力の際にはExcelを利用する形式です。エクセルの弱点を押さえつつ、見やすさや扱いやすさなどの長所を活かせる方法といえます。

しかし、この方法でも限界があります。Accessをデータベースとして使う場合のデメリットは以下のとおりです。

• ■１ファイルの容量：2GB
• ■テーブル、クエリ、フォームの合計：32768個
• ■１テーブル内のフィールド数：255個
• ■同時使用可能ユーザ数：255人

特に懸念されるのはファイル容量が2GB以内ということです。これを超えると想定されるデータでは、ほかの管理方法を検討する必要があります。

自社の規模に合わせてデータベースの検討を！

エクセルでデータベースを作成する方法や注意点、デメリットについて解説しました。

エクセルでは簡易的なデータベースを作成できます。データベース化すると抽出や並べ替えが簡単になります。しかし、大規模のデータベースではファイルが重くなるなどの欠点があるため向いていません。扱いたいデータに応じて適切なデータベースの導入を検討しましょう。