データベースとは
データベースとは、決まったデータ構造（構造化）で整理されたデータの集まりのことで、通常はコンピュータ内に電子保存されています。データベースは大量にあるデータを検索しやすいようコンピュータ上で整理したデータ群です。例として、顧客情報を「氏名」や「電話番号」の項目ごとに整理したり、複数の商品情報を「商品コード」別に分類したりしたものがあげられます。
なお、紙の電話帳や辞書なども大量の情報を扱いやすいように整理されているので、データベースといえます。
データベースの役割・メリット
データベースは、情報を１つの場所に集積したものですが、単に集積しただけではデータベースとはいえません。集積したデータを抽出・編集・共有しやすくすることこそデータベースの役割でしょう。整理された情報は扱いやすく、必要なときに必要なデータをすぐに取り出せる点が最大のメリットです。
例えば、以下のような場面でデータベースが役立ちます。
- ■商品在庫データの中から、在庫数が一定数以上の商品を見つけたい
- ■住所録の中から、東京都在住の人物をリストアップしたい
- ■契約リストのなかから、担当者が「鈴木」のものだけを抜き出したい
バラバラな形式でデータが保存されていた場合、該当の情報を地道に探さなければならず、多くの時間と労力を要します。データベースなら検索や抽出がしやすいので、面倒な作業をせずに済むでしょう。また、データを加工して分析にも活用可能で、複数人でデータベースにアクセスして同時編集もできます。
データベースの種類
データベースは３種類に分けられます。それぞれの特徴を紹介します。
ツリー状に構成する「階層型データベース」
階層型データベースとは、ツリーのようにデータを関連付けて保存するタイプのデータベースです。会社の組織図のように、上層から下層に分岐する１対多の形でデータが整理されています。
上層から特定のデータに至るまでのルートは一つのみのため、データの検索が早いという特長がありますが、データが重複する場合は注意が必要です。
例えば、会社の組織図で社員のAさんが人事部と総務部を兼任している場合、人事部と総務部の両方の下層にAさんの名前が記入されることになります。このように、状況次第では一つのデータを複数個所に登録する必要が生じることが弱点です。
網目状に構成する「ネットワーク型データベース」
ネットワーク型データベースとは、関連性のあるデータを相互に結び付けて保存するタイプのデータベースです。階層型データベースを、下層から上層に向けても分岐させた形式のデータベースといえるでしょう。
ネットワーク型データベースの構造では多対多の関係性が成り立つと同時に、情報の重複登録が避けられます。
例えば、社員のAさんが人事部と総務部を兼任している場合、人事部と総務部の両方から同一のAさんのデータへとたどり着けます。逆に、Aさんのデータから人事部と総務部の両方にアクセスすることも可能です。
そのため、階層型データベースのように人事部と総務部の下層に別々にAさんの情報を登録する必要がありません。
表で構成する「リレーショナル型データベース（RDB）」
リレーショナル型データベースは、エクセルのような表の形式でデータを管理するタイプのデータベースです。現在はこのリレーショナル型データベースが主流となっています。
エクセルでいうシートを「テーブル」といい、列を「カラム」、行を「レコード」と呼び、カラムには項目が入り、レコードには項目ごとに該当するデータが入ります。
テーブル同士を組み合わせて表示できるため、複雑に関連している情報でも整理がしやすいのがメリットです。また、表形式であるため、人が視覚的に理解しやすいのも長所といえるでしょう。
ただし、データを管理するプログラム自体が複雑になるというデメリットもあります。
データベース管理の課題
データベースは大量のデータを構造化して集約し管理するため、セキュリティ対策やメンテナンス、大量のデータを処理するパフォーマンスの維持などがデータベース管理者の課題として挙げられます。
企業によってはエクセルなどでデータ化された資産を多数所有しており、データの一元管理が課題となっていることもあるでしょう。データベースの課題を解決してデータを適切に管理するには、データベース管理システム（DBMS）の使用がおすすめです。
データベースの仕組みとデータベース管理システム（DBMS）
データベースは単体で導入することは少なく、データベース管理システムを用いて制御する仕組みになっています。
データベース管理システムとは、コンピューター上のデータベースの整理やデータの検索、更新、共有などを行うソフトウェアのことです。data base management systemを略してDBMSと表記されます。
データベースを事業へ利活用していくためには、データの管理や必要な情報の取り出しがスムーズでなければなりません。それを解決するのが「データベース管理システム」です。データベースとの違いやシステムの仕組みを交えて紹介します。
データベースとデータベース管理システムの違いは？
- ■データベース
- 自動ではデータを整理しない。データをわかりやすく保存し、抽出するには適宜人の手を介さなければならない。
- ■データベース管理システム
- 自動でデータ整理を行う。簡単にデータを編集し、抽出ができる。データの重複入力などでの警告機能がある。
上記のとおり、データベース管理システムであれば自動処理やアラート機能により、人為的ミスのリスクを大幅に軽減することができます。また、複数ユーザーが同時に、複雑な検索をかけることも可能です。
下記の記事でおすすめのデータベース管理ソフトを紹介しています。システム化のメリットを感じたら、まずは資料請求をしてみましょう。
データベース管理システムは「SQL」により命令を受けてデータを抽出する
SQLとは、データベース操作するためのプログラミング言語です。データの検索や抽出、並び替え、削除などを行う際にもこのSQLを用いることになり、システムの基礎といえるでしょう。
多くのデータベースでは同じ規格の言語が用いられているため、データベースの基礎として一度学習すれば多くの製品に活用できるでしょう。
以下の記事では、データベースの仕組みについて詳しく解説しています。興味がある方はあわせてご覧ください。
データベース管理システムの選び方
データベース管理システムを選ぶ際のポイントは、以下の４つが挙げられます。データベース管理システムの導入を検討する際の参考にしてください。
- ■自社の目的に合っているか
- データベース管理システムには用途や業務内容に特化した製品もあるため、自社の目的や課題の解決に合ったデータベース管理システムかを比較、検討しましょう。利用環境も想定し提供形態からシステムを検討することも重要です。
- ■使いやすいシステムか
- データベース管理システムの導入後は、データベースの構築や保守管理業務が欠かせません。社内にデータベースエンジニアが在籍しているかや、データベース管理システムを扱う従業員がどの程度のプログラミング知識があるかに合わせてシステムを検討しましょう。サポート体制の確認も重要です。
- ■セキュリティ対策は十分か
- データベースは顧客情報や社内情報など、企業活動に関わる重要なデータが保存されている領域です。企業にとって重要な資産が多くサイバー攻撃の対象になりやすいため、十分なセキュリティ対策がとられているデータベース管理システムかを確認しましょう。
- ■費用は予算に合っているか
- データベース管理システムを導入する際は、導入費用や運用費用が予算に合っているかを確認しましょう。ライセンスやハードウェアの価格だけではなく、構築・教育・運用コストや人件費、廃棄費用まで含めて比較・検討することがおすすめです。
以下の記事では、データベースのセキュリティ対策について詳しく解説しています。現状や注意点なども解説しているため、データベース管理システムの導入検討の参考にしてください。
データベース管理システムの活用例は業界問わずさまざま
今や「ビックデータ」の活用は業界問わず、なくてはならないものとなっており、データベース管理システムを用いたデータマーケティングは各業種CX向上に欠かせない要素にもなっています。
自社で蓄積しているデータベースは有効活用できていますか？データベースの基礎や種類がわかったら、資料請求で使いやすいデータベース管理システム（ソフト）を探してみましょう。
