電子認証システムとは
電子認証システムとは、インターネット上での本人確認を行うための技術やプロセスを指します。このシステムがあることで、ユーザーが安全かつ確実にアクセス可能な環境が提供できます。電子認証システムは、不正アクセスや情報漏えいを防止するために不可欠なセキュリティ対策です。
電子認証システムでは、ユーザーIDとパスワードの組み合わせによるシングルサインオン、多要素認証、バイオメトリクス（生体認証）など、さまざまな技術を組み合わせて使用します。複雑多様化するサイバー攻撃から自社の情報資産を守る手段として注目されています。
電子認証システムを導入するメリットとデメリット
電子認証システムの導入は、企業のセキュリティ強化や業務効率化において多くの利点を提供しますが、一方でいくつかの課題も伴います。次に、電子認証システムを導入する際のメリットとデメリットについて詳しく解説します。
メリット
電子認証システムを導入することには、多くのメリットがあります。主なメリットは次のとおりです。
- セキュリティの強化になる
- 電子認証システムにより、なりすましや不正アクセスを防止することで、情報漏えいのリスクを大幅に低減できます。高度な暗号化技術と多要素認証により、より安全な認証プロセスを提供します。
- 業務効率の向上につながる
- シングルサインオンのような機能により、ユーザーは一度の認証で複数のサービスにアクセスでき、利便性が向上します。これにより、パスワードの管理負担が軽減され、業務の生産性が向上するでしょう。
- ユーザーエクスペリエンスの改善になる
- 認証プロセスが簡便になることで、ユーザーの利便性が向上し、利用者満足度が高まります。直感的な操作とスムーズな認証フローにより、ユーザーのストレスを軽減します。
- 法規制の遵守がしやすくなる
- 電子認証システムを導入することで、HIPAAのようなセキュリティ関連の法規制に準拠しやすくなるでしょう。法的要件を満たすことで、企業のコンプライアンスを強化できます。
デメリット
電子認証システムには多くのメリットがある一方で、いくつかの考慮すべきデメリットも存在します。主なデメリットは、次のとおりです。
- 初期費用や運用コストがかかる
- システムを導入する際、多くのシステムで初期費用が必要になります。また、運用・保守にかかるコストや、システムの更新・維持にも費用が発生します。これらのコストは、中小企業にとっては大きな投資となるかもしれません。
- 技術的なハードルがある
- システムの導入には専門的な知識が必要であり、社内のITリテラシーによってはスムーズに導入できない場合があります。外部の導入サポートを使う場合、上記の初期コストに加えた追加費用がかかるかもしれません。
- ユーザーに抵抗感を抱かせる可能性がある
- 多要素認証やバイオメトリクスなど、従来と異なる認証方法に対しては、一部のユーザーが抵抗を感じることもあります。電子認証システムの安全性や必要性など、ユーザーに対して伝えることが欠かせません。
- システムに依存してしまう
- もしシステムに障害が発生してしまった場合、業務全体に影響が及ぶリスクもあります。そのため、あらかじめ信頼性の高いシステムを選定し、バックアッププランを用意することが重要です。
電子認証システムの比較ポイント
電子認証システムを比較して詳しく解説します。
コストを最適化できるか
利用料金はトータルコストで比較することが大切です。利用料金は、月額固定あるいは月額料金＋従量課金の２とおりの体系になっています。どちらの料金体系が自社にあっているかは、毎月の契約件数によって変わります。次の例を参考にしてください。
- 料金体系１：月額固定10,000円契約締結無制限
- 料金体系２：月額料金7,000円従量課金200円／件
例えば、毎月10件の契約が締結される場合、月利用料は料金体系１（10,000円）料金体系２（9,000円）となります。毎月20件の契約が締結される場合、月利用料は料金体系１（10,000円）料金体系２（11,000円）です。契約件数により月利用料が逆転します。
自社の契約件数を確認したうえで、月額料金だけではなく毎月あるいは毎年のトータルコストとして検討することが大切です。どちらの料金体系がコストの最適化につながるかを検討してください。
セキュリティは優れているか
電子契約サービスでは当事者型と立会人型のうち、なりすましのセキュリティ対策としては当事者型が有効です。当事者型は、第三者の電子認証局が発行する電子証明書を用いています。電子証明書は印鑑証明に相当するもので、本人であることが担保されます。
多要素認証システムでは、本人以外のログインを抑止できる生体情報など、セキュリティ性の高いものが複数組み合わされたものを選ぶのがおすすめです。
取引先がアカウントを保持していなくても利用可能か
電子認証システムを導入する際は、取引先がアカウントをもたなくても利用可能か確認しましょう。特に電子契約サービスの場合は、立会人型はメールで認証できるため、当事者型より本人であることの担保に劣るものの、取引先はアカウント取得不要でサービスを利用できます。
無料のプランやトライアルで操作性を試せるか
無料プランやトライアル期間などのサービスがあれば、導入前に操作性や一連のプロセスを確認でき、導入後のトラブルを最小限に抑えられます。特にトライアル期間を設けたサービスは、期間終了後そのまま本番に移行できるものがあります。導入前にこれらのサービスを有効に活用して、自社の業務をスムーズに移行できるように準備を整えることが大切です。ただし、無料プランは機能や契約件数の制限されたサービスが多くなっているため注意しましょう。
自社の目的を達成できるか
電子認証システムは契約締結以外のさまざまな機能を有しており、自社の目的が達成できるシステムを選ぶことが大切です。例として、次の機能があげられます。
- ●契約書の作成・管理・保管
- ●各種言語サポート
- ●PC以外にスマホ・タブレットのサポート
- ●ワークフロー
- ●他システムとの連携
ワークフロー機能があれば、社内稟議が容易に行えます。自社の顧客名簿や業務システムと連携すれば、業務効率改善に効果を発揮します。自社の導入目的を明確にして選択することが大切です。社内規定上、問題ないかも事前に確認しましょう。
実績や知名度は十分か
電子契約サービスや多要素認証サービスの利用は、機密性の高い情報をサービス事業者に預けることになります。サービス事業者の実績や知名度が十分かを確認しましょう。突然のサービス停止などがあれば、自社の経営にも大きなインパクトになりかねません。
サービス事業者の経営状態・取引先・財務状況や、電子契約サービスの導入運用支援体制・ユーザー数・設置場所などをよく確認して比較検討してください。サービスを安全かつ安定して提供し続けているサービス事業者を選ぶことが大切です。
おすすめの電子認証システム（多要素認証に特化）
まずは、多要素認証に特化したシステムを紹介します。
ContractS CLM
ContractS株式会社が提供している「ContractS CLM」は、電子契約プロセスすべての課題を解決するソリューションです。契約書作成・交渉・レビュー・承認・締結・更新変更・契約管理という契約プロセスをライフサイクル管理し、契約業務を最適化します。契約書のワークフローは自社に合わせたカスタマイズができ、書類を一元管理することで業務効率が改善されます。
おすすめの電子認証システム（電子契約に特化）
ここからは、電子契約や電子署名に役立つシステムを紹介します。
《クラウドサイン》のPOINT
- 累計契約送信件数1000万件超！ 導入実績250万社以上※
- 弁護士監修。日本の法律に関する知見を活かした開発・サポート
- 電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存が可能
弁護士ドットコム株式会社が提供している「クラウドサイン」は、契約締結から契約書管理まで可能なクラウド型電子契約サービスです。契約書をアップロードし、相手方が承認するだけで契約を結べます。取引先がアカウント登録する必要はありません。ワークフローとリマインド機能を活用して、スピーディーな契約締結が可能です。電子署名と認定スタンプを利用し、高い安全性と信頼性を保ちます。
製品・サービスのPOINT
- 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
- 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
- 紙の契約書も電子契約書もまとめて一元管理
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」は、インターネット環境があればいつでも取引先との契約が可能です。専用ソフトは不要で、ブラウザ上で電子契約ができます。書類作成・署名設定・契約締結の３ステップで電子契約が完了し、アカウントなしでも署名可能です。ワークフロー・契約書管理・外部連携機能が利用でき、無料トライアルも用意されています。
《電子印鑑GMOサイン》のPOINT
- 導入企業数No.1※導入企業数300万社以上
- 圧倒的なコストパフォーマンス
- フォルダ設定や閲覧制限などの文書管理機能が充実
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する「電子印鑑GMOサイン」は、立会人型と当事者型に対応する電子契約サービスです。既存のワークフロー・帳票システム・CRMなどとの連携ができます。稟議承認・電子署名による契約・書類管理という業務をシームレスに実現可能です。シングルサインオンと不正アクセス防止機能でセキュリティが強化されます。お試しフリープランが用意されており、導入前の事前検証ができます。
《freeeサイン》のPOINT
- タイムスタンプで契約書類の信頼性を担保！
- リモート・在宅など勤務場所にとらわれない契約の完結が可能に！
- 社外との契約書だけでなく社内の書類や契約書も電子化！
フリー株式会社が提供する「freeeサイン」は、契約締結・文書作成・ワークフロー・保管管理を行う電子契約サービスです。NDAや業務委託など文章のテンプレートを登録しておけるので、すばやく新規作成できます。ワークフローを活用すれば、リモートでもスムーズに業務が進められます。印鑑不要で契約書を相手先へメール送信でき、締結した契約書は一括管理可能です。無料プランも用意されています。
製品・サービスのPOINT
- 金融機関の導入実績多数あり！
- タイムスタンプ国内シェア65%の認定事業者！
- 累計1000社以上利用！セイコーのトラストサービス！
セイコーソリューションズ株式会社提供の「かんたん電子契約 for クラウド」は、電子契約・捺印の電子化・電子帳簿保存法対応の書類保管などに利用可能なサービスです。契約書締結は、契約書のアップロード・相手先へメール送信・相手先がメールのURLをクリックして署名、３ステップでカンタンに行えます。Web面談・ファイル保管・三者間契約など豊富な機能があり、無料お試しプランが用意されています。
《イースタンプ》のPOINT
- 2種類の電子署名方法を顧客や書類によって自由に切り替え！
- 電子契約に必要な機能をすべてワンパッケージで提供！
- 徹底したサポート体制で安心した運用が可能！
株式会社ハイホーが提供する「イースタンプ」は、契約作業や書類管理をクラウド上ですべて行います。利便性の高い認印タイプと本人性の担保力が高い実印タイプの両方に対応しており、契約ごとに使い分けができます。実印機能・手書きサイン機能・スキャン保存など、ワンパッケージで提供します。導入までに必要な設定や操作方法などのサポートが受けられるため、スムーズな導入が可能です。
《WAN-Sign - ワンサイン -》のPOINT
- 既存の「紙の書面契約」と「電子契約書」を簡単に一元管理できる
- 金融機関・医療機関が求めるセキュリティを備えた内部統制機能
- 締結業務の効率化と、印紙、郵送代などのコスト削減
株式会社NXワンビシアーカイブズが提供する「WAN-Sign」は、契約書以外にも受発注書・取締役会議事録・雇用契約書など、さまざまな書類を電子化する電子契約サービスです。電子署名法や電子帳簿保存法に対応しています。立会人型と当事者型に対応し、両方を組み合わせたハイブリット型の提供も可能です。締結した電子契約・電子印鑑のほか、書面で契約したものも一括管理できます。
DocuSign
ドキュサイン社が提供している「DocuSign」は、44の言語に対応し180か国以上で使われている電子署名・電子契約サービスです。合意・契約・稟議における、準備・署名捺印・契約締結・管理などの一連の業務を自動化できます。電子署名により、誰がどのような文書に合意したか証跡を残せます。契約以外に見積書・注文書・発注書・NDAなどに利用可能です。
DocYou
日鉄日立システムソリューションズ株式会社が提供する「DocYou」は、電子契約・電子取引・書類配信・ドキュメント管理を行う統合型契約書類管理プラットフォームです。契約書・注文書・納品書などの書類をペーパーレス化します。電子署名でハンコが不要となるため、テレワーク中でもスムーズに業務が進められます。契約や取引状況を一目で把握できるダッシュボードも特徴の一つです。
BtoBプラットフォーム 契約書
株式会社インフォマートが提供する「BtoBプラットフォーム 契約書」は電子帳簿保存法に対応した、法的効力のある電子契約サービスです。クラウド上で相手先が契約書を受け取り、タイムスタンプ・電子署名が付与され、最大５社間で契約ができます。電子契約書に加え、過去の紙ベースの契約書も一元管理可能です。契約書のアップロード・契約締結依頼・契約締結の３ステップで契約が完了します。
電子認証システムを上手に活用するコツ
電子認証システムを導入するだけでなく、その効果を最大限に引き出すためには、いくつかのポイントを押さえておくことが重要です。次に、電子認証システムを上手に活用するためのコツを紹介します。
ユーザー教育の徹底
電子認証システムを効果的に活用するためには、実際に使用するユーザーによる理解が欠かせません。システムの使い方やセキュリティ意識を高めるためのトレーニングを実施し、ユーザーがシステムを正しく利用できるようにしましょう。
定期的なシステムメンテナンス
導入後もシステムの状態を定期的にチェックし、必要に応じてメンテナンスを行うことが重要です。システムの更新やセキュリティパッチの適用を怠らないようにし、常に最新の状態を保つように心掛けましょう。
多要素認証の活用
電子認証システムの強みは、そのセキュリティ能力の高さです。より強みを活かすため、単一の認証方法に頼るだけではなく、多要素認証（MFA）を導入し、セキュリティをさらに強化しましょう。例えば、パスワードに加えて、スマートフォンを使った認証や指紋認証などを組み合わせると、より安全な認証が実現します。
利用状況のモニタリング
システムの利用状況を定期的にモニタリングし、不審な活動やセキュリティインシデントを早期に発見することが重要です。ログの分析やアラート機能を活用して、リアルタイムでの監視体制を整えましょう。
ユーザーフィードバックの収集
導入後もユーザーからのフィードバックを収集し、システムの改善に役立てることも欠かせません。ユーザーの声を反映させることで、使い勝手の向上や新たな課題の発見が可能となり、システムの最適化が図れます。
これらのコツを踏まえて、電子認証システムを効果的に活用し、セキュリティ強化と業務効率の向上を実現しましょう。適切なシステム運用ができれば、企業全体のセキュリティ意識を高め、安心して業務を進める環境が整えられます。
まとめ
電子認証サービスは、企業間取引や日々の業務のセキュリティ維持に欠かせないものとなりつつあります。しかし、用途に応じてさまざまな機能・特徴をもった製品があるため、導入を検討している場合は、自社の導入目的や必要とする機能を明確にしたうえで製品を選定しましょう。まずは気になる製品を資料請求することからはじめてみてはいかがでしょうか。
