ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■使いたい場面別
- 帳票レイアウトの作成と出力：ジョブカン見積/請求書、マネーフォワード クラウド請求書発行、帳票コンシェルジュ
- 請求書などの取引先へのWeb配信：freee請求書、マネーフォワード クラウド請求書発行、BtoBプラットフォーム 請求書
- 受け取った書類の読み取りと電子保存：バクラク請求書受取、freee支出管理 受取請求書キャビネット、BtoBプラットフォーム 請求書
- 点検表など現場帳票のタブレット入力：i-Reporter
帳票電子化ツールの使い方は3つの場面で異なる
帳票電子化ツールには、帳票の作成・出力、受領書類の保存、現場での記入を電子化するなど、用途の異なる製品があります。使い方を調べる前に、自社がどの業務を電子化したいのか整理しましょう。
自社で作った帳票を出力・配信する場面
見積書や請求書、納品書など、自社で作成して取引先へ渡す帳票を電子化する場面です。基幹システムや会計システムのデータをもとに帳票を作り、PDFで出力したり、Webやメールで取引先へ届けたりします。
主な操作は、レイアウトの作成、データの取り込みと出力、配信先の設定の3つです。帳票の種類が多い企業ほど、初期のレイアウト作成に時間を要する傾向があります。
受け取った書類を読み取って保存する場面
取引先から紙やPDFで届いた請求書や領収書を電子保存する場面です。書類をツールに取り込み、日付や金額、取引先などの情報を読み取って登録し、後から検索しやすい状態で保管します。
主な操作は、取り込み、内容の確認・修正、承認、保存の流れです。経理部門が中心となって利用するケースが多く、会計ソフトへのデータ連携まで含めて運用を決めておけば、二重入力の削減にもつながります。
現場で記入する帳票を入力に変える場面
点検表や作業日報、検査記録など、現場で手書きしていた帳票をタブレットやスマートフォンでの入力に置き換える場面です。紙の様式に近い画面で入力する製品もあり、記入内容はデータとして保存され、そのまま集計にも活用されます。
この場面では、入力画面を作る管理者と、現場で記入する担当者で操作が異なります。現場の担当者が迷わず扱えるかが、定着を左右する重要なポイントです。
出力する帳票の使い方｜レイアウト作成から配信まで
自社で作る帳票を電子化する場合、操作は「レイアウトを作る」「データを流し込んで出力する」「取引先へ届ける」の順に進みます。初期設定を丁寧に行えば、日々の作業負担を軽減しやすくなります。
帳票レイアウトを作成する
最初に、帳票の枠や項目の位置、ロゴや社印の画像を配置してレイアウトを作ります。既存の紙の帳票やExcelの様式を下絵として読み込む製品もあり、一から作成する場合に比べて作業時間の短縮につながります。
レイアウト作成時には、金額や品名の桁数、明細行が増えた際の改ページ位置も設定します。想定される最大件数のデータで試し、文字が枠からはみ出さないか確認しておきましょう。
データを流し込んで出力する
レイアウトが完成したら、基幹システムや会計システムから出力したCSVなどのデータを、各項目に対応づけます。一度設定すれば、次回以降はデータを取り込むだけで帳票が完成する製品もあります。取り込みを手動で行うか、決まった時刻に自動処理するかは、製品や設定によって異なります。
出力後は、金額や宛先、日付が元データと一致しているか、数件を抜き出して照合します。帳票の出力結果だけでなく、内容まで点検する習慣をつければ、誤った帳票の送付を防ぎやすくなるでしょう。
取引先へ配信する
出力した帳票を取引先へ届ける際は、送付先ごとに配信方法を設定します。Webの閲覧画面で受け取ってもらう方法、メールへのPDF添付、郵送代行などから、取引先の環境にあわせて選びます。
配信後の開封状況を確認する機能を備えた製品もあります。未開封の取引先には再通知し、届かない場合は宛先や受信設定を確認しましょう。配信エラーの通知機能についても、導入前に確かめておくと安心です。
受け取る帳票の使い方｜読み取りから保存まで
取引先から受け取る帳票を電子化する場合は、書類の取り込み、内容の確認と承認、検索しやすい形での保存という順に進みます。読み取り結果をそのまま確定せず、人による確認を挟むのがポイントです。
書類を取り込んで内容を読み取る
受け取った書類は、紙ならスキャナやスマートフォンで撮影して取り込み、PDFならそのままアップロードします。メールで届いた請求書を専用アドレスに転送し、自動で取り込む製品もあります。
取り込んだ書類は、OCR（画像の文字を読み取ってデータにする技術）によって日付や金額、取引先名などが読み取られます。ただし、手書き文字やかすれた印字、独自の様式では読み取りに誤りが生じる場合もあります。次の確認作業で人が見直す前提で運用しましょう。
読み取り結果を確認して承認する
読み取り結果を元の書類と照合し、誤りがあれば修正します。その後、上長や経理担当者による承認フローを設定すれば、紙の書類に押印して回していた手続きを電子化できます。
製品によっては、金額や部署に応じた承認経路の設定にも対応しています。差し戻しや再提出の手順に加え、承認者が不在の場合の代理担当者も決めておけば、処理の滞留を防ぎやすくなります。
検索できる形で保存する
承認済みの書類は、日付や金額、取引先を条件に検索しやすい形で保存します。電子取引で受け取った請求書などは、電子帳簿保存法に沿った検索要件への対応や改ざん防止措置が求められるため、製品の機能と社内規程でどのように満たすか整理しておきましょう。
保存後に、仕訳の元となるデータを会計ソフトへ渡す製品もあります。連携のタイミングや対象項目を経理部門と決めておけば、入力作業の負担や転記ミスの削減につながります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まずは資料を取り寄せ、各製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に個別で問い合わせる手間を省き、たった1回の入力（約60秒）で帳票電子化の一括資料請求が可能です。浮いた時間を製品の比較検討に充てましょう。
現場の紙帳票をタブレット入力に変える使い方
点検表や作業日報を電子化する場合は、管理者による入力画面の作成、現場担当者によるタブレットでの記入、管理者による結果の確認という流れで進みます。紙の運用をそのまま置き換えるのではなく、入力しやすい形に整えるのがポイントです。
紙の様式をもとに入力画面を作る
管理者は、現在使用している紙の点検表や日報をもとに入力画面を作ります。紙の様式を取り込んで入力欄を配置する方式や、項目を一覧で設定する方式があり、対応方法は製品によって異なります。
入力欄には、数値、選択肢、チェック、写真、手書きのサインなど、記入内容にあわせた形式を選びます。点検結果を「良・否」の選択式にする、測定値に許容範囲を設定して異常を知らせるといった工夫により、入力負担や記入漏れを減らせます。
現場での記入と結果の確認を行う
現場の担当者は、タブレットで該当する帳票を開き、項目に沿って記入・送信します。電波が届きにくい場所で利用する場合は、オフラインでの入力や、通信回復後の送信に対応しているか確認しましょう。
管理者は、送信された記録を一覧で確認し、承認や差し戻しを行います。記録がデータとして蓄積されるため、紙からの転記や集計にかかる作業負担の軽減につながります。異常値が入力された際の管理者への通知機能も、あわせて確かめておくと安心です。
帳票電子化ツールを使い始めて定着させる進め方
帳票電子化ツールの操作を覚えても、社内で活用されなければ十分な効果は得られません。対象を絞って導入し、操作手順やルールを共有しながら、利用者が無理なく使い続けられる環境を整えましょう。
一部の帳票と部署から始める
最初からすべての帳票を電子化しようとすると、設定作業が増え、問題発生時の影響も大きくなります。件数が多く効果を確かめやすい帳票や、協力を得やすい部署から始め、操作に慣れてから対象を広げる進め方が現実的です。
試験運用中は紙と電子を並行して使用し、処理結果に違いがないか確認します。利用者の意見をもとにレイアウトや入力画面を改善し、本格運用へ移行しましょう。
操作手順と社内ルールを共有する
利用者向けに画面の写真を使った簡単な操作手順書を用意しておけば、問い合わせの削減につながります。あわせて、帳票ごとの担当者や承認者、紙の原本の保管期間など、運用ルールも文書化しておきましょう。
部署ごとに操作に詳しい担当者を複数配置し、質問に対応する体制を整えれば、特定の人への問い合わせ集中を防げます。手順書は製品の更新や運用変更にあわせて見直す必要があります。
使う場面で選ぶ帳票電子化ツール一覧
帳票の作成・送付、受取・保存、現場入力という場面ごとに、この記事で紹介する製品の特徴を一覧にまとめました。
| 製品名 | 主な場面 | 特徴 |
|---|---|---|
| ジョブカン見積/請求書 | 作成・送付 | テンプレートの文字や色、ロゴを変更し、自社仕様の帳票を作成 |
| マネーフォワード クラウド請求書発行 | 作成・送付 | 帳票レイアウトを柔軟に設定でき、郵送からWeb送付への切り替えに対応 |
| freee請求書 | 送付 | CSV・PDFの取り込みで請求書を作成し、取引先のダウンロード状況を確認 |
| BtoBプラットフォーム 請求書 | 送付・受取 | 請求書の発行と受取を1つのプラットフォームで扱うクラウド請求書システム |
| バクラク請求書受取 | 受取・保存 | AI-OCRで請求書を読み取り、仕訳や支払いのデータを自動作成 |
| freee支出管理 受取請求書キャビネット | 受取・保存 | メールで届いた書類を自動保管し、AIがデータ化して検索用のタグを付与 |
| 帳票コンシェルジュ | 作成 | ExcelテンプレートとCSVなどのデータを用意して帳票を作成するクラウドサービス |
| i-Reporter | 現場入力 | Excelの帳票を移行し、選択肢や画像、音声などを使った現場での記録に対応 |
操作の流れをイメージしやすい帳票電子化ツール
レイアウト作成から送付まで、または受領書類の取り込みから保存までを、一つの製品で進めやすいものを中心に紹介します。画面の操作感は、無料トライアルやデモの有無も含めて資料で確認しましょう。
ジョブカン見積/請求書
- 見積書・請求書・発注書など12種類の帳票をテンプレートで作成
- 電子送付で印刷・郵送を削減。閲覧状況・送信履歴も一覧で確認
- 電帳法・インボイス・取適法に対応。承認・作業ログで統制も
見積書や請求書のレイアウト作成から始めたい場合は、株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン見積/請求書」が候補です。見積書や請求書などの売上帳票、発注書や支払明細書などの仕入帳票をクラウド上で作成・発行・管理するサービスです。用意されたテンプレートの文字や色、ロゴを変更するだけで、自社仕様の帳票が完成します。CSVインポートによる一括作成にも対応しており、月末・月初の大量発行をまとめて処理できるほか、発行済みの帳票はワンクリックでメール送付できます。
マネーフォワード クラウド請求書発行
- 請求書や納品書、支払明細書などあらゆる帳票送付業務を自動化
- あらゆる帳票フォーマットに対応しているためスムーズに導入可能
- 電子帳簿保存法・インボイス制度対応
現在の請求書の様式を変えずに送付方法を切り替えたい企業には、株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド請求書発行」が選択肢です。請求書や納品書、支払通知書などを自動送付する請求書発行システムで、帳票レイアウトの柔軟な設定に対応しています。現行の請求書フォーマットを大きく変えずに導入でき、郵送からメールやWebによる送付への切り替えも可能です。これまで紙・Web・メールで別々に管理していた送付データも、クラウドで一元管理できます。
freee請求書
- 主要機能を網羅しながら納得の低価格を実現
- 債権管理・入金消込・仕訳の自動作成まで対応
- 24.5万社に選ばれている、確かな信頼 ※
取引先の開封状況を確認しながらWebで請求書を届けたい場合は、フリー株式会社が提供する「freee請求書」が候補です。販売管理システムなどから出力したCSVやPDFを取り込んで請求書を作成し、ワンクリックで一括送付するクラウド型の請求書発行システムです。送付方法は専用画面での共有、メール送付（Webリンク・PDF添付）、郵送代行から選択でき、取引先のダウンロード状況も確認できます。複数の請求書をまとめたPDFを、取引先ごとに自動分割する機能も備えています。
BtoBプラットフォーム 請求書
- 請求書の発行も受取も完結！最大90%の業務時間削減
- 紙・PDFなど、形式を問わずあらゆる請求書の受領を委託可能！
- 法改正への対応と万全のセキュリティ対策
請求書の発行と受取を同じ仕組みで扱いたい場合は、株式会社インフォマートが提供する「BtoBプラットフォーム 請求書」が候補です。デジタル・紙・PDFなど形式を問わず、請求書の発行と受取に対応するクラウド請求書システムです。受取時には紙やPDFの請求書をAI-OCRでデータ化し、会計システムへ自動で取り込めます。発行時は取引先の希望に応じて電子発行や紙・PDFでの送付を選べるほか、郵送代行サービスも利用可能です。
バクラク請求書受取
- AI-OCRが請求書を数秒で自動で読み取り！手入力をゼロに
- レポートで受取状況や支払い状況を可視化して支払い漏れをゼロに
- 稟議から支払いまで一気通貫、内部統制を強化！
受領した請求書の読み取りから仕訳、支払いまでを一元化したい企業は、株式会社LayerXが提供する「バクラク請求書受取」を検討するとよいでしょう。請求書の受取から会計処理・支払処理までをまとめて自動化するクラウド型のシステムです。AI-OCRが定型・非定型の請求書を読み取り、仕訳や支払いのデータを自動生成します。同一の請求書を検知して二重処理を防ぐアラートや、メールでの請求書回収にも対応。電子帳簿保存法やインボイス制度への対応も備えています。
帳票コンシェルジュ （株式会社エヌアイデイ）
- Excelを用いて、様々なデザインで直ぐに帳票イメージが作成可能
- 帳票出力データを用意すれば直ぐに帳票印刷が行えます
- クラウドサービスですので、手軽で安価に利用することができます
i-Reporter （株式会社シムトップス）
- Excelデータを丸ごと移行するだけで帳票ができる
- 音声入力や画像取り込み機能で多くの情報量を記録できる
- 紙媒体より安全に情報管理ができる
まとめ
帳票電子化ツールは、帳票の作成・出力、受取・保存、現場での入力という用途によって操作の流れが異なります。自社が電子化したい帳票を整理し、レイアウト作成や書類の取り込み、入力画面の設定など、初期準備を丁寧に進めましょう。一部の帳票から導入して操作手順を共有すれば、社内への定着につながります。自社の業務にあう製品を比較したい方は、資料請求を活用してください。
