ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■電子化する帳票別
- 点検表や作業日報などの現場帳票：i-Reporter、点検エース for EXCEL®
- 品質保証書やミルシートなど製造関連帳票の管理：電子帳票基盤システム Paples
- 注文書や納品書などの取引帳票の発行・配信：EdiGate/POST、SVF、eCubenet 帳票配信サービス、電子契約・電子取引クラウドサービス「DocYou(ドックユー)」
- 受け取った請求書などの電子保存：楽楽電子保存、invox電子帳簿保存
- ■現場での入力方法別
- タブレットやスマートフォンでの入力：i-Reporter
- Excelの様式を活かした入力：i-Reporter、点検エース for EXCEL®
製造業で電子化の対象となる帳票
製造業の帳票は、工場や倉庫で記入する現場帳票と、取引先とやり取りする取引帳票に大きく分けられます。どちらを優先して電子化するかによって、検討する帳票電子化ツールの種類も異なります。まずは自社の帳票を棚卸ししましょう。
点検表や作業日報、検査記録などの現場帳票
製造現場では、設備の始業点検表、作業日報、工程ごとの検査記録、温度や圧力の測定記録など、さまざまな紙帳票が使われています。記入した紙を事務所に集め、担当者がExcelに転記して集計する工場もあります。
こうした現場帳票を電子化すれば、転記の手間や記入漏れの確認作業の削減につながります。現場向けにはタブレット入力型のツールなどがあり、取引帳票向けの製品とは重視する機能が異なります。
注文書や納品書、請求書などの取引帳票
製造業では、部品や材料の注文書、出荷時の納品書や出荷伝票、月末の請求書など、取引先とやり取りする帳票も多く扱います。販売管理や生産管理といった基幹システムのデータから作られ、取引先ごとに指定の様式がある場合もあります。
取引帳票の電子化では、基幹システムからの帳票作成・出力・配信や、受領書類の保存が主な機能です。電子取引に該当する書類には電子帳簿保存法の保存要件が適用されるため、法令対応も確認しましょう。
製造現場の帳票電子化で確認したい入力環境
現場帳票を電子化するツールは、事務所ではなく製造現場で利用します。机のない場所での記入や通信環境、手袋をしたままの操作など、現場特有の条件に適した製品かを確かめる必要があります。
現場の作業者が迷わず記入できる画面
現場の作業者は、作業の合間に短時間で記入するケースがあります。紙の様式に近いレイアウトや選択式・チェック式の入力欄があれば、操作にも慣れやすくなるでしょう。既存のExcelの点検表をもとに入力画面を作成する製品もあり、様式を一から作り直す手間の削減につながります。
測定値に許容範囲を設定し、範囲外の値を知らせる機能があれば、異常の見落とし防止に役立ちます。導入前には現場の作業者に試用してもらい、文字の大きさやボタンの押しやすさ、手袋を着けた状態での操作性も確かめましょう。
通信環境と端末の設置条件
工場では、建物の構造や設備の配置によって無線LANの電波が届きにくい場所が生じる場合があります。オフラインでの入力や通信回復後の送信に対応しているか確認しておけば、記入作業の中断を防ぎやすくなります。
端末の設置場所の温度やほこり、水や油のかかりやすさによっては、保護ケースや耐環境性のある端末が必要です。帳票電子化ツールの対応OSも踏まえ、情報システム部門と相談して端末を選びましょう。必要な台数や充電場所、紛失時の対応も事前に決めておけば、運用開始後の混乱を抑えられます。
写真や手書きサインでの記録
検査記録や設備の点検では、文字や数値だけでなく、製品の外観や設備の状態を写真で残したい場面があります。帳票への写真添付や、撮影日時の記録に対応しているか確認しましょう。
確認者や承認者のサインを手書きで残したい場合は、画面上での署名機能も確認項目です。従来の確認印を電子上でどう置き換えるか、品質保証部門と相談しておけば、運用ルールを決めやすくなります。
取引帳票の電子化と取引先・基幹システムとの連携
製造業の取引帳票は、基幹システムと取引先の両方につながっています。帳票電子化ツールの選定では、社内データの受け取り方、取引先への送付方法、受領書類の保存方法という3つの観点から確認しましょう。
基幹システムから帳票を出力する仕組み
納品書や出荷伝票は、販売管理や生産管理システムのデータをもとに作成するケースがあります。帳票電子化ツールがCSVなどのファイル連携やAPI（システム同士をつなぐ仕組み）に対応しているか、既存の帳票レイアウトを再現できるか確認しましょう。
出荷現場で伝票やラベルを印刷する場合は、使用中のプリンタや用紙への対応状況も重要です。実際の帳票と件数で試験出力し、出荷の締め時刻までに印刷を終えられるか確かめておくと安心です。
取引先ごとの送付方法への対応
取引先によって、Webでの受け取り、メールへのPDF添付、EDI（企業間の取引データを電子的にやり取りする仕組み）、紙での郵送など、希望する送付方法が異なる場合があります。取引先ごとの送付方法の振り分けに対応しているか確認しましょう。
取引先から指定された帳票様式を使う場合は、個別のレイアウト設定も確認項目です。送付方法の変更を相談する際は、相手の受け取り手続きへの影響に配慮し、余裕を持って案内しましょう。
受け取った書類の電子保存
仕入先から請求書や納品書を電子で受け取る場合は、電子帳簿保存法の要件に沿った保存が必要です。具体的には、日付や金額、取引先による検索に加え、改ざん防止措置が求められます。タイムスタンプの付与や訂正削除の履歴が残るシステムでの保存、事務処理規程の整備と運用などが該当します。
製品の機能で対応する範囲を確認し、不足する部分を社内規程で補う方法も検討しましょう。詳細は国税庁の公開資料で確認し、判断に迷う点は税理士やベンダーへの相談がおすすめです。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まずは資料請求を活用し、各製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に個別で問い合わせる手間を省き、たった1回の入力（約60秒）で帳票電子化の一括資料請求が可能です。浮いた時間を製品の比較検討に充てましょう。
電子化した帳票を品質管理とトレーサビリティに活かす
製造業で帳票電子化を進めるメリットの一つは、蓄積したデータを品質管理や原因調査に活用できる点です。紙のままでは探すのに時間がかかっていた記録も、電子化によって検索や集計に役立てられます。
検査記録をロット単位でたどれるようにする
トレーサビリティとは、製品がいつ、どの材料と工程で作られたかを後から追跡する仕組みです。検査記録や作業日報にロット番号や製造日、設備名を入力しておけば、不具合が発生した際に関連する記録をすばやく探せます。
紙の記録と比べ、対象ロットの特定や取引先への報告を早められる可能性があります。ただし、ロット番号の付け方や入力項目を工程間で統一しておく必要があります。材料の受入記録や出荷記録も同じ番号で関連付ければ、工程をまたいだ追跡に役立つでしょう。
集計したデータを改善活動に使う
電子化した測定値や点検結果をグラフや一覧にまとめれば、数値の傾向を把握できます。例えば、特定の設備で測定値が許容範囲の限界に近づいている場合、不具合が発生する前に点検を前倒しする判断材料となります。
集計結果の分析方法や対策の判断者は、品質保証部門や製造部門で決めておく必要があります。データの出力形式が自社の分析方法に適しているか、他のシステムへの取り込みに対応しているかも確認しましょう。
製造業で帳票電子化ツールを導入する進め方
製造業の帳票は種類が多く、工程や部署ごとに使い方も異なります。帳票電子化ツールは、対象を絞って試験運用し、現場の意見を取り入れながら段階的に広げる方法が現実的です。
対象の工程と帳票を絞って試す
最初は、記入頻度が高く転記に手間がかかる帳票や、品質上重要な検査記録など、効果を確かめやすいものから始めます。工程やラインを一つに絞って試験運用を行い、記入時間や転記作業の変化を確認しましょう。
試験期間中は紙と電子を並行して使い、記録内容に違いがないか照合します。その結果をもとに対象の拡大を判断すれば、全社展開での手戻りを減らせます。試験運用で作成した入力画面や手順書を他の工程にも流用できるか確認し、準備の負担を抑えましょう。
現場と品質保証部門の意見を様式に反映する
入力画面の項目や並び順は、実際に記入する作業者の意見を取り入れて見直します。現場で使いにくい画面のままだと、記入の後回しや紙への逆戻りにつながるおそれがあるためです。
記録の保存方法や承認の流れは、品質保証部門や取引先との取り決めに関わる場合もあります。様式の変更時には関係部署の確認を経て、変更履歴も残しておきましょう。監査や取引先への説明にも役立ちます。
製造業の帳票別に見る帳票電子化ツール一覧
現場帳票、取引帳票、受領書類のどれを電子化する製品かを分類し、それぞれの特徴を比較表にまとめました。
| 製品名 | 対象の帳票 | 特徴 |
|---|---|---|
| 電子帳票基盤システム Paples | 製造関連帳票・取引帳票 | 品質保証書の一元管理やミルシート管理など製造業向けソリューションを用意 |
| SVF | 取引帳票 | 基幹システムのPDFを取引先ごとに分割し、Webやメール、郵送代行などで配信 |
| EdiGate/POST | 取引帳票 | 発注書や納品書を電子データで配布し、仕入先はWeb画面で納期を回答 |
| eCubenet 帳票配信サービス | 取引帳票 | 部署・担当者単位の宛先登録やPeppol連携に対応する帳票配信サービス |
| 電子契約・電子取引クラウドサービス「DocYou(ドックユー)」 | 取引帳票 | 見積依頼や注文書、請求書の配信など企業間の書類を双方向でやり取り |
| 楽楽電子保存 | 受け取った書類 | 電子・紙の受領書類を一元管理し、AI-OCRで取引年月日や金額を読み取る |
| invox電子帳簿保存 | 受け取った書類 | 見積書から請求書までの一連の取引書類をグルーピングして保存・検索 |
| i-Reporter | 現場帳票 | Excelの帳票を移行し、画像や音声も使って現場の記録を保存 |
| 点検エース for EXCEL® | 現場帳票 | Excelでの点検表や日報の作成、写真添付や暗号化に対応するアドイン |
工場の帳票と取引先との帳票を電子化できる製品
点検表や検査記録などの現場帳票、注文書や納品書などの取引帳票、仕入先から受け取る書類の保存に対応する製品を紹介します。自社で電子化したい帳票の種類にあわせて、資料で対応範囲を比較しましょう。
電子帳票基盤システム Paples
- 電子帳簿保存法の4区分に活用でき、システム対応実績も多数あり
- 帳票の取込から電子保存・配信までをワンパッケージで一元管理
- 各種業務システム連携し多彩なソリューションで帳票運用を効率化
品質保証書やミルシートなど製造業特有の帳票をまとめて管理したい企業には、日鉄日立システムソリューションズ株式会社が提供する「電子帳票基盤システム Paples」が候補です。帳票の取込から電子保存、出力までを一つのパッケージにまとめた電子帳票基盤です。製造業向けには、製造関連帳票・品質保証書の一元管理や製造指図書・レシピ表の管理、ミルシート管理のソリューションを用意しています。生産管理などの業務システムやERPとの連携にも対応し、帳票を伝票情報やマスタ情報と関連付けて保存します。
SVF
- 累積導入42,000社以上、国内シェアNo.1の帳票ソフトウェア
- 様々な上位システムと連携、社内に散在する帳票システムの統一化
- オンプレミス・クラウド対応・電子帳簿保存法も対応
取引先ごとに異なる送付方法へ対応しながら取引帳票を電子化したい場合は、ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供する「SVF」が候補です。帳票の生成・保管・配信を一つの基盤で扱う帳票ソリューションで、オンプレミスとクラウドのどちらでも利用できます。基幹システムから出力した1つのPDFを取引先ごとに自動で分割・仕分けし、Web私書箱ダウンロードやメール添付、Peppol、郵送代行などで配信します。帳票レイアウトのノーコード設計に対応し、ExcelやWordの既存レイアウトも取り込めます。
EdiGate/POST
- 購買業務に関わる手間・コストを大幅削減！！
- Web画面で納期の回答・照会、データの二次活用も可能！
- 操作がシンプルで簡単に電子化をスタートできる！
仕入先との注文書や納品書のやり取りを電子化したい製造業には、DAIKO XTECH株式会社が提供する「EdiGate/POST」が選択肢です。取引先と取り交わす発注書や納品書、請求書などを電子データで配布するクラウドサービスです。発注システムや会計システムと連携した帳票データの自動配信に対応し、仕入先はWeb画面から納期の回答・照会を行えます。現在使っている帳票フォーマットをそのまま利用できるほか、図面など容量の大きいデータの送受信にも対応しています。
eCubenet 帳票配信サービス
- 送付手段を集約し郵送・FAX・メール・Webを自動配信
- ERP連携でPDF/CSVを取り込み宛先別の送付と未DL追跡を自動化
- 送信履歴を一元管理し監査対応や再送を迅速化
郵送・FAX・メールなど希望する受け取り方が異なる取引先が多い場合は、株式会社オージス総研が提供する「eCubenet 帳票配信サービス」を検討するとよいでしょう。基幹システムやERPから帳票データを連携し、取引先ごとに設定した送付手段へ振り分けて自動送付する帳票配信サービスです。同一取引先内の部署・担当者ごとの宛先登録に加え、Peppol（デジタルインボイス）連携や帳票印刷・郵送代行にも対応しています。送付履歴の確認や未ダウンロード先へのリマインドも行えます。
電子契約・電子取引クラウドサービス「DocYou(ドックユー)」
- 電子契約だけじゃない！企業間の取引まるごとペーパーレス化
- 電子契約 電子取引 書類配信 保存を書類の保存を一元管理
- 取引先への展開支援サービスも充実
見積依頼から注文、請求までの書類を取引先と双方向でやり取りしたい場合は、日鉄日立システムソリューションズ株式会社が提供する電子契約・電子取引クラウドサービス「DocYou(ドックユー)」が候補です。電子契約に加え、見積りの依頼と回答、注文書や注文請書の送受信、請求書の一括配信を一つのプラットフォームで扱えます。PDFのほかExcelやCSVなどのファイル添付にも対応し、見積回答をExcelで受け取る運用にも適しています。取引先への展開に向けた説明会や告知サイト作成などの支援メニューも用意されています。
楽楽電子保存
- 書類の「保存」だけでなく「取得」まで完全自動化
- 現場が迷わない操作性 ＆「最短3営業日」で運用開始
- 「楽楽クラウド」連携でバックオフィス業務とコストを最適化
仕入先から届く請求書や納品書を、紙・電子の区別なくまとめて保存したい企業には、株式会社ラクスが提供する「楽楽電子保存」が選択肢です。メール添付などの電子書類やスキャンした紙書類を取り込み、請求書や領収書、納品書などを一元管理するクラウド型の電子帳簿保存システムです。AI-OCRによる取引年月日や金額、取引先などの読み取りに加え、認定タイムスタンプの付与にも対応しています。メール添付書類の取得から保存・登録までを自動化する機能も備えています。
invox電子帳簿保存
- 月契約で業界最安水準、使った分だけのムダのない料金
- 低コストなAI OCRと99.9％精度保証のオペレータ入力を選択できる
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見積書から請求書までの書類を取引単位で管理したい場合は、株式会社invoxが提供する「invox電子帳簿保存」が候補です。国税関係書類や電子取引情報を取り込み、日付・金額・取引先を自動でデータ化して電子保存する文書管理システムです。見積書や注文書、納品書、検収書、請求書といった一連の取引書類をグルーピングし、検索・管理できます。データ化の方法はセルフ入力・AI OCR・オペレータ入力から選べ、メールやGoogleドライブなどからの自動取り込みにも対応しています。
i-Reporter （株式会社シムトップス）
- Excelデータを丸ごと移行するだけで帳票ができる
- 音声入力や画像取り込み機能で多くの情報量を記録できる
- 紙媒体より安全に情報管理ができる
点検エース for EXCEL® （株式会社ビジー・ビー）
- 特許登録済み入力支援機能でExcel作業を効率化
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- 生成AIが課題を見抜き改善策を自動提案
まとめ
製造業で帳票電子化ツールを選ぶ際は、点検表や検査記録などの現場帳票と、注文書や納品書などの取引帳票を分けて考えましょう。現場帳票では入力のしやすさや通信環境、写真の記録を、取引帳票では基幹システムとの連携や取引先ごとの送付方法、電子保存の要件を確認します。工程を絞って試験運用し、品質管理にも役立つ形で段階的に展開するのが重要です。自社の帳票にあう製品を比較したい方は、資料請求を活用してください。
