使いにくいと感じる採用管理・選考管理システムの特徴
操作が複雑に感じる背景には、画面設計やメニュー構成、用語のわかりにくさなど複数の要因が関係している場合があります。どのような点が使いにくさにつながるかを把握しておきましょう。
操作が複雑になりやすい要因
多機能な製品ほど設定項目が多く、目的の操作にたどり着くまでのクリック数が増える傾向があります。専門用語が多用された画面では、初めて利用する担当者が操作方法を理解するまでに時間がかかる場合があります。
操作の複雑さは、機能の多さだけでなく、画面上の情報量やメニューの階層構造にも左右されます。よく使う操作が深い階層に配置されていると、日常的な業務でも手間を感じやすくなります。導入前に実際の画面構成を確認しておくことが重要です。使用頻度の高い操作をショートカットできる機能や、よく使う項目をお気に入り登録できる機能があるかどうかも、日々の業務効率に影響する確認ポイントです。
画面設計が使いにくさに影響する場合
文字が小さい、ボタンの配置が分かりにくいといった画面デザインも、使いにくさの一因になります。複数の画面を行き来しないと一つの操作が完了しない設計では、日々の業務で負担を感じやすくなります。年齢や視力の異なる担当者が使う場合は、文字サイズを調整できる機能があるかも確認しておくとよいでしょう。
画面設計の使いやすさは主観的な要素も含むため、担当者が複数人いる場合は、それぞれの意見を聞きながら比較することが実行可能な確認方法です。デモ画面を操作してもらい、実際の感想を集めるとよいでしょう。特にパソコン操作に不慣れな担当者がいる場合は、その担当者の視点での使用感も確認しておくと安心です。
初期設定の難易度が運用開始の壁になるケース
初期設定の項目が多く複雑な製品では、運用開始までに想定以上の時間がかかる場合があります。設定の難易度は、テンプレートの有無やサポート体制によっても変わります。
初期設定でつまずきやすい項目
選考フローの設定、評価項目のカスタマイズ、通知条件の設定など、初期設定で決める項目は多岐にわたります。設定項目の意味が分かりづらい場合、担当者だけで設定を完了させることが難しくなるケースもあります。
初期設定に必要な専門知識の水準は製品によって異なり、情報システム部門の関与が前提になっている製品もあります。自社の体制で対応できる設定難易度かどうかを、契約前に確認しておく必要があります。設定項目が多いこと自体は柔軟性の裏返しでもあるため、難易度と機能性のバランスを見て判断することが重要です。
難易度を見極める確認方法
資料やデモだけでなく、実際に初期設定の画面を操作させてもらい、どの程度の時間や知識が必要かを確認することが有効です。設定支援を受けられる場合は、どこまでの範囲を代行してもらえるかもあわせて確認しましょう。
過去に同規模の企業が導入した際の設定期間の目安をベンダーに確認しておくと、自社での所要時間を見積もる参考になります。設定担当者を複数人アサインできる場合は、分担して進めることで導入までの期間を短縮できる可能性があります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で採用管理・選考管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
サポート対応が遅いと感じるケース
操作で困ったときに問い合わせても回答が遅いと、業務が滞る場合があります。サポート対応のスピードは、契約プランや問い合わせ方法によって差があります。
対応が遅く感じる背景
問い合わせ窓口が電話のみに限られている場合、混雑時には対応まで時間がかかることがあります。選考の繁忙期には他の利用企業からの問い合わせも増えるため、対応が集中し回答が遅れるケースも考えられます。問い合わせ内容によっては担当部署へ引き継がれるため、一次対応から解決までに複数回のやり取りが必要になる場合もあります。
対応の遅さは、サポート体制の規模だけでなく、契約しているプランによって優先度が異なることも要因になる場合があります。上位プランほど優先的にサポートを受けられる製品もあるため、契約プランごとの対応差を確認しておきましょう。担当者の入れ替わりが多いサポート窓口では、過去の問い合わせ内容が引き継がれず、同じ説明を繰り返す必要が生じることもあります。問い合わせ履歴を自社側でも記録しておくと、再度同じ内容を説明する手間を減らせる場合があり、担当者間の引き継ぎにも役立ちます。
対応スピードを事前に確認する方法
契約前に、問い合わせ方法の種類や、回答までの目安時間をベンダーに確認しておくことが実行可能な方法です。既存の利用企業からの評判を確認できる場合は、対応品質を判断する参考になります。トライアル期間中に実際に問い合わせを試し、対応の速さや回答の分かりやすさを確認しておくのもよい方法です。
チャットサポートやFAQページ、動画マニュアルなど、問い合わせ以外で自己解決できる手段が用意されているかどうかも、あわせて確認しておくと安心です。
スマートフォンで利用する際の制限
外出先や移動中にスマートフォンで選考状況を確認したい担当者にとって、モバイル対応の範囲は重要な確認項目です。パソコンでの操作と同等に使えるとは限りません。
スマホ利用時に制限されやすい機能
スマートフォン向けの画面では、パソコン版に比べて表示できる情報量が制限される場合があります。選考ステータスの確認はできても、詳細な評価入力や設定変更はパソコンからのみ対応という製品も見られます。移動中に確認だけしたい担当者にとっては十分でも、外出先で評価入力まで完結させたい担当者にとっては不便に感じる場合があります。
モバイル対応の範囲は製品ごとに差が大きく、専用アプリを提供している製品と、ブラウザ経由での閲覧のみに対応している製品があります。自社で想定するスマートフォンでの利用シーンにあうかを確認しておきましょう。通勤中に選考状況を確認したい担当者が多い企業ほど、モバイル対応の範囲が業務効率に影響しやすくなります。
モバイル対応の確認ポイント
面接官がスマートフォンで評価を入力する運用を想定している場合、その一連の操作がスマートフォン画面でスムーズに行えるかを実際に試しておくことをおすすめします。通知機能がスマートフォンに届くかどうかも確認しておくとよいでしょう。文字入力の多い評価コメント欄がスマートフォンの画面できちんと使いやすいかどうかも、実際に試して確認しておくと安心です。
セキュリティ上の理由でモバイルからのアクセスに制限を設けている製品もあるため、自社のセキュリティポリシーとあわせて利用範囲を確認することが重要です。個人所有の端末での利用を想定している場合は、情報システム部門に事前相談し、社内規程に反しないかも確認しておきましょう。
使いにくさを見抜くための比較検討の進め方
資料やカタログの情報だけでは、実際の使いやすさを判断しきれない場合があります。契約前に複数の方法で使用感を確認する進め方を整理しておきましょう。
実際に操作して確認する重要性
無料トライアルやデモ環境を提供している製品であれば、実際に選考ステータスの更新や評価入力などの操作を試してみることが有効です。カタログスペックだけでは分からない、日常的な操作感を確認できます。
複数の担当者が実際に触れてみて、それぞれの意見をすり合わせることで、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。特定の担当者だけの感想で判断せず、複数の視点から確認することが重要です。トライアル期間中に実際の応募者データに近い形式で入力を試すことで、日々の運用に近い使用感をより具体的に確認できます。
利用者の声を参考にする方法
導入実績のある企業の声や、比較サイトのレビューを参考にすることも、使いやすさを判断する材料になります。ただし、個人の感想には主観が含まれるため、複数の情報源を確認したうえで総合的に判断しましょう。自社と近い業種や規模の企業のレビューがあれば、より参考にしやすい情報として活用できるため、探してみるとよいでしょう。
営業担当者への質問を通じて、過去に使いにくさを指摘された点や、その後の改善状況を確認することも、製品理解を深める手段のひとつです。改善が継続的に行われている製品かどうかは、長期的に安心して利用するうえでの重要な安心材料にもなります。
スマホでも使いやすい採用管理システム
操作のシンプルさやスマートフォンでの利用のしやすさを重視する場合に候補となる採用管理システムを紹介します。実際の対応範囲はデモやトライアルで確認してみてください。
Liny HR
- LINEですべて完結！選考移行率・内定承諾率の向上を実現
- 定期的なコンテンツ配信と個別対応により内定辞退を防止
- 説明会や面接の日程調整を完全に自動化！コア業務に注力可能
株式会社アローリンクが提供する「Liny HR」は、LINEを活用して応募者とのやり取りができる採用管理システムです。担当者が普段使い慣れたスマートフォンのLINE上で選考連絡や日程調整のやり取りを確認できるため、外出先での選考状況の把握にも活用しやすい製品です。
ジョブカン採用管理
- 募集から内定までこれ一つ。簡単高機能な採用管理システム
- あらゆる経路からの応募者の情報を取り込み、一括管理！
- 媒体別・面接官別など求人効果の分析・レポート作成も可能！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン採用管理」は、シンプルな画面構成で選考状況を一元管理できる採用管理システムです。日常的によく使う操作を少ない手順で行える設計になっており、初めて利用する担当者でも操作に迷いにくい点が特徴です。
カオナビ採用
- 紙・PDF・エクセルなどに散らばった候補者データを一元化
- データへのアクセス権限を細かく設定でき、安全な情報共有が実現
- 募集ポジションごとに進捗を管理でき、現場連携がスムーズ
株式会社カオナビが提供する「カオナビ採用」は、人材データベース「カオナビ」と連携できる採用管理システムです。選考状況の一元管理に加え、スマートフォンからのアクセスにも対応しており、外出先でも選考の進捗を確認したい担当者に向いています。
engage （エン株式会社）
- 求人掲載、採用ページ作成、応募者管理が0円
- チケット制で無駄なく活用可能
- 最大20の求人サイトへ一括掲載し応募数増加
LINEバイト （LINE株式会社）
- LINEでワンタップ応募完了
- 幅広い年代に届く大規模なユーザ基盤を活用。
- LINEで求人通知や企業と連絡可能。
まとめ
採用管理・選考管理システムの使いにくさは、操作の複雑さや初期設定の難易度、サポート対応の速さ、スマートフォン対応の範囲など複数の要因から生じます。実際に操作して確認する機会を活用し、自社にあった製品選びの参考にしてください。
