経費精算システムとは何か
経費精算システムとは、従業員が立て替えた交通費や交際費などの経費を、申請から承認、経理処理まで一連の流れで電子的に管理するシステムです。まずは基本的な仕組みと、従来の紙運用との違いを確認します。
経費精算業務を電子化する仕組み
経費精算システムは、従業員がスマートフォンやパソコンから経費を入力し、上長がオンラインで承認し、経理担当者が内容を確認して会計システムに連携するまでの一連の流れをひとつのシステム上で完結させる仕組みです。申請内容はデータとして蓄積されるため、後から検索や集計を行う際にも活用できます。
従来は紙の申請書や領収書を手作業で回覧し、承認印を集めてから経理に提出する運用が一般的でした。経費精算システムを使うことで、申請から承認までの経路がオンライン上に一本化され、書類の紛失や記入漏れといった問題を減らせます。承認の進捗も画面上で確認できるため、担当者間の連絡にかかる手間も軽減できます。
紙とExcelによる従来の経費精算との違い
紙やExcelでの経費精算は、申請書の作成や承認印の回覧、金額の再計算などを人の手で行う必要があり、担当者の作業時間がかかりやすい運用です。経費精算システムでは入力補助や自動計算の機能により、これらの作業の一部を省力化できます。
例えば、交通系ICカードの利用履歴を取り込んで交通費を自動入力する機能や、規定の金額を超えた申請を自動でチェックする機能を備えた製品があります。こうした仕組みにより、申請内容の確認にかかる時間を短縮しやすくなります。
経費精算システムが注目される背景
経費精算システムへの関心が高まっている背景には、法制度の変更や働き方の変化があります。ここでは、経費精算システムが必要とされる理由を法制度と業務環境の両面から見ていきます。
電子帳簿保存法やインボイス制度への対応
電子帳簿保存法では、電子的に受け取った請求書や領収書を一定の要件のもとで保存することが求められています。インボイス制度では、適格請求書の記載事項を確認したうえで経費を処理する必要があり、経理担当者の確認作業は複雑になっています。
経費精算システムの中には、受領した電子データをそのまま保存できる機能や、適格請求書発行事業者の登録番号を確認する機能を備えた製品があります。制度対応を目的にシステムを見直す企業が見られる状況です。制度の要件は改正される場合があるため、最新の情報を確認しながら運用を見直す姿勢が求められます。
リモートワークやペーパーレス化の広がり
働く場所が多様化したことで、出社しなければ申請や承認ができない紙の運用は、業務の停滞につながる場合があります。経費精算システムを使うと、外出先や自宅からでも申請や承認の手続きを進められます。
また、領収書を電子データとして保存できる仕組みを活用すれば、原本の保管スペースや郵送の手間を減らせる場合があります。ペーパーレス化を進める取り組みの一環として、経費精算システムの導入を検討する企業があります。
経費精算システムの主な機能
経費精算システムには、申請から承認、会計連携までを支える複数の機能が用意されています。ここでは代表的な機能として、レシート読み取りと承認ワークフローの2つを取り上げます。
交通費やレシートの読み取り機能
多くの経費精算システムには、スマートフォンのカメラでレシートを撮影すると、日付や金額、店舗名などを自動で読み取る機能が搭載されています。手入力の手間を減らし、入力ミスを防ぐうえで役立つ機能です。
交通費についても、乗換案内サービスと連携して経路や運賃を自動で入力できる機能や、交通系ICカードの利用履歴を取り込む機能があります。これらの機能により、日々の交通費申請にかかる作業を軽減できます。
承認ワークフローと仕訳連携機能
承認ワークフロー機能は、申請内容を承認者に自動で回付し、承認や差し戻しの状況を画面上で確認できる仕組みです。承認者が複数階層にわたる場合でも、経路をあらかじめ設定しておくことで進捗を把握しやすくなります。
また、承認が完了した経費データを会計ソフトの勘定科目に自動で振り分けて連携する機能もあります。手作業での仕訳入力を減らせるため、経理担当者の月次処理にかかる時間の短縮が期待できます。加えて、部署ごとの経費集計を自動で行う機能を備えた製品もあり、予算管理の場面でも活用できます。
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経費精算システムの種類と選び方の観点
経費精算システムには提供形態や機能の範囲が異なる複数の種類があります。自社の業務規模や運用体制に合った製品を選ぶための観点を整理します。
クラウド型とオンプレミス型の違い
クラウド型は、インターネット経由でシステムにアクセスして利用する形態で、サーバーの管理を自社で行う必要がない点が特徴です。初期費用を抑えて短期間で導入できる場合が多く、拠点が分散している企業でも利用しやすい形態です。
一方でオンプレミス型は、自社内にサーバーを構築して運用する形態です。既存の社内システムとの連携をきめ細かく設計できる反面、構築や保守にかかる負担は自社で担う必要があります。導入目的や社内体制に応じて、どちらが適するかを検討することが重要です。
企業規模や業種に応じた選定基準
経費精算システムを選ぶ際は、従業員数や申請件数、既存の会計システムとの連携範囲を確認する観点が重要です。小規模な組織であれば基本的な申請や承認の機能で十分な場合もありますが、拠点数が多い企業では権限設定の細かさも判断材料になります。
また、内部統制の観点から、不正な申請を検知する仕組みや、承認履歴を残す機能の有無を確認する企業もあります。自社の業務フローに合わせて、必要な機能を洗い出したうえで比較することが選定の基準になります。無料のトライアル期間を用意している製品もあるため、実際の操作感を確認してから判断する方法もあります。
経費精算システム導入で変わる業務プロセス
経費精算システムを導入すると、申請から承認、経理処理までの一連の流れが変化します。ここでは経理担当者と申請者それぞれの視点から、業務プロセスの変化を確認します。
経理担当者の確認作業の効率化
経費精算システムを導入すると、申請データが一定のフォーマットで蓄積されるため、経理担当者は内容を確認する作業を進めやすくなります。規定違反や重複申請をシステム側で検知できる場合もあり、確認漏れを防ぐ助けになります。
また、会計システムとの連携機能を活用すれば、仕訳データの入力を都度手作業で行う必要がなくなる場合があります。月次決算にかかる時間を短縮できる可能性がある点も、導入の効果として挙げられます。
従業員の申請から精算までの流れ
申請者側では、経費が発生した時点でその場でスマートフォンから申請できるようになり、まとめて申請する際の記憶違いや入力漏れを減らせます。承認状況もオンラインで確認できるため、進捗を都度問い合わせる手間が減ります。
精算のタイミングについても、給与振込と合わせて処理する運用や、都度精算する運用など、自社のルールに応じて設定できます。運用ルールを明確にしたうえで導入すると、従業員側の理解も得やすくなります。
代表的な経費精算システムを紹介
ここまで解説してきた申請・承認・仕訳連携などの機能を実際に備えた製品として、クラウド型を中心に代表的な経費精算システムを紹介します。自社の業務規模や連携したい会計ソフトを踏まえて比較する際の参考にしてください。
マネーフォワード クラウド経費
- 手入力ミスを省けるオートメーション機能＆ペーパーレス運用
- 交通費・出張旅費の申請処理から会計ソフトへの仕訳連携まで対応
- 購買申請・住所変更・出張申請など柔軟な電子ワークフロー機能
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド経費」は、経費の申請から承認、会計処理までを電子化するクラウド型の経費精算システムです。スマートフォンのカメラでレシートを撮影して内容を自動で読み取る機能や、交通系ICカードの利用履歴を取り込んで交通費を入力する機能を備えています。承認ワークフローの経路を柔軟に設定できるほか、会計ソフトとの連携により仕訳データの入力作業を省力化できます。電子帳簿保存法やインボイス制度に関する要件への対応も進められています。
楽楽精算
- 経費精算をAIで自動化:領収書撮影だけでAIが不備をチェック&申請
- 今の運用を変えずシステム化:高い柔軟性で既存フローを再現
- 徹底したサポート:専任担当が2か月無償で導入～定着までサポート
株式会社ラクスが提供する「楽楽精算」は、経費精算業務の申請から承認、経理処理までをクラウド上で一元管理できるシステムです。領収書のスキャンによる自動入力機能や、規定の金額を超えた申請を検知する機能により、入力ミスや規定違反の見落としを防ぎやすくしています。複数階層の承認ルートにも対応しており、部署ごとの申請状況を画面上で把握できます。主要な会計ソフトとのデータ連携にも対応しており、幅広い業種・規模の企業で導入されています。
TOKIUM経費精算
- 領収書をスマホで撮って入れるだけ。のり付け作業は一切不要！
- あらゆる会計ソフトと連携が可能！
- 電子帳簿保存法への対応と同時にペーパーレス化を実現！
株式会社TOKIUMが提供する「TOKIUM経費精算」は、領収書やレシートの受け取りから読み取り、申請、承認までを電子化する経費精算システムです。紙の領収書をオペレーターが代行して入力する仕組みを備えており、申請者がスマートフォンで撮影して送付するだけで処理を進められます。電子帳簿保存法に対応した形式での証憑保存にも対応しており、経理担当者の確認作業や書類の原本管理にかかる負担を軽減する目的で導入が検討されています。
バクラク経費精算
- AI-OCRが領収書を数秒でデータ化！
- アラート機能でミスや差し戻しを削減できる！
- シンプルな操作画面なので従業員もミスなく使える！
株式会社LayerXが提供する「バクラク経費精算」は、経費の申請から承認、仕訳までをクラウド上で処理できる経費精算システムです。AIによる読み取り機能でレシートや領収書の内容を自動入力できるほか、法人カードの利用明細と連携して経費データを取り込む機能も備えています。承認ワークフローの設計や会計ソフトとの仕訳連携にも対応しており、申請から経理処理までの一連の流れを効率化する目的で利用されています。
kincone （株式会社ソウルウェア）
- 他社連携、ビジネスチャット打刻に対応。
- 月額220円/1名から、5名より利用可能。
- iOS/NFC対応Androidでスマホからすぐ開始可能。
Ci*X Expense （株式会社電通総研）
- 直感的UI/UXで、マニュアルなしで申請可能。
- 多様な規定対応の柔軟性と入力支援でミスを低減。
- モバイル対応、外部連携、グループ会社横断の統一管理。
経費精算システムに関するFAQ
経費精算システムの導入を検討する際に、よく寄せられる質問をまとめました。
- Q1：経費精算システムとはどのような業務を対象にしていますか？
- 交通費や交際費、出張旅費などの立替経費を中心に、申請から承認、経理での確認、会計システムへの連携までを対象としています。製品によっては仮払金の管理や請求書の処理に対応する場合もあります。
- Q2：小規模な企業でも経費精算システムは必要ですか？
- 従業員数が少ない場合でも、申請件数や書類確認にかかる時間がある程度発生していれば、システム化によって作業を効率化できる可能性があります。自社の申請件数や運用の負担を踏まえて検討することが重要です。
- Q3：既存の会計ソフトと連携できますか？
- 製品によって対応範囲は異なりますが、主要な会計ソフトとのデータ連携に対応した経費精算システムがあります。導入を検討する際は、自社で使用している会計ソフトとの連携実績を確認することが望ましいです。
まとめ
経費精算システムとは、経費の申請から承認、会計連携までを電子的に処理する仕組みです。電子帳簿保存法への対応や働き方の変化を背景に、導入を検討する企業が見られます。自社の業務規模や運用体制に合わせて、必要な機能を整理したうえで製品を比較検討することが重要です。
