コーポレートカードの基礎知識
コーポレートカードは法人向けクレジットカードの一種ですが、似た名前の商品が多く、違いが分かりにくいものです。まずは呼び方の整理から始め、支払いの方式、発行できる枚数や利用限度額といった基本の仕組みを押さえておきましょう。
法人カードやビジネスカードとの呼び分け
コーポレートカードとは、会社が契約者となり、従業員が業務上の支払いに使う法人向けクレジットカードのことです。法人カードはこうしたカード全体を指す総称で、その中の商品区分としてコーポレートカードやビジネスカードという名前が使われています。呼び分けに法律上の決まりはなく、カード会社ごとに定義が異なる点に注意が必要です。
一般的には、発行枚数が多い中堅企業や大企業向けの商品をコーポレートカード、個人事業主や小規模な会社向けで発行枚数が少なめの商品をビジネスカードとして案内するカード会社が多くあります。ただし同じ名称でも、付帯サービスや管理機能の範囲は商品ごとに違います。名前だけで判断せず、申込資格と提供される管理機能を個別に確かめましょう。
法人決済型と個人決済型という2つの支払方式
支払方式には大きく2種類あります。法人決済型は、従業員が使った分をまとめて法人口座から引き落とす方式で、社員が自分のお金を立て替える必要がありません。個人決済型は、利用代金がいったん利用者本人の口座から引き落とされ、その後に会社が本人へ精算する方式です。どちらを選ぶかで経理の流れが大きく変わります。
立替えの負担をなくし、支払いを会社側へ一本化したい場合は法人決済型が向いています。一方で、業務外の支出との線引きを利用者本人に持たせたい場合や、与信の考え方から個人決済型を採用する会社もあります。自社の精算フローと、月末や月初に集中する経理作業の量を踏まえて、どちらの方式が合うかを判断してください。
発行枚数と利用限度額の考え方
コーポレートカードは、契約した会社を親として、従業員ごとに追加カードを発行して使います。部署単位や役職単位で配布し、誰がどの支払いに使うのかをあらかじめ決めておくと、後の集計と確認が楽になります。発行できる枚数の上限や追加発行の手続きは、カード会社によって異なります。
利用限度額は申込時の審査で決まり、会社全体の枠の中で1枚ごとの上限を設定できる商品もあります。出張の多い部署には広めの枠を、少額の備品購入が中心の部署には抑えめの枠を割り当てられると、使いすぎの抑止につながります。増枠の可否や一時的な引き上げの手順についても、契約前に確認しておくと安心です。
経費精算の負担が軽くなる仕組み
コーポレートカードが経費精算の現場で注目される理由は、支払いの入り口を変えることで、申請と確認の作業そのものを減らせる点にあります。ここでは、法人カードの導入によって経理と社員の負担が軽くなる3つの仕組みを見ていきましょう。
立替払いと払い戻しの工程がなくなる
出張費や接待費を社員が立て替える運用では、支払いから精算までに時間差が生まれます。社員は一時的に自分のお金を負担し、経理は申請内容と領収書を1件ずつ突き合わせなければなりません。法人決済型のカードを使えば支払いの主体が会社になり、この立替えと払い戻しの工程そのものが不要になります。
精算の対象が減れば、申請件数も差戻しの回数も減っていきます。金額の入力ミスや経路の申告漏れといった人為的な誤りも起こりにくくなります。外出や出張の多い営業部門では効果が表れやすく、月末に集中していた申請作業の山をならす効果も期待できます。社員が自分のお金を用意する不満の解消にもつながります。
小口現金の廃止で出納業務を減らせる
小口現金を置く運用では、金庫の残高管理、出納帳への記帳、定期的な実査、補充のための銀行への往復といった作業が繰り返し発生します。担当者が不在だと支払いが止まり、現金の過不足が出れば原因の調査にも時間がかかります。少額の支払いをカードへ置き換えれば、こうした現金管理の作業をまとめて減らせます。
拠点や現場が各地に分かれている会社ほど、手元に現金を置かずに済む利点は大きくなります。小口現金の廃止を進める際は、カードが使えない支払いが残らないかを先に洗い出しましょう。現金しか使えない相手先が残る場合に備え、少額の立替精算だけは残すなど、例外の処理方法を決めておくと現場が混乱しません。
利用データの取り込みで入力と仕訳が早くなる
多くの経費精算システムは、カード会社の利用データを取り込む連携に対応しています。利用日、金額、店舗名といった情報が自動で入るため、社員は用途や勘定科目を補うだけで申請が終わります。手入力が減ることで、金額の打ち間違いや同じ支払いを二重に申請してしまう誤りも見つけやすくなります。
取り込んだデータは、会計システムへ渡す仕訳データのもとにもなります。カードの締め日に合わせて利用分をまとめて処理できるため、月次決算の作業を前倒ししやすくなります。連携できるカード会社や取り込みの方式はシステムごとに違うので、導入前に対応範囲と更新のタイミングを確かめておきましょう。
導入前に決めておきたい注意点
便利な一方で、カードを配るだけでは管理が甘くなり、かえって確認の手間が増えることもあります。導入前に決めておきたい社内ルールと、税務や書類の保存という面で見落としやすい点を確認しておきましょう。
私的利用と使いすぎを防ぐルールを決める
カードは社外でも自由に使えるため、業務と関係のない支払いに使われるリスクをゼロにはできません。利用してよい費目、1回あたりの上限、事前の承認が必要な支出を規程で明文化し、配布する際に本人へ説明することが基本の対策です。カードの管理者と、利用状況を点検する頻度もあわせて決めておきます。
実務では、利用明細と申請内容を突き合わせ、申請のない利用が残っていないかを毎月点検する運用が有効です。退職や異動の際にはカードを回収し、速やかに利用停止の手続きを取ることも欠かせません。紛失時の連絡先と対応手順を周知しておけば、万一の不正利用が起きた場合にも被害を抑えやすくなります。
明細だけでは足りない証憑の保存ルール
カードの利用明細書はカード会社が発行する書類であり、原則として適格請求書には当たりません。消費税の仕入税額控除を受けるには、取引先が発行した適格請求書などを保存しておく必要があります。一定規模以下の事業者には、2029年9月末までの課税仕入れに限り少額の取引に関する特例も設けられています。自社が対象になるかを確認しましょう。
また、電子データでやり取りした領収書や請求書は、2024年1月以降、原則として電子データのまま保存することが求められます。カードを導入しても証憑を保存する義務がなくなるわけではありません。利用明細と証憑をひも付けて保管できる仕組みを、運用の設計段階で用意しておくことが重要です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で経費精算システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
自社に合うカードの選び方
商品ごとに管理機能や費用の設計は大きく異なります。従業員数や支払いの中身、資金の流れに照らして比べることが大切です。ここでは、導入後に運用が回るかどうかを左右する2つの観点を紹介します。
発行枚数と管理機能が自社の体制に合うか
まず確認したいのは、必要な枚数を無理なく発行できるかどうかです。従業員が増えても追加発行が間に合うか、部署ごとの限度額の変更や利用停止を管理画面から操作できるかを見ておきます。利用状況をどれくらい早く確認できるかも、毎月の点検作業の負担を左右する要素です。
管理者が1人に集中する体制では、承認や停止の手続きが滞りやすくなります。拠点の多い会社では、拠点ごとに副管理者を置ける商品を選ぶと運用が回りやすくなります。工場や現場を抱える会社であれば、資材の購入や外注先への支払いなど、現場特有の支出に使えるかどうかも判断の材料になるでしょう。
締め日や支払日と費用のバランスを見る
締め日から引落日までの期間は商品によって異なり、実際の支払いを一定期間先へずらせます。この期間が長いほど手元の資金に余裕が生まれるため、仕入れや広告費の支払いが多い会社では資金繰りの面で意味を持ちます。自社の入金サイクルと合うかどうかを確かめて選びましょう。
費用の面では、年会費が本会員と追加カードのそれぞれにかかる点に注意が必要です。発行枚数が多いほど年間の負担は積み上がります。付帯する保険や優待、還元の条件も含め、想定する枚数と利用額で年間の収支を試算し、経費精算システムの利用料とあわせて総額で比べると、判断を誤りにくくなります。
カード利用データを取り込める経費精算システム
ここでは、コーポレートカードの利用明細を取り込んで申請や仕訳に生かせる経費精算システムを取り上げます。カード連携への対応が公式に示されている製品を中心に選びました。
楽楽精算
- 経費精算をAIで自動化:領収書撮影だけでAIが不備をチェック&申請
- 今の運用を変えずシステム化:高い柔軟性で既存フローを再現
- 徹底したサポート:専任担当が2か月無償で導入～定着までサポート
株式会社ラクスが提供する「楽楽精算」は、経費精算業務を効率化するクラウド型のシステムです。クレジット・プリペイドカード連携の機能を備え、コーポレートカードの利用明細を取り込んで精算の入力に生かせます。領収書を読み取るAI-OCR機能や交通系ICカードの取り込み、日当・宿泊手当の自動計算、承認ワークフロー、自動仕訳なども搭載。電子帳簿保存法とインボイス制度への対応機能を備え、電子帳簿保存法についてはJIIMA認証を取得していると案内されています。海外出張の精算にも対応しています。
マネーフォワード クラウド経費
- 手入力ミスを省けるオートメーション機能＆ペーパーレス運用
- 交通費・出張旅費の申請処理から会計ソフトへの仕訳連携まで対応
- 購買申請・住所変更・出張申請など柔軟な電子ワークフロー機能
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド経費」は、経費の申請から精算までを扱うクラウド型のシステムです。クレジットカードや電子マネーなどの明細をシステム連携で自動取得し、その明細から経費を登録できます。領収書はスマートフォンで撮影してデータ化でき、申請と承認もスマートフォンから行えます。振込APIによる送金や、会計ソフトとのCSV・API連携にも対応。電子帳簿保存法のスキャナ保存要件と電子取引の要件に対応しています。
Concur Expense （株式会社コンカー）
- ICカードや法人カード明細の自動取込で入力レス。
- 経費の承認条件と規定を最適化し、承認レスを実現。
- 受取不要で電帳法対応、ペーパーレス化推進。
BIZUTTO経費 （アルプスシステムインテグレーション株式会社）
- 2年目以降、更新費用は半額
- 電子帳簿保存法・インボイス制度対応
- AI-OCRで領収書・レシートを自動入力
コーポレートカードのよくある質問
導入を検討する担当者から寄せられることの多い疑問をまとめました。申し込みの前に確認しておくと、社内での説明や稟議の準備を進めやすくなります。気になる点があれば、カード会社の案内もあわせて確かめてください。
審査ではどのような点が確認されますか
審査の基準はカード会社が公表していませんが、一般には法人の設立年数や事業の内容、決算の状況、代表者の信用情報などが確認されるといわれます。申し込みの際は登記事項証明書や本人確認書類の提出を求められることが多いため、必要書類の案内を事前に読んでおくと手続きが滞りません。
申込内容に不備があると、審査に余計な時間がかかります。所在地や代表者名は登記の内容と一致させ、連絡先も日中につながる番号を記載しましょう。発行までの日数は商品によって幅があるので、繁忙期や決算期に合わせて導入したい場合は、余裕を持って申し込むことをおすすめします。
設立直後や個人事業主でも申し込めますか
設立から日が浅い会社や個人事業主でも申し込める商品はあります。決算書の提出が不要とされる商品や、本人確認書類と確定申告書などで手続きできる商品も案内されています。条件は商品ごとに異なるため、申込資格の欄を必ず読み、自社が当てはまるかどうかを確かめてから申し込みましょう。
起業した直後は、まず発行枚数の少ない商品から始め、組織の拡大に合わせて管理機能の充実した商品へ切り替える進め方も現実的です。カードの導入と同時に経費精算の流れを決めておけば、人数が増えても運用が崩れにくくなります。将来の体制を想定して選ぶことが、後戻りを防ぐポイントです。
まとめ
コーポレートカードは、会社が契約して従業員に配る法人向けクレジットカードで、支払いの入り口を会社側にまとめられる点に価値があります。立替精算や小口現金の管理を減らし、利用データを経費精算システムへ取り込めば、入力と確認の作業を大きく圧縮できます。一方で、私的利用を防ぐ規程づくりと、適格請求書や電子データの保存への対応は欠かせません。発行枚数、管理機能、締め日、年会費を自社の体制に照らして比べ、無理なく続けられる運用を設計してください。
