ファイル転送サービスの必要性
ファイル転送サービスは、大容量ファイルや機密情報を安全かつ効率的に送受信するために必要なサービスです。メール添付や無料のファイル転送サービスでもファイル共有は可能ですが、容量制限や誤送信リスク、送受信履歴の管理、セキュリティ面に課題があります。
特に法人利用では、契約書や請求書、顧客情報、図面、動画データなどを社外とやり取りする機会が多く、情報漏えいや業務停滞を防ぐ仕組みが欠かせません。ファイル転送サービスを導入することで、ダウンロード期限やアクセス制限、送信後の取り消し、ログ管理などにより、安全性と業務効率を両立しやすくなります。
ここでは、ファイル転送サービスが必要とされる主な理由を解説します。
メール添付では大容量ファイルを送れないから
メール添付では、メールサーバや受信側の容量制限により、大容量ファイルを送信できない場合があります。例えば、動画・高解像度の画像・CADデータ・提案資料などはファイルサイズが大きくなりやすく、メールに添付して送ろうとしても送信エラーになるケースがあります。
また、容量制限を回避するためにファイルを圧縮したり、複数回に分けて送信したりすると、送信者・受信者双方に手間がかかります。受信側でも、ファイルの解凍や整理が必要になり、業務効率の低下につながるでしょう。大容量ファイルをスムーズに送受信するには、ファイル転送サービスの活用が有効です。
PPAP・パスワード付きZIPの運用にリスクがあるから
パスワード付きZIPファイルをメールで送信し、別メールでパスワードを送る「PPAP」と呼ばれる運用は、セキュリティ対策として不十分とされています。ファイルとパスワードを同じメール経路で送るため、メールが第三者に盗み見られた場合、ファイルを開かれるリスクがあります。
また、パスワード付きZIPファイルは受信側でブロックされる場合があるほか、解凍作業が発生するため、受信者の負担にもなります。さらに、セキュリティソフトによるウイルスチェックをすり抜ける可能性もあり、企業の安全なファイル共有手段としては課題が残ります。ファイル転送サービスを利用すれば、ダウンロード期限やアクセス制限、送信後の取り消しなどにより、より安全なファイル送信を実現しやすくなります。
無料のファイル転送サービスでは法人利用に不安があるから
無料のファイル転送サービスは手軽に利用できる一方で、法人利用には注意が必要です。サービスによっては、送信履歴やアクセスログを十分に管理できない場合があります。誰が、いつ、どのファイルを送受信したのかを確認できなければ、トラブル発生時の原因調査や社内統制が難しくなります。
また、保存期間や広告表示、サポート体制、データ管理体制などにも不安が残るケースがあります。社内で許可されていない無料サービスを従業員が個別に利用すると、シャドーITや情報漏えいのリスクにつながる可能性もあります。法人利用では、セキュリティ機能や管理機能を備えたファイル転送サービスを選ぶことが重要です。
機密情報・個人情報のやり取りには管理体制が必要だから
企業では、契約書や請求書、顧客情報、図面、研究データなど、機密性の高いファイルを社外とやり取りする機会があります。これらのファイルをメール添付や管理体制の不十分なサービスで送信すると、誤送信や不正アクセスによる情報漏えいのリスクが高まります。
法人向けのファイル転送サービスでは、パスワード設定やアクセス制限、ダウンロード期限の設定、送信後の取り消し、送受信ログの管理などに対応しているものがあります。誰が、いつ、どのファイルを送受信したのかを記録できるため、内部統制や監査対応にも役立ちます。安全性と業務効率を両立するためにも、機密情報や個人情報を扱う企業ではファイル転送サービスの必要性が高いといえるでしょう。
「自社に合うファイル転送サービスを診断してみたい」、「どんな観点で選べばいいかわからない」という方向けの診断ページもあります。
簡単な質問に答えるだけで、最適なシステムを案内します。
無料で今すぐ利用できますので、下のリンクから診断を開始してください。
ファイル転送サービスを導入するメリット
ファイル転送サービスを導入すると、大容量ファイルの送受信を効率化できるだけでなく、セキュリティ対策や送受信履歴の管理もしやすくなります。メール添付や無料サービスでは対応しにくい課題を解消できるため、社外とファイルをやり取りする機会が多い企業に適しています。
- ■大容量ファイルをスムーズに送受信できる
- 動画データや高解像度の画像、設計図面、提案資料など、メール添付では送れない大容量ファイルを共有しやすくなります。圧縮や分割送信の手間も削減できます。
- ■セキュリティを強化できる
- 通信の暗号化やパスワード設定、アクセス制限、ダウンロード期限の設定などにより、重要書類や顧客情報を安全に送受信しやすくなります。
- ■送受信履歴やログを管理できる
- 誰が、いつ、どのファイルを送受信したのかを記録できます。トラブル発生時の確認や、内部統制・監査対応にも役立ちます。
- ■誤送信対策ができる
- 送信後の取り消しや共有URLの無効化、ダウンロード制限などに対応したサービスであれば、誤送信時のリスクを抑えられます。
- ■社内のファイル共有ルールを統一できる
- 従業員ごとに異なる無料サービスや個人向けストレージを使う状況を防ぎ、社外へのファイル送信方法を標準化できます。シャドーIT対策にも有効です。
- ■取引先とのファイル共有を効率化できる
- URL共有やダウンロード通知などにより、取引先とのファイル受け渡しをスムーズにできます。ファイルが届いたかどうかも確認しやすくなります。
ファイル転送サービスの機能
ファイル転送サービスは、専用サーバをオンプレミスで自社内に構築することもできますし、クラウド上のサーバを利用することもできます。また、サーバをアプライアンスで導入することも可能です。このファイル転送サービスの主な機能を、セキュリティを中心に説明しましょう。
主なセキュリティ機能
基本的にファイルのやり取りは暗号化が施され、第三者には解読できないようになっています。
さらに、以下のような機能が搭載されています。
- ■ユーザーごとのパスワード
- ■送信権限の制限
- ■受信相手のアドレス制限（フリーメールの禁止）
- ■ダウンロード回数の制限
- ■送信内容の履歴管理
- ■送信ファイルのアーカイブ保管
- ■監査ログ機能
これらの機能は、企業のセキュリティポリシーに合わせて運用できるようになっています。
誤送信対策を備えているサービスもあります。確認ステップの挿入、ダウンロード用パスワードを送信者に通知する機能、誤送信があった場合はパスワードを通知せずファイル公開を取り消す機能、上長承認機能（上長の承認後に相手に受取通知メールを発信）などが用意されています。
その他便利機能
さすがに有料サービスらしく、洗練された操作性を実現しています。送信したいファイル、フォルダをドラッグ＆ドロップで選択できるのはもちろん、複数の宛先へそれぞれ異なるファイルを自動送信できます。
スケジュール設定により、送りたい日時を予約することもできます。大量のファイルを業務時間外の深夜帯に毎日送信するよう、バッチ処理を設定することも可能です。また、送信途中にエラーが発生した場合は未送信部分から再送信でき、海外など通信が不安定な地域への大容量ファイル送信も可能となっています。
オンラインストレージとして使用できるサービスもあります。この場合も、一定時間で自動消去する機能を選択できます。管理機能が充実していることも有料サービスの特徴です。ユーザー管理はもちろん、Active Directoryなど社内の認証サーバとの連携が可能となっています。
ファイル転送サービスを比較・検討しよう！
利便性とセキュリティを両立させたファイル転送サービス、今後も導入する企業が増えると予想されます。今回紹介した機能は主にセキュリティ機能でしたが、製品によってさまざまな機能があり、費用も異なります。
ファイル転送サービスにご興味のある方は、一度製品を比較してみてはいかがでしょうか。
