ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■つまずきやすい場面別
- 導入後の運用定着を支援：Carely（ケアリィ）健康管理クラウド、mediment、健診DXサポート
- 権限を細かく設定：Carely（ケアリィ）健康管理クラウド
- 過去データの移行を支援：健康管理システム「Be Health」、健康管理システム「HealthCore」、健診DXサポート
- 人事・勤怠システムと連携：健康管理システム「Be Health」、健康管理システム「HealthCore」、mediment
健康管理システムの導入で起きやすい失敗の型
導入の失敗は、次のような型に分けて考えると原因をつかみやすくなります。自社で当てはまりそうなものがないか、確認しながら読み進めてください。型ごとに、原因と避け方をあわせて紹介します。
導入したのに使われない
システムを入れても現場の担当者が使わず、入力が進まない状態です。操作が難しい、入力の手間が増えた、使う理由が伝わっていないといった要因が重なって起こる場合があります。
導入前に、誰が何の業務で使うのかを具体的に決めておきましょう。実際の担当者にデモを試してもらい、使いやすさを確かめることも有効です。使う場面が決まると、必要な機能も絞り込めます。
紙やExcelとの二重管理が続く
システムに移行したあとも、従来のExcelや紙の管理表を続けてしまい、入力が二重になるケースがあります。どちらが正しいかわからなくなり、確認の手間も増えます。
切り替えの時期と、従来の管理表を残す範囲を、先に決めておきます。一定の期間を過ぎたら、システムのみで運用するルールにしましょう。
想定より費用や工数が膨らむ
見積もりに含まれていなかった追加の機能や、データ移行の作業、設定の支援などで、費用や作業が増えることがあります。社内の担当者の作業時間も、想定より多くかかる場合があります。
見積もりの段階で、含まれる範囲と別料金の範囲を書面で確認しましょう。社内の作業の負担も、事前に見積もっておくと安心です。予算には、予備の費用も見込んでおきましょう。
目的と要件を決めずに選んだ場合のつまずき
機能の多さや知名度で選ぶと、自社の業務にあわないシステムを選んでしまうことがあります。健康管理システムで何を実現したいのかを、先に整理しておきましょう。
解決したい業務が絞れていない
健診結果の管理、ストレスチェックの実施、面談の記録、健康経営の施策管理など、健康管理システムが対応する範囲は製品によって幅があります。目的が定まらないと、必要な機能の判断ができません。
現在の業務の中で、特に手間がかかっている作業を洗い出しましょう。優先する機能を3つ程度に絞ると、製品を比べやすくなります。
現場の運用と機能があわない
産業医の面談の流れや、拠点ごとの健診の進め方は、企業によって異なります。標準の機能が自社の運用にあわないと、手作業が残ったり、設定の変更に費用がかかったりします。
導入前に、現在の業務の流れを図にして、システムの画面と照らし合わせます。あわない部分は、運用を変えるか、設定で対応できるかを提供会社に確認しましょう。
必要な連携があとから見つかる
人事システムや勤怠管理システムとの連携が必要だと、導入後に気づく場合があります。連携できない場合は、データをファイルで受け渡す作業が毎月発生します。
連携したいシステムを、導入前にすべて書き出しておきましょう。連携の方法と費用を、提供会社に確かめておくと安心です。
データの移行と取り込みで起きるトラブル
過去の健診結果をシステムに移す作業は、導入で手間がかかりやすい工程の一つです。事前の準備が不足すると、取り込みのやり直しが発生します。
過去の健診データが取り込めない
Excelや紙で管理していた過去のデータは、項目名や形式がそろっていないことがあります。そのままでは取り込めず、整える作業に時間がかかる場合があります。
取り込みたい年数と項目を決め、データの形式を確認します。提供会社が移行を支援してくれるか、費用がかかるかも、あわせて確認しましょう。難しい場合は、一部の年度だけを先に移す方法もあります。
社員番号の不一致や重複
健診機関から届くデータの社員番号が、人事の社員番号と一致しないと、本人の結果として結びつきません。表記の違いや、退職者との重複が原因となる場合があります。
取り込みの前に、番号の表記ルールをそろえておきます。取り込み後に、人数と内容を照らし合わせて確認しましょう。
保存期間内のデータの扱い
一般健康診断の結果は、個人票を作成して事業者が5年間保存する必要があります。移行の際に、保存すべき期間のデータを漏らしたり、旧システムを早く解約して参照できなくなったりすると、問題となります。
旧システムの解約の時期は、データの書き出しが済んでから決めましょう。移行しない分の保管方法も、あらかじめ決めておきます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で健康管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
権限設定と情報管理の不備による失敗
健康情報は、見られる人を厳しく限る必要があります。権限の設定が不十分だと、従業員の信頼を損なう事態につながるおそれがあります。
見せる範囲を決めずに運用を始める
人事担当者に、診断名や検査値まで見えてしまう設定のまま運用を始めてしまう例があります。就業上の措置に必要な情報と、産業医だけが見る情報を分けておく必要があります。
導入前に、役割ごとに見せる情報の範囲を表にまとめます。設定後は、各役割のアカウントで実際の見え方を確かめましょう。
担当者の異動後も権限が残る
担当者が異動や退職をしたあとも、アカウントや権限が残っていると、不要な人が情報を見られる状態です。気づかないまま、長期間残ってしまうこともあります。
異動や退職の際に、権限を見直す手順を決めておきます。年に1回など、アカウントの一覧を定期的に点検する運用も有効です。点検の結果は記録に残し、次回の見直しに使いましょう。
入力や出力の権限を分けていない
閲覧だけでよい人にも、編集やデータの出力の権限を与えてしまうと、誤操作や持ち出しのリスクが高まります。健診結果のCSV出力は、特に管理が必要な操作です。
閲覧、編集、出力、削除の権限を分けて設定できるかを確認します。出力の記録が残るかも、導入前に見ておきましょう。
健康管理システムが定着しない原因と避け方
導入直後は使われても、時間がたつと入力が止まることがあります。定着させるには、体制と周知、見直しの3点が重要です。
運用の担当が1人に偏る
設定や問い合わせへの対応を、特定の担当者に任せていると、その人が異動や休職をしたときに運用が止まります。属人化は、定着しない原因の一つです。
担当者を複数人にして、手順書や設定の記録を残しましょう。提供会社との窓口も、複数人で共有しておきます。
現場への説明が不足する
従業員や各拠点の担当者に、導入の目的や使い方が伝わっていないと、入力が後回しにされがちです。健康情報を入力する意味が理解されないと、協力が得られにくくなります。
導入前に説明会を開き、入力の手順と、情報の取り扱いルールを伝えます。質問を受ける窓口も案内しておきましょう。
導入後の見直しを行わない
導入したあとに、使い方を見直す機会がないと、使いにくい点が放置されます。制度の改正や組織の変更に、設定が追いつかなくなることもあります。
半年から1年に1回、運用の状況を振り返る機会を設けましょう。提供会社の新しい機能も、あわせて確認します。
失敗を減らすために契約前にできること
失敗は、契約前の確認で減らせる場合があります。提供会社のデモやサポートを活用し、自社の運用で使えるかを試しましょう。
デモや試用で実際の業務を試す
パンフレットや資料だけでは、画面の使いやすさはわかりません。デモや無料の試用で、健診結果の取り込みや面談の記録といった、実際の業務を試してみましょう。
試す際は、システムを実際に使う担当者や、産業医にも参加してもらいます。現場の意見を聞くと、使われない失敗を減らせます。
提供会社へ導入後の支援を質問する
導入後のサポートの範囲は、製品によって異なります。初期設定の支援、データ移行の支援、操作の問い合わせ、運用の相談など、何が含まれるかを具体的に確認しましょう。
支援の内容と費用は、見積書や契約書に明記してもらいます。不明な点は、契約前に書面で回答を受けておくと安心です。契約後に追加で費用がかかる項目がないかも、見ておきましょう。
つまずきを避けたい企業向け製品の一覧
データ移行、運用の定着、権限設定、他システムとの連携といった、つまずきやすい場面に備えられる製品を整理しました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Carely（ケアリィ）健康管理クラウド | 専門職がデータをもとに解決プランを提案。拠点別の権限設定 |
| 健康管理システム「Be Health」 | 紙やPDFの結果票をデータ化。自社でも導入サポートを実施 |
| HM-neo | 検討段階でデモ画面を見ながら現行業務にあう運用を提案 |
| 健康管理システム「HealthCore」 | 過去の健診・ストレスチェックの実施済みデータ移行に対応 |
| mediment | オンボーディングやヘルプセンターで導入後の運用を支援 |
| 健診DXサポート | 看護職がシステム操作から受診勧奨、事後措置まで伴走支援 |
導入後に困らないための支援体制で選ぶ6製品
データの移行や運用の定着は、つまずきやすい場面です。移行の支援、導入後のサポート、権限、他システムとの連携の4点から見比べられる製品を紹介します。
Carely（ケアリィ）健康管理クラウド
- 健康労務管理の工数75％削減
- 健康情報のデータ化・可視化 により健康リスクを予防
- 国際規格のセキュリティ認証「ISO27018」を取得
株式会社iCAREが提供する「Carely（ケアリィ）健康管理クラウド」は、システムの提供にとどまらず、保健師や臨床心理士などの専門職が、システム上のデータをもとに解決プランを提案するクラウド型の健康管理システムです。健康診断やストレスチェック、産業医・保健師面談を一元管理でき、拠点や役割ごとに閲覧権限を細かく設定できます。
健康管理システム『Be Health』
- 事務作業時間大幅削減！本来やりたい産業保健業務に時間が取れる
- 導入時も導入後も圧倒的な低価格！
- 健診結果のデータ化から統一まで強力サポート
株式会社エヌ・エイ・シー・ケアが提供する「Be Health」は、健診機関ごとにばらつく健診データの統一と、紙やPDFの結果票のデータ化を特徴とする健康管理システムです。結果票はAIと専門スタッフがデータ化するため、移行時の入力の負担を抑えられます。自社で導入サポートを実施しており、SmartHRとの連携はオプションで対応します。
HM-neo
- 【健康管理業務はこれひとつ】健康管理に必要なメニューが充実！
- 【健康管理のDX化】紙から電子へ、スムーズに探せる・見える
- 【健康経営を推進】健康情報のクロス分析で組織の早期改善を支援
NTTテクノクロス株式会社が提供する「HM-neo」は、導入を検討する段階から、デモ画面を見せつつ現行業務の内容を聞き取り、運用方法を提案する健康管理システムです。健診の計画から結果管理、保健指導、面談記録までを扱えます。オプションにワークフローやラインケアがあり、産業医意見書や休業・復職の申請・承認ルートも管理できます。
健康管理システム「HealthCore」
- タスクや実施状況を一目で把握でき法定業務の抜け漏れをなくせる
- 多重リスク管理機能でリスク予備軍をいち早くフォローアップ
- 充実したストレスチェック、エンゲージメントサーベイを標準搭載
株式会社ヒューマネージが提供する健康管理システム「HealthCore」は、健診、ストレスチェック、エンゲージメントサーベイを扱うクラウド型の健康管理システムです。過去に実施済みの健康診断結果とストレスチェックのデータを移行できるため、システムを切り替える際の履歴の引き継ぎに備えられます。SmartHR連携はオプションで用意され、導入支援のパートナーは株式会社エムステージです。
mediment
- 点在する多様な健康データをまとめて管理し、工数を大幅に削減
- 誰でも簡単に多彩な分析が可能！個人・組織の健康状態を可視化
- 健康リスクの早期把握＆幅広い支援で従業員フォローの均一化
メディフォン株式会社が提供する「mediment」は、導入後の運用を支えるサポートとして、eラーニング、チャットサポート、マニュアル、オンボーディング、ヘルプセンター、セミナーを用意している健康管理システムです。健康診断やストレスチェック、勤怠などの健康データを一元化できます。勤怠情報の連携にも対応し、労務関連の勧奨メールまで扱えます。
健診DXサポート （株式会社エス・エム・エス）
- 看護職がシステム操作、受診勧奨、事後措置まで伴走支援。
- 無駄を省いたシンプルな設計で操作が簡単。
- 月額3万円から導入可能。初期費用不要。
まとめ
健康管理システムの導入失敗は、使われない、二重管理が続く、データが取り込めない、権限の設定が不十分といった型で起こります。目的の整理、データの準備、運用体制の整備、契約前の確認で、失敗は避けやすくなります。自社に近い失敗の型を確認し、資料請求やデモを通じて、運用にあう製品を比較してみてください。
