在庫管理システムが導入される背景
活用場面を見る前に、どのような困りごとが起点になるのかを押さえておきましょう。課題が自社と重なるかどうかが、事例を参考にする際の目安になります。
表計算ソフトでの管理で生じやすい課題
入出庫のたびに担当者が数値を書き換える運用では、更新が後回しになると実際の在庫とずれていきます。複数の拠点や担当者がそれぞれファイルを持っていると、どれが最新か分からなくなる状況も起こり得ます。
その結果、在庫があるのに欠品と判断して発注する、逆に足りないことに気づかず受注してしまうといった事態につながります。数値の信頼が下がると、現場が独自に在庫を抱えるようになり、全体の量がさらに見えにくくなります。
システム化で変わる作業
在庫管理システムでは、入庫と出庫の記録をその都度残すことで、現在の数量を画面上で確認できるようにします。バーコードなどを読み取って記録する方式であれば、手入力による誤りも減らせます。
複数の拠点や倉庫の在庫をまとめて把握できる点も変わる部分です。どこに何がいくつあるかが分かれば、他の拠点から融通する判断も進めやすくなります。入出庫の履歴が残るため、数量が合わない際に経緯をたどれることも実務上の利点です。
業種から見た活用場面
事例で扱われる場面は、業種によって重点が異なります。三つに分けて確認します。
卸売業や小売業での活用
商品を仕入れて販売する事業では、売れ行きに応じた発注の判断が中心になります。在庫の推移を把握できれば、いつどれだけ発注するかを検討しやすくなります。
取り扱う品目数が多い場合は、動きの速い商品と滞留している商品を分けて確認できることが役立ちます。賞味期限や消費期限のある商品では、期限ごとの管理が求められます。販売管理システムと連携し、受注の情報が在庫に反映される構成が採られることもあります。
製造業での活用
製品の在庫だけでなく、原材料や部品、仕掛品まで対象になる点が特徴です。生産の計画にもとづいて必要な部材を確保する必要があり、在庫の情報が計画の精度に関わります。
ロットや製造番号の管理が求められる場合もあります。品質に関する確認が必要になった際、どの原材料がどの製品に使われたかをたどれる状態にしておくことが求められる領域です。生産管理システムとどう役割を分けるかも、検討の際の論点になります。
通販や複数拠点での活用
店舗と倉庫、複数の販売経路にまたがって在庫を持つ場合の活用です。どの経路からの注文にどの在庫を引き当てるかを整理しなければ、同じ商品を重ねて販売してしまう可能性があります。
販売経路が増えるほど、在庫の情報を一か所にまとめる必要性が高まります。各経路の受注情報と在庫を結び付ける仕組みがあれば、更新の作業を減らせます。連携できる範囲は製品によって異なるため、利用している経路の名称を伝えて確認しましょう。
課題から見た活用場面
業種を問わず共通して語られる課題もあります。二つに分けて確認します。
欠品や過剰在庫への対応
在庫が少なくなった際に知らせる設定や、一定の水準を下回ったら発注の候補として示す機能が活用されます。担当者の記憶や経験に頼らず、基準にもとづいて判断できる状態を作れます。
ただし、適正な水準は品目ごとに異なり、需要の変動や仕入れにかかる期間にも左右されます。導入直後は暫定の値で始め、実績を見ながら調整する前提で運用しましょう。滞留している在庫を抽出できれば、処分や販売の判断にも使えます。
棚卸しの負担への対応
現物を数えて帳簿と突き合わせる作業は、対象が多いほど時間と人手を要します。期末に集中するため、通常業務への影響も生じます。
読み取り機器を使って記録する方式であれば、集計の工程を短縮できます。差異が生じた品目を抽出し、入出庫の履歴から原因を確認する進め方も採れます。一部の区画ごとに時期を分けて実施する運用に対応する製品もあり、負担の平準化につながる場合があります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で在庫管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
導入事例を読み解く際の着眼点
公開されている事例をそのまま自社に当てはめると、想定と異なる結果になることがあります。読む際に確認したい点を二つ挙げます。
導入前の状態と効果の前提
棚卸しの時間が短縮された、欠品が減ったといった記述は、導入前の状態を前提としています。記録がほとんど残っていなかった組織と、一定の運用ができていた組織では、改善の幅が異なります。
自社と比べる際は、品目数、拠点数、入出庫の件数、関わる人数を照らし合わせましょう。効果の数値がどの範囲を対象にした比較なのかも確認したい点です。前提が大きく異なる事例は、参考にする範囲を限定して読むことが求められます。
現場の運用変更の有無
成果はシステムだけでなく、運用の見直しによってもたらされている場合があります。入出庫のたびに記録する手順を徹底した、保管場所を整理した、担当を明確にしたといった取り組みが同時に行われていることもあります。
何を変えた結果なのかを分けて読むと、自社で再現できる部分が見えてきます。仕組みを入れるだけで解決するとは限らないため、現場の作業手順をどう変えるかもあわせて検討しましょう。
自社に当てはめる進め方
事例を踏まえて検討を進める際の手順を整理します。対象を決めるところから始めましょう。
対象品目と管理単位の整理
最初に、何を管理対象にするのかを決めます。製品だけでよいのか、原材料や部品も含めるのか、消耗品まで対象とするのかによって、必要な機能と工数が変わります。
あわせて、どの単位で数えるのかを整理します。個数なのか、箱やケースなのか、重量なのかによって設定が変わります。ロットや期限の管理が必要かどうかも、この段階で決めておきましょう。品目コードの付け方が統一されていない場合は、整理の作業も見込んでおく必要があります。
記録方法と既存システムとの連携
入出庫をどう記録するかは、現場の負担に直結します。手入力か、バーコードの読み取りか、電波で複数をまとめて読み取る方式かによって、必要な機器と費用が変わります。実際の現場で試して、確実に読み取れるかを確かめましょう。
販売管理システムや基幹システムとの連携も確認点です。受注や発注の情報が在庫に反映されなければ、二重の入力が残ります。連携の方式に加えて、取り込みに失敗した際に気づける仕組みがあるかも確かめておくと安心です。
費用とサポート範囲の確認
料金は、利用人数や拠点数に応じた月額制、管理する品目数によるプラン分け、読み取り機器の費用を含む形など、製品によって考え方が異なります。想定する規模にあてはめて試算すると比べやすくなります。
サポートについては、どこまで対応してもらえるのかを具体的に確かめます。操作方法の案内にとどまるのか、既存データの取り込みや現場の運用設計を支援してもらえるのかは製品ごとに差があります。出荷が止まると事業への影響が大きいため、障害時の対応体制も確認しておきましょう。
業種・課題別に選べる在庫管理システム
業種特性や課題にあわせて検討できる、在庫管理システムを紹介します。
アラジンオフィス
- お客さまの声を反映した完成度の高いパッケージ
- さまざまな業種・業態に対応！5000社を超える導入実績
- 販売・在庫管理だけでなく、豊富なオプション機能をご用意
株式会社アイルが提供する「アラジンオフィス」は、在庫管理から販売管理までを扱う基幹業務システムです。業種ごとに特化した構成が用意されており、アパレルや食品など取り扱う商材の特性にあわせた在庫管理を進めやすくなっています。仕入から出荷までの流れを一つの画面で把握できます。
zaico
- PCで在庫データを一元管理、現場はスマホでスキャンするだけ
- QR・バーコードとAI読取で、手入力と記入ミスの両方を削減
- クラウド共有で拠点をまたいで最新在庫を確認、属人化を解消
株式会社ZAICOが提供する「zaico」は、スマートフォンで在庫の入出庫を記録できるクラウド型の在庫管理システムです。バーコードやQRコードを読み取って登録する運用に対応しており、専門知識がなくても導入しやすい構成になっています。小規模な事業所での利用を想定した機能がまとまっています。
Convi.BASE（コンビベース）
- スマートフォンを利用して入出庫・棚卸しの効率化を実現
- メールアラート機能で発注漏れ・期限切れを防止
- 管理項目は完全自由！柔軟な台帳機能で様々なモノの管理に対応
株式会社コンビベースが提供する「Convi.BASE（コンビベース）」は、備品や在庫の所在を管理できるシステムです。ラベルを読み取って持ち出しと返却を記録する運用に対応しており、複数拠点にまたがる在庫の把握にも活用できます。棚卸し作業の効率化を目的とした機能を備えています。
ロジクラ （株式会社ロジクラ）
- 在庫・受注・出荷業務を統合し、作業効率化と人件費削減を実現。
- スマホでの検品や作業に対応。
- ECカートや受注システムと連携可能
みえぞう （株式会社ビッツ）
- 複数拠点の在庫を一元管理
- 入力ミス防止と業務の簡略化
- 自動算出機能で適正在庫を維持し、欠品や過剰在庫を防ぐ。
在庫管理システムに関するよくある質問
導入を検討する担当者から寄せられることの多い質問と回答をまとめました。
- Q1： 表計算ソフトから切り替える目安はありますか？
- 一律の基準はありませんが、帳簿と実際の在庫がずれる、最新のファイルが分からなくなる、棚卸しに何日もかかるといった状況が続く場合は検討の時期といえます。現在の作業時間と差異の発生状況を整理して判断しましょう。
- Q2： 品目数が少なくても導入する意味はありますか？
- 品目が少なくても、拠点が分かれている場合や複数の販売経路を持つ場合は効果が見込めます。少数向けのプランを用意する製品もあります。まずは現在困っている点を整理し、費用の見合いを検討するとよいでしょう。
- Q3： 基幹システムがあれば別に導入する必要はありませんか？
- 基幹システムに在庫の機能が含まれる場合もあります。ただしロットや期限の管理、現場での読み取りまで扱えるかは製品によって異なります。現在使用しているシステムでどこまで対応できるかを確認したうえで判断しましょう。
- Q4： 導入までにどのくらいの期間がかかりますか？
- 対象品目の数や既存データの整備状況、連携の範囲によって幅があります。単一拠点で標準機能から始める場合は短期間で立ち上げられる一方、複数拠点や基幹システムとの連携を伴う場合は数か月を要することもあります。段階的な計画を立てましょう。
まとめ
在庫管理システムの導入事例では、卸売や小売、製造、通販や複数拠点といった業種ごとに使われ方が分かれます。欠品や過剰在庫への対応、棚卸しの負担の軽減は、業種を問わず語られる課題です。事例を読む際は、導入前の状態と効果の前提、現場の運用をどう変えたかまで確認しましょう。対象品目と管理単位を整理したうえで、記録方法や連携、費用、サポートを比べて選ぶことをおすすめします。
