ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■利用する端末別
- IP電話機（据え置き型）：トビラフォン Cloud
- パソコンからの発着信：トビラフォン Cloud、MiiTel Phone、RemoTEL、AGEphone
- スマホアプリからの発着信：トビラフォン Cloud、RemoTEL、vphone+、スマホ内線化サービス、AGEphone
- 複数のスマホ・携帯電話で同時に着信：りもふぉん
- ■利用場面別
- オフィスでの内線・取り次ぎ：トビラフォン Cloud、スマホ内線化サービス、AGEphone
- テレワークでの発着信：トビラフォン Cloud、MiiTel Phone、RemoTEL、りもふぉん、vphone+、スマホ内線化サービス、AGEphone
- 外出先での着信対応：トビラフォン Cloud、RemoTEL、りもふぉん、vphone+、スマホ内線化サービス
IP電話を使い始める前に用意するもの
IP電話を使うには、通話を運ぶ回線、相手とつながるための番号とアカウント、実際に話す端末の3つが必要です。どれか1つでも条件があわないと、思うように通話できません。申し込みの前に、それぞれ確認しておきたい点を紹介します。
インターネット回線と社内ネットワーク
IP電話は音声をデータに変えて送るため、安定したインターネット回線が前提です。光回線のように通信が安定しやすい回線が向いており、通話の人数が増えるほど必要な通信量も増えます。
オフィスで使う場合は、ルーターやスイッチといった社内のネットワーク機器も確認対象です。動画の視聴や大きなファイルの送受信と同じ回線を使うと、通話が途切れる原因になり得ます。同時に通話する人数の見込みを提供事業者に伝え、回線の条件を相談しておくと安心です。
電話番号の種類とアカウント
IP電話の番号には、「050」で始まる番号と、「03」などの市外局番から始まる番号があります。市外局番の番号は事務所の所在地にひもづくため、利用できる場所や申し込みの条件が決まっています。050番号は場所を問わず使える一方、110番や119番などの緊急通報を利用できないサービスがあります。
番号が決まると、端末を登録するためのIDとパスワードが発行されます。端末ごとにアカウントを分けるのか、1つの番号を複数人で共有するのかも、申し込み時に決めておきましょう。
利用する端末
端末は、机に置くIP電話機、パソコンで使うソフトフォン、スマートフォンのアプリの3種類から選べます。ソフトフォンとは、パソコンの画面上で電話機の役割を果たすソフトのことです。
受付や代表電話のように、取り次ぎが中心の席にはIP電話機が向いています。一方、テレワークや外出が中心の社員はスマホアプリのほうが便利です。部署や働き方ごとに端末を割り振ると、必要な台数とライセンス数を見積もりやすくなります。
端末別に見るIP電話の基本的な使い方
IP電話の発着信の操作は、どの端末でも従来の電話と大きくは変わりません。ただし、初めに行う設定や、着信に気づくための準備は端末ごとに異なります。ここでは、3種類の端末それぞれの使い方と注意点を紹介します。
IP電話機での発着信
IP電話機は、LANケーブルで社内のネットワークにつなぎ、管理者が設定したアカウントを登録すると使えます。受話器を上げて番号を押す、着信時に受話器を取るといった操作は、従来の電話機とほとんど同じです。
電源をLANケーブルから供給する方式の電話機もあり、その場合は対応したネットワーク機器が必要です。停電時や回線の障害時には通話できなくなる点にも注意しましょう。非常時の連絡手段として、携帯電話の番号を社内で共有しておくと安心です。
パソコンのソフトフォンでの発着信
ソフトフォンは、パソコンにアプリを入れてアカウントを登録し、ヘッドセットをつないで使います。画面上のキーパッドや電話帳から発信でき、着信は画面の通知で知らせます。
パソコンで作業しながら顧客情報を見て話せるため、問い合わせ窓口や内勤の営業に向いています。ただし、パソコンがスリープ状態になると着信を受けられない場合があります。業務時間中はスリープまでの時間を長めにするなど、端末側の設定もあわせて見直しましょう。
スマホアプリでの発着信
スマホアプリでは、アプリを入れて会社から配られたIDでログインすると、会社の番号で発着信できます。個人の携帯電話番号を相手に知らせずに済むのが利点です。
一方で、アプリが停止していたり、通知の設定がオフになっていたりすると、着信に気づかないことがあります。省電力の設定によってはアプリが自動で止まる機種もあります。使い始める前に、通知やバックグラウンドでの動作を許可しているか確認しておきましょう。
社内で役立つIP電話の操作
IP電話を業務で使いこなすには、発着信に加えて、取り次ぎや不在時の対応に関わる操作を覚えておくことが大切です。使える機能はサービスや契約プランによって異なるため、自社の環境で使えるかも確認しながら覚えましょう。
内線通話と保留・転送
内線通話は、相手の内線番号を押すだけで社内の人を呼び出せる機能です。IP電話では、別の拠点や自宅で働く社員も同じ内線番号で呼び出せる場合があります。
外線を受けて担当者に回すときは、保留ボタンを押してから内線番号を押し、担当者が出たら転送します。端末によってボタンの名前や操作の順番が異なるため、よく使う転送の手順は端末ごとに1枚のメモにまとめておくと、新しい社員にも伝えやすくなります。
不在時の転送と留守番電話
担当者が席を外しているときや営業時間外の着信に備えて、自動転送や留守番電話を設定できます。例えば、一定時間出なければスマホアプリに転送する、休日は録音した案内を流す、といった使い方です。
転送先を個人の端末にする場合は、誰の端末に回すのかを当番制で決めておくと、特定の社員に負担が集中しません。留守番電話に残された用件を、チームで共有する方法もあわせて決めておきましょう。
発信番号の表示設定
IP電話では、発信したときに相手に表示する番号を設定できる場合があります。スマホアプリから発信しても、代表番号や部署の番号を表示させられるため、相手が知らない番号として警戒しにくくなります。
反対に、番号を非通知にして発信すると、着信を拒否する設定にしている相手にはつながりません。どの番号を表示させるかは部署ごとにルールを決め、端末の初期設定にあらかじめ反映しておくと、表示の誤りを防げます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でIP電話の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
IP電話の通話が聞き取りにくいときの見直し方
IP電話で声が途切れる、遅れて聞こえるといった症状は、回線や社内ネットワーク、端末の設定など、複数の要因で起こります。原因を1つに決めつけず、身近なところから順に確認していくことが大切です。
回線の混雑とWi-Fiの電波状況
通話が途切れる場合、まずは同じ回線で大量の通信が発生していないかを確認します。会議の動画配信やソフトの更新と重なると、音声のデータが遅れて届くことがあります。
Wi-Fiで使っている場合は、電波が弱い場所や、多くの機器が同じ電波を使っている環境も原因になり得ます。有線LANに切り替えて改善するかを試すと、原因を切り分けやすくなります。社内ネットワークの設定変更が必要な場合は、情報システム部門や保守会社に相談しましょう。
ヘッドセットと端末の設定
回線に問題がない場合は、ヘッドセットやマイクの設定を見直します。パソコンやスマートフォンで、通話に使うマイクとスピーカーが正しく選ばれていないと、声が小さい、相手の声が聞こえないといった症状が出ることがあります。
周りの雑音が入る場合は、マイク付きのヘッドセットに替えると改善するケースがあります。古い端末で複数のアプリを同時に開いていると、処理が追いつかずに音声が途切れることもあります。通話中は使わないアプリを閉じるといった運用も試してみましょう。
IP電話を社内で使いこなすためのルール
IP電話は、場所を問わず使える分、使い方が人によってばらつきやすい面があります。導入の効果を引き出すには、操作方法だけでなく、社内で共通の使い方のルールを決めておくことが重要です。ここでは、決めておきたい2つのルールを紹介します。
番号の使い分けと電話の受け方
代表番号、部署の番号、個人の番号のどれで発着信するのかを決めておきます。番号の使い分けが曖昧だと、お客さまからの折り返しが誰に届くのか分からなくなるためです。
スマホアプリで会社の番号を受ける場合は、電話に出るときの名乗り方もそろえておきましょう。私用の電話と区別がつくように、着信音や画面の表示を分けておくと、取り違えを防げます。業務時間外に着信を受けるかどうかも、労務管理の観点から決めておくと安心です。
操作マニュアルと問い合わせ窓口
導入直後は、転送の方法や留守番電話の聞き方など、操作に関する質問が寄せられます。よく使う操作を短いマニュアルにまとめ、社内のポータルなどで共有しておくと、質問への対応が減ります。
あわせて、操作で困ったときの社内の窓口と、提供事業者への問い合わせ方法を決めておきます。窓口を1人に任せず、複数人で対応できるようにしておくと、担当者の不在時も業務が止まりません。提供事業者のサポートが対応する範囲と時間帯も確認しておきましょう。
端末や使う場面で比べるIP電話サービス
IP電話機やパソコン、スマートフォンなど、利用する端末や場面にあわせて比較できるよう、各サービスの特徴を一覧にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| トビラフォン Cloud | スマホで内線・保留・転送ができ、Yealink製IP電話機やオプションのPC通話にも対応 |
| MiiTel Phone | 固定電話なしで発着信でき、通話の自動録音・文字起こしやAI音声解析にも対応 |
| RemoTEL | 現在の電話番号を変えずに、スマホやパソコンから代表番号で発着信できる |
| りもふぉん | 登録した複数のスマホ・携帯電話を同時に呼び出せる、工事不要のクラウドIP電話サービス |
| vphone+ | スマホで固定電話番号を利用でき、通話状況や顧客情報をまとめて管理できる |
| スマホ内線化サービス | スマホをオフィスの固定電話の子機として使い、外出先でも会社番号で発着信できる |
| AGEphone | PCやスマホをビジネスフォン化し、内線・外線、代表着信、パーク保留などを画面上で操作できる |
毎日の発着信や転送に使いやすいIP電話
スマートフォンやパソコンから会社の番号で発着信でき、内線や転送などの電話業務にも活用できるIP電話サービスを紹介します。
トビラフォン Cloud
- 設備投資不要で簡単に導入可能
- 自動テキスト化などのさまざまな機能が標準搭載
- 柔軟な着信設定と操作性に優れた管理画面
トビラシステムズ株式会社が提供する「トビラフォン Cloud」は、スマートフォンでビジネスフォンの基本操作ができるフルクラウド型のクラウドPBXです。専用アプリから内線・保留・転送ができるほか、Yealink製のIP電話機での利用や、オプションによるパソコンからの通話にも対応しています。営業時間や曜日に応じて留守番電話や音声アナウンスへ切り替えるスケジュール設定、グループ着信なども利用可能。通話の自動録音やテキスト化も標準搭載しており、参考価格は3,000円～です。
MiiTel Phone
- リアルタイムトークアシストでアポイント獲得率・成約率を最大化
- 「売れるトーク」をデータで可視化！チーム全体の成約率を向上
- AIの自動フィードバックで教育を効率化！現場の営業力を強化
株式会社RevCommが提供する「MiiTel Phone」は、IP電話と録音・文字起こし・AI音声解析が一体になった音声解析プラットフォームです。固定電話を設置せずに電話業務を行えるため、オフィスだけでなく在宅勤務にも活用できます。通話内容は自動で録音・文字起こしされ、聞き漏らした内容や顧客とのやり取りを後から確認可能。話速や沈黙回数などをAIが分析し、ダッシュボードで電話業務の状況も把握できます。営業やコールセンターなど、電話対応が多い部署に適したサービスです。
RemoTEL （株式会社ジェイドコーポレーション）
- 最短1営業日で利用を開始可能！
- 1か月単位で契約できる柔軟な料金体系！
- オプションで通話録音にも対応！
りもふぉん （合同会社クラウドエンジン）
- 工事や設備機器が必要ないため初期費用や導入コストを削減できる
- どこにいても登録したメンバーのスマホを同時に呼出しできる
- 在宅勤務でも出社して仕事をしても、設定の変更がいらない
vphone+ （SD Research and Development株式会社）
- 秒課金制で通話料のコスト削減
- 回線工事不要で、申し込みから最短3営業日で利用開始
- CRM画面を自由にカスタマイズ可能
スマホ内線化サービス （ソフトプラン株式会社）
- 外出先で会社の固定電話番号を利用
- 電話受付の機会損失や転送料金をゼロにする運用を支援します。
- テレワーク・リモートワーク導入ツール
AGEphone （株式会社ageet）
- 電話のプロが10年以上利用
- 日本独自のビジネスホン文化に対応
- AES/ECDH音声暗号で高いセキュリティ。
まとめ
IP電話の使い方は、回線と番号、端末を用意し、IP電話機やソフトフォン、スマホアプリから発着信する流れが基本です。内線や保留・転送、不在時の転送、発信番号の表示設定を覚えると、オフィスでもテレワークでも同じように電話対応ができます。
通話が聞き取りにくいときは、回線と端末の設定を順に見直しましょう。自社の働き方にあう端末と機能を備えたIP電話サービスを選ぶため、まずは資料請求して比較してみてください。
