ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■今の電話環境別
- IP対応の主装置で今の運用を生かしたい：SIPトランキング、クラコールSIPtrunk
- 主装置をなくして電話をクラウド化したい：トビラフォン Cloud、MiiTel Phone、RemoTEL、りもふぉん、vphone+
- スマートフォンを内線として使いたい：トビラフォン Cloud、スマホ内線化サービス、AGEphone、RemoTEL
IP電話の必要性は「電話の使い方」で決まる
IP電話とは、インターネットと同じIPという通信の仕組みで音声を送る電話です。必要性を考える前に、固定電話網の変化で何が変わり、何が変わっていないのかを確認しておきましょう。そのうえで、自社の電話の使い方に照らして判断します。
固定電話網のIP網移行で変わったこと
NTT東日本・西日本は、2024年1月から加入電話やINSネットの通話をIP網へ移す作業を進めました。NTT東日本は、固定電話の局内設備の切り替えが完了したと公表しています。これは電話局側の設備を切り替えるもので、加入電話の契約や電話番号はそのまま使えます。
そのため、IP網移行を理由に、すぐにIP電話サービスへ契約を変える必要はありません。一方で、INSネットのディジタル通信モードのように提供を終えたサービスもあります。古い機器でデータ通信を使っている場合は、影響を受けていないかを確認しておきましょう。
必要性を左右する3つの要素
IP電話の必要性は、電話を受ける場所、電話を受ける人数、電話設備の状態の3つで判断できます。オフィスの席で決まった人だけが電話を受けている企業なら、今の電話でも困らないことがあります。
反対に、在宅勤務や外出の多い社員が代表電話に対応する、複数の拠点で電話を取り次ぐ、ビジネスフォンの主装置が古くなっている、といった条件があればIP電話の必要性は高まります。主装置とは、外線と内線をつなぎ、電話機を制御する機器のことです。まずは、自社がどの条件にあてはまるかを確認しましょう。
IP電話の必要性が高い企業の課題
IP電話の導入を検討する企業には、共通する課題があります。ここでは、電話の受け方、拠点間の通話、設備の更新という3つの場面で、IP電話の必要性が高くなる状況を紹介します。自社の課題と近いものがあるかを確かめてみてください。
代表電話をオフィスにいる人しか受けられない
在宅勤務や外出の多い職場では、オフィスにいる一部の社員に電話の対応が集中しやすくなります。担当者の携帯電話へ転送している場合は、転送のたびに通話料がかかり、誰がどの電話に出たのかも把握しにくくなります。
IP電話の中には、スマートフォンやパソコンのアプリで会社の番号を使って発着信できるサービスがあります。外出先や自宅からでも会社の番号で電話を受けられれば、取り次ぎの手間や不在による折り返しを減らせるでしょう。こうした課題がある企業では、IP電話を検討する価値があります。
拠点間の通話に手間や費用がかかる
本社と支店、営業所の間で電話をかけ合う機会が多い企業では、拠点間の通話が外線扱いになり、通話料がかかっている場合があります。拠点ごとに別のビジネスフォンを使っていると、電話の取り次ぎもスムーズにいきません。
IP電話やクラウドPBXを使えば、離れた拠点どうしを内線でつなげる場合があります。クラウドPBXとは、主装置の役割をインターネット上のサービスで提供する仕組みです。拠点の数が多いほど、内線化による手間の削減を感じやすくなるでしょう。
主装置や電話機の更新時期が迫っている
ビジネスフォンの主装置には耐用年数があり、保守部品の提供が終わると、故障時の修理が難しくなる場合があります。更新には機器の購入費や工事費がかかるため、同じ機器を買い替えるかどうかを考える機会でもあります。
この時期は、IP電話への切り替えを検討しやすいタイミングです。クラウドPBXを選べば主装置そのものをなくせる場合があり、IP対応の主装置に入れ替えて今の運用に近い形で使う方法もあります。保守契約の期限と、機器の購入時期を確認しておきましょう。
IP電話の導入を見送ってよいケース
IP電話は便利な仕組みですが、どの企業にも欠かせないものではありません。電話の使い方や、電話回線につながっている機器によっては、今の固定電話を使い続けるほうが合理的な場合もあります。代表的な2つのケースを確認しておきましょう。
電話の利用が少なく席で受けている
電話の利用が少なく、社員がほぼオフィスで勤務している企業では、IP電話に切り替えても変化を感じにくい場合があります。今の電話機や回線に不具合がなければ、すぐに入れ替える理由は小さいといえます。
ただし、今後テレワークを広げる予定がある、事務所の移転を考えている、といった変化がある場合は判断が変わります。移転時は電話の配線工事が必要になるため、そのタイミングでIP電話を比べる方法もあります。現時点では見送る場合でも、見直す時期の目安を決めておくと安心です。
電話回線を使う機器が多い
FAXや警備システム、エレベーターの非常通報装置、決済端末などが電話回線につながっている場合は、IP電話への切り替えで動作が変わる可能性があります。機器によっては、IP電話の回線では利用できない、または設定の変更が必要なケースがあります。
こうした機器が多い場合は、電話だけを先にIP電話へ移し、機器用の回線は残すといった分け方も考えられます。切り替える前に、機器の保守会社や警備会社に、IP電話での動作を確認しておきましょう。確認が済むまでは、無理に全回線を切り替えない判断も選択肢です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でIP電話の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
IP電話の必要性を社内に説明する材料
IP電話が必要だと考えても、経営層や関係部署の理解を得られなければ導入は進みません。説明の際は、費用の比較と、災害時を含めた電話業務の続けやすさという2つの材料を用意しておくと、判断を求めやすくなります。
今の電話と比べた費用の見積もり方
費用を比べるときは、月額料金だけでなく、初期費用や通話料、機器の保守費用まで含めた総額で考えます。IP電話に切り替えると、主装置の保守費用が不要になる場合がある一方で、アカウントごとの月額料金や、スマートフォンの通信費が増える場合もあります。
比較の期間は、主装置の更新周期にあわせて5年程度など、ある程度の長さで見積もると比較の精度が上がります。今の請求明細と、候補のサービスの見積もりを同じ条件で並べ、増える費用と減る費用を一覧にしましょう。費用の差だけでなく、業務上の効果もあわせて示すと説得力が増します。
災害時や出社できない日の電話対応
IP電話の必要性を説明する材料として、災害や感染症の流行などで出社できない日の電話対応も挙げられます。オフィスの電話機でしか代表電話を受けられない場合、出社できない期間は顧客からの連絡を受けにくくなります。
スマートフォンやパソコンで会社の番号を使えるIP電話なら、自宅や別の拠点から電話対応を続けられる可能性があります。ただし、停電時やインターネット回線の障害時には使えない場合もあるため、携帯電話への転送など代わりの手段もあわせて検討しておきましょう。
IP電話の必要性を社内で判断する手順
IP電話が自社に必要かどうかは、感覚ではなく電話の利用状況をもとに判断すると、社内で合意を得やすくなります。ここでは、利用状況の把握から、必要な条件の整理、試験利用までの流れを紹介します。
電話の利用状況を数字でつかむ
最初に、今の電話の使われ方を数字で確認します。電話回線の本数と電話機の台数、月ごとの通話料、拠点間の通話の多さ、転送の回数などを集めましょう。通話料は、通信事業者の請求明細から確認できます。
あわせて、電話に出られなかった件数や、取り次ぎに時間がかかった場面を現場に聞き取ります。数字と現場の声の両方がそろうと、IP電話で何を改善したいのかが見えてきます。集めた情報は、サービスの見積もりを依頼するときの資料としても役立つはずです。
必要な番号と機能を整理する
次に、IP電話で使いたい番号と機能を整理します。今の市外局番から始まる番号を使い続けたいのか、050から始まる番号でもよいのかは、サービスを選ぶ際の大事な条件です。番号の種類によって、使えるサービスや通話の条件が異なります。
機能では、スマートフォンでの内線や外線の利用、通話録音、営業時間外の自動応答などを、必須と任意に分けておきます。必須の条件を絞っておくと、比較するサービスの数を減らせます。110番などの緊急通報が必要かどうかも、あわせて確認しておきましょう。
試験的に使って通話品質を確かめる
候補のサービスが決まったら、一部の部署やアカウントで試験的に使い、通話品質を確かめます。IP電話の音声は、社内ネットワークやインターネット回線の状況に影響を受けるため、自社の環境で試すことが重要です。
試験利用では、音声の遅れや途切れがないか、混雑する時間帯でも問題がないかを確認します。在宅勤務の社員にも使ってもらうと、社外の回線での使い勝手もわかります。結果を記録して関係者で共有し、本格導入するかどうかを判断しましょう。
IP電話の必要性を見極める製品の特徴一覧
必要性を判断する際の電話環境にあわせて、紹介する製品の特徴を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| トビラフォン Cloud | 専用アプリで内線・保留・転送を使えるフルクラウド型クラウドPBX |
| MiiTel Phone | IP電話に録音・文字起こし・AI音声解析を組み合わせたクラウドサービス |
| SIPトランキング | 既存PBXを生かし、高品質な音声通話につなげるSIPトランク |
| クラコールSIPtrunk | インターネット回線を使うクラウド型IP電話。PBX連携や単体利用が可能 |
| RemoTEL | スマホアプリから会社の番号で発着信。地域番号もそのまま使える |
| りもふぉん | 複数のスマホを同時に呼び出せるクラウドIP電話サービス |
| スマホ内線化サービス | スマホをオフィス固定電話の子機として内線化し会社番号で発信 |
| AGEphone | PCやスマホをビジネスフォン化する法人向けソフトフォン |
| vphone+ | 回線工事不要でスマホから固定電話番号を利用できるビジネス電話ツール |
電話環境にあわせて選ぶIP電話の製品紹介
主装置を生かす、クラウド化する、スマートフォンを内線にするという3つの電話環境から、IP電話の導入を検討する際の製品を紹介します。
トビラフォン Cloud
- 設備投資不要で簡単に導入可能
- 自動テキスト化などのさまざまな機能が標準搭載
- 柔軟な着信設定と操作性に優れた管理画面
トビラシステムズ株式会社が提供する「トビラフォン Cloud」は、専用アプリを入れるだけで、内線・保留・転送などビジネスフォンの機能をスマートフォンで使えるフルクラウド型のクラウドPBXです。主装置を社内に置かずに会社番号の発着信ができるため、主装置の更新時期を迎えた企業が、クラウドへの切り替えを検討する際の選択肢です。通話録音や音声のテキスト化、IVRなども月額料金内で利用できます。
MiiTel Phone
- リアルタイムトークアシストでアポイント獲得率・成約率を最大化
- 「売れるトーク」をデータで可視化！チーム全体の成約率を向上
- AIの自動フィードバックで教育を効率化！現場の営業力を強化
株式会社RevCommが提供する「MiiTel Phone」は、場所を選ばずに電話業務を行えるIP電話と、録音、文字起こし、AI音声解析を一体にした音声解析プラットフォームです。固定電話を置く必要がないため、在宅勤務への切り替えを検討する企業にも使えます。通話内容は録音され自動で文字起こしされるほか、CRMとの自動連携にも対応します。営業やコールセンターで通話内容を見直したい場合の選択肢です。
SIPトランキング （VonageJapan合同会社）
- 既存PBXで高品質な音声通話を実現
- 電話番号移行可能、ビジネス継続性を確保
- 回線利用でコスト削減と拡張性を両立
クラコールSIPtrunk （株式会社三通テレコムサービス）
- フレッツ光、ひかり電話オフィスタイプに対応
- ISDN回線からのスムーズな移行を実現
- 導入実績300社以上、安心のセキュリティ体制。
RemoTEL （株式会社ジェイドコーポレーション）
- 最短1営業日で利用を開始可能！
- 1か月単位で契約できる柔軟な料金体系！
- オプションで通話録音にも対応！
りもふぉん （合同会社クラウドエンジン）
- 工事や設備機器が必要ないため初期費用や導入コストを削減できる
- どこにいても登録したメンバーのスマホを同時に呼出しできる
- 在宅勤務でも出社して仕事をしても、設定の変更がいらない
スマホ内線化サービス （ソフトプラン株式会社）
- 外出先で会社の固定電話番号を利用
- 電話受付の機会損失や転送料金をゼロにする運用を支援します。
- テレワーク・リモートワーク導入ツール
AGEphone （株式会社ageet）
- 電話のプロが10年以上利用
- 日本独自のビジネスホン文化に対応
- AES/ECDH音声暗号で高いセキュリティ。
vphone+ （SD Research and Development株式会社）
- 秒課金制で通話料のコスト削減
- 回線工事不要で、申し込みから最短3営業日で利用開始
- CRM画面を自由にカスタマイズ可能
まとめ
IP電話の必要性は、電話を受ける場所と人数、電話設備の状態で決まります。固定電話網のIP網移行後も加入電話は使えるため、全社に必須というわけではありません。代表電話をオフィス外で受けたい企業、拠点間の通話をまとめたい企業、主装置の更新が迫る企業では、検討する価値があります。利用状況を数字でつかみ、必要な条件を整理したうえで、自社にあうIP電話を比べるために資料請求を活用してください。
