ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■導入目的別
- 通話料金や設備費の見直し：トビラフォン Cloud、vphone+、TramLine
- 代表電話のチーム対応：りもふぉん、RemoTEL、AGEphone、トビラフォン Cloud
- 電話設備の管理負担の軽減：トビラフォン Cloud、RemoTEL、TramLine、りもふぉん
- 通話録音や履歴の活用：トビラフォン Cloud、MiiTel Phone、RemoTEL、vphone+
IP電話を導入する3つの目的
IP電話とは、インターネットと同じIPという通信の仕組みで音声を送る電話です。企業がIP電話を導入する目的は、次の3つに整理できます。複数の目的が重なることもあるため、自社で最も重視するものを決めておくと比較がしやすくなります。
電話にかかる費用を見直す
1つ目は、電話にかかる費用の見直しです。IP電話では、拠点どうしや同じサービスの利用者どうしの通話を内線として扱える場合があり、外線の通話料を減らせる可能性があります。
また、主装置の役割をインターネット上で提供するクラウドPBXを使えば、オフィスに主装置を置く必要がなくなる場合もあります。主装置とは、外線と内線をつなぎ、電話機を制御する機器のことです。機器の購入費や保守費用を見直したい企業にとって、検討する価値のある目的です。
電話対応の体制を変える
2つ目は、電話対応の体制を変えることです。オフィスの電話機でしか代表電話を受けられない場合、出社している社員に対応が集中しやすくなります。
IP電話の中には、スマートフォンやパソコンのアプリで会社の番号を使えるサービスがあります。これを使えば、在宅勤務や外出中の社員も同じ番号で電話に出られます。電話を受ける人を増やしたり、部署ごとに着信を振り分けたりして、取り次ぎの手間を減らすことが、この目的で目指す姿です。
電話設備の管理を楽にする
3つ目は、電話設備の管理にかかる手間を減らすことです。従来のビジネスフォンでは、席替えや増員のたびに配線や主装置の設定変更が必要になり、工事業者へ依頼する場合もあります。
クラウド型のIP電話であれば、内線番号の追加や転送の設定を管理画面から変更できる場合があります。事務所を移転するときや拠点を増やすときも、電話機の設置や設定の手間を抑えられる可能性があります。総務や情報システムの担当者が少ない企業ほど、重視したい目的です。
費用の見直しを目的にIP電話を導入する場合
費用の見直しを目的にIP電話を導入する場合は、減る費用だけでなく、新しく増える費用も含めて考えることが大切です。月額料金の安さだけで判断すると、総額では想定より高くなる場合もあるため注意しましょう。
減らせる費用と増える費用
IP電話で減らせる可能性があるのは、拠点間の通話料、携帯電話への転送にかかる通話料、主装置の保守費用などです。なお、NTT東西の加入電話から固定電話への通話料も、2024年1月から距離に関係なく全国一律になったため、遠方への通話料だけでは差が出にくくなっています。
一方で、アカウントや電話機ごとの月額料金、IP電話機やヘッドセットの購入費、社員のスマートフォンで使う場合の通信費が増えることがあります。社内ネットワークの回線を見直す必要が出る場合もあるため、増える費用も一覧にして比べましょう。
通話の種類別に見る費用の内訳
費用の見直しを目的にするなら、今の通話料を「どこへの通話か」で分けて考えると、IP電話で変わる部分が見えてきます。拠点間の通話、社員の携帯電話への転送、取引先への外線、フリーダイヤルなどの着信課金に分けるのが一例です。
このうち、拠点間の通話や社員への転送は、内線化によって変えられる可能性がある費用です。一方、取引先への外線はIP電話でも通話料がかかるため、大きな変化は見込みにくい部分です。通話明細を種類ごとに集計し、変えられる費用の割合を確認してから、候補のサービスの見積もりと比べましょう。
IP電話で電話対応の体制をつくる場合
電話対応の体制を変えることを目的にする場合は、着信をどう受けるかと、通話の記録をどう活かすかの2点を検討します。今の電話対応でどこに手間がかかっているかを先に確認しておくと、必要な機能を絞り込めます。
着信の受け方を設計する
電話対応の体制づくりでは、まず誰がどの着信を受けるのかを決めます。代表番号にかかった電話を複数の社員のスマートフォンで同時に鳴らす、部署ごとの番号を用意する、音声ガイダンスで用件ごとに振り分ける、といった方法があります。
営業時間外の着信を自動音声で案内する設定も、対応の負担を減らすうえで役立ちます。設定できる内容はサービスによって異なるため、今の取り次ぎの流れを図にして、どの機能が必要かを確認しておきましょう。電話を受ける人を決めたら、不在時の代わりの担当も決めておくと安心です。
通話録音や履歴を応対の改善に使う
IP電話の中には、通話の録音や発着信の履歴を管理画面で確認できるサービスがあります。これらの記録は、応対内容の事実確認や、応対の品質を振り返るための材料として活用できます。
例えば、不在着信の件数や時間帯を確認すれば、電話がつながりにくい時間帯に担当者を増やす判断ができます。顧客管理システムと連携できるサービスでは、着信時に相手の情報を表示できる場合もあります。録音を行う場合は、通話相手への告知や保存期間など、社内のルールもあわせて決めておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でIP電話の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
設備管理の負担軽減を目的にする場合
電話設備の管理を楽にすることを目的にする場合は、機器を自社に置くかどうかと、設定変更を誰が行うかを整理します。IP電話にもさまざまな形があり、選び方によって社内に残る作業の量が変わります。
主装置を残すかどうかの判断
IP電話には、IP電話に対応した主装置を自社に置く方法と、クラウドPBXのように主装置を置かない方法があります。主装置を置く場合は、今の電話機や運用を生かしやすい一方で、機器の保守や更新は引き続き自社の作業です。
主装置を置かない方法では、機器の保守は提供事業者が担う範囲が広くなります。ただし、インターネット回線の障害時に電話が使えなくなる可能性があるため、回線の冗長化や携帯電話への転送など、代わりの手段を考えておくことが大切です。
どちらが自社にあうかは、拠点数や主装置を使ってきた年数、テレワークの広がり方によって異なります。今の主装置の保守契約がいつまで続くかを確認し、更新の時期にあわせて両方の方法の見積もりを取ると、判断材料をそろえやすくなります。
設定変更を社内で行う体制
管理画面から設定を変更できるIP電話では、内線番号の追加や転送先の変更を社内で行えます。工事業者の訪問を待たずに済む反面、設定を担当する人が必要です。
担当者を1人に限ると、不在時や異動時に設定変更が止まるおそれがあります。設定の手順を文書にまとめ、複数人で管理画面を扱える体制にしておきましょう。誰がいつ設定を変えたかを記録できるかも、サービスを比べる際の確認点です。
IP電話の導入目的を達成できたか確かめる指標
IP電話を導入した後は、最初に決めた目的が達成できているかを確かめます。目的ごとに指標を決めておくと、効果を社内に説明しやすくなり、設定の見直しにもつなげられます。
費用面で確認する指標
費用の見直しが目的なら、導入前と導入後で、月ごとの通話料と基本料、保守費用の合計を比べます。導入直後は初期費用がかかるため、1か月だけでなく数か月から1年程度の推移で判断しましょう。
通話料が想定ほど減らない場合は、外線として扱われている通話がないか、転送の設定が残っていないかを確認します。使われていないアカウントや電話機がないかも、定期的に点検したい項目です。退職者のアカウントが残っていると、月額料金がかかり続けるだけでなく、不正利用のリスクにもつながります。棚卸しの時期を決めて、契約数と利用者の一覧を照合する運用にしておきましょう。
電話対応で確認する指標
電話対応の体制づくりが目的なら、不在着信の件数や折り返しまでの時間、取り次ぎの回数などを確認します。通話履歴を確認できるサービスであれば、これらの数字を管理画面から集計できる場合があります。
あわせて、電話を受ける社員にも使い勝手を聞き取りましょう。音声の途切れや遅れがあれば、社内ネットワークや回線を見直すきっかけにしましょう。数字と現場の声をもとに設定を調整していくことで、導入の目的に近づけられます。指標は導入前の時点でも記録しておき、導入後と同じ方法で比べられるようにしておくと、効果を客観的に示せます。
導入目的別 IP電話製品の特徴一覧
費用の見直しや電話対応の体制づくりなど、導入目的ごとに見たい特徴を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| トビラフォン Cloud | 設備投資不要のフルクラウド型PBX。通話録音や音声テキスト化を標準搭載 |
| MiiTel Phone | 通話の録音・文字起こしに加え、話速や沈黙回数を数値で可視化 |
| vphone+ | 秒課金制で通話料を抑えやすい。通話状況や顧客情報を一括管理 |
| TramLine | 機器設置不要の法人向け電話回線。秒課金制でマルチキャリアに対応 |
| りもふぉん | 工事や設備機器が不要で、複数のスマホを同時に呼び出せる |
| RemoTEL | 代表番号の発着信を在宅や外出先から利用可能。通話録音はオプション |
| AGEphone | 内線・外線や代表着信、パーク保留などを備えたソフトフォン |
費用・電話対応・管理負担から選ぶIP電話
通話料や設備費、代表電話の受け方、設備管理、通話録音という4つの目的に沿って、IP電話の製品を紹介します。
トビラフォン Cloud
- 設備投資不要で簡単に導入可能
- 自動テキスト化などのさまざまな機能が標準搭載
- 柔軟な着信設定と操作性に優れた管理画面
トビラシステムズ株式会社が提供する「トビラフォン Cloud」は、フルクラウド型のクラウドPBXです。設備投資が不要で、契約と請求も一本化できるため、電話設備の管理負担を抑えたい企業の選択肢です。通話録音は事前の設定で自動的に行い、約100時間分をクラウド上に保存できます。音声のテキスト化やAIによる要約、グループ着信の設定も備え、応対の見直しや代表電話のチーム対応に使えます。
MiiTel Phone
- リアルタイムトークアシストでアポイント獲得率・成約率を最大化
- 「売れるトーク」をデータで可視化！チーム全体の成約率を向上
- AIの自動フィードバックで教育を効率化！現場の営業力を強化
株式会社RevCommが提供する「MiiTel Phone」は、IP電話に録音、文字起こし、AI音声解析を組み合わせた音声解析プラットフォームです。話速や被せ率、沈黙回数などを数値で可視化でき、通話録音や履歴を応対の改善に使いたい企業に向いています。ダッシュボードで電話業務の状況を把握でき、CRMとの自動連携にも対応します。
vphone+ （SD Research and Development株式会社）
- 秒課金制で通話料のコスト削減
- 回線工事不要で、申し込みから最短3営業日で利用開始
- CRM画面を自由にカスタマイズ可能
TramLine （トラムシステム株式会社）
- 機器設置不要で簡単導入、すぐに利用可能
- マルチキャリア対応で通信コストを削減
- ISO27001認証取得済みの情報セキュリティ体制
りもふぉん （合同会社クラウドエンジン）
- 工事や設備機器が必要ないため初期費用や導入コストを削減できる
- どこにいても登録したメンバーのスマホを同時に呼出しできる
- 在宅勤務でも出社して仕事をしても、設定の変更がいらない
RemoTEL （株式会社ジェイドコーポレーション）
- 最短1営業日で利用を開始可能！
- 1か月単位で契約できる柔軟な料金体系！
- オプションで通話録音にも対応！
AGEphone （株式会社ageet）
- 電話のプロが10年以上利用
- 日本独自のビジネスホン文化に対応
- AES/ECDH音声暗号で高いセキュリティ。
まとめ
IP電話を導入する目的は、電話にかかる費用の見直し、電話対応の体制づくり、電話設備の管理を楽にすることの3つに整理できます。費用面では増える費用も含めた総額で比べ、電話対応では着信の受け方と記録の活かし方を設計しましょう。導入後は、目的ごとの指標で効果を確かめることが大切です。自社の目的にあうIP電話を見つけるため、まずは資料請求して比較してみてください。
