ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■主な使い道別
- 台帳管理・棚卸の効率化：OPTiM Biz Premium、System Support best1（SS1）、Perfect Finder
- ソフトウェアのライセンス管理：MaLionCloud、ISM CloudOne (IT資産管理)、LanScopeCat
- 更新プログラムの管理・適用確認：IIJセキュアエンドポイントサービス、System Support best1（SS1）、ISM CloudOne (IT資産管理)、HCL BigFix
- 操作ログの記録と調査：MaLionCloud、IIJセキュアエンドポイントサービス、System Support best1（SS1）、LanScopeCat
- ■管理する端末別
- スマートフォン・タブレットの管理が中心：CLOMO MDM、SPPM
- Macやスマートフォンも含めて管理：MaLionCloud、OPTiM Biz Premium、SPPM、ISM CloudOne (IT資産管理)
IT資産管理ツールの使い方は台帳の確認から
IT資産管理ツールを導入したら、まずは自動で集まった情報が実態と合致しているかを確認します。そのうえで、ツールでは集められない情報を追記し、日々の業務で使える台帳に仕上げていきます。
自動で集まった端末一覧を確かめる
エージェントと呼ばれる収集用ソフトを各PCに入れると、管理画面に端末の一覧が表示されます。最初に行いたいのは、この一覧の台数が、購入記録やリース契約の台数とおおむね一致しているかの確認です。
台数が少ない場合は、エージェントが入っていない端末や通信できていない端末がある可能性があります。最終通信日時で並べ替えると、長く情報が届いていない端末を見つけやすくなります。差がある端末は、部署に問い合わせて状況を確かめましょう。
自動で集まらない情報を追記する
利用者の氏名や設置場所、購入日、リース契約の番号、資産管理番号などは、端末から自動では取得できない場合があります。これらは管理画面で項目を追加し、手入力やCSVファイルの取り込みで登録します。
すべての項目を一度に埋めようとすると、作業が長引いて途中で止まりがちです。まずは利用者と設置場所のように、問い合わせや故障対応ですぐに必要な項目から登録し、残りは棚卸の機会に順次埋めていく進め方が現実的です。
PCの貸出・入れ替え・廃棄での使い方
IT資産管理ツールが特に役立つのは、PCが人の手から手へ移る場面です。新規の貸出、異動や退職による回収、廃棄やリース返却のたびに台帳を更新することで、所在の分からない端末を減らせます。
新しいPCを登録して貸し出す
新しいPCを用意したら、初期設定の段階でエージェントを入れ、管理画面に表示されることを確認します。そのうえで、利用者や部署、貸出日を台帳に記録してから引き渡します。
製品によっては、貸出の申請と承認の流れを管理画面で扱えるものもあります。貸出の記録が台帳に残れば、後から「このPCはいつから誰が使っているか」を確認でき、紛失や故障の際の対応も早まります。
異動や退職のときに回収を記録する
異動や退職があった場合は、その従業員に貸し出している端末を台帳で検索し、回収の対象を一覧で確認します。PCだけでなく、スマートフォンや周辺機器も同じ利用者にひも付けておくと、回収の漏れを防ぎやすくなります。
回収した端末は、台帳の状態を「在庫」や「回収済み」に変え、次の利用者が決まるまで保管場所を記録しておきましょう。人事部門から異動や退職の情報が届く流れを決めておくと、手続きの遅れを減らせます。
廃棄やリース返却を記録する
廃棄やリース返却をする端末は、データの消去が済んだことを確認してから手続きを進めます。台帳には、廃棄日や消去の方法、消去を証明する書類の有無などを記録します。
台帳から行ごと削除すると、後から処理の経緯を確認できなくなります。状態を「廃棄済み」などに変えて記録を残す使い方にすれば、監査や問い合わせの際に、いつ誰が処理したかをさかのぼって確認できます。
ソフトウェアとライセンスを管理する使い方
IT資産管理ツールでは、各端末にインストールされたソフトウェアの一覧を確認できます。この情報を使って、許可していないソフトの把握や、ライセンスの過不足の確認を行います。契約更新の前に見ておくと、費用の見直しにもつながります。
許可していないソフトを見つける
ソフトウェアの一覧から、社内で利用を認めていないソフトがインストールされている端末を検索します。製品によっては、禁止ソフトを登録しておくと、インストールされた時点で管理者に通知する機能があります。
見つかった場合は、利用者に削除を依頼するだけでなく、なぜ必要だったのかを聞くことも大切です。業務上の必要があれば、許可するソフトとして審査する流れを用意すると、ルールが現場に受け入れられやすくなります。
保有数と利用数を比べる
有償ソフトについては、購入したライセンス数を台帳に登録し、インストール数と比べます。インストール数が上回っていれば契約違反の恐れがあり、大きく下回っていれば余分なライセンスを持っている可能性があります。
ソフトウェア名はバージョンによって表記が異なるため、同じ製品としてまとめて数える設定が必要です。ライセンスの数え方が人数単位か端末単位かも契約ごとに異なるため、登録時に契約書の条件を確認しておきましょう。
契約更新の前に利用状況を確認する
年間契約のソフトウェアは、更新の前に利用状況を確認すると費用の見直しにつながります。インストールされていても長期間起動されていない端末があれば、ライセンスを減らせる可能性があります。
起動の履歴を確認できるかは製品によって異なります。利用者に確認せずにライセンスを外すと業務に支障が出ることもあるため、対象の利用者に今後も使うかを確かめてから、更新の数量を決めましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でIT資産管理ツールの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
セキュリティ対応でのIT資産管理ツールの使い方
IT資産管理ツールは、セキュリティ上の弱点を抱えた端末を見つけたり、問題が起きたときの経緯を調べたりする場面でも使えます。ただし、使える機能は製品や契約によって異なるため、自社で利用できる範囲を把握しておきましょう。
更新プログラムの適用状況を確かめる
OSやソフトウェアに脆弱性と呼ばれる弱点が見つかり、修正の更新プログラムが公開されたら、管理画面で適用が済んでいない端末を検索します。古いOSのまま使われている端末も、同じ一覧で洗い出せます。
配布機能がある製品では、未適用の端末に更新プログラムを配布できます。業務用のソフトが更新後に動かなくなる恐れがある場合は、一部の端末で動作を確かめてから全体に配布するなど、段階を分けて進めましょう。
操作ログで経緯をたどる
情報の持ち出しが疑われる場合や、不審な通信が検知された場合は、操作ログからファイルの操作やWebサイトの閲覧などの記録をたどります。いつ、どの端末で、どのような操作が行われたかを確認できます。
操作ログは従業員の行動に関わる情報のため、閲覧できる担当者を限定し、閲覧した記録も残すことが大切です。あわせて、ログを取得している事実や利用目的を就業規則などで従業員に示しておくと、運用への理解を得やすくなります。
棚卸と報告でIT資産管理ツールを使う
台帳を日々更新していても、定期的に現物と照合する棚卸は欠かせません。IT資産管理ツールのデータを使えば、棚卸の準備や結果の報告にかかる手間を減らせます。年に一度の作業として流れを決めておきましょう。
台帳と現物を照合する
棚卸では、台帳から部署ごとの資産一覧を出力し、各部署に現物の有無や利用者を確認してもらいます。資産管理番号のシールにバーコードやQRコードを使っている場合は、読み取りで照合できる製品もあります。
台帳にあって現物がない端末は紛失の可能性があり、現物があって台帳にない端末は登録漏れです。差異の原因を記録して台帳を修正し、どの手続きで漏れが生じたかを振り返ると、次の棚卸での差異を減らせます。
経営層や監査向けにレポートを出す
棚卸の結果や、更新プログラムの適用率、ライセンスの過不足などは、レポートとして出力して経営層への報告や監査対応に使えます。条件を保存しておけば、毎回手作業で集計しなくても同じ形式ですぐに出力できます。
レポートの項目は、報告を受ける側が判断に使える内容に絞ることが大切です。例えば、古いOSの端末数と入れ替えの予定、ライセンスの更新費用の見込みなど、次の行動につながる情報を中心にまとめましょう。
使う場面で選ぶIT資産管理ツールの一覧
棚卸や貸出、ライセンスの確認、更新プログラムの管理、操作ログの調査など、情シス担当者が使う場面ごとに役立つ製品を一覧にしました。自社でよく使う場面から候補を探してみてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| CLOMO MDM | マルチOS対応のクラウド型MDM。端末情報の取得やWindowsのアップデート管理、遠隔ロックなどに対応 |
| MaLionCloud | Windows・Macの操作ログを収集し、勤務状況のレポートを作成。インベントリ管理にも対応 |
| IIJセキュアエンドポイントサービス | 操作ログの取得や、脆弱性のある端末の自動抽出、適用すべきパッチ情報の確認に対応 |
| OPTiM Biz Premium | スマホ・PC・SaaS・物品をユーザー単位で一元管理。貸出管理や棚卸にも活用できる |
| SPPM | iOS・Android・Windows・Macを管理できるMDMサービス。トライアル中もサポートを利用可能 |
| System Support best1（SS1） | 機器・ソフトウェア・ログの一覧をExcel形式や台帳形式で出力でき、棚卸や報告に活用できる |
| Perfect Finder | 調達申請から資産台帳への登録、QRコードでの棚卸までをデジタル化 |
| ISM CloudOne (IT資産管理) | ソフトウェアのライセンス管理や禁止ソフトウェアの検出、Windowsの更新管理に対応 |
| HCL BigFix | 複数OSのパッチ適用状況を把握し、更新プログラムの配布や適用管理を効率化 |
| LanScopeCat | 操作ログの記録・分析や外部デバイスの接続制御、ソフトウェア資産管理に対応 |
日々の情シス業務で使いやすいおすすめ製品
台帳の更新から棚卸、セキュリティ対応まで、記事で紹介した場面に役立つ製品を取り上げます。どの場面を優先したいかを決めてから比べると、自社にあう製品を選びやすくなります。
CLOMO MDM
- 盗難・紛失時は遠隔強制ロックやデータ消去でセキュリティ堅持
- パスワードポリシー設定やネットワークの利用制限などを一括適用
- デバイスの様々な情報を取得するため、アセット管理が楽に
株式会社アイキューブドシステムズが提供する「CLOMO MDM」は、iOSやAndroidに加えてWindowsも同じ画面で管理できるクラウド型のMDMサービスです。デバイスの詳細画面でシリアル番号やインストール済みのアプリ、位置情報などを確認できます。Windows PCのアップデート管理にも対応しており、端末の状況を確認しながら運用を進められます。紛失時の遠隔ロックやデータ消去にも対応しています。
MaLionCloud
- Windows、Mac、スマホを一元管理
- IT資産を見える化して、ライフサイクルを徹底管理
- 労働状況の見える化で、長時間労働・サービス残業を把握・是正
株式会社インターコムが提供する「MaLionCloud」は、操作ログを調査や報告に使いたい企業に向くクラウド型の運用管理ツールです。WindowsとMacのPC操作を監視して各種操作ログを収集でき、そのログから従業員の勤務状況がわかるレポートも出力できます。インベントリ収集やライセンス管理にも対応し、PCやサーバー、ソフトウェア、周辺機器の管理をまとめて行えます。スマホはオプションのMDMで管理できます。
IIJセキュアエンドポイントサービス
- IT資産管理と各種セキュリティ機能をアセットレスに導入
- AIを駆使した「Aurora Protect」で、未知のマルウェアも検知
- 脆弱性の自動抽出から対策までをワンストップで実現
株式会社インターネットイニシアティブが提供する「IIJセキュアエンドポイントサービス」は、IT資産管理と内部情報漏えい対策の機能をまとめたクラウド型の管理ツールです。PC操作ログの取得で、いつ誰がどんな操作をしたかを把握できます。ダッシュボードでは最新の状態に保たれていない端末を自動で抽出し、適用すべきパッチの情報も確認できます。PCに加えてiOS・Androidのスマートフォンやタブレットも管理対象です。
OPTiM Biz Premium
- 「スマホ・PC・ID・SaaS・物品」、あらゆる資産を一元管理
- MDM市場No.1の国産MDMを含むIT資産管理をワンパッケージでご提供
- セキュリティ対策評価制度に向けた対策もお任せください
株式会社オプティムが提供する「OPTiM Biz Premium」は、PCの貸出や回収、棚卸の記録をまとめて管理したい企業が検討しやすい情シス業務向けサービスです。物品管理の機能では、物品の購入から廃棄までの流れに対応し、貸出管理も行えます。棚卸業務にも活用でき、スマホ・PCの端末管理やSaaS管理、ID管理とあわせて、ユーザーごとの資産を一元的に確認できます。
SPPM
- 次世代のセキュリティ対策「ゼロトラスト環境」の構築をサポート
- サポート満足度98%！トライアル中から回数無制限でサポート
- 基本プランの料金内で利用できる機能が多数 オプションも充実
株式会社AXSEEDが提供する「SPPM」は、スマートフォンやタブレットを含めた端末管理を始めたい企業に向くMDMサービスです。管理対象OSはiOS・Android・Windows・Macで、キャリアに依存しないため格安SIM端末やWi-Fi端末も管理できます。電話とメールのサポートはトライアル中から回数無制限で利用でき、運用に慣れていない担当者でも相談しながら設定を進められます。
System Support best1（SS1）
- シンプルで使いやすい画面で誰でもすぐ操作可能
- 必要な機能だけ選択してコストを抑制
- 安心のサポート体制で顧客満足度No.1(※)！
株式会社ディー・オー・エスが提供する「System Support best1（SS1）」は、年に一度の棚卸や日々のIT運用を効率化するIT資産管理ツールです。機器管理やソフトウェア管理、Windowsの更新プログラム管理で集めた情報を、Excel形式や台帳形式で出力でき、監査向けの証跡集めや報告書づくりに役立ちます。PC操作やWeb閲覧、印刷などのログ取得機能を追加すれば、情報持ち出しの調査にも使えます。
Perfect Finder （株式会社ピーエスシー）
- ECサイトのように使える調達申請画面！
- QRコードを発行しリーダーで読み取るだけの棚卸業務を実現！
- 自社内サポートデスクをオンライン化して対応工数を削減！
ISM CloudOne (IT資産管理) （クオリティソフト株式会社）
- PCからスマートデバイス、プリンタ・複合機まで一元管理
- 自動脆弱性診断により、社内外端末のセキュリティ状態を簡単把握
- グローバル環境対応で、海外端末の管理も可能
HCL BigFix （株式会社エイチシーエル・ジャパン）
- 形態や大きさを問わず、様々な会社と業種で利用可能！
- 不正な機器接続を検知して遮断する！
- ライセンスの登録と利用状況を把握できる！
LanScopeCat （エムオーテックス株式会社）
- PC操作ログを記録・分析し、内部不正や情報漏えいを防止。
- USBなど外部デバイスの接続を制御し、情報持ち出しを防止。
- ソフトウェア資産管理でライセンス違反を回避。
まとめ
IT資産管理ツールの使い方は、台帳の確認と追記を起点に、PCの貸出や廃棄、ライセンスの確認、更新プログラムや操作ログを使ったセキュリティ対応、棚卸と報告へと広がります。場面ごとに誰が何を見るかを決めておくと、台帳を新しい状態に保てます。自社で特に使いたい場面を整理し、必要な機能を備えたIT資産管理ツールを資料請求で比較してみてください。
