配送管理システム導入後の5つのステップ
まずは導入後にするべきことを、俯瞰して見つめましょう。具体的には下の５つに集約されます。各ステップに目を向ける前に、頭の中で全体像を描くことをおすすめします。
- １.配送ルートをテンプレートとして登録する
- ２.スマートフォンと連携させる
- ３.業務効率向上を念頭に人員配置を見直す
- ４.会計システムと連携させる
- ５.システム上のデータを分析する
それでは詳細に解説していきます。
ステップ1 配送ルートをテンプレートとして登録する
配送管理システムの多くでは、利用頻度の高い配送ルートをテンプレートとして登録できます。そして配送ルートをテンプレート化することは、配送計画立案のスピード化と正確性の向上につながります。加えて、各ドライバーの経験などに左右されがちなルート選択を標準化することにもつながります。
したがって、配送ルートをテンプレートすることで経験年数の浅いドライバーであっても最適な道順を利用することが可能となるのです。そのためシステム導入後には、ドライバーへのヒアリングも行いながら最適な配送ルートのテンプレート登録を行いましょう。
ステップ2 スマートフォンと連携させる
最新の配送管理システムには、専用のモバイル端末やスマートフォンで配送指示を確認できるものも多くなっています。スマートフォンなどで配送指示を確認することができれば、ドライバーは最新の配送指示をいつでも確認することが可能です。
そのため予期せぬ渋滞やトラブルが発生し場合にも、臨機応変な配送指示をリアルタイムで受けることができます。したがってスマートフォンなどと連携できる配送管理システムを導入した場合には、連携設定を行いましょう。
ステップ3 業務効率向上を念頭に人員配置を見直す
配送管理システムの導入後に配送ルートのテンプレート化やスマートフォンとの連携設定を行うと、管理側とドライバーとの緊密な意思疎通が可能となります。そして管理側とドライバーの連携強化によって、実務経験の少ないドライバーであっても十分に業務を遂行することが可能となります。
そのため、各配送における人員配置の自由度が増します。したがってシステム導入後には、人員配置を見直し効率的かつコストを低減できるような体制への変更を検討しましょう。
ステップ4 会計システムと連携させる
配送管理システムでは、車両の維持に必要な車両保険料、燃料費、あるいは配送時に発生する駐車料金や有料道路走行料金を管理することもできます。
またこうした経費管理機能は、会計システムと連携させることでさらに業務効率を向上させることが可能となります。配送管理システム上で登録した経費情報を、自動的に会計システムにも反映することができるようになるからです。そのため可能であれば、配送管理システムを会計システムと連携させるようにしましょう。
ステップ5 システム上のデータを分析する
配送管理システムでは、配送ルート別の所要時間、各ドライバーの配送実績、車両ごとの収支などのデータを蓄積し、確認することができます。そしてこうしたデータは、配送業務の効率化とコスト削減に向けた改善を実行する上での重要な情報となります。
そのためシステム導入後には、システム上のデータをもとに分析を行い配送業務の問題点を洗い出しましょう。
配送管理の効率向上とコスト削減を実現する5つのステップ
以上のように配送管理システムの導入後には、「配送ルートのテンプレート登録」「スマートフォンとの連携」「人員配置の見直し」「会計システムとの連携」「データの分析」という5つのステップに取り組むことが必要です。
そしてこの5つのステップを実行することで、システムの導入を効率的な配送管理と配送コストの削減という2つの重要な課題を解決へと確実につなげることが可能となるのです。
