メール配信システムの仕組みとメリット｜初心者でも簡単に理解！

電子メールの仕組みとは？

ビジネスで毎日利用する「電子メール」は、今では必要不可欠な存在となっています。電子メールを使う機会は日常生活の中でも多いですが、その仕組みを理解せずに使っていることが大半です。

メール配信システムの仕組みを知るためには、まず電子メールの仕組みや概要を把握することが重要です。ここからは、電子メールの仕組みを紹介していきます。

メールサーバがメールを送受信する

電子メールを利用するために欠かせない存在が「メールサーバ」です。電子メールは、メールを送信する側のメールサーバから、メールアドレスを通して送信先のメールサーバを特定し、メールを送信・受信を行います。

使っているパソコンやスマートフォンなどの端末がメールサーバにアクセスすることで、メールを閲覧・作成することができます。メールサーバはDNS（ドメイン・ネーム・システム）を用いて、送信先を特定してメールの送受信を行っています。

メールサーバにはそれぞれIPアドレスが割り振られていますが、IPアドレスは複数の数字で識別されているため、複雑になり認識しにくくなります。このときDNSを使用することで、IPアドレスをドメインに変換し通信を行います。この仕組みを使うことで、メールの送受信に関する通信を簡略化し、利便性を高めています。

メールサーバの仕組みとは？

電子メールの送受信にはサーバだけでなく、関係するプロトコルの役割を持つサーバが必要になります。

メールサーバのプロトコルはメール送信の役割を持つSMTPサーバとメールを受信する役割を持つPOPサーバを合わせたものであり、メール配信に必要なDNSサーバを利用することでメールの送受信を行うことができます。メールを送信する際に、送信先のIPアドレスを特定するためにもDNSサーバが必要になります。

各サーバの役割

送信に必要になるSMTPサーバとは、「Simple Mail Transfer Protocol」の略になり、メールを送信するためだけのサーバです。メールアドレスからIPアドレスを特定するDNSサーバから、送信先を受け取りメールの送信を行います。

メールを受信するときに必要になるものがPOPサーバであり、「Post Office Protocol」の略になります。このPOPサーバはSMTPサーバから送られてきたメールを受信する機能を持ったサーバです。

電子メール送受信の流れ

電子メールの送受信の流れは、メールを送信するとSMTPサーバからDNSサーバへメールアドレスの情報が送信され、DNSサーバがメールアドレスのドメインからIPアドレスを特定します。特定されたIPアドレスはSMTPサーバに返され、SMTPサーバから相手のIPアドレスであるメールサーバにメールが送信されます。

このときにメールサーバの中にあるPOPサーバがメールを受信することで、メールの送信が完了します。このメール送受信の流れは、送信者と受信者のフローに分けられます。

メール送信者フロー

電子メールは「送信」ボタンを押すだけで、相手にメールが届きますが、メールが相手に届くまでには多くのステップを踏んでいます。まず始めのメールを送信するフローは、ブラウザからメールサーバにアクセスします。

電子メールはインターネットのサービスになるため、普段はメールのアプリケーションを立ち上げていても、厳密にはインターネットのブラウザからメールサーバにアクセスし、メールサービスを利用しています。

メールサーバにアクセスするときに、認証サーバに問い合わせを行う必要があり、通常はIDとパスワードを入力しログインします。このメールサービスでメールを作成し、送信ボタンを押すことでメールが相手に届きますが、まず先に自社のメールサーバ内のSMTP中継サーバに送られます。

この中継サーバにメールが送られると、DNSサーバによってメールアドレスの情報から相手のメールサーバを特定・確認し、その情報はSMTPサーバに返されます。この情報を基にSMTPサーバからメールが送信されます。

メール受信者フロー

メールを受信するフローは送信者フローとほぼ同じになります。先程のSMTPサーバから送られたメールを、メールサーバにあるPOPサーバで受信することで、ブラウザ上で受信したメールを確認できます。

近年ではパソコン以外にもスマートフォンやタブレットでメールを確認することが一般的になっているため、POPサーバだけでなくIMAPサーバでもメールを受信し保管されています。

IMAPサーバとは「Internet Message Access Protocol」の略になり、メールサーバではなくインターネット上に存在するサーバにメールが保管されるため、ネット環境がありサーバにアクセスできれば、スマートフォンやタブレットでもメールを閲覧・操作できます。

メール配信システムとは？

メール配信システムとは、多くの人に向けてメールを送信するシステムです。メールを活用してマーケティングを行う場合や、お知らせのメールを送る場合に利用されます。メールシステムの種類には、一斉送信する以外の機能を持つシステムもあります。ここからはメール配信システムの特徴や種類を紹介していきます。

メール配信システムの仕組み

メール配信システムは、メール配信を行っている事業者が提供しているサービスであり、課題を解決できる特殊で高性能な「メール転送エージェント」（MTA）を用いたシステムを活用することで、「大量配信」「高速配信」を実現しています。

通常のメールサービスでも一斉送信することは可能ですが、大量配信を行うとインターネットを提供しているプロバイダから、スパムメールや迷惑メールと認識され通信がブロックされます。また、大量のメールを送るとメールサーバにかかる負担が大きくなり、メールを送信するのに数時間かかるケースもあります。

メール配信システムの種類

メール配信システムには複数の種類があり、大きく分けると「クラウド型」と「オンプレミス型」の２種類に分けられます。メール配信システムを活用するためには、それぞれの特徴を知っておく必要があります。

クラウド型とオンプレミス型

■クラウド型のメール配信システム

インターネット上に構築している専用のシステムの貸し出しをしているサービスです。自社内に専用のサーバを構築する必要がないため、導入時に必要になる初期費用を抑えることができ、短期間でシステムを利用できます。

また、システム自体の運用は提供している事業者が行うため、保守管理を行う必要もないため専任の担当者の業務負担を削減できます。手軽に利用できるメリットがありますが、システムを利用していなくても月額料金など費用が発生し、自社に必要な機能を付加することもできません。

■オンプレミス型のメール配信システム

自社に専用のサーバを構築し、自社で運用する種類です。自社内にサーバを構築するため初期費用が発生し、構築するための時間がかかります。保守・運用も自社で行う必要がありますが、クラウド型のサービスと違って、基本的なMTAの仕組み以外にも独自の機能を付け加えるカスタマイズが可能です。

そのため、自社にとって欲しい機能だけを揃えたメール配信システムを構築できます。また、メール配信は大量の個人情報を扱うため、外部サービスの利用に抵抗がある場合にも有効です。

メール配信の頻度や、メール配信システムに求める機能、セキュリティ面を分析し、クラウド型のサービスを利用するかオンプレミス型で構築するのかを決める必要があります。

無料と有料のメール配信システム

メール配信システムには無料のサービスと有料のサービスが存在します。システムを利用する際にコストを抑えることは重要ですが、デメリットも同時に把握することが大切です。メール配信システムの無料版と有料版の大きな違いは「機能制限」です。無料のメール配信システムはコストを抑えることが可能ですが、その分活用できる機能が非常に少ないです。

無料のメール配信システムであれば、一度に送信できるメールの量や特定期間内に送信できるメールの上限が決まっていることが多いです。また、基本的にメールを送信する機能以外はほとんどありません。

無料に対して有料のメール配信システムは、機能が充実しており、一斉送信・高速送信以外にもメールを確実に相手へ届ける到達率を向上できます。

メールを大量に送信したときに、容量が大きいメールや送信に時間がかかるメールは、メールエラーとして送信できないことがあります。この有料のメール配信システムを使うことで、より確実にメールの送信ができます。

そして、無料のメール配信システムはシステム自体のコストも抑えているため、セキュリティ面でも不安があります。重要な個人情報を扱い、個人情報の漏えいを危惧する場合は有料版を使うことをおすすめします。

メール配信システムの主な機能とメリット

メール配信システムには、メールを一斉送信する以外にも多くの機能があります。有料版システムの機能を使うことでメリットを感じることができます。このメール配信システムの機能は有料版でないと使えないことがほとんどです。

ここからはメール配信システムの主な機能とメリットを紹介していきます。

到達率カバー機能

一般的なメールサービスでもメールを大量送信することはできますが、接続しているインターネットのプロバイダから、スパムメールや迷惑メールの認識を受け、メールを送ることができないケースがあります。

また、大量のメールを送るとメールサーバに大きな負荷をかけ、処理が遅くなります。このような理由から、メールを上手く送信できないケースや、迷惑メールとして弾かれてしまうことによってメールの到達率は下がります。

メール配信システムには、送信先に正確にメールを届ける機能があります。そのことによって、メールの到達率を向上できます。

一斉送信機能

先程のように、一般的なメールサービスでは一度に送るメールの上限が決まっています。メール配信システムを活用することで、１万通を超えるメールをより確実に一斉送信を行うことが可能です。メルマガや大量のメールアドレスに案内を送信する場合は有効活用できます。

日時設定機能

メール配信システムにはメールを送信する日時を設定できる機能もあります。この機能を使うことでメール送信を行う担当者の予定が合わなくても、事前に予約することでメールを一斉送信できます。

案内の内容によっては、送信予約を行い確実にメールを送った方が、メールを開封して中身を確認してもらいやすくなります。また、手動で一斉送信を行うと処理が追い付かずに時間がかかる可能性がありますが、システムを活用することで自分が希望する適切なタイミングでメールを送信できます。

このように、日時設定機能を活用することで送信漏れをなくし効果が高いメール配信を行うことができます。

HTMLメール作成機能

メール配信システムの中には、既存のメールの表現を拡張させる機能を持つものもあります。一般的なプレーンテキストのメールだけだと、表現の内容が薄くなり魅力的な内容のメールを送ることができません。

そこで、HTMLメールを作成する機能を活用することで、メールを見やすくするテンプレートを利用できたり、視覚効果が高くマーケティング効果を得やすいメールを送ることが可能です。

ステップメール配信機能

ステップメールとは、一定のアクションを行った相手に対してメールを自動で送る機能です。ステップメールを有効活用することで、メールマーケティングの質が向上し、効果を上げやすくなります。

このステップメールを送信するアクションの内容は、システムによって異なりますが、このアクションの設定によってメールマーケティングの効果は大きく変わってきます。

ステップメールの仕組み

ステップメールの仕組みや質は利用するメール配信システムによって分かれます。一般的なステップメールは自社ホームページの資料をダウンロードした相手に自動でメールを送り、相手がメールの内容を確認している頃合いに自動でメールを送るように設定します。

簡単な仕組みの機能であれば、資料をダウンロードする際に相手のメールアドレスを取得し、そのメールアドレスに自動でメールを送るように設定します。後は、メールの日時設定機能と組み合わせて使うだけで、定期的にメールを送ることが可能です。

また、高性能なステップメールであれば、不特定多数に送るダイレクトメールにURLへ資料を添付し、URLのリンクへ進んだり、資料を開封した人に対して、別の案内メールを送ることも可能です。このような相手の複雑なアクションや条件を指定し、用意したメールを自動で送ることも可能です。

効果測定機能

メールマーケティングで結果を出すためには、一斉送信したメールとその結果から、メールマーケティングの内容を改善する必要があります。メール配信システムを活用することで、メールを送った量に対して返信や問い合わせなどリアクションを集計し分析する機能があります。

このようにメール配信の効果を分析することで次の有効な方法を模索し改善できます。メールマーケティングでは、メールの開封率やクリック率などを正確に把握することが必要です。

メール配信システムでは、配信結果を細かく見ることができ、知りたい情報を簡単に確認できます。メール配信システムを活用することで、今まで手作業で行っていたメールマーケティングの集計作業をシステムが行ってくれるため、マーケティングの効率が上がるだけでなく業務負担を削減できます。

配信停止の機能

メールマーケティングで重要なことはメールを必要としていない相手にメールを送らないことです。メール配信システムを使うことで、相手がメールを簡単に配信停止できる仕組みを付け加えることができます。このメール配信を停止させる仕組みを「オプトアウト」と呼びます。

また、メールを送信してエラーになることもあり、そのエラーの送信先をピックアップし、自動でメール配信を停止する機能もあります。

さらに、同じ相手に対して同様のメールを複数回送ると、効果が薄れクレームに繋がる可能性もあります。そのため、設定回数を超えた相手には自動でメール送信が止まるようにできる機能もあります。

オプトアウトの仕組み

オプトアウトの仕組みはシンプルであり、メール本文のリンクをクリックするとシステムに通知が来る仕掛けを施します。メール本文に配信解除を希望する場合の文言を入れ、その文章に通知を送るリンクを紐づけます。例えば、「配信解除はこちら（クリックすると解除されます）」などの文言に通知が来るリンクを関連付けます。

このような一文をメールに入れるだけで、メールの配信を停止できます。メールの配信停止希望を問う内容をメールに入れることは、特定電子メール法で定められているため、メール配信システムを使った方が人手で管理・設定するよりも業務負担を軽減できます。

メール配信サービスの仕組みを理解して、業務改善をしよう

普段使っている電子メールも複雑な仕組みで成り立っています。メール配信システムを活用するときは、電子メールの仕組みを理解することが大切です。

電子メールを使ったマーケティングを行っている場合は、メール配信サービスを活用することで業務を効率化できるだけでなく、マーケティングの効果も向上できるためおすすめです。