ここをチェック！ メール配信システムの選定方法

送信パフォーマンスで選ぶ

メールを大量送信する場合、不可欠となるのが送信パフォーマンスです。企業や団体によっては百万単位のメールを一斉送信することがあり、この数に対応できなければなりません。
仕様を確認すると「100万通以上／時」などと表記されており、これによって送信パフォーマンスを売りものにしているタイプだと判断できます。この表記がない場合は問い合わせるのが賢明です。中には魅力的な価格ながら、1,000通／時にも満たないサービスもあります。

もっとも、数万通の規模で送る場合、注意するべきはスパムメールとして認識されないことです。メールボックスに届く以前に送信が拒否されてしまいます。

このため、スパム化しないための機能が必要となります。
たとえば短時間での大量配信をしないようにする分散させる機能があるかを確認しましょう。短時間で何千通も送信すると、スパム業者と間違えられてしまいます。
同じように、相手先プロバイダや地域を分けて送信するようにします。また、時間をn時00分というようにきっちりとした時刻ではなく、少しずらした方が賢明です。これもスパムと判断されないためのノウハウです。

なお、最初は少数だった送信相手も、次第に増えていくものです。その際の対応も考えて、配信上限が低すぎるツールは避けるべきです。

支援機能で選ぶ

最近の傾向として、メール配信システムは多機能化が進んでいます。送信パフォーマンスにも優れ、多機能なツールも提供されていますが、様々な機能の中から、課題の解決策となる主な機能を紹介していきます。

■リスト管理が面倒なら

文面は外注も可能ですが、社内に分散しているメースアドレスの収集は、やはり社内で行わざるを得ません。このサポート機能として「複数のデータベースからアドレスを収集」する機能や「API外部連携」機能を利用して他システムと連携できるツールがあります。

「CSVインポート」機能もあった方が便利です。しかし、形式によってはExcel等を利用して手作業で整えなければいけないこともあります。これは避けることが困難かもしれません。「リストの一元管理」はもちろん、配信情報もデータベース化して管理できると安心です。

■文面作成に時間がかかる…

最も安直なのは外注することであり、これを得意としているサービス事業者もあります。ただ、外注ではコストがかかる上に、臨機応変な対応が困難です。

文面作成を支援するメール配信システムもあります。「HTMLメールエディタ」を搭載し、商品写真やロゴ、地図などをあしらった効果的な文面を作成できます。「携帯電話やスマートフォンに最適化」した文面作成も可能です。また、「絵文字・デコレーションメール」入りの文面を作成できるツールも発売されています。 文面を「テンプレート化」できるかも確認しましょう。

まとめ　～ 配信性能か支援機能か、業種や目的によって選定 ～

業種やコンテンツによって配信能力に対して求めるレベルは異なるでしょう。登録会員数や配信頻度などによっては、配信性能が最優先という判断もあります。

例えば、天気や交通などの公共性の高い情報は配信数が多くなるでしょう。ニュースコンテンツなど、即時性が求められる社会や経済情報などは、配信頻度が多くなるはずです。自社の展開するサービスの性質に合わせて、配信能力レベルを決めましょう。同業他社に支持されている製品・サービスを参考にすると良いでしょう。

また、学校などの教育機関では保護者との連絡にメールが利用されるようになっています。この場合、通常の連絡だけではなく、災害時の緊急連絡手段としても活用されています。特に小学校以下、幼稚園、保育園などの低年齢の子どもの両親が対象となる場合、安否確認などの重要情報を確実に配信できるよう、システムの可用性、冗長性などのインフラ面を重視する必要があります。

一方、小売業、飲食業、その他のサービス業などでは、メルマガとしての定期配信やセール情報、クーポン情報などの配信をマーケティングの手段として実施します。その目的は売上増や顧客満足度の向上などになります。この場合には、テンプレート化された文書作成機能や効果測定機能などが必須となるでしょう。このように業種や目的に応じて、最適なメール配信システムの選定をしてください。