メール配信でエラーが起こる原因は？効率的な対処方法も紹介！

メール配信エラーの原因と対処法

メール配信エラーとなったときは、メールサーバーから「MAILER-DAEMON」や「Mail Delivery Subsystem」などの名前で英文メールが届きます。メールの件名や本文も全て英語表記ですが、エラーになった原因が記載されています。

では、メールサーバーはどのようなメールをエラーと認識するのでしょうか。考えられる５つの原因とその対処法を解説します。

メールアドレスが間違っている

原因の１つは、メールアドレスの間違いです。この間違いは、配信担当者による入力ミスやお客様による登録ミス、メールアドレスの変更などが考えられます。

メール配信エラーの内容によって、アドレスのどの部分に間違いがあるかを知ることが可能です。エラーメッセージの内容は以下のとおりです。

＠以前（アカウント）の間違い

• ■550 User unknown
• ■Invalid recipient
• ■Invalid user specified

＠以降（ドメイン）の間違い

• ■550 Host unknown
• ■host not found
• ■DNS Error

エラーメッセージの前に付いている３桁の数字はメール配信のエラーコードで、５から始まるものは永続的な理由による配信エラーであることを示します。

この原因に対処するにはメールアドレスを再確認後、ミスを訂正してメールを再配信します。それでもメールがエラーになるのであれば、間違ったメールアドレスを登録していないかお客様に確認し、再登録してもらいましょう。

なお、現在使われていないメールアドレスは配信リストから排除しなければなりません。

メールのデータサイズが大きすぎる・長すぎる

メールの文章が長すぎたり、添付ファイルが大きすぎて、送信先の受信ボックスに入りきらないときにも配信エラーが起きます。このケースのエラーメッセージは以下のとおりです。

• ■552 Message is too large
• ■this mailbox is full
• ■Message exceeds maximum fixed size

メールの本文やヘッダが長いときは文章を短くしたり、改行したりしましょう。添付ファイルの大きさが原因と考えられる場合、圧縮または、分割して複数回に分けて送信するのもおすすめです。

送信先の容量が不足している

送信先のメールボックスの容量が不足していると、エラーが発生してメールを配信できません。このケースのエラーメッセージは以下のとおりです。

• ■Message size exceeds remaining quota
• ■over quota

この場合、お客様に連絡をしてメールボックスの拡張か、メールボックス内のメールの移動・削除をお願いするしか方法はありません。

送信先のメールサーバが停止している

送信先のメールサーバ・ネットワーク停止が原因で、メール配信エラーが起こるケースがあります。この場合のエラーメッセージは「Message could not be delivered」などです。

メールサーバ・ネットワーク停止が原因でメールが配信できない旨を、お客様へ伝えてください。

スパムメールと判断されている

携帯各社が提供する迷惑メール対策機能により、スパムメールと判断されるとメール配信エラーになる可能性が高いです。このケースによるエラーメッセージには「Message content rejected」といったものがあります。

一度に大量のメルマガを配信したり、「今すぐクリック」や「高収入！」といった詐欺を連想させるような煽り文句を過剰に使用したり、公序良俗に反する単語を含んでいたりすると、スパムフィルターに引っ掛かりやすくなるので注意しましょう。

また、お客様が知らないメールアドレスからの受信を拒否している場合も考えられます。お客様に受信拒否機能を一時的に解除してもらい、自社のメールアドレスを登録してもらう必要があるでしょう。もし応じていただけない場合はメール配信の停止が必要です。

エラーメールを効率的に解析・停止させる方法

大量にメール配信している場合、エラーメールの原因を１つ１つ探ったり、メール配信の停止を行ったりするのは非効率です。そこで、メール配信システムを活用したエラーメールの管理をおすすめします。

メール配信システムは、エラーメールの原因を解析・停止する機能を搭載しています。配信後のエラー解析結果を一覧表示し、エラー種別ごとにエラーメールアドレスの把握が可能です。

同画面上でメール配信の停止も行えます。エラーの回数に制限を設ければ、エラー上限を上回ったメールアドレスに対して、自動でメール配信を停止します。メール配信停止の作業が不要になり、業務の効率化につながるでしょう。

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原因を押さえてメール配信のエラーをなくそう

メール配信エラーの原因と対処法は以下のとおりです。

メールアドレス間違い

訂正後、再配信。お客様へアドレス再登録を依頼

メールデータ超過

適切なサイズへ変更

送信先の容量不足やメールサーバ停止

お客様へ連絡

スパムメールへ振り分け

不適切な単語の使用を控える。お客様へ受信拒否設定解除を依頼

メール配信システムの活用で、エラーメールアドレスの管理が効率的になります。エラーメールの軽減に努めましょう。