導入直後に整えること
送信を始める前に、確認しておきたい設定と準備を二つ挙げます。
送信元の設定と到達性の確認
まず、自社のドメインから送信していることを受け取り側が確認できる設定を整えます。送信ドメイン認証と呼ばれる仕組みで、DNS上の登録によって行います。この設定が不十分だと、正規のメールでも受け取り側の扱いが変わる場合があります。
設定を終えたら、複数のメールサービス宛に試験送信して確認しましょう。受信箱に届くか、迷惑メールとして扱われていないか、差出人の表示が意図どおりかを確かめます。この確認を省略すると、配信を始めてから届いていないことに気づく事態が生じます。あわせて、送信に使うドメインを日常の業務用と分けるかも検討しておきましょう。配信の状況によって送信元の評価が変わる可能性があるため、影響の範囲を限定する考え方があります。どちらを選ぶかは、送信の件数と内容を踏まえて判断しましょう。
配信リストの整理と同意の確認
これまで蓄積してきた宛先を移す際は、重複や誤りを整理します。長く連絡していない宛先が含まれている場合、すでに使われていないアドレスも混じっている可能性があります。
あわせて、広告や宣伝にあたる内容を送る場合は、事前の同意を得ているかを確認する必要があります。取得の経緯が分かる記録を残しておくことや、受信を停止する手段を案内に含めることも求められます。要件の詳細は法令に定められているため、社内の法務部門や所管の窓口に確認しながら進めましょう。
運用を始めてから確認する指標
配信の結果をどう見るかを、三つに分けて確認します。
届いたかどうかを示す指標
まず確認したいのが、送信した宛先のうちどれだけに届いたかです。届かなかった件数と、その理由が示される製品であれば、原因の切り分けを進められます。
アドレスが存在しないことによる不達は、リストから除く対象になります。一時的な理由による不達は、時間をおいて再送する扱いが一般的です。届かない宛先を残したまま配信を続けると、送信元としての評価に影響する可能性があるため、定期的な整理が欠かせません。
開封と反応を示す指標
メールが開かれた割合や、記載したリンクが開かれた割合を確認します。件名や送信の時間帯が適切だったかを判断する材料になります。
ただし、開封の測定は受信側の設定によって正確に取得できない場合があります。数値をそのまま実態として扱うのではなく、傾向の変化を見る指標として使いましょう。リンクが開かれた割合のほうが、関心の度合いを示す材料としては安定します。
配信の停止に関する指標
配信の停止を申し出た件数と、迷惑メールとして報告された件数も確認します。これらが増えている場合、内容や頻度が受け取る側の期待と合っていない可能性があります。
停止の手続きは確実に反映される必要があります。申し出た後も届く状態は、信頼を損なうだけでなく法令上の問題にもつながります。処理が自動で反映される仕組みかを確認し、手作業が残る場合は対応の担当と期限を決めておきましょう。
改善を進める進め方
確認した結果をどう次に活かすかを、二つの観点から整理します。
内容と件名の見直し
開封の割合が低い場合、件名や差出人の表示が判断の材料になっていない可能性があります。何についての連絡かが一目で分かる表現になっているかを見直しましょう。
本文についても、伝えたいことが冒頭にあるか、次に何をすればよいかが示されているかを確認します。二つの案を用意して比べる機能を備えた製品もあります。一度に多くを変えると要因が分からなくなるため、一つずつ試す進め方が確実です。
配信対象と頻度の調整
全員に同じ内容を送る運用では、関心のない相手にも届きます。購入の履歴や閲覧の傾向で対象を分け、内容を変える方法が考えられます。
頻度も見直しの対象です。多すぎれば停止の申し出につながり、少なすぎれば存在を忘れられます。停止の件数と反応の割合を見ながら調整しましょう。配信の目的ごとに頻度を分ける設計も検討できます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でメール配信システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
運用でつまずきやすい点
続けるなかで生じやすい課題を二つ挙げます。
担当者への依存
配信の作業を一人が担っていると、その人が不在の際に配信が止まります。設定の意図や対象の分け方が本人の中にとどまり、引き継ぎも難しくなります。
配信の手順、対象の抽出条件、確認の観点を文書として残しておきましょう。承認の工程を設けて複数人が内容を確認する運用にすれば、誤った配信を防ぐ効果もあります。誰が何をするかを整理しておくことが、継続の前提になります。
配信が目的化する状態
定期的に送ることが習慣になると、何のために送っているのかが曖昧になります。内容を用意することが目的になり、受け取る側にとっての有用性が二の次になる状態です。
配信ごとに何を期待するのかを決め、結果を確認する流れを作りましょう。反応が得られていない配信は、内容を見直すか、頻度を下げる判断も必要です。送ること自体を成果としない姿勢が、運用の質を保ちます。
メール配信システムの選び方
ここまでの内容を踏まえ、製品を選ぶ際の確認事項を整理します。
配信件数と対象の整理
最初に、宛先の件数と月あたりの配信回数を整理します。件数や通数に応じた料金体系を採る製品が多く、規模の想定は費用の試算に直結します。
あわせて、対象を分けて配信したいかも確認しておきましょう。条件で抽出する機能が必要な場合は、どの項目で分けられるかを確かめます。今後の増加の見込みも伝えておくと、あうプランの提案を受けやすくなります。
必要な機能と連携範囲
配信の予約、対象の抽出、結果の集計、二つの案を比べる機能、配信停止の自動反映といった機能のうち、必要なものを整理します。実際に使う範囲に絞って比較しましょう。
顧客管理システムや販売管理システムとの連携も確認点です。宛先の情報を手作業で移し替える運用では、更新のたびに負担が生じます。連携の方式と、同期が止まった際に気づける仕組みがあるかも確かめておきましょう。
費用とサポート範囲の確認
料金は、宛先の件数によるプラン分け、送信した通数に応じた従量制、月額の定額制など、製品によって考え方が異なります。想定する使い方にあてはめて試算すると比べやすくなります。
サポートについては、どこまで対応してもらえるのかを具体的に確かめます。操作方法の案内にとどまるのか、送信ドメイン認証の設定や到達性に関する相談に応じてもらえるのかは製品ごとに差があります。届かないという事態は影響が大きいため、この部分は確認しておきたい項目です。
導入後の運用改善に役立つメール配信システム
効果測定や改善の進めやすさにあわせて検討できるシステムを紹介します。
楽楽メールマーケティング(旧:配配メール)
- kintoneやSalesforceと開発いらず/低コストで連携可能！
- シンプルな機能・操作で誰でもカンタンにメール配信ができる
- 楽楽メールマーケティング独自の機能で分析・改善業務を自動化
株式会社ラクスが提供する「楽楽メールマーケティング(旧:配配メール)」は、開封率やクリック率を測定できるメール配信システムです。配信結果を数値で確認できる機能を備えており、導入後の効果測定と改善のサイクルを回しやすい構成になっています。
Cuenote FC
- 国内最大級 月間89億通の配信実績と毎時1,300万通の配信スピード
- HTMLエディター/顧客管理/効果測定/シナリオ配信 等全て標準搭載
- 配信通数無制限！月額5,000円～利用可能、なりすまし対策も万全
ユミルリンク株式会社が提供する「Cuenote FC」は、大量配信に対応したメール配信システムです。配信結果のログを詳細に確認できる機能を備えており、到達率や開封率の推移を追いながら運用を改善していく使い方に対応しています。
WEBCAS e-mail
- シリーズ導入実績10,000社以上！毎時1,000万通※以上の高速配信
- 使いやすさ抜群で高機能。CSVリスト配信／データベース連携配信
- 政府情報システムのためのセキュリティ評価制度 ISMAP-LIUに登録
株式会社WOW WORLDが提供する「WEBCAS e-mail」は、配信対象の絞り込みとABテストに対応したメール配信システムです。件名や配信タイミングを比較検証できる機能を備えており、導入後に配信内容を継続的に改善していく運用に活用できます。
Amazon Simple Email Service （アマゾン ウェブ サービス ジャパン合同会社）
- 法律遵守や誤送信対策を行い、配信システム等で一斉送信する。
- 高いEメール配信可能性
- AIでメール生成やタスク自動化、管理の効率化を実現するツール。
Gmail （グーグル・クラウド・ジャパン合同会社）
- 99.9%迷惑メールブロックと安全なメール環境
- 15GBの無料ストレージで写真やファイルを保存
- Google Workspaceで独自ドメインのメール利用可
メール配信システムの運用に関するよくある質問
運用を進める担当者から寄せられることの多い質問と回答をまとめました。
- Q1： 送ったメールが迷惑メールに振り分けられます。
- 原因は一つに絞れません。送信ドメイン認証の設定、送信元の状態、本文の内容や含まれるリンク、受け取り側の判定基準が関係します。まず送信の記録を確認して相手のサーバまで渡ったかを調べ、順に切り分けましょう。
- Q2： 開封の割合はどのくらいを目安にすべきですか？
- 業種や配信の内容によって幅があるため、一律の目安はありません。他社の数値と比べるより、自社の過去の推移と比べて変化を見るほうが実務的です。受信側の設定によって正確に取得できない場合がある点も踏まえましょう。
- Q3： 配信停止の申し出はどう扱うべきですか？
- 速やかに反映し、以後の配信対象から除く必要があります。自動で反映される仕組みかを確認し、手作業が残る場合は担当と期限を決めておきましょう。法令上の要件に関わる部分は、法務部門や所管の窓口に確認することをおすすめします。
- Q4： 効果が見えない場合はどうすればよいですか？
- 配信ごとに何を期待するかを定め、届いた割合、開かれた割合、リンクが開かれた割合を分けて確認しましょう。どの段階で落ちているかによって、見直すべき箇所が変わります。一度に多くを変えず、一つずつ試す進め方が確実です。
まとめ
メール配信システムの導入後は、送信元の設定と到達性の確認、配信リストの整理と同意の確認から始めます。運用が始まったら、届いた割合、開封と反応、配信停止の件数を確認し、内容や対象、頻度の調整につなげましょう。担当者一人に依存しない体制を整え、送ること自体を目的にしない姿勢が運用の質を保ちます。配信件数と対象を整理したうえで、必要な機能と連携、費用を比べて選ぶことをおすすめします。
