メールを一斉配信する方法とは？配信時に気を付けるマナーや注意点も

メールを一斉配信する方法

メールを一斉配信するにはどのようにすれば良いのでしょうか。２つの配信方法を紹介します。

一般メーラーを使ってBCCで送信する

一般的なメーラーでBCC（Blind Carbon Copy）を利用すれば、メールを一斉配信できます。BCCとは、宛先に複数の送信先を設定しても、受信者からは他者のメールアドレスが見えない機能を指します。ただ、一般的なメーラーやBCCを利用した一斉配信は、メールアドレスの打ち間違いなどのミスが起こりやすいです。

なお、一般的なメーラーによる一斉配信は、基本的に１つのIPアドレスで行われます。そのため、一度に大量のメールを配信するとプロバイダからスパムメールと間違われ、ブラックリストに登録される可能性が高いです。プロパイダにブロックされるとメールが届かなくなるので、一般的なメーラーの使用には細心の注意を払う必要があります。

メール配信システムを使用する

メール配信システムは、配信業務を効率化するさまざまな機能を搭載しているので、手間がかかりません。アドレスリストを基に、性別や年齢、居住地といった属性別のセグメントや、配信日時の設定が簡単に行えます。

加えて、メール配信システムは一般的なメーラーと異なり、大量の一斉配信を行ってもスパムメールとしてブロックされにくいです。これは、メール配信システムが複数のIPアドレスを持ち、配信を分散させる仕組みだからです。これ以外に、なりすましを防ぐ送信ドメイン認証を行っています。

メールの一斉配信に関するリスクを低減させたい場合は、導入を検討しましょう。

メールを一斉配信する際のマナー

メールを一斉配信する際は、「最適な配信頻度」で「受信者に適した内容」を届けるよう努めてください。

受信者のニーズを無視した、配信者目線のメールを配信しないよう注意しましょう。また、長文のメールは受信者に嫌がられる傾向にあります。

そして、受信者に最適な配信頻度を見極めてください。配信頻度が高いと受信者は迷惑に思いやすく、最悪の場合、登録を解除されかねません。逆に、配信頻度が低すぎるとコンバージョンにつなげるのは難しいです。

この２点を守らないと受信者から不信感を抱かれるようになり、メールが読まれなくなってしまいます。

メールを一斉配信する際の注意点

メールを一斉配信する上で気を付けるべきポイントを、３つ紹介します。

誤送信による情報漏洩に注意する

個人情報漏えいのほとんどが、ウイルスではなく誤送信が原因で発生しています。宛先の設定をミスしただけで、多くの個人情報が流出してしまいます。個人情報の漏えいは企業の信用問題に関わる重要な問題です。場合によっては、多額の損害賠償を請求されてしまいます。

注意していれば誤送信のミスは減らせるかもしれません。しかし、手作業の場合は、ヒューマンエラーを完全に防ぐのは難しいでしょう。

TOやCCで送らないよう確認を徹底する

TOとは宛先のことで、「あなたへ向けてメールを送信しています」という旨を受信者に伝える手段です。受信者はメールの内容を確認後、送信者へ返信するのが一般的です。また、TOでは複数人へメールを送ることも可能です。この場合、受信者はTO欄のメールアドレスを確認できます。

また、CC（Carbon Copy）は、TOとは別にメールの内容を共有する目的で使われます。TOはメインの送信相手、CCは情報を共有しておきたい相手、という認識です。受信者すべてがCCに指定されたメールアドレスを確認できます。

このようにTO・CCで一斉配信すると、受信者が他者のメールアドレスを確認できてしまうので、絶対に避けましょう。BCCなら受信者は自分以外のメールアドレスを確認できませんが、誤ってTOやCCで配信してしまうミスが多発しています。

特定電子メール法を遵守する

特定電子メール法は迷惑メールを規制する法律です。違反すると「１年以下の懲役、または100万円以下の罰金（法人の場合は行為者を罰し、法人に対して3,000万円以下の罰金」が科せられます。

メールを使った宣伝や販売目的の販促活動は、特定電子メール法を遵守しなければいけません。

一斉配信を行う前には、あらかじめ受信者の承諾（オプトイン）が必要です。また、受信者がいつでも登録解除を行えるよう、メール本文には解除フォームの設置が義務付けられています（オプトアウト）。

このとき、解除フォームの導線を分かりにくくしたり、手続きに手間がかかったりする仕様にしてはいけません。また、配信停止に必要な情報（送信者の名前や住所、連絡先など）もメールに記載しなければいけません。

参照：特定電子メールの送信の適正化等に関する法律のポイント｜総務庁｜消費者庁｜一般財団法人日本データ通信協会

メール配信システムを使って一斉配信しよう

BCCを使った一般的なメーラー、もしくはメール配信システムの利用でメールを一斉配信することが可能です。配信時の注意点は以下のとおりです。

• ■誤送信による情報漏えい
• ■TOやCCで配信しない
• ■特定電子メール法の遵守

メール配信システムを使えば、注意点を効率的にクリアできます。ぜひ、システムを導入してメールの一斉配信を行いましょう。