メール配信システムとは？
自社の商品やサービスを宣伝する際、メルマガ配信などメールマーケティングを行いますが、ターゲットが多いほど手動での配信は大変でしょう。そこで役立つのが「メール配信システム」です。メール配信システムとは具体的にどのようなシステムなのでしょうか。
大量配信や一斉配信を自動化するシステム
メール配信システムは、メールを自動配信するシステムです。配信リスト内の各ユーザーに自動でメールを配信できるため、配信効率が上がります。大量配信や一斉配信に対応しているのが特徴です。
ほかにも、配信時間を予約して営業時間以外にメール配信したり、受信端末（パソコンやスマートフォン）に合わせてメールのフォントや画像サイズを最適化できたりします。
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SNSよりもメール配信のほうが効果的なアプローチが可能
最近ではSNSを使ったマーケティングの勢いが増していますが、実はメール配信の方が効果的なアプローチが可能です。その理由は、SNSと比較するとメールアカウントの数が圧倒的に多いためです。
SNSは若者から支持されていますが、ビジネスの中心であるミドル世代はメールのほうが使い慣れています。多くの人に情報を配信するならメールのほうが良いといえるでしょう。企業はもちろん、自治体や学校などでも情報共有の手段にメール配信を採用し、メール配信システムを使っています。
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なぜ普及している？メール配信システムの必要性
普通のメールソフトでは大量のメール配信はできないのでしょうか。ここでは、メール配信システムの必要性を解説します。
メール配信の課題を解決できる
メール配信の課題となるのが、メールの到達率やメール作成・配信の手間です。通常のメールソフトで一度に大量のメールを一斉配信すると、迷惑メールを配信していると判断されてしまいます。これでは、ユーザーの手元にメールは届きません。
また、メールを開封して読んでもらわないと配信する意味がないため、魅力的なメールにする必要があります。メールの件名や本文作成にはセンスが求められ、時間もかかるでしょう。そのうえ、配信したメールのリアクションを確認するにも、その術がありません。
こういったメール配信の課題を解消するのが「メール配信システム」です。
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さまざまな場面で活用できる
メール配信システムには、大量配信・一斉配信、メール作成支援、効果測定など、さまざまな機能が搭載されています。それらの機能は、企業の広報活動や販売促進はもちろん、バースデーメールの配信やマーケティングデータの収集など、さまざまな場面で活用されています。新規顧客の開拓や、既存顧客との関係性向上に効果的です。
配信のみならず、その前後の作業もサポートするメール配信システムは、メールマーケティングを行う企業に必要不可欠でしょう。
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何ができる？メール配信システムの機能
では、具体的にメール配信システムは何ができるのか見ていきましょう。
配信支援機能
メール配信システムは、大量配信や一斉配信に耐え得るメールサーバで構成されています。
ユーザーのメールアドレスは、システム上で一元管理され、セキュリティ面でも安心です。一元管理されたメールアドレスから配信リストを作成でき、ユーザーの属性ごとにセグメント化することも可能です。
配信予約機能を搭載し、事前にシナリオを設定すればステップメール配信も自動化されます。
メール作成支援機能
HTMLメールエディタを搭載しているメール配信システムもあり、知識がなくても簡単に作成可能です。レスポンシブデザインにも対応し、受信端末に合った表示になります。
一度作成したメールはテンプレート化でき、ユーザーの名前や会社名をメール件や文中に差し込める機能も搭載されています。
効果検証機能
HTMLメールを配信すると、メールの開封率やクリック率を測定できるようになります。メール配信システムでは、開封率やクリック率、コンバージョン率などを自動で測定し、グラフなどで見やすく表示します。
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効果は？メール配信システムを導入するメリット
さまざまな機能を搭載するメール配信システムですが、どのようなメリットがあるのでしょうか。
正確かつスピーディーにメール送信できる
通常は大量配信するとメールサーバにかかる負担が大きくなり、配信遅延や未達となってしまいます。数千、数万通のメールを配信する場合は、配信完了までに数日かかることもあり、エラーが生じてメール配信できません。手作業で宛先を指定したりメールの内容を書き換えたりすると、誤送信のおそれもあります。
メール配信システムなら大量のメールでもスピーディーに配信でき、自動配信によってミスも軽減します。差し込み機能があれば、メールの内容を１通１通書き換える必要もありません。これにより大幅に配信効率が上がるでしょう
効果的なマーケティングができる
メールマーケティングにおいては顧客との関係性を強化するために、パーソナライズ化したメール配信が求められます。メール配信システムでは、自社の顧客管理システムと連携して、ユーザー１人１人に最適な内容・タイミングでメール配信できます。
また、メール配信システムの効果測定機能を用いることで、メール配信の成果が上がらない原因を把握し、改善に活かせます。メール件名や本文、あるいは時間・曜日などのタイミングにあるかもしれません。細かく原因を分析し、改善していくことで、コストパフォーマンスの高いメール配信が実現するでしょう。
セキュリティ対策ができる
サイバー攻撃対策を施したメール配信システムは、通常のメールソフトを利用するよりもセキュリティ性が高いでしょう。メール配信システムには大量のメールアドレスが一元管理されているため、セキュリティ対策が万全であることがほとんどです。
通信の暗号化、ログ管理、アクセス制限など、さまざまな対策でセキュリティを強化しています。
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メール配信システムの導入失敗を防ぐため、注意点も確認しておきましょう。
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メール配信数の上限を確認すべき
メールサーバの負担を最小限にして稼働を安定させるために、配信できるメールの数を制限しているメール配信システムがあります。「思っていたよりも自社で配信している数が多く、すぐに上限に達してしまった」という失敗を防ぐには、事前に上限数を確認しておきましょう。
メール配信システムの中には、配信するメールの数によって料金が変動するタイプもあります。メール配信数が多いと運用費用がかかるため料金体系も確認すると良いでしょう。
メールの到達率を確認すべき
メールがユーザーの受信ボックスに届いたことを示す「到達率」ですが、この数値が低いメール配信システムは避けたほうが良いです。メールサーバのIPアドレスが汚れていると到達率が低くなるため、優良配信者と認定されているメール配信システムを選びましょう。
そのようなメール配信システムでは、複数のIPアドレスを用いていたり、エラーメールアドレスを自動で排除していたり、管理が徹底しています。悪徳業者の利用を禁止するため、事前審査があることも特徴でしょう。
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マーケティングのノウハウがあるならMAも検討すべき
メール配信システムと同様、メールマーケティングを効率化するツールとして「MA（Marketing Automation）」があります。企業の目的によってはメール配信システムよりもMAツールを利用した方が効率的な場合もあります。以下がMAの特徴です。
- ■顧客データベースとの連携管理
- 既存の顧客管理システムと連携し、マーケティングを効率化できます。
- ■行動・興味による顧客の選り分け
- MAでは顧客の行動や関心度合いによってランクをつけ、そのランクに最適なアプローチを行えます。
- ■問い合わせフォームの作成
- 自社のWebサイトに問い合わせフォームを作成し、問い合わせ内容と顧客管理システムの紐づけが可能です。
- ■メールの配信
- MAもメール配信システムと同様にメールを配信できますが、配信数の上限が低いなど制約が多いです。
MAツールはを使いこなすにはマーケティングのノウハウが必要ですが、マーケティングの分析に効果的です。メールの大量配信を目的とする場合はメール配信システムを使い、マーケティングの精度を高めたい場合はMAツールを導入すると良いでしょう。
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選定ポイントは？メール配信システムの選び方
メール配信システムはさまざまなタイプがあり、自社に最適なメール配信システムを見つけましょう。ここからはメール配信システムの選び方を解説します。
クラウド型かオンプレミス型か
メール配信システムの提供形態は大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」があります。双方の特徴を理解し、適した方を選びましょう。
クラウド型メール配信システム
クラウド型のメール配信システムはインターネットを介し、ベンダーのメールサーバにアクセスして利用します。以下のような特徴があります。
- ■自社にメールサーバを設置しないため、導入コストが安い
- ■システムはすでに構築されているため、短期間で導入できる
- ■インターネット環境があれば、どこでも利用できる
- ■メールの配信数によっては、月額コストが高くなる可能性がある
オンプレミス型メール配信システム
対して、オンプレミス型のメール配信システムは、自社内にメールサーバを設置し利用します。以下のような特徴があります。
- ■カスタマイズ性が高く、自社オリジナルのシステムを作れる
- ■自社内のネットワークを使用するため、セキュリティレベルが高い
- ■自社にメールサーバを設置するため、導入コストが高い
- ■システムをゼロから構築するため、稼働開始までに時間がかかる
自社に合った機能・スペックか
メール配信システムによって搭載機能が異なります。自社に必要な機能を搭載し、最適なスペックのシステムを選んでください。自社の課題を洗い出し、それを解決するためにどんな機能が必要か考えると良いでしょう。
また、製品によって対応端末も異なります。PCで作成したHTMLメールをモバイルに配信してしまうとデザインが崩れる可能性もあります。この場合はレスポンシブデザイン機能があるシステムがおすすめです。
システムの安全性・信用性は高いか
メール配信システムは大量の個人情報を扱うため、システムの安全性は非常に重要です。ほとんどのシステムでは、セキュリティを強化していますが、セキュリティレベルはさまざまです。サイバー攻撃の被害に遭わないために、システムに施されたセキュリティ対策を確認しましょう。
特に、クラウド型システムの場合はベンダーが所有するメールサーバを利用するため、ベンダーの信用性は必ず確認してください。
システムのサポート体制は整っているか
メール配信システムを運用する中で、トラブルが生じる可能性があります。その際、ベンダーのサポート体制が整っていると非常に安心です。
問い合わせ窓口が設置されていることはもちろん、丁寧な対応をしてくれるかが重要です。もし休日にメール配信する予定ならば、ベンダーが休日にサポートを行っているか確認しましょう。
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