メール配信システムとは
自社の商品やサービスを宣伝する有効な方法に、メルマガなどの「メールマーケティング」があります。メルマガでは多くの会員に対してメールを送る必要がありますが、手動で行うと業務の負担が大きくなります。このような業務を効率化するシステムが「メール配信システム」ですが、具体的にどのようなシステムなのでしょうか。
ここからは、メール配信システムについて説明していきます。
ユーザーにメールを自動配信するシステム
メール配信システムは、名前のとおりユーザーにメールを自動配信するシステムです。このシステムを活用することで、リストに記載があるユーザーに自動でメールを配信できるため、担当者の業務が効率化します。
また、受信する端末（パソコンやスマートフォン）に合わせて最適なデザイン・表示方法を行えるため、訴求力が高いメルマガを配信できます。また、送信時間を予約することで、営業時間以外にメールを送ることも可能です。
SNSよりもメール配信のほうが効果的なアプローチが可能
近年ではSNSを使ったマーケティング手法の勢いが増していますが、メール配信の方が効果的なアプローチが可能です。その理由は、SNSと比較するとメールアカウントの数が圧倒的に多いためです。
また、SNSは種類が分かれており、同じメッセージでも一括で送ることができません。そのためメールを使った情報配信の方が効果が高いといわれています。
メール配信システムの必要性
メールは重要なコミュニケーションツールであり、強力なセールスツールになっています。その特徴として、低コストに大量配信できることがあります。ショップやメーカーから見込み客へアプローチメールを出すことはもちろん、自治体が住民へ、学校が生徒や保護者へ配信することも多くなっています。
メール配信の課題
メール配信の課題となるのが文面作成やフォローです。効果的な文面を作成しようにもセンスが求められ、時間もかかります。配信したメールのリアクションを確認するにも、その術がわかりません。ホームページがクリックされた回数を調べるにも、別のツールが必要となります。
これら大量のメール配信の課題を解決するのが「メール配信システム」です。
さまざまな場面で活用できる
メール配信システムとは大量のメールを一斉配信し、効果測定、携帯メール対応、配信コンテンツ管理などの機能を提供します。広報活動の一環で企業情報を配信する、販売促進用のアプローチメールを出す、マーケティングデータを収集する、お客様へのサンキューメールなど、さまざまな場面で利用されています。
「メールの一斉配信であれば、メルマガサービスと同じだろう」と考える方がいるかもしれません。しかし、メール配信システムは無料のメルマガサービスとは異なり、配信のみならずその前後の作業も支援します。さすが有料サービスと納得させるだけの機能とメリットが用意されているのです。
メール配信システムの主な機能
それでは、場面ごとに使えるメール配信システムの機能を紹介します。
効果的な文面作成の支援
まずは文面の作成。文面作成に重点を置いているサービスでは、HTMLメールエディタを搭載しており、ターゲットに即した効果的な文面が作成できます。スマホ対応の文面や絵文字・デコレーション入りの文面作成も可能です。好印象を与えたい、自社商品をきれいに見せたい場合などに便利です。
アドレス管理やスケジュール管理ができる配信支援
メール配信で面倒なのがメールアドレスの管理です。社内で集めたアドレスが散在していたり重複があると、整合性をとるのに時間がかかります。メール配信システムでは複数データベースから異なるフォーマットのデータを抽出したり、重複を排除したりできます。スケジュールにあわせて分散して配信することもできます。
クリックカウントで効果を検証
クリックカウントとは、メールに挿入したURLが何回クリックされたかの集計値です。クリックカウントが多ければ効果があり、少なければ原因を追及して対策を考えることになります。
原因は文面にあるのか、あるいは時間・曜日などのタイミングにあるかもしれません。これを検証していくことでコストパフォーマンスの高いメール配信にしていくことができます。また、メール内の複数のURLを挿入し、どの文面でどのURLがクリックされたかによって、ユーザ嗜好の分析も可能となります。
複数回で情報を届けるステップメール
お客様に届けるメールは1回とは限りとは限りません。キャンペーン告知でも、1回目は概要を紹介し、2回目以降は詳細なメールを小出しにしていくと効果的です。また、サンキューメールであれば1回目は単純なお礼のメールで、2回目からは商品の紹介やプレゼントメールにしていきます。
このようにステップを追って配信するのがステップメールです。メール配信システムはステップメールの自動配信が可能となっています。
個人情報を守るセキュリティ機能
重要な個人情報を扱っているだけあって、セキュリティ機能も不可欠です。ログ管理機能や暗号化機能も用意されており、安心して利用できます。
メール配信システムを導入するメリット
先程説明したように、メール配信システムを活用することで、既存のメールマーケティングを効率化できます。メール配信システムの導入を検討するときは、メリットを知っておくと良いでしょう。では、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。
ここからはメール配信システムを導入するメリットを説明していきます。
正確かつスピーディーにメール送信できる
通常のメールシステムを使ってメールを配信すると、メールサーバにかかる負担が大きくなり、正しくメールが送れないケースがあります。
100件程度であれば問題なくメールを送れても、数千・数万通のメールを配信すると、送信するのに数日かかることもあります。このように送信時間が長くなるとエラーになりやすく正確にメールを送れません。
また、手作業で宛先を指定すると誤送信する可能性もあります。そこで、メール配信システムを使うと膨大な量のメールもスピーディーに送信でき、指定したメールアドレスへ正確にメールを配信できます。
顧客に合ったメールを自動で送信できる
メール配信システムは自社の顧客管理システムと連携することが可能であり、顧客の分類によって適切なメールを自動で送信できます。また、設計したシナリオに合わせてメールを送ることができるため、顧客に対して最適な内容をベストなタイミングで配信できます。
効果的なマーケティングができる
メール配信システムではメールのタイミングを指定するだけでなく、メールの内容を充実させることも可能です。多くのメール配信システムではメルマガ用のHTMLメールに対応しており、訴求力が高いテンプレートを多数用意しています。魅力的なメールを作成できるため、メールマーケティングの効果を向上できます。
また、メール配信システムには開封率を把握したり、クリック率を分析したりできるものもあります。このようにメールマーケティングの分析を行い、メルマガの改善が可能です。
セキュリティ対策ができる
メール配信システムを使うことで誤送信を予防できます。また、サイバー攻撃などによる情報セキュリティを強化したシステムもあり、通常のメールシステムを利用するよりも堅牢なセキュリティ対策を行えます。メール配信では大量の個人情報を扱うため、セキュリティ対策は万全に行う必要があります。
メール配信システムを導入する際の注意点
メール配信システムのメリットを把握し、必要性がありそうなら導入すると良いでしょう。しかし、メール配信システムを導入するときには注意点を考慮しなければなりません。では、メール配信システムを導入するときにはどのような注意点があるのでしょうか。
ここからはメール配信システムを導入するときの注意点を説明していきます。
メール配信数の制限を確認すべき
メール配信システムの中には、サーバの負担を抑え、安定して運用するために、一度に送信できるメールの量を制限しているものがあります。この制限が自社の配信数よりも少ないと、効果的にメールを配信できません。
メール配信システムの中には配信するメールの量によって料金が変動するタイプもあります。そのため、メール配信の量が多いと運用費用が膨大になるため料金体型も確認しましょう。
既存システムとの相性を確認すべき
メール配信システムは既に使っている顧客管理システムや販売管理システムと連携することで効果を発揮します。そのため、既存のシステムと連携できるかどうか確認する必要があります。既存のシステムとの相性が悪ければ導入しても有効活用できないでしょう。
マーケティングのノウハウがあるならMAも検討すべき
メール配信システムと同様にマーケティングを効率化する方法に「MA（Marketing Automation）」があります。企業の目的によってはメール配信システムよりもMAツールを利用した方が効果が高い場合もあります。では、MAの特徴を紹介します。
- ■顧客データベースとの連携管理
- メール配信システムと同様、既存の顧客管理システムと連携しマーケティングを効率化できます。
- ■行動・興味による顧客の選り分け
- MAでは顧客の行動や興味具合（開封率やURLの展開有無）によってランクをつけ、そのランクに最適な行動を行えます。
- ■問い合わせフォームの作成
- 自社のWebサイトに問い合わせフォームを作成し、問い合わせ内容と顧客管理システムの紐づけが可能です。
- ■メールの配信機能
- MAもメール配信システムと同様にメールを配信できますが、配信数の上限が低いなど制約が多いです。
ここまでのように、MAはマーケティングの分析に特化しています。扱うためにはマーケティングのノウハウが必要ですが、活用することで効果的なマーケティング分析を実現できます。メールを大量に配信する場合はメール配信システムを使い、マーケティングの精度を高めたい場合はMAを導入すると良いでしょう。
メール配信システムの選び方
ここまで説明してきたように、メール配信システムを活用することで効果的なマーケティングを行えますが、そのためには自社に最適なメール配信システムを選ばなければなりません。実際にシステムの種類は多いため、選び方を理解することが大切です。ここからはメール配信システムの選び方を説明していきます。
クラウド型かオンプレミス型か
メール配信システムの提供形態には大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」があります。この提供形態の特徴を理解し、自社に合った方法を選ぶことが求められます。
クラウド型のメール配信システム
クラウド型のメール配信システムはインターネットを介し、サービス提供元のサーバにアクセスして機能を利用します。
- ●自社にサーバを設置する必要がないため導入コストが安い
- ●システムは既に出来上がっているため、短期間で導入できる
- ●インターネット環境があればどこでも利用できる
- ●メールの配信数によってコストが高くなる可能性がある
オンプレミス型のメール配信システム
オンプレミス型のメール配信システムは、自社内にサーバを設置し利用します。
- ●カスタマイズ性が高く、自社オリジナルのシステムが作れる
- ●自社内のネットワークを使用するため、セキュリティレベルが高い
- ●自社にサーバを設置するため、導入コストが高い
- ●システムをゼロから構築するため、稼働するまでに時間がかかる
自社に合った機能・スペックか
メール配信システムにはさまざまな種類があるため、自社に必要な機能があり、最適なスペックのシステムを選ぶ必要があります。機能に関しては、まず自社で必要な要素を洗い出すようにしましょう。希望したからといって全ての機能を追加することは必要はないため、絶対に必要な機能を絞っていきましょう。
また、製品によっては対応端末が異なります。PC版のHTMLメールをモバイルに配信してしまうとデザインが崩れる可能性もあります。配信先を考慮して製品の対応端末を確認しましょう。
システムの安全性・信用性は高いか
メール配信システムは大量の個人情報を扱うため、システムの安全性は非常に重要です。実際にセキュリティレベルが低いとサイバー攻撃の被害に遭い、情報漏えいしてしまう可能性があります。また、クラウド型システムの場合は外部サーバを利用するため、サービス提供元に顧客情報を渡すことになります。そのため、信用性が高いかどうかは必ず確認しましょう。
システムのサポート体制は整っているか
メール配信システムを利用するときにはシステムのサポート体制を確認することが必要です。システムを使えばメールの送信時間を設定でき、休日に送信することも可能ですが、システム障害などトラブルが発生する場合もあります。
自社の事業内容で休日にメールを送る必要があるときは、休日もシステムのサポートを行っているかが重要なポイントです。
メール配信システムを比較しよう！
メール配信システムの機能やメリット、選び方を把握できたところで実際に製品を比較してみましょう。製品によって仕様やできることが異なります。まとめて資料請求することもできるので、ぜひ一度ご覧になってみてください。
▼メール配信システムの仕組みや導入ポイントもご紹介！
参考記事：メール配信システム13製品を比較！導入ポイントもあわせて紹介！
▼メール配信システムを一覧で比較！
参考記事：メール配信システムの製品一覧
適切なメール配信システムを選んで顧客満足度UP！
いかがでしたか。今回はメール配信システムについて紹介してきました。メール配信システムを有効活用することで、メルマガの効果を上げるだけでなく担当者の業務負担を軽減できます。
また、メールを送る目的を明確にすることは大切です。新規顧客の開拓なのか、既存顧客との関係性向上なのか。メルマガを送ってどうしたいのか、レコメンドによってクロスセル・アップセルを目指す。セール情報やクーポン配付もしたい。このようにメール配信によって実施したいマーケティング施策は複数あるでしょう。それだけメール配信システムは大きな可能性を持っています。
導入目的に応じて、それぞれのメール配信システムの特徴をしっかり比較検討して選定されることで、メール配信システム導入を成功に導きます。導入メリットを最大限にするためにも幅広い選択肢の中から最良のシステム・サービスを選定しましょう。
