人事評価システムを導入する目的
導入を検討する前に、まず何のために活用するのかを整理しておくと、機能選定や運用設計がしやすくなります。ここでは代表的な目的を2つに分けて紹介します。
- 評価シートの配布・回収・集計を効率化する
- 蓄積した評価データを育成や配置の検討材料にする
評価業務の効率化を図る
紙やExcelでの評価運用では、評価シートの配布や回収、点数の集計に多くの時間がかかります。評価対象者数が増えるほど、確認や差し戻しの作業も比例して増える傾向があります。人事評価システムを使うと、シートの配布から集計までを一括で管理できるため、担当者の作業負担を軽減できる場合があります。
例えば、評価期間の進捗状況を画面上で確認できる機能があれば、未提出者への催促作業も効率化できます。入力内容がシステム上で自動集計されることで、手作業による集計ミスの防止にもつながる点は、システム化の利点といえます。評価対象者が多い企業ほど、この効率化の効果を実感しやすい傾向があります。人事担当者の業務負担が軽くなれば、その分の時間を制度設計や評価者への説明に充てやすくなります。
人材データを育成や配置に生かす
人事評価システムには、評価結果や目標の達成状況を蓄積できる機能があります。蓄積したデータは、育成計画や異動・配置を検討する際の材料として活用できる場合があります。
ただし、活用できる幅は製品によって異なります。自社が求める分析機能を備えているかを事前に確認しましょう。評価データだけでなく、保有スキルや経験の情報もあわせて管理できると、人材配置を検討する際の材料が増えます。複数年分のデータを蓄積しておくと、成長の推移を振り返る際にも役立ちます。部署をまたいで人材データを共有できる仕組みがあれば、社内公募や異動の検討にも生かしやすくなります。
人事評価システムを人材育成に活用する場面
評価データは、評価を終えた時点で完結させるのではなく、その後の育成につなげる活用が期待される場面があります。代表的な場面を2つ紹介します。
目標設定と振り返りに使う
目標管理機能を備えたシステムでは、期初に設定した目標と期末の達成度を並べて確認できます。上長と部下がシステム上でコメントを残せる機能があれば、面談前の準備がしやすくなる場合があります。
振り返りの記録を残しておくと、次の評価期間での目標設定にも生かせます。過去の記録をさかのぼって参照しながら面談を進められる点は、育成の観点で活用が期待される機能です。目標の粒度をそろえておくと、部署をまたいだ比較検討にも役立ちます。目標設定のテンプレートを用意しておくと、部署や役職による記載内容のばらつきも抑えやすくなります。
スキルの可視化に活用する
スキルマップやコンピテンシー評価の機能があるシステムでは、社員一人ひとりの得意分野や課題を可視化できる場合があります。可視化された情報は、研修計画の立案や配置検討の参考として役立つ場面があります。
ただし、可視化できる項目はシステムによって異なります。自社で評価したい項目に対応しているかを導入前に確認しておくと、運用開始後に生じるずれを防ぎやすくなります。項目をあらかじめ絞り込んでおくことも、運用開始をスムーズにする一つの方法です。人事部門だけでなく現場の管理職の意見も交えて項目を検討すると、実務に即した内容になりやすくなります。
人事評価システムを360度評価の運用に生かす
360度評価は、上司だけでなく同僚や部下など複数の立場から評価を集める方法です。回答の集約や匿名化にシステムを使うと、運用の手間を軽減しやすくなる場合があります。
多面的な評価データを集める仕組み
360度評価では、複数の評価者から回答を集める必要があるため、紙やメールでの運用では集計に時間がかかります。システムを使うと、対象者ごとに評価依頼を送り、回答状況を一覧で確認できる場合があります。
回答者を匿名化する機能があるシステムでは、評価者が率直な意見を記入しやすくなる場合があります。ただし匿名化の範囲は製品によって異なるため、自社の運用方針にあった設定ができるかを確認しておきましょう。督促の自動通知機能があれば、回答の未提出を防ぎやすくなります。あわせて、回答期限を柔軟に設定できるかどうかも確認しておくと、部署ごとの繁忙期に合わせた運用がしやすくなります。
集約した結果を面談に生かす進め方
集めた評価をそのまま通知するのではなく、傾向を整理したうえで本人に伝える進め方が求められます。システム上でレポートを自動生成できる機能があれば、集約作業の負担を軽減できる場合があります。
面談では、良い評価点だけでなく課題として挙がった点についても、具体的な行動につながる形で伝えることが重要です。評価結果を一方的に通知するのではなく、対話をとおして受け止め方をすり合わせる進め方が望まれます。面談後のフォローアップ面談を設ける運用も、変化を確認するうえで有効な選択肢です。フォローアップの記録もシステム上に残しておくと、次回の評価に生かしやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で人事評価システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
活用を社内に定着させるための進め方
システムを導入しても、現場で使われなければ効果は限定的です。定着に向けて確認しておきたい進め方を紹介します。
運用ルールを明文化する
評価の入力期限や評価基準の解釈が担当者ごとに異なると、評価の結果にばらつきが生じる可能性があります。運用ルールを文書化し、評価者間で共有しておくことが求められます。
あわせて、システムの操作手順をまとめたマニュアルを用意しておくと、評価者が交代した場合でも運用を引き継ぎやすくなります。特定の担当者だけが操作方法を把握している状態は、業務の属人化につながるため避けたい点です。複数人で操作方法を共有しておくことも、引き継ぎの負担を減らす有効な対策です。定期的に手順書の内容を見直しておくと、システムの仕様変更にも対応しやすくなります。
評価者への説明機会を設ける
新しいシステムを導入した際は、評価者向けに操作説明の機会を設けると、活用が進みやすくなる場合があります。評価の目的や評価基準についても、あわせて説明しておくと理解を得やすくなります。
説明会を一度実施するだけでなく、運用開始後も質問を受け付ける窓口を用意しておくと、疑問点が放置されにくくなります。情報システム部門や人事部門が相談先として機能する体制を整えておくと、評価者も安心して運用できます。よくある質問をまとめたFAQを社内向けに用意しておくのも、問い合わせ対応の負担を減らす方法の一つです。
人事評価システムの活用で注意したい点
活用を進める中で起こりやすい注意点についても、事前に把握しておくと運用のつまずきを防ぎやすくなります。
評価データの偏りを避ける
評価者によって評価の厳しさに差が出る、いわゆる評価者間のばらつきが生じる可能性があります。評価尺度の解釈が評価者ごとに異なっていることが、こうしたばらつきの一因になる場合があります。システム上で評価分布を確認できる機能があれば、偏りに気づきやすくなる場合があります。
偏りに気づいた場合は、評価基準の再確認やすり合わせの機会を設けることが対応の一つといえます。データを蓄積するだけでなく、定期的に見直す運用をあらかじめ組み込んでおくことがポイントです。評価者研修をあわせて実施すると、基準の理解を深めやすくなります。
個人情報の取り扱いに配慮する
人事評価システムには、評価結果や給与に関わる情報が含まれる場合があります。アクセス権限の設定を適切に行い、閲覧できる範囲を役職や部門ごとに管理することが求められます。
権限設定の見直しは、人事異動のタイミングであわせて実施すると設定の漏れを防ぎやすくなります。設定変更の履歴を確認できる機能があるかも、選定時に確認しておきたい項目です。情報システム部門とあらかじめ運用ルールをすり合わせておくと、権限管理の抜け漏れを防ぎやすくなります。外部からのアクセス経路を制限できる機能があるかも、あわせて確認しておくと安心です。
人事評価システムの活用に役立つ主なサービス
評価シートの作成から集計、フィードバックまでを一元管理できる人事評価システムを紹介します。自社の評価制度や活用目的に合わせて比較検討する際の参考にしてください。
SmartHR
- 柔軟な評価シートと進行管理で、評価業務の運用負荷を大幅に削減
- 評価分布を一覧で可視化し、面倒な「甘辛調整」が簡単に
- 評価結果を「配置シミュレーション」などに、シームレスに活用
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、人事労務手続きのクラウド化を起点に、人事評価やタレントマネジメント機能まで備えた統合型プラットフォームです。評価シートの作成・配付・集計をオンラインで完結でき、目標管理機能も搭載しています。蓄積した人事データと評価結果を連携させることで、人材データベースとあわせて配置や育成の検討に活用しやすい点が特徴です。
カオナビ
- 企業独自の評価シートを再現し、評価の回収～集計を効率化
- AIが目標設定から振り返りまでデータをもとにアドバイス・添削
- 1on1や面談履歴の蓄積で振り返りやフィードバックの精度向上
株式会社カオナビが提供する「カオナビ」は、顔写真つきの人材データベースを軸にしたタレントマネジメントシステムです。目標管理や評価シートの作成・回収・集計をシステム上で行えるほか、評価結果をスキルや経歴、異動履歴などの人材情報とあわせて一覧・検索できます。蓄積したデータをグラフや相関図で可視化できるため、評価データを人材配置や育成計画の検討に活用しやすい設計になっています。
HRBrain
- 評価シートの作成から集計まで煩雑な業務をワンストップで効率化
- OKR・MBO・1on1、360度評価など、豊富なテンプレートを完備
- 「使いこなせない…」の心配はご無用！充実したサポート体制
株式会社HRBrainが提供する「HRBrain」は、人事評価やタレントマネジメントをクラウドで一元管理できるシステムです。MBOやOKR、360度評価など複数の評価制度に対応した評価シートを柔軟に設計でき、評価の進捗状況をリアルタイムで確認できます。評価結果を人材データと組み合わせて分析できるほか、目標管理や組織サーベイの機能も備え、配置・育成の検討に役立てられる点も特徴です。
識学クラウド （株式会社識学）
- 理論学習動画とテストで習熟度を可視化する人材育成。
- 組織・個人の意識状態を可視化し、組織改善サイクルを支援。
- 制度設計・運用を支援するワンストップ人材管理基盤。
HiManager （ハイマネージャー株式会社）
- 外資系コンサル出身者監修の高品質・低価格
- 最短3ヶ月で制度設計、1年間伴走支援
- 200社以上の支援実績ノウハウ
まとめ
人事評価システムは、評価業務の効率化だけでなく、蓄積したデータを人材育成や配置検討に活用できるツールです。導入後は運用ルールの明文化や評価者への説明機会を設けることで、活用が社内に定着しやすくなります。自社の目的にあった機能を持つ製品を比較し、資料請求から検討を始めてみてください。
