人事評価システムの導入メリットは？課題や活用法を解説

人事評価業務における課題点

人事評価制度は本来、従業員の成長を促すものでなくてはなりません。しかし、自社の人事評価制度に不満をもつ従業員が少なくないといわれています。人事評価制度やそれにかかわる人事業務において、どのような点が課題となっているのでしょうか。

人事担当者の負荷が大きい

人事評価の一般的なフローでは、評価シートの配布・回収・集計作業など、シートの管理に工数がかかります。二段階評価の場合はさらに時間がかかるでしょう。さらに、評価制度や評価項目などが更新されるたびにエクセルで作成した人事考課表を修正しなくてはなりません。これでは人材育成など、ほかのコア業務にまで社員の手が回りません。

不公平な人事評価がなされる

人事評価制度において、「評価者によって評価の基準が違う」「評価基準が曖昧」といった不満は多くみられます。評価者の価値観や経験による主観的な評価では、従業員に納得してもらえません。自身の頑張りを正当に評価してもらえなければ、優秀な人材の流出や人材育成の阻害要因となるでしょう。

スキルと担当業務のミスマッチ

個々の成果や業績が適正に評価されないと、従業員の特性がわかりません。そのため本来の能力を発揮できず、スキルと担当業務のミスマッチが起こりえます。生産性が下がるだけでなく、従業員のモチベーション低下にもつながるでしょう。

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人事評価システム導入におけるメリット

人事評価システムの導入により、業務効率化や公正な評価など、課題の克服が容易です。具体的にはどのようなメリットが生まれるのでしょうか。詳しく説明します。

明確な評価設定を実現

人事評価システムを導入することで、評価項目を詳細に設定し、従来では実現が難しかった公正で平等な評価を下せるようになります。評価機能によって、ハロー効果などの人的評価エラーを防ぐだけでなく、業績のよいハイパフォーマーとの相対評価を防ぎ、従業員によりよいインセンティブを与えられるでしょう。

パフォーマンスのマネジメント業務を効率化

システムを導入すると、システム上で目標や人事情報の設定・共有・管理が一元化できます。そのため、自社のビジョンと個々の能力にもとづいた的確な目標設定が可能です。さらに、人事担当者も人事考課の進捗管理がしやすくなるでしょう。

成果主義による絶対評価だけでなく、成果のプロセスや取り組む姿勢を評価項目へ取り入れることで、従業員に対して、より平等で納得のいく評価を下せます。

複雑な人事評価業務を自動化

正確で実用的な考課シートの作成・運用には、多大な労力と時間を要します。さらに、人事評価制度を見直すたびに評価シートを更新しなければなりません。また大企業であれば、評価者は100名超の部下に対する評価入力作業も発生し、人事評価業務に時間をとられるでしょう。

人事評価システムを導入すれば、多岐にわたる評価項目の設定から集計、分析といった人事制度の運用を容易に実現できます。また、人事評価システムによって作成された考課シートは、従来の人によるものよりも精度が向上するため、従業員のステータスをより正確に視覚化できます。

ペーパーレス化によりコスト削減やデータの活用が可能

人事評価システムでは、紙の評価シートがデータ化されます。データ化により、ペーパーレスな人事評価が可能となり、大幅なコスト削減が期待できます。また評価結果を比較、分析して人材育成に活用することも可能です。

従業員を評価するだけでなく、人材育成という長期的なスパンで考えても、データ化することのメリットは大きいといえるでしょう。データを蓄積・活用して個人の潜在能力を見える化し、人材育成の新たな指標を形成できます。

目標・人材のマネジメントを適正化

人事評価システムは、目標と人材のマネジメントが可能です。自社のビジョンや経営方針に沿ったミッションの設定を社内で共有し、再確認できます。

個々の従業員が取り組むべき課題を明確にし共有することで、より大きな事業の達成を見込めます。プロジェクトの終了後に反省会を開く際にも、評価結果を基にして個人が今後改善すべき点を視覚的に提示し、論理的な戦略を立てられるでしょう。

さらに、人事評価システムはタレントマネジメントにも役立ちます。適正な評価により個々の強みを分析し、人事配置の最適化やモチベーション向上、ひいては離職率の低下にもつながるでしょう。

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人事評価システム導入におけるデメリット

人事評価システムを導入するのにどういったデメリットがあるでしょうか。メリットとデメリットを比べたうえで導入を検討しましょう。

コストがかかる

第一に、システム導入には費用がかかります。「シェア率が高いから」「評判がいいから」などでシステムを選んでしまうと、コストに見合った導入効果が得られないかもしれません。導入目的や人事評価システムに求める効果・機能を明確にしたうえで、費用対効果を考え、自社に適した製品を選びましょう。

導入・定着に手間がかかる

システム導入時には、評価制度や業務フローの見直しが必要です。人事評価運用のルール策定と周知、PDCAサイクルによる運用改善など、しばらくは手間がかかるでしょう。また、これまで紙の評価シートを使っていた場合、ITスキルの低い従業員が多いと扱えない可能性もあります。できるだけ事前に無料トライアルやデモ体験を行い、操作性を確認しておくのがよいです。

なお、以下の記事ではIT製品トレンド編集部がおすすめする人事評価システムを紹介しています。クラウド・オンプレミスなどの提供形態や料金も比較しているため、あわせて参考にしてください。

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人事評価システムを効果的に活用するためのポイント

システムは導入がゴールではありません。システムを効果的に使いこなし、業務効率化につなげてはじめてシステム導入に成功したといえます。ここでは人事評価システムの活用を成功させるために注意すべきポイントを紹介します。

自社の人事評価制度を見直す

まずは自社の人事評価制度や目標管理制度を確立しておくことが重要です。システムの導入が先行してしまい、導入以前の評価方法を考慮せずにシステム優先の人事評価を行うと、利用開始の前後で、従業員への評価に明らかな差が出てしまうかもしれません。

システムの導入後は、社内全体の公正な評価とあわせて、個人単位の評価に大きな差がないか確認することが重要です。もし適正な評価により、導入の前後で評価の差が大きくなっている従業員に対しては、誤解が生まれないように具体的な背景を説明しましょう。

評価結果をデータとして活用する

システムに蓄積された人事評価データの分析は、人事評価制度の見直しや組織の問題点の改善に役立ちます。例えば、従業員のモチベーションの変化や、部署ごとの偏りを可視化できます。これまで好調だった従業員の業績が突然悪化した場合、長年蓄積してきた評価データを基に分析し、原因の特定が可能です。漫然と評価結果を溜め込むだけでなく、データを組織改善に活用しましょう。

フィードバック面談でフォローする

人事評価は結果を出すだけでは終わりません。結果を受け入れ、成長につなげてもらうためには、上司からのフォローが必要です。具体的には、評価の結果を説明したり、従業員の話を聞いたりするフィードバック面談が行われます。

評価結果のデータはシステムによっては、人事評価シートの共有時に評価者からのコメントを非表示に切り替えることも可能なため、スムーズに面談を進められるでしょう。

相対評価ではなく、絶対評価を実現

人事制度を運用する上で理想的な評価方法は、達成した業績などの定量的な成果だけでなく、業務内での従業員の働きを定性的な要素も含めて、評価することです。システムの導入によって、評価基準をクリアできたかという客観的な基準で絶対評価が可能になります。もし評価の手間を減らすために、相対評価を実施している場合には、システムの導入後には絶対評価も積極的に取り入れていくことをおすすめします。

相対評価について詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。

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人との比較評価は、従業員のモチベーション低下につながるだけでなく、個人が改善点を模索することの妨げにもなります。評価基準を社内であらかじめ共有しておくと、評価する側の負担も軽減し、評価される側も納得しやすいでしょう。

人事評価システムのメリットを活かして生産性を高めよう

人事評価システムの導入により、業務効率化だけでなく、透明性の高い人事評価が可能です。コストと期待する効果を明確にしたうえで、人事評価システム選定をおこない、導入を成功させましょう。