オンプレミス型人事評価システムとは？クラウド型との違いも解説

オンプレミス型人事評価システムとは

オンプレミス型人事評価システムとは、社内に専用サーバを導入し、自社でシステムを構築・運用する導入形態の製品を指します。パッケージ型やクラウド型の製品よりもカスタマイズが容易なため、自社の業務や雇用形態に則したシステムが作れるのが一番の魅力です。

オンプレミス型は「クライアント・サーバ型」や「自社運用型」とも呼ばれています。これは、サーバやネットワーク機器を購入、またはリース契約などして自社内に設置し、そのサーバにソフトウェアをインストールしてシステムを管理・運用していく形式であるためです。そのほか回線も自前で用意する必要があり、他の導入形態と比べて初期費用が高額になります。

オンプレミス型人事評価システムのメリット

オンプレミス型製品のメリットを詳しくみていきましょう。

カスタマイズが容易

オンプレミス型のシステムは、自前でサーバなどを用意しシステムを構築するため、自社で使いやすいようカスタマイズできます。独自の評価項目の追加や変更だけでなく、勤務形態や業務にあわせた多数の評価シートの作成も容易でしょう。評価基準が独特でシステム導入だけでは現状の人事評価制度に対応できない、といった課題を抱える企業におすすめです。

処理速度が速い

オンプレミス型システムは、社内のローカルネットワークを使って通信します。このため通信速度が速く、社内に設置されているサーバ機器に素早くアクセスできます。もし、社内のネットワークにインターネット回線を利用していた場合、なんらかの理由でインターネットにつながらなくなる恐れがありますが、オンプレミス型であれば、そのようなリスクがなく安心でしょう。

セキュリティの充実

社内にサーバを設置しているため、第三者への情報漏えいや外部からの不正アクセスといったリスクの軽減が期待できます。また、セキュリティ対策を自社のポリシー（方針）にあわせて構築すれば、安全面の確保も見込めます。

オンプレミス型人事評価システムのデメリット

一方、オンプレミス型システムの主なデメリットはつぎのとおりです。

システム構築に時間がかかる

オンプレミス型システムは関連機器の調達からシステム構築まですべて自社で行うため、導入までにかなりの時間を要します。システムの導入にスピード感を求める場合には適してはいないといえるでしょう。

初期費用が高い

システム構築に伴い、初期費用が高額になりがちなのも敬遠される原因の一つです。そのほか日常的なメンテナンスのコストをはじめ、業務変化や法改正の対応などに伴う、ソフトウェアのバージョンアップのコスト、ハードウェアが故障した時の対応コストなど運用コストとしてあげられます。

メンテナンス担当が必要

社内でシステムを運用するため、ハードウェアやシステムの運用・保守を行う担当者が必要です。同時にメンテナンス業務の時間や工数がかかることも念頭に入れておきましょう。

災害・障害リスク

災害などで社内のサーバが破損すると、重要なデータを紛失してしまう恐れがあります。また、ハードウェアに障害が起きてしまった場合には、メンテナンス担当が自身で復旧をしなければいけません。そうなると、多くの時間やリソースが取られてしまいます。

人事評価システムにはどのような製品があるのか知りたい、という方はぜひこちらの記事も参考にしてください。

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クラウド型人事評価システムとは

クラウド型人事評価システムとは、インターネット上でベンダーが用意したサーバを用いてシステムを利用する製品です。編集データはローカルPCではなくクラウドサービスのサーバ上に保存されます。社外から利用ができたり、社内ネットワークのトラブルや災害時にもすぐに復旧できたりする点が魅力です。また月額制のサブスクリプションであることが多く、初期費用を抑えた利用が可能なのも人気の理由でしょう。

クラウド型人事評価システムのメリット

クラウド型人事評価システムのメリットについて紹介します。

短期間で導入できる

クラウド型システムならサーバやソフトウェアを準備する必要がなく、サービス契約後比較的早く利用できます。導入準備にリソースを割きたくない方やシステム導入の希望期日が迫っている方におすすめです。

導入コストが抑えられる

クラウド型は初期費用無料の製品も多く、機材やサーバの準備も不要なため安価に導入できます。また、運用・保守などのメンテナンスにかかる費用は月額費用に含まれているため、導入提案時に予算が想定しやすく、承認がスムーズになる可能性もあるでしょう。

データの共有がしやすい

クラウド上でデータを管理するため、評価シートや人事情報などのデータを共有しやすいのもメリットです。従業員がいつでも確認できる環境にすれば、評価の透明性が高まり納得を得やすいでしょう。

データのバックアップや更新が自動で行われる

クラウド上にデータが保存されているため、自動でバックアップが行われます。社内のPCなど端末が故障してしまってもすぐに復旧できるので安心でしょう。また、自社でのメンテナンスが不要なため、常に最新のバージョンを利用できるのも魅力の一つです。

クラウド型人事評価システムのデメリット

一方で、クラウド型システムの主なデメリットはつぎのとおりです。

細かいカスタマイズが難しい

クラウド型のシステムは基本的にパッケージ化されたシステムで提供されるため、自社の要望に合わせたカスタマイズはあまり期待できません。そのため、評価基準が独特だったり評価項目を自社仕様にしたい場合、クラウド型システムは不向きといえるでしょう。

ネットワーク障害があると利用できない

インターネット経由で利用するため、インターネット環境がない場所にいる時や、サービスの提供会社とのネットワークに障害が発生した場合などはシステムを利用できません。また、サービスによってはメンテナンスの際に一時的に利用できなくなる恐れもあります。

セキュリティー面のリスク

クラウド型システムは、インターネット上にさまざまな機密データや個人情報を保存しています。そのため、ネットワークを介してのハッキングの攻撃対象となりやすく、重要なデータが流出するリスクがあります。ベンダーのセキュリティ機能について事前に調べてみましょう。

最新の人気ランキングからクラウド型製品を探したい方は、ぜひこちらも参考にしてください。

オンプレミスとクラウドの違いとは

オンプレミス型とクラウド型製品の特徴を知ったところで、それぞれの違いを一覧にまとめました。どちらを導入すべきかお悩みの方は参考にしてください。

それぞれの提供形態ごとに適した企業の特徴は以下のとおりです。

こんな企業はオンプレミス型がおすすめ！

• ●自社にサーバメンテナンスができるエンジニアが在籍している
• ●ランニングコストを抑えたい
• ●雇用形態や組織体系が複雑なため、ある程度カスタマイズして使いたい
• ●従業員数が多く、クラウド型の製品だと月額費用が高くなりがち

こんな企業はクラウド型がおすすめ！

• ●導入や運用に手間をかけたくない
• ●イニシャルコストを抑えたい
• ●導入を急いでいる
• ●テレワークでも人事業務に活用したい
• ●労働関係法の改正にすぐに対応したい

提供形態にかかわらず、必要としている機能や、どのような課題があって導入したのかを重視して製品選びを行いましょう。例えば人事部の人手が足りない場合は、労務管理や給与計算などの機能が豊富なオールインワンタイプのシステムを選ぶのがおすすめです。人材育成に力を入れたい場合は、eラーニング機能や研修管理に特化したものやタレントマネジメント機能を搭載したものも適しています。

提供形態の違いを知って自社に最適な製品を導入しよう

人事評価システムを導入することで、人事評価の業務を効率化するだけではなく、蓄積された評価や能力のデータを活用し、社員一人ひとりに合った適材適所の配置をするなど、組織のパワーを最大化するのに役立ちます。

一方で、いざシステムを利用するとなれば「どのような形でを導入するか」を考えなければいけません。その際には、システムの提供形態での長所・短所を把握し吟味する必要があります。また、導入だけではなく、どんな人が利用するのか、その後の運用などを想定することも大切です。無料トライアルやデモを活用し、自社のニーズにあう製品を導入しましょう。