クラウド型の人事評価システムとは？オンプレミスとの違いも解説

クラウド型人事評価システムとは

クラウド型人事評価システムとは、どのようなシステムでしょうか。その他の製品との違いをご紹介します。

クラウド人事評価システムの特徴

クラウド人事評価システムとは、クラウド上で人事評価の作業を行うことができるシステムです。クラウド型ではないシステムでは、ローカルでソフトを起動し操作をする必要があり、その編集データは使用したPCに保存されることとなります。しかし、クラウド型の人事評価システムではクラウドサーバー上にデータを保存し、まとめて作業を行うことができます。

作業をクラウドサーバー上で行うこと以外は、これまでのソフトと何ら変わりません。例えばコンピテンシー評価や360度評価などの評価方法は変わらず使用していただけます。

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クラウド型人事評価システムのメリット・デメリット

次に、「クラウド型」について説明しましょう。通信会社やベンダーなどのサービス提供会社が用意するインターネット上のシステムにアクセスして、サービスを利用する形式をいいます。利用者がPCやタブレット、スマートフォン（スマホ）といった端末と、端末上で動くWebブラウザ、インターネット接続環境などを用意すれば、どの端末からでもクラウド上に用意されているサービスを使うことができます。

クラウド型のメリット

クラウド型システムを利用する主なメリットは以下です。

サーバ、ソフトウェアの購入が不要

クラウド型システムの導入においては、サーバやソフトウェアを購入する必要がありません。そのため、機器やソフトの導入費用を抑えることができます。システムやサービスは契約後、すぐに利用することが可能です。

導入・運用コストが抑えられる

クラウド型システムを導入する際に自前でサーバやソフトウェアを購入する必要がないため、オンプレミス型のように社内にサーバを置いて運用する場合に必要な、運用・保守といったメンテナンス担当が不要です。結果、人件費などの運用コストを抑えることができます。

クラウド型のデメリット

一方で、クラウド型システムの主なデメリットは以下です。

細かいカスタマイズが難しい

クラウド型のシステムは基本的にパッケージ化されたシステムで提供され、自社の要望に合わせたカスタマイズはできない、もしくは自由度が高くない場合が多くあります。そのため、自社の業務の内容に合わせたオリジナルのシステムを導入したい企業などには、クラウド型システムは不向きといえるでしょう。

ネットワーク障害があると利用できない

インターネット経由で利用するため、インターネット環境がない場所にいる時や、サービスの提供会社とのネットワークに障害が発生した場合などはシステムを利用することができません。また、サービスによってはメンテナンスの際に一時的に利用できなくなる恐れもあります。

セキュリティー面のリスク

クラウド型システムは、インターネット上に様々な機密データや個人情報を保存しています。そのため、ネットワークを介してのハッキングの攻撃対象となりやすく、重要なデータが流出するリスクがあります。

オンプレミス型人事評価システムのメリット・デメリット

まずは「オンプレミス型」についてです。オンプレミスは「クライアント・サーバ型」や「自社運用型」とも呼ばれています。これは、サーバやネットワーク機器を購入、またはリース契約などして自社内に設置し、そのサーバにソフトウェアをインストールしてシステムを管理・運用していく形式をいいます。もちろん、回線も自前で用意する必要があります。

オンプレミス型のメリット

オンプレミス型のシステムを利用する主なメリットは以下です。

カスタマイズが容易

オンプレミス型のシステムは、自前でサーバなどを用意し、システムを構築するため、組み上げるシステムを自社に合った形にカスタマイズすることができます。実際にシステムを利用する社員の意見を反映することができるため、自社に最適なシステムの構築ができます。

処理速度が速い

オンプレミス型システムは、社内のローカルネットワークを使って通信します。このため、通信速度が速く、社内に設置されているサーバ機器に素早くアクセスすることができます。もし、社内のネットワークにインターネット回線を利用していた場合、何らかの理由でインターネットにつながらなくなる恐れがありますが、オンプレミス型であれば、そのようなリスクはなく、システムの稼働を継続させることができます。

セキュリティの充実

社内にサーバを設置しているため、第三者への情報漏えいや外部からの不正アクセスといったリスクを軽減することが期待できます。また、セキュリティ対策を自社のポリシー（方針）に合わせて構築することが可能で、安全面の確保も見込めます。

オンプレミス型のデメリット

一方、オンプレミス型システムの主なデメリットは以下です。

システム構築に時間がかかる

オンプレミス型システムは、その環境を自前で構築するので、必要なハードウェアなどを調達し、様々な設定をする必要があります。その結果、機器選定から機器調達まで導入に1か月以上かかることも少なくありません。システムの導入にスピード感を求められる場合には適してはいないといえるでしょう。

運用コストがかかる

オンプレミス型システムの運用にはコストがかかります。これは、日常的なメンテナンスのコストをはじめ、業務変化や法改正の対応などに伴う、ソフトウェアのバージョンアップのコスト、ハードウェアが故障した時の対応コストなどがあります。

メンテナンス担当が必要

社内でシステムを運用するため、ハードウェアやシステムの運用・保守を行う担当者が必要です。同時にメンテナンス業務の時間もかかります。

災害・障害リスク

災害などで社内のサーバが破損すると、重要なデータを紛失してしまう恐れがあります。また、ハードウェアに障害が起きてしまった場合には、メンテナンス担当が自身で復旧をしなければいけません。そうなると、多くの時間やリソースが取られてしまいます。

クラウド型人事評価システムで人事評価業務を更に便利に

人事評価システムを導入することで、人事評価の業務を効率化するだけではなく、蓄積された評価や能力のデータを活用し、社員一人一人に合った適材適所の配置をするなど、組織のパワーを最大化することに役立ちます。

一方で、いざシステムを利用するとなれば「どのような形でを導入するか」を考えなければいけません。その際には、システムの提供形態での長所・短所を把握し吟味する必要があります。また、導入だけではなく、どんな人が利用するのか、その後の運用などを想定することも大切です。こうしたプロセスを踏んで、自社に最適な利用方法を選択することで、システムを最大限に活用できるでしょう。