人事評価の目的
そもそもなぜ人事評価は行われるのでしょうか？目的を理解して、人事評価のポイントをつかんでいきましょう。
昇進、昇給を適切に行うため
人事評価は従業員一人ひとりの昇進や昇給を適切に決めるための明確な根拠となるものです。上司との関係性や業務の違いによる不均衡をなくし、公平な評価基準によって個人の待遇を判断できるでしょう。
円滑な組織風土を形成する
従業員に対して評価基準を明確化することは、同時に会社の方向性を示すことでもあります。明確な評価基準を提示された従業員は、個々のレベルで会社の方向性を認識し、そしてチームやグループなど小さな組織へと浸透していきます。このようにして組織全体として目指すべき企業像や企業風土を円滑に形成できるでしょう。
従業員のモチベーション向上
具体的な評価基準の設定により、従業員は進むべき方向性が明確になります。会社がどのように評価してくれ、そのために自分は何をすべきなのかがわかりやすくなるため、目標に向かってモチベーションを高めたまま働けるでしょう。
人事評価の評価要素とは
では、人事評価はどのような評価基準にもとづいて評価されるのでしょうか。人事評価の評価要素は大きく分けて「成果基準」「能力基準」「情意基準」の３つの要素から成り立っています。
- ■「成果基準」とは
- 業務での実績を評価するものです。「売上目標100万円に対して150万円を売り上げた」、「資格を取得した」、「技術を習得した」など目標に対する達成率で評価します。実績だけでなく、目標を達成するためのプロセスも評価対象となります。
- ■「能力基準」とは
- 持っている能力をどれだけ業務で発揮できたかを評価するものです。評価基準となる能力には企画力や実行力、問題解決力や改善力などがあります。
- ■「情意基準」とは
- 業務に取り組む姿勢を評価するものです。周囲と協力して業務に取り組む「協調性」や、自分から行動を起こす「積極性」、与えられた仕事をきちんと最後までやり切る「責任性」などが評価対象となります。
人事評価シート「自己評価の書き方のコツ」は？
人事評価面談や自己評価シートで、自分の努力の成果を十分に評価者にアピールするための自己評価のポイントを解説します。
客観的に見て書く
自己評価は主観でなく、評価者がどうジャッジするかという視点が大切です。「私がこう思ったからこの評価を付けた」ではなく「周囲にこのような影響があったからこの評価に値する」というように、客観的な事実にもとづいて書くことを意識しましょう。
＋結論を先に書く
客観的な根拠を示す時、時系列やストーリーから書こうとする方も多いでしょう。しかし、人事評価シートの記入欄では、一般的な文章の基本である「起承転結」は逆効果かもしれません。まずは結論（成果部分）を書き、続いてその理由という順で書くほうが成果のアピールとしてインパクトを与えつつ読みやすい自己評価文になります。
具体的な数字で書く
いくら「よくできた」「うまくいった」と言っても、根拠がわからず信ぴょう性のある主張であるのか評価者は判断に悩みます。そのため数値での証明が可能であれば、成果は可能な限り数値化して書きましょう。営業職であれば、売り上げ目標金額に対する売り上げ実績などを明記します。
なかには、直接的な数値化が難しい目標もありますが、その場合には「これにより残業時間を〇〇時間削減できた」「全体の業務効率が〇〇％向上した」といった間接的な成果部分であっても数値で表すことができれば、確証としてアピールに効果大です。算出根拠（計算ロジック）も添えましょう。
＋できる限り簡潔に書く
文章の書き方が悪いと、肝心要のアピールポイントが上司に正しく伝わりません。数値目標や成果、フィードバックなど、要点はできる限りシンプルに書きましょう。まわりくどい言い回しや重要度の低い情報、要点の詰め込みすぎなども伝わりにくさの原因となります。
箇条書きや体言止めを用い簡潔にまとめ、詳細は面談時に口頭で補足説明ができるように準備しておけば十分でしょう。
失敗や問題点も書く
意外にも失敗や問題点を効果的にアピールにつなげることがでます。失敗や問題点の報告によって、評価が下がってしまうと不安を抱くかもしれません。しかし、ネガティブな結果をきちんと原因分析し「失敗を成長につなげよう」という意思を示すことができ、評価として悪い印象は与えません。
＋プロセス（過程）でのアピールポイントを書く
例えば目標が未達であった時など「売上目標は達成できなかったものの、積極的な営業活動により今後のビジネスチャンスが広がった」といったように、プロセスを強くアピールすることも重要です。
＋改善点を書く
よかった点はより伸ばし、至らなかった点は改善することを書きます。
例えば、「Excelマクロによって作業を自動化させ業務効率が向上した。今後はよりマクロの知識を増やし、さらに広範囲な業務自動化を目指す。ただし自動化できない業務でのミスが目立ったため、より注意深い作業を心掛ける。」といったように改善点を評価シートに書くことにより意欲の高さや責任感を示すことができます。
一段階高い自己評価で書く
つい遠慮して自己評価を控えめにしてしまいがちですが、より高く評価されるためには自分が考えているよりも１段階高く評価してアピールするのがよいとされています。
上司が部下を評価する際には、部下の自己評価を基準にどうかという判断において次のような傾向があるといえます。自己評価結果が３であれば、評価者は２～４の評価を付けがちです。自己評価を４としておけば、３～５の評価を得られる可能性が高くなるでしょう。
ただし、実態とあまりにも異なる過大評価をすると「自分を客観視できていない」など、かえってマイナスイメージを与えます。あくまでも自分が思うより１段階程度高く評価するのに留めておきましょう。
＋前向きな表現で書く
ネガティブな表現は極力入れないようにしましょう。前向きな言葉を意識的につかうことで、上司が受ける印象が変化します。
例えば、単に「今の自分では能力不足と判断し着手できなかった」と書いてしまっては、よい印象にはならないでしょう。しかし「他に優先すべき業務がありそちらに注力することを決断」と書けば、マイナスの印象を回避できるかもしれません。
定量化しにくい業務は達成条件を明確に書く
定量化できない職種の場合、達成したかどうかの判断がしづらい場合があります。適切に評価するためには、あらかじめ達成条件を明確化しておくことが重要です。
数値化しにくい業務の場合、「ここまでできたら達成」という判断基準が被評価者と評価者の間で齟齬が生じるケースも多々見受けられます。このような事態を防ぐためにも、達成基準は詳細な条件とあわせて事前に取り決めてからスタートをする必要があるでしょう。
【職種別】人事評価シートの書き方・例文
職業によって人事評価シートでアピールすべきポイントには違いがあります。そこで職種別の人事評価シートの書き方・例文（部下・上司）を紹介します。
公務員の例文
国や地方公共団体のなかで働く公務員の例文を紹介します。
部下の場合
数値化しにくい業務の場合は、作業効率の改善など具体的な取り組みを記述しましょう。小さなことでも結果を明記し、積極的なアピールを行います。
- 【例文】
- 法律の改正により一部変更となった業務をできるだけ早く覚え、ミスをなくすため独自のチェックリストを作成し業務にあたった。これにより業務効率を低下させることなく、ミスが１つも無いという結果を出せた。
- チェックリストの効果が実感できたため、部署内で共有し部署全体の作業品質向上に貢献できた。
上司の場合
「業績評価」と「能力評価」の両面から評価を行います。「業績評価」とはあらかじめ設定した目標に対する達成度から判断します。「能力評価」は業務内で被評価者が発揮した能力を評価するものです。職位や職種によって求められる能力やレベルは異なります。
- 【例文】
- ドキュメント作成能力を生かして、誰もが見やすいチェックリストを作成し、部署全体の作業効率アップにつなげた。
- 期首には「リーダーシップの発揮」を目標としていた。法律の改正による業務内容の変更にもいち早く着目し、先頭に立って改善策を提案する姿は目標を十分に達成したと判断できる。
営業職・販売職の例文
顧客に商品・サービスを提案する営業・販売職の例文を紹介します。
部下の場合
営業・販売職は目標自体が定量的な場合が多く、業務成績が数値で明確化されるため、人事評価シートは比較的書きやすいでしょう。必須項目としては、目標達成率と結果分析、さらに改善点に対してどのように取り組んだかも書きましょう。
- 【例文】
- 今年度の売り上げは120万円だった。目標である100万円に対し達成率は120％のためA評価とする。ただし、新規顧客の獲得は目標である10件に対し７件と達成できなかった。
- 未達要因は既存顧客の対応に追われ、新規顧客獲得に向けた活動に時間を割けなかったためと考える。次年度は新たな顧客への営業活動を積極的に行う。
上司の場合
数値化された成果だけを評価するのではなく、普段の勤務態度や仕事への姿勢についても評価しましょう。数値結果では判断しにくい評価ポイントのため、、普段から部下の行動を知る、コミュニケーションの機会を作ることが必要です。
- 【例文】
- 目標に対して120％の達成率とは非常に素晴らしい成果である。チーム内ではリーダーシップをとり、チーム内の士気を高め団結力が生まれたことは評価に値する。
- しかし新規獲得目標が未達であったことから、次年度は既存顧客にかけるリソースを見直し、新規顧客獲得への取り組みが課題となるだろう。
事務職の例文
さまざまな仕事を陰で支える事務職の例文を紹介します。
部下の場合
事務の仕事は成果の数値化が難しく、ルーティン化した業務も多いため、自己アピールがしづらいかもしれません。しかし改善すべき課題を明確にし、目標を定量化しておくことで自己評価がしやすくなるでしょう。
- 【例文】
- １日に３回依頼していた集荷作業を、部門間で調整し２回にまとめた。これにより集荷にかかる費用を前期に比べ10％削減。
- また、新規に３名の採用を予定していたため、引き継ぎ業務をマニュアル化した。それまで１週間かかっていた業務の引き継ぎを３日で完了させ、業務効率化を達成できた。
上司の場合
事務職は業績を数値化しにくいため、普段から業務の進行状況や部下の仕事ぶりをしっかり見ておく必要があります。作業効率化や工数削減など細部の業務改善に対しての評価も重要です。
- 【例文】
- 集荷作業にかかるコスト削減を提案したうえ、部門間の調整役として活躍し、10％削減を実現した。業務改善への意思や成果が評価に値する。
- また引継ぎマニュアルの作成によって引継ぎ期間の短縮が可能になった。今後も業務効率の改善を積極的に続けてほしい。
企画・マーケティング職の例文
新商品の開発や販売促進を行う企画・マーケティング職の例文を紹介します。
部下の場合
プロジェクトの成果が数値で表せる場合は、明確に数値化しましょう。業績として見えにくい場合は、プロジェクト内の役割や具体的に貢献した業務内容を記載します。
- 【例文】
- 前期不振だった〇〇（製品名）のプロモーション企画について、データ分析を綿密に行い再提案を試みた結果、無事採用に至った。さらに製品のユーザー数20％アップを実現し、プロジェクトは成功をおさめた。
- 現在進行中のプロジェクトはメインで企画を立てたものではないが、データ収集・分析、資料作成を担当し、プロジェクトを支えている。
上司の場合
企画・マーケティング職は、プロジェクトにおける役回りによって業績の見え方に差が出やすい仕事です。サポート役として目に見えにくい業務もあるため、細かい部分にも目を配り、評価につなげましょう。
- 【例文】
- 〇〇（製品名）のプロジェクト企画については、チームの先頭に立って見直しを行い、ユーザー数20％アップにつなげた手腕は高く評価する。
- データ収集・分析能力が高いため、今後もその能力を生かしてプロジェクトを支えてほしい。
コンサルタント職の例文
顧客の抱える課題解決を担うコンサルタント職の例文を紹介します。
部下の場合
顧客に対していかに的確な提案ができたかを明記します。問題点が生じた場合も、どのような対策を講じたかも詳しく記述しましょう。
- 【例文】
- 顧客から新製品開発戦略の依頼を受けたため、市場調査・分析を行い、複数プランを提案。しかし方向性と予算に相違が生じてしまい、再度細かくヒヤリングのうえ代替案を提出し、採用に至る。
- プロジェクトの成果としては、新製品の販売ノルマ〇万個を達成できた。
上司の場合
数値化された成果だけでなく、仕事への取り組み方もきちんと見て評価しましょう。顧客との関係性の構築やチームメンバーへのサポートにも注目してください。
- 【例文】
- 顧客からの指摘を真摯に受け止め、プランの改善に取り組んだことで販売ノルマ達成を実現した。
- 自身のプランに固執せず、場面に応じて柔軟に対応できる能力は評価に値する。
技術職（製造業）の例文
製品の実用化や生産体制を構築する技術職（製造業）の例文を紹介します。
部下の場合
技術職（製造業）に求められるのは、企業の課題に対していかに技術貢献ができたかという点です。質の向上や製造工程の効率化など、具体的に成果をあげられたポイントを記載しましょう。
- 【例文】
- テスト工程においてテスト項目漏れや確認不足などによる品質の問題が多発していたため、テスト項目やテスト手法の見直しを行った。
- 見直しの結果、中間テスト工程を追加したことで、これまでに比べてテスト工程でのバグ検出率が20％向上。品質が向上するとともに後工程での手戻りを防ぎ、作業工数の削減も実現できた。
上司の場合
技術職（製造業）業績として判断しにくい面があります。現場レベルに落とし込んだ評価項目を設定して判断しましょう。コストダウンや作業の効率化を数値化して、貢献度を評価することがポイントです。
- 【例文】
- 品質低下を引き起こしていた事態にいち早くアクションを起こし、工程改善のための検証を行った行動は評価に値する。
- テスト工程でのバグ検出率を20％向上させたことで、質の向上および社内全体の効率化を実現した功績は素晴らしい。
看護師の例文
診察補助や入院生活のサポートなど医療現場に欠かせない看護師の例文を紹介します。
部下の場合
看護師に求められるのは、正確な診察サポートをはじめ患者さんやご家族に対する細やかな配慮です。評価を数値化するのは難しいものの、具体的な取り組みや工夫した点などをエピソードも交えて記載するとよいでしょう。
- 【例文】
- 担当患者やそのご家族へ積極的に声掛けをし、不安や要望を相談しやすい雰囲気づくりを心掛けた。患者の容態で気づいた点はこまめに記録し、朝礼や終礼の際にほかの看護師と共有することで、チームとしてより連携力の高い看護の実現に努めた。
上司の場合
日常の取り組みに細かく目を配り、評価をしましょう。患者さんやご家族との信頼関係の構築や勉強会への参加など、知識やスキルアップにつとめる姿も重要な評価ポイントです。
- 【例文】
- 忙しい業務のなかでも、患者やその家族と積極的にコミュニケーションをとる姿は大変好感が持てる。他の看護師ともきちんと連携を図り、全スタッフが一丸となって医療に取り組む雰囲気作りができている。
保育士の例文
子どもたちの身の回りのお世話を通して成長を支える保育士の例文を紹介します。
部下の場合
保育士の仕事は数値で評価しづらい仕事のため、具体的な取り組みを明記しましょう。事故を防ぐための対策や保護者への対応方法など、改善に取り組んだ内容を記載します。
- 【例文】
- 子どもたち一人ひとりの様子を毎日チェックしてメモに記入し、ちょっとした変化にもすぐに気づけるよう工夫した。お散歩の際は迷子や急な飛び出しを防ぐため、必ず子どもたち同士で手をつないで歩くことを教えた。
- 保護者に対しては、お迎えの際にその日の園での様子を伝え、会話をする時間が取れない場合には、連絡帳を用いてきめ細やかなコミュニケーションを取るよう心掛けた。
上司の場合
保育士の仕事は業績では評価できないため、保育現場が抱える課題に対してどのような姿勢で取り組めたかを評価しましょう。
- 【例文】
- 子どもたち一人ひとりに目を配り、いつもと様子が違う子には積極的に声掛けを行い、臨機応変に対応ができている。保護者に対しても積極的に情報共有を行い、きちんと交流が図れている。
- 目の前の業務に手一杯にならず、行事イベントの見通しを立て、前倒しで取り組む姿勢は他の保育士にとっても見本になっている。
介護職の例文
介護を要する人々への生活援助や身体介護を行う介護職の例文を紹介します。
部下の場合
介護職は、環境整備への取り組みや介護における知識やスキルの向上が求められます。介護に関する資格取得や社内制度上のステップアップなど、いつまでに何をという目標達成の期限を設け達成率を明確化すれば、自己評価がしやすくなるでしょう。
- 【例文】
- 介護のリスクマネジメントに関する社内テストを初回の研修期間内に合格することができた。施設の外に出てしまう利用者に対して施錠を徹底することや、転倒リスクのある利用者にはトイレ時にはコールをするよう促すなど、実業務に活かすことができた。
上司の場合
利用者に対してどのように接しているのか、介助スキルは十分か、などの評価基準にもとづいて判断します。業務スピードだけでなく、介助の内容自体にも着目することで正当な評価が行えるでしょう。
- 【例文】
- 日々多忙な業務をこなしながら、事故を未然に防ぐためのリスクマネジメントに取り組んでいる姿は関心に値する。
- 今後は知識やスキルを共有し、新人や後輩の育成にも積極的に取り組んでもらいたい。
人事評価システムで最適な評価をカンタンに！
自己評価は適正な人事評価に欠かせません。具体的な数字を用いるほか、客観的かつ簡潔な文章を意識しましょう。自己評価の文例を参考に人事評価シートの書き方を理解し、成果を最大限評価してもらえるアピール文面を作成してください。
人事評価システムを導入すれば、評価シートの配布・提出やフィードバックがシステム上で完結しスムーズです。定期的にシステムに入力するため、目標に対する進捗確認や個人の成長の振り返りから目標マネジメントにも有益です。おすすめの人事評価システムを紹介している以下の記事もあわせてチェック、または便利な一括資料請求をご利用ください。
