人事評価とは
人事評価とは、一定の期間内における従業員の業績や能力に対し、評価を下すことです。従業員の給与やポジションなどの処遇決定、人材育成にも活用されます。
評価項目によって自分がどのような能力・役割を求められているのかを把握できるため、人事評価は従業員と企業の方向性を一致させるための方法ともいえるでしょう。
公平性・客観性・透明性の確保、加えて納得性を高められる人事評価制度を構築できれば、従業員は評価内容に納得し、自らの実績や能力を客観視できるでしょう。
評価制度・等級制度・報酬制度から構成
人事評価は、主に３つの要素で構成されます。それぞれが相互に関連しており、単体では十分に機能しません。
- ■評価制度
- 従業員の評価基準を明らかにする制度。「等級制度」で決定された等級によって評価項目や基準を設定する。
- ■等級制度
- 能力や職務内容によって等級を定め、人材の序列化や給与を決定する制度。「評価制度」の評価によって等級を決定する。
- ■報酬制度
- 給与や賞与を決定する制度。「等級制度」「評価制度」にもとづいて、報酬が変化する。
人事評価の基準は３つ
人事評価するにあたっては、何をどのように評価するのか、明確な評価基準が必要でしょう。代表的な基準として、能力評価・業績評価・情意評価が用いられ、スキルや実績、勤務態度などから総合的に評価します。
能力評価
従業員が自身の業務を遂行するうえで必要な能力を、どの程度もっているか判断します。評価項目の一例として「企画力」「判断力」「指導力」「危機管理能力」「人的ネットワークの構築能力」などが挙げられるでしょう。
従来は「保有している能力」を評価していましたが、近年では「発揮されている能力」を重視する傾向にあります。事実に即した評価によって、従業員の納得度が高まるためです。なお以下の記事では、能力評価の項目例やメリット・デメリットについても詳しく紹介しています。興味のある方は、ぜひ一読ください。
業績評価
業績評価は能力評価と違い、達成した実績をもとに評価を下します。「仕事の量、または質」「売上高」「利益」「コスト削減料」「生産高」などが、評価項目として考えられるでしょう。
業務の成果で評価を下すため、適正を保つには目標設定が重要です。どのような目標を立て、どのようにアクションすれば高い評価につながるのかを明確化し、できる限り数値化した指標での評価が大切です。
情意評価
情意評価は、従業員の仕事に対する姿勢を評価します。例えば「責任性」「積極性」「協調性」「規律性」などが、該当するでしょう。
業績評価や能力評価と異なり、数値化しにくいため評価が難しいのが特徴です。客観的な指標がないと評価者の主観に左右されやすいため、細心の注意が必要です。
人事考課と大きな違いはない
「人事評価」と混同しやすい言葉として「人事考課」があります。
- 評価：人やモノの意味や価値を判断すること
- 考課：従業員の勤務成績の優劣を判断すること
人事考課は従業員の成績を判断し、給与や賞与に結びつけることを指します。あくまでも優劣の判断が目的であるという考え方です。
人事評価は従業員の成長や上司と部下のコミュニケーション促進、人材配置への活用も視野に入れています。人事考課よりも広い意味をもつといえるでしょう。
しかし、現実には人事評価と人事考課は同じような意味で用いられるケースが多いようです。厳密に区分されている場合以外はあまり気にしなくてもよいでしょう。
欧米ではノーレイティングが増加
ノーレイティングとは、従業員を「A」「B」「C」などの記号や数値でランク付け（レイティング）しない新しい人事評価制度です。欧米ではノーレイティングが増加傾向にあります。従来のランク付け評価における以下の問題点を解決するためです。
- 評価対象期間が長すぎる
- モチベーションが上がらない
一昔前と比べ、現在の事業環境は急速に変化しています。そのため、従来のような半年や１年単位での評価はあまり意味がありません。また、ランク付け評価では多くの従業員がBやCなどの中間的な評価を受けており、モチベーション・パフォーマンスの向上につながりにくいでしょう。
上記問題を解決するために、欧米ではリアルタイムフィードバックを軸とした新しい評価方法が拡大しつつあります。年に１・２回のランク付け評価ではなく、頻繁な対話・日常的なフィードバックにより、従業員のモチベーション維持と成長を促します。
人事評価の目的
人事評価の目的は、単に従業員が自分の能力を把握するだけではありません。もちろん、従業員の処遇決定のためだけに実施されるものでもありません。従業員自身の成長促進や、組織力の強化・向上という目的もあります。以下で、詳細について説明します。
人材育成
人事評価における目標設定や評価フィードバックにより、従業員教育や意欲形成の促進が期待できます。また、現状の自分の能力と企業から求められている能力を知ることで、従業員は自らの将来をイメージできるようになるでしょう。自分が評価者に見られているという自覚も、さらなる努力を促す要因となり得ます。
企業ビジョンや経営方針の明示
一般的に評価基準や評価項目には、企業理念や経営方針が盛り込まれます。企業がどのような人物像を求めているのか従業員が理解しやすくなるほか、企業と従業員間で目指す方向性にズレが生じずにすむでしょう。
従業員のモチベーションアップ
納得感のある適切な人事評価が実施され、努力や成果が処遇に反映された場合、従業員のモチベーションは向上するでしょう。また明確な評価制度や基準があることで、日々目標達成に向けて業務に邁進できます。
人員配置や処遇の決定
企業が従業員を管理する際にも人事評価は重要です。人事評価をもとに従業員の給与や賞与を決定できます。さらに、従業員の得手不得手を把握できるため、適材適所な人材配置を実現できるでしょう。
人事評価制度の導入手順
適切で納得感のある人事評価を実現するためには、評価制度の構築が重要です。人事評価制度を導入する手順・ポイントについて解説します。
１．人事評価の目的や目標を明確化
現状の人事評価における課題を把握するとともに、企業理念・ビジョンの確認をしましょう。そのうえで、人事評価の目的を設定します。プロジェクトチームを立ち上げ、従業員へのヒアリングやアンケートなどを実施するとよいでしょう。
２．評価基準・評価項目の策定
人事評価の実施目的に即した等級定義や給与テーブルを検討し、評価基準・評価項目を設定します。等級ごとに期待する行動や役割などを細分化して、評価基準を言語化しましょう。
３．処遇に関する規定の作成
報酬制度や等級制度に対して、評価点をどのように換算するかなどを決めたうえで、処遇反映に関する規定を作成します。評価方法や評価ルールについても、まとめておきましょう。
４．従業員への共有・周知
従業員説明会などを開催し、従業員への周知を徹底します。また、評価者向けに研修会を実施するなどして、評価のばらつき防止にも努めましょう。
人事評価の実施フロー
基本的な人事評価の流れは下記のようなステップを踏みます。各ステップにおける評価のポイントを解説します。
- １．評価目的・目標を明確にする
- 上司と部下の話し合いのうえで評価目標を決定します。企業・部署の方向性にマッチするか、現状の役職や等級に相応しい難易度であるかなどを擦り合わせ、できるだけ具体的かつ努力すれば達成できる範囲で設定しましょう。
- ２．評価基準を確認する
- 具体的にどのような状態であれば達成になるのか、マニュアルで定めた基準に従って判断します。基準を用いることで、評価者による評価の差をなくすとともに、評価の根拠となるでしょう。
- ３．行動を観察して記録する
- 評価の際は無意識に短所に目がいきやすいため、長所にも目を向けましょう。トラブル発生時の従業員の対応は、本来の実力が現れやすいのでよく観察します。リアルタイムでのフィードバックも忘れないように気をつけましょう。
- ４．評価を実施する
- 観察や記録をもとに評価シートを記入する段階です。まずは、評価の対象となる出来事（評価期間内に従業員がこなした仕事や対処したトラブルなど）をピックアップ。評価項目を選択し、評価基準に沿って評価を実施します。基準に従った公平な判断を心がけましょう。
- ５．フィードバック面談（結果の説明）をする
- フィードバック面談の目的は、従業員本人が自分の評価を理解し、次につなげることです。そのため、モチベーションが上がりやすい手順で通知します。まずは、よい評価から話しはじめ、評価の根拠を伝えます。次に従業員本人に自己分析をしてもらい、理解を確認のうえ、今後の改善点を共有しましょう。
評価シートの具体的な書き方について知りたい方には、以下の記事がおすすめです。
人事評価する際のポイント
公平性や透明性を担保しつつ、納得度の高い人事評価を実施するためには、どうしたらよいのでしょうか。評価者が陥りがちな人事評価エラーや、フィードバック面談の注意点について説明します。
公正な評価をする
公正な評価を心がけても、無意識のうちに評価に偏りが生じることがあります。起こりうる人事評価エラーを把握し、自身の評価体制やフローが適切かを確認しましょう。
- ハロー効果
- ひとつの優れた特徴にほかの評価が引っ張られることです。例えば、「高学歴な人物は人格も優秀」と考えるのはハロー効果です。
- 寛大化傾向
- 部下によく思われたい気持ちや、部下のことをあまりよく観察していないなどの理由から、不当に甘い評価を下すことです。
- 中心化傾向
- 可もなく不可もない評価に偏るのを、中心化傾向といいます。無難に済ませたいという考えから生じ、従業員の能力を正しく把握できません。
面談で従業員の自己評価を聞く
フィードバック面談の目的は、従業員の成長を促すことです。評価者が一方的に話すのではなく、従業員本人の自己分析にも耳を傾けなければなりません。
自己評価の内容が、たとえ実際の評価と異なっていても最後まで聞くことが大切です。そのうえで理解の異なる点があれば指摘し、お互いの認識を擦り合わせ今後の方針を共有しましょう。
従業員が自己評価を話しやすいように、フォーマットを用意してあらかじめ記入させるのもよいでしょう。
人事評価制度のメリット
適切な人事評価制度の導入により期待できる効果として、業績アップや組織力の強化などが挙げられます。具体的な理由について以下で解説します。
１．生産性の向上
人事評価の目的のひとつは、従業員のモチベーションを上げ、高いパフォーマンスを発揮させることです。従業員は自らがどのように評価されているか確認することで、次の目標設定につなげられます。自分の頑張りが他者に見られることから、意欲の向上も見込めるでしょう。
結果として個人はもちろん、企業全体の生産性向上が期待できます。
２．社内コミュニケーションの活性化
人事評価は、社内コミュニケーションの活性化にも一役買います。
まず面談があることで、上司と部下がじっくりとコミュニケーションをとれます。落ち着いて対話できるため、貴重な交流の場となるでしょう。互いの考えを擦り合わせることが、業務上での円滑な意思疎通へとつながります。
さらに、適正な評価を下すためには日ごろから部下をよく見ておく必要があります。観察するなかでの気づきを伝えることにより、信頼関係の構築やコミュニケーション促進が期待できるでしょう。
３．評価基準の明確化による社員からの信頼感アップ
明確で客観的な評価基準・評価プロセスの透明化により、従業員は評価や処遇の根拠を自身で理解できます。評価への納得性が高まるとともに、従業員エンゲージメントの向上にもつながるでしょう。
４．人材の把握・スキル管理が可能
定期的な人事評価により、従業員のスキルや特性、課題などを認識できます。各自に適した目標や研修を設定することで、個々の成長を促せるでしょう。また従業員のスキルを一元管理できるため、適材適所への配置に活用したり人材の発掘に役立てたり、人的資源の最適化にも有効です。
人事評価制度の課題
人事評価制度は、制度設計や運用方法に問題があると、本来の目的を達成できません。人事評価制度をうまく活用するためにも、問題点を認識したうえで対策を講じましょう。
１．手間を要する
前述した「人事評価制度の導入手順」でもわかるとおり、人事評価制度の導入には手間も時間も要します。従業員の給与や賞与など処遇にも影響するため、評価基準や評価項目の選定は慎重に行う必要があります。
また、制度運用後も評価シートの作成や回収・集計作業など業務は多岐にわたるほか、定期的な運用ルールの見直しも欠かせないでしょう。
２．リモートワークへの対応が不十分
在宅勤務やテレワークを導入する企業が増えていますが、従来の人事評価制度では対応が困難です。対面でのコミュニケーションが減少し、勤務態度や業務プロセスの把握が難しいためです。
リモート勤務者に適した評価基準や評価項目の策定が求められています。
３．評価者にスキルが求められる
評価者によって評価基準にばらつきがあると、従業員は納得感が得られず不満を抱きます。モチベーションは低下し、最悪の場合、離職の原因にもなりかねません。正しく公平な評価を下すために、企業は評価者に対して評価者研修を実施するなどの対策が必要です。
４．制度設計に問題があると機能しない
人事評価制度は、評価制度・等級制度・報酬制度のどれが欠けてもうまく機能しません。前述したとおり、３つの要素が密接に関係しているためです。制度設計の不備による課題として以下が挙げられます。
評価基準が曖昧
評価項目と評価基準はいずれも必ず設定しましょう。特に「判断力」や「協調性」など、数値化が難しい評価項目の場合、評価基準や点数付けの基準を明確にする必要があります。不明瞭な評価基準は、評価のばらつきのもとです。
評価が待遇に反映されない
評価制度・等級制度・報酬制度が連動しないと、人事評価の本来の目的である、従業員のモチベーションアップや処遇の決定が実現できません。評価が賞与や昇給に反映されず、従業員のモチベーションは低下します。努力や成果が認められず企業に対する不満や不信感も高まるでしょう。
５．制度が定着しない
人事評価制度はあるものの、周知が不十分で目的が理解されていなかったり、正しく運用されていなかったりするケースも少なくありません。十分な費用対効果が得られないため、実施状況の調査をしたうえで従業員への説明会開催や、制度設計の見直しが必要です。
人事評価の理解を深めて、適切な評価を行いましょう
人事評価の目的や手順、メリットや課題ついて解説しました。人事評価は単に給与や賞与を決めるためのデータではありません。評価内容を従業員本人が理解し、次の成長へつなげる目的もあります。そのため、丁寧な観察や適切なコミュニケーションが重要です。
改めて人事評価の方法を見直し、社員が成長できる体制を整えてください。
