人事評価とは？
人事評価とは、一定の期間内における従業員の業績や能力に対し、評価を下すことを指します。
公平性、客観性、透明性を保ちつつ、納得性を高めることのできる仕組みを整備することによって、従業員は評価内容に納得し、自らの業績や能力を客観視できるようになるでしょう。
評価項目は企業によって異なるため、項目を見ることで、従業員は「自分がどのような能力を求められているのか」を把握できます。人事評価は、従業員と企業の方向性を一致させるための方法ともいえるでしょう。
成果評価が主流
評価しやすいものは、評価期間に従業員が作り上げた「成果」です。この成果には単純な実績だけでなく、目標に対しての達成度やそのプロセスも重要であり、評価対象になります。この成果評価の項目とはどのようなものでしょうか。説明していきます。
成果評価の項目とは？
成果評価の項目は以下になります。
- 業績目標達成度
- 自分が担当する業務目標に対して、どれくらい達成できたかで評価します。その中でも、会社の目的に最も近い業績の評価が該当します。
- 課題目標達成度
- 業績目標を達成するためには自分の課題をクリアにする必要があり、その課題を改善できた度合いを評価します。業績目標を達成しても、課題目標を達成していなければ評価は低くなります。
- 日常業務成果
- 会社の目的（売上）に直接関わらない業務における成果を評価します。日々の業務のなかで工夫を行い効率化に貢献した内容を評価します。
従業員の管理・育成が目的
人事評価の目的は、単に従業員が自分の能力を把握するだけではありません。従業員自身の成長という目的もあります。
現状の自分の能力と、企業から求められている能力を知ることで、従業員は自らの将来をイメージできるようになるでしょう。自分が評価者に見られているという自覚も、さらなる努力を促す要因となり得ます。
また、企業が従業員を管理する際にも人事評価は重要です。人事評価をもとに従業員の給与や賞与を決定できます。さらに、人事評価の内容をもとに社員の得手不得手を把握することで、適材適所な人材配置を実現できるでしょう。
人事考課と大きな違いはない
人事評価と似た言葉に人事考課があります。両者にはどのような違いがあるのでしょうか。
- 評価：人やモノの意味や価値を判断すること
- 考課：従業員の勤務成績の優劣を判断すること
人事考課は従業員の成績を判断し、給与や賞与に結び付けることを指します。あくまでも優劣の判断が目的であるという考え方です。
一方、人事評価は従業員の成長や上司と部下のコミュニケーション促進、人材配置への活用も視野に入れています。人事考課よりも広い意味を持つといえるでしょう。
しかし、現実には人事評価と人事考課は同じような意味で用いられることが多いようです。厳密に区分されている場合以外はあまり気にしなくても良いでしょう。
欧米ではノーレイティングが増加
ノーレイティングとは、従業員を「A」「B」「C」などの数値や記号でランク付け（レイティング）をしない新しい人事評価制度のことです。欧米ではノーレイティングが増加傾向にあります。従来のランク付け評価における以下の問題点を解決するためです。
- 評価対象期間が長すぎる
- モチベーションが上がらない
- 優秀な人材が高い評価を得にくい
一昔前と比べ、現在の事業環境は急速に変化しています。そのため、従来のような半年や１年単位での評価はあまり意味がありません。
また、ランク付け評価では多くの従業員がBやCといった中間的な評価を受けており、モチベーションが上がりません。専門性の高く優秀な従業員でも、高い評価を得にくいです。
これらの問題を解決するために、欧米ではリアルタイムフィードバックを軸とした新しい評価方法が拡大しつつあります。頻繁な対話により、従業員のモチベーション維持と成長を促します。
人事評価を行う際の基本的な項目は？
人事評価にはどのような項目が用いられるのでしょうか。
能力評価
従業員が自身の業務を遂行するうえで必要な能力を、どの程度持っているかを判断します。業務内容によっても評価項目は異なりますが、例として、以下の能力があります。
- 知識
- 技術
- 判断力
- 理解力
- 企画力
- 交渉力
- 指導力
- 危機管理能力
- 人的ネットワークの構築能力
従来は「保有している能力」を評価していましたが、近年では「発揮されている能力」を重視することが多いです。頻繁なフィードバックが求められるため、従業員が納得できるように事実に即した能力評価が主流となりつつあります。
業績評価
業績評価は能力評価と違い、達成した実績をもとに評価を行うことです。そのため、項目は能力評価以上に業務内容に左右されます。例えば、以下の項目が考えられます。
- 仕事の量
- 仕事の質
- 売上高
- 利益
- コスト削減量
- 生産高
業務の成果で評価を下すため、適正を保つには業務の目標設定が重要になります。どのようにすれば高い評価につながるのかを明確化し、できる限り数値化した指標で評価することが大切です。
情意評価
情意評価とは、従業員の仕事に対する姿勢を評価することです。具体的には以下のことを評価します。
業績評価や能力評価と異なり、数値化して評価しづらいのが特徴です。客観的な指標がないため、評価者の主観が入りやすく、部下との
相性によって左右されやすいため、細心の注意が必要です。
人事評価で評価をする手順は？
基本的な人事評価の流れは下記のような手順となります。
- １．評価目的、目標を明確にする
- ２．評価基準を確認する
- ３．行動を観察して記録する
- ４．評価を実施する
- ５．フィードバック面談（結果の説明）をする
１．評価目的、目標を明確にする
人事担当者はまず、評価目的、評価目標を明確にします。
評価目的は人事評価の基準や待遇の根拠を明確化することによって、社員のモチベーションや業績アップにつなげることです。また、評価結果のフィードバックを通じて、上司と部下のコミュニケーションを図ることも期待できるでしょう。
評価目標は、上司と部下の話し合いの上で決定します。企業、部署の方向性にマッチしているか、現状の役職や等級に相応しい難易度であるかなどの擦り合わせを行い、できるだけ具体的かつ努力すれば達成できる範囲で目標を定めましょう。
２．評価基準を確認する
評価項目が「何を評価するのか」であるのに対し、評価基準は「どうやって評価するのか」を示しています。評価を下す前には、評価基準を正しく把握しておかなければなりません。
具体的にどのような状態であればどのような評価になるのか、マニュアルで定めた基準に従って判断しましょう。感覚に頼らずに基準に従うことで、評価者による評価の差をなくし、従業員が納得しやすくなります。
３．行動を観察して記録する
適切な評価のためには、日ごろから従業員の行動を観察することが大切です。以下の４つのポイントを意識しましょう。
- 長所も見る
- 事例をメモする
- トラブル時の対応は要注意
- リアルタイムなフィードバックも忘れない
人は他者を評価するとき、無意識のうちに短所ばかり見てしまいます。しかし、適切な評価のためには長所と短所の両方を把握することが欠かせません。
特に、トラブル発生時の従業員の対応はよく観察しておきましょう。従業員の実力が現れやすい場面であり、評価の参考になります。
その場で従業員に適切なコメントやアドバイスをして、良い方向に導くことも評価者として大切です。
４．評価を実施する
観察や記録をもとに、評価シートに記入する段階です。評価を実施する際の手順を簡単に解説します。
- 評価対象の事柄を選択
- 評価項目を選択
- 評価基準に沿って評価
まず始めに、評価の対象となる出来事を選びます。評価期間内に従業員がこなした仕事や対処したトラブルなど、業務上の事実を選択しましょう。期間外や業務時間外（休憩時間など）の出来事は省きます。
次に、評価項目を選択しましょう。このとき、１つの項目グループ（能力評価、業績評価など）の中で複数の項目を選ばず、１つに絞ります。
最後に、評価基準に沿って評価を行います。印象に引きずられることなく、基準に従った公平な判断を心がけましょう。
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５．フィードバック面談（結果の説明）をする
評価者が下した評価は、評価者会議などを経て、フィードバック面談で従業員本人に伝えられます。その際は、以下のことに注意しましょう。
- 話しやすい雰囲気で話す
- 良い評価から話す
- 評価の根拠となったエピソードなどを交えて話す
- 従業員本人の自己分析を聞く
- 今後の方向性について確認する
フィードバック面談の目的は、従業員本人が自分の評価を理解し、次につなげることです。そのため、モチベーションが上がりやすい手順で通知しなければなりません。
納得してもらうために評価の根拠をきちんと説明することも大切です。そして、従業員本人の理解を確認し、これからどのような点を改善すればよいのかを共有しましょう。
人事評価の手順は、工数がかかり多大な労力が必要になります。人事評価システムを使用することで、それらの作業量を軽減できます。
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人事評価する際のポイントは？
人事評価をする際にはどのようなポイントに気を付ければよいのでしょうか。
公正な評価をする
公正な評価を心がけましょう。しかし、気を付けていても無意識のうちに評価に偏りが生じることがあります。たとえば、以下のエラーが考えられます。
- ハロー効果
- ハロー効果とは、１つの優れた特徴にほかの評価が引っ張られることです。例えば、「高学歴な人物は人格も優秀」と考えるのはハロー効果です。
- 寛大化傾向
- 寛大化傾向とは、評価が甘くなることです。部下に良く思われたいという気持ちや、あるいは部下のことをあまり良く観察していないといった理由により生じます。
- 中心化傾向
- 中心化傾向とは、可もなく不可もない評価に偏ることです。無難に済ませたいという考えにより生じるものですが、従業員の能力を正しく把握できなくなります。
面談で従業員の自己評価を聞く
フィードバック面談の目的は、従業員の成長を促すことです。そのため、評価者が一方的に話すのではなく、従業員本人の自己分析にも耳を傾けなければなりません。
評価を通知する前に自己評価を聞き、たとえそれが実際の評価と異なっていても最後まで聞くことが大切です。従業員が自己評価を話しやすいように、フォーマットを用意してあらかじめ記入させるのもよいでしょう。
本人の自己評価を聞いた後で、間違った点などがあれば指摘し、お互いの認識を擦り合わせましょう。そして今後の方針を共有することが大切です。
人事評価を行うメリットは？
人事評価にはどのようなメリットがあるのでしょうか。
従業員のモチベーションを上げる
従業員のモチベーションは仕事の業績にも大きく関わります。１人のモチベーションが周囲に波及することもあるため、組織のパフォーマンスを左右する要因といえます。
人事評価の目的の１つは、従業員のモチベーションを上げ、高いパフォーマンスを発揮させることです。従業員は自らがどのように評価されているか確認することで、次の目標設定につなげられます。自分の頑張りが他者に見られることから、意欲の向上も見込めるでしょう。
社内で頻繁にコミュニケーションがとれる
人事評価には、社内のコミュニケーションを活性化させるという目的もあります。評価によってコミュニケーションが活性化する理由は主に以下の２つです。
- 面談時にコメントするため
- 評価のために日ごろから対話するため
まず、面談時には評価シートなどを活用しながら、上司と部下がじっくりとコミュニケーションをとります。普段は落ち着いて対話をする機会もない分、貴重な交流の場となるでしょう。互いの考えを擦り合わせることが、業務上での円滑な意思疎通へとつながります。
さらに、適正な評価を下すためには日ごろから上司が部下をよく見ておく必要があります。観察する中での気づきを伝えることにより、円滑にコミュニケーションが取れるようになるでしょう。
人事評価の理解を深めて、適切な評価を行いましょう
人事評価の必要項目、手順、注意点、メリットについて解説しました。人事評価は単に給与や賞与を決めるためのデータではありません。評価内容を従業員本人が理解し、次の成長へつなげる目的もあります。そのため、丁寧な観察や適切なコミュニケーションが重要です。
ぜひ、改めて人事評価の方法を見直し、社員が成長できる体制を整えてください。
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