人事評価システムとは
人事評価システムとは、人事評価業務における評価シートの作成やデータ分析、目標管理などを自動化できるシステムです。これまで人の手により行われてきた評価項目の設定やデータの集計・分析をシステムが代行し、業務効率化や適切な人事配置に貢献します。
提供形態別の特徴は以下のとおりです。
- ■オンプレミス
- カスタマイズ性が高く、自社独自の評価制度にあわせたシステム構築が可能。従業員数の多い大企業などで多く導入されている。
- ■クラウド
- システム構築不要で導入コストが低い。データ共有のしやすさや、バックアップ自動化・マルチデバイス対応などが特長。
人事評価システムの主な機能
人事評価システムの機能はシステムによってさまざまです。ここでは、代表的な機能を紹介します。。
人事情報管理機能
従業員情報をシステム上で一元管理できるため、複数の支店や部署を横断した人事管理データベースとしても活用可能です。基本的な個人情報のほか、職務経歴・異動の履歴・取得資格・人事評価結果などもあわせて記録できます。
目標・進捗管理機能
従業員本人と評価を行う上司、また人事部との間で行われる目標設定をシートなどで共有します。また目標達成までの過程において、達成状況やフィードバックなどの進捗を管理します。目標達成に至るプロセスを登録し、アクションプランを共有することで、短期的な軌道修正が可能になり目標達成までのサポートが期待できるでしょう。
人事部側での状況把握も容易になり、さらには表形式での集計など、データとしての管理・分析も可能です。
評価シートの作成・管理機能
さまざまな評価方法にあわせたフォーマットから評価シートを簡単に作成できます。さらに、システム上で配布・回収・集計が可能なほか、評価業務の進捗も一目でわかります。各従業員の評価シートをシステム内で管理できるため、紙の評価シートに比べて必要なデータの取り出しもしやすいでしょう。
評価・分析機能
人事評価システムには、MBOやOKR、360度評価に対応した製品が多くあります。人の手だけで行うよりも客観的かつ明確な評価基準での評価が可能です。
また、評価データを分析し、レポート作成や人材育成への活用も期待できます。
他システムとの連携機能
人事評価システムには、労務管理・採用管理・勤怠管理・給与計算システムなどと連携できる製品が多数あります。例えば、人事評価システムと採用管理システムを連携すれば、採用内定者の情報を自動で同期し、採用段階で人材配置の検討が可能です。どういったシステムとの連携が可能かは、システムにより大きく違います。
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人事評価システムの導入メリット
人事評価業務は人事戦略のエクセルや紙の評価シートでの運用に比べ、どのようなメリットがあるでしょうか。
客観的で公正な評価が可能
評価項目の詳細な設定が可能になり、従業員ごとの実績を含む客観的な数値から評価できます。評価者の主観が入りにくく、公正な評価に役立ちます。
社内の人事評価に対する不満の原因として一番多いのは、「評価者によって評価結果が違う」です。システム導入により評価基準を明確化できれば、評価制度への不満も解消できるでしょう。
人事評価業務の効率化
紙の評価シートでは、作成・配布・集計・分析に手間がかかります。煩雑な作業に手をとられては、ほかのコア業務に時間をさけません。
人事評価システムは、人の手による事務作業を自動化します。部署内の定型作業をシステムで自動化できれば、人手不足の解消や人件費削減などの効果が期待できるでしょう。
適切な人材配置が可能
公正な人事評価により従業員の強みを明らかにすることで、人材配置の最適化が可能です。担当業務と自身のスキルが合わず、生産性が下がるといったリスクも減らせます。
また、主観にたよらない人事評価ができるようになれば、従業員のスキルや特性を把握し人材マネジメントに役立てられます。人材育成がスムーズになり、社内全体の生産性もあがるでしょう。
以下の記事では、人事評価システムのメリットについてより詳しく解説します。導入に悩んでいる方はぜひ参考にしてください。
人事評価システム導入における注意点
人事評価システムには業務効率化や公正な評価体制の構築など、多くのメリットがあります。しかし、運用が軌道にのるまで時間がかかるなど、デメリットも少なからずあります。導入に際して注意しておきたい点はなんでしょうか。
コストがかかる
システム導入には導入・維持に費用がかかります。また、人事評価機能だけのシンプルなシステムではなく、人事管理機能やタレントマネジメントシステムなどの機能が入ったものや、これらのツールと連携して使用できる製品を導入するのが一般的です。
システム導入に期待する効果とコストが見合っているか、事前に見積もりをとるなどして確認してください。
導入準備に手間がかかる
システム導入にあたって、運用する業務・部署の範囲を決めたり、評価制度やフローの見直しをしたりする必要があります。また、紙やエクセルの評価シートを使用していた場合、製品によってはフォーマットをそのままシステムに移行できない場合もあります。
さらに、システム導入にかかる人的コストも念頭に入れて製品を探さなければなりません。そのため、無料トライアルを活用するなど、製品導入までに時間がかかるでしょう。
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人事評価システムの導入を成功させるポイント
多くの人事評価システムのなかから自社にあった製品を導入し、効果的に運用するためには、どのような点に気をつければいいでしょうか。
自社に適したシステムを導入する
製品導入後に自社に適していないとわかってしまったら、導入準備までの費用も工数も無駄になってしまいます。自社の評価制度に対応しているか、また独自の評価項目追加などのカスタマイズに対応しているかを事前に確認してください。
そのほか、企業規模や組織体制にあっているかも重要です。特に大企業においては承認フローが複雑な場合も多く、システム上でコミニュケーションがとれるものや共有が便利なシステムだと便利です。できるだけ柔軟性の高い製品を選定するのがよいでしょう。
評価結果を活用する
評価結果のデータを漫然とシステムに記録・蓄積するだけでは人事評価システムの導入効果を最大化できたとはいえません。企業の情報資産として、経営指針の分析に役立てましょう。
ツールに頼りすぎない
人事評価システムだけで評価業務が完結するわけではありません。評価結果に対して、一部の従業員が不満をもつ可能性はあります。評価後の従業員への面談など、フォローやコミニュケーションは欠かさずに行いましょう。場合によっては、人事評価システムの見直しも検討する必要が出てくるかもしれません。
また、人事評価システムで評価業務を自動化できるようになっても人材配置や制度の見直し、従業員へのフォローなどのスキルは必要です。システム任せにせずに運用しましょう。
以下の記事では、人事評価システムのおすすめ製品について、機能・特徴・価格などを比較できます。導入する製品に悩んでいる方はぜひ参考にしてください。
人事評価システムを活用し評価業務を効率化しよう
人事評価システムを導入すると、人の手を介さず業務の自動化が進むほか、客観的で公正な人事評価が可能になります。人事評価システムの特徴や機能を知り、自社での導入を成功させましょう。
