【今さら聞けない】人事評価システムとは？機能、選定ポイントを紹介

人事評価システムとは

人事評価システムとは、従業員の評価・給与に紐づく目標や実績を管理するものです。また個人の目標や実績管理だけでなく、経営戦略に沿った人材を育成していくためのデータ分析・教育施策にも役立ちます。コンピテンシー評価、MBO評価、360度評価などあらゆる人事評価方式に対応した製品もあり、日々の目標管理から人材育成まで幅広く活用できるシステムだといえるでしょう。

人事評価システムの主な機能

人事評価システムの代表的な機能や対応する評価手法について見ていきましょう。

目標・進捗管理機能

従業員本人と評価を行う上司、また人事部との間で行われる目標設定をシートなどで共有します。また目標達成までの過程において、達成状況やフィードバックなどの進捗を管理します。目標達成に至るプロセスを登録し、アクションプランを共有することで、短期的な軌道修正が可能になり目標達成までのサポートが期待できるでしょう。

人事部側での状況の把握も容易になり、さらには表形式での集計など、データとしての管理・分析も可能です。

目標管理制度（MBO）

目標管理制度とは、企業・組織が掲げるビジョンを従業員一人ひとりに浸透させ、同じ方向性の個人目標を立て管理を行う仕組みです。多くの企業で広く採用されており、人事評価システムの製品・サービスの多くが対応しています。

ソーシャルおよび多面的（360度）評価機能

人間の評価にはどうしても主観が加わってしまうものですが、それを防ぐために、対象者を囲む複数の評価者によって評価を行う方法が360度評価です。上司、部下、同僚がお互いを評価しあい個人の主観の影響を平準化できるのがメリットです。評価する人数が多いため作業は煩雑で膨大になりますが、人事評価システムでこうした作業が大幅に自動化され、人事担当者の負荷の軽減につながるでしょう。

人事評価システムの提供形態 - クラウド型 / オンプレミス型 -

人事評価システムは、提供形態別にクラウド型とオンプレミス型の２つに分けられます。

クラウド型の人事評価システムとは

クラウド型の人事評価システムは、いちからシステムを構築する必要がなくインストールも不要なため、初期投資や複雑な作業を行わなくとも導入が可能です。また、データをクラウド上に保存しておくことで、バックアップも自動で行えます。マルチデバイスに対応しているシステムも多いため、評価結果の共有もスムーズになるでしょう。 評価結果のデータを共有しやすくすることで、評価の透明性を高め、評価される従業員と評価する担当者の双方が納得する形で評価を進められます。

オンプレミス型の人事評価システムとは

オンプレミス型の人事評価システムは、自社にあわせた仕様でシステムを設計するため、複雑な評価基準や、独自の評価方法に対応できるのが特長です。ただしシステム構築を行う必要があるため、初期投資が必要で、導入までの期間も長期にわたるかもしれません。従業員規模が数百名以上など、大企業にとってメリットがある可能性の高い仕組みといえるでしょう。

人事評価システム導入のメリット

人事評価システムは、科学的な指標で人事評価を支援するシステムです。合理的で客観的な判断が下せ、人事部の業務も効率化できるとして、規模の大小を問わず導入する企業が増加しています。導入のメリットを大きく３つにまとめました。

明確な評価設定を実現

人事評価システムを導入することで、評価項目を詳細に設定できます。詳細で具体的な評価項目は、緻密で正確な評価を実現します。これにより従来では実現が難しかった、公正で平等な評価を下せるようになりました。ハロー効果などの人的エラーを防ぐだけでなく、業績のよいハイパフォーマーとの相対評価も防止し、従業員によりよいインセンティブを与えられます。

パフォーマンスのマネジメント業務を効率化

自社のビジョンを明確化して共有し、ビジョンを実現するためのミッションを評価データにもとづいて設定できます。プロジェクトが終了した後も、各従業員の成果・業績を適正に評価できていれば次へ向けた改善点を洗い出せるでしょう。また成果主義による絶対評価だけでなく、成果のプロセスや取り組む姿勢を評価項目へ取り入れることで、より平等で納得のいく評価が下せます。

複雑な人事評価業務を自動化

正確で実用的な人事考課表の作成には多大な労力と時間を要しますが、人事評価システムの導入で多岐にわたる評価項目の設定から集計、分析までを容易に実現できます。また人事評価システムによって作成された人事考課表は、従来人の手で作られてきたものよりも精度が高く、従業員のステータスの正確な視覚化のみならず、作成時間の短縮にもつながるでしょう。

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人事評価システム導入までのフロー

人事評価システムの導入の流れは以下の５つのステップに分けられます。

• １.現在の人事評価の課題を整理する
• ２.導入の目的を明確にし、予算と必要な機能の特定をする
• ３.導入形態はクラウド型か、オンプレミス型かを選択する
• ４.具体的に複数製品を比較する
• ５.導入する人事評価システムを決定

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人事評価システムの３つの選定ポイント

ここからは人事評価システムを具体的に検討する際のポイントを解説します。

高い操作性

人事評価システムを選ぶ際の第一のポイントは、膨大な項目を簡単に設定できる操作性があるかどうかです。人事考課表の作成には、詳細で多岐にわたる評価項目が必要不可欠です。標準的な人事考課表をテンプレートとして実装している場合は、ひな形を参考にして自社にあった表を作成するのもよいでしょう。

大量の情報を扱う人事評価システムには、見やすいインターフェースも必要です。多くの情報を整理して把握できるシンプルなインターフェースを基準として選ぶのも一つの手かもしれません。また、評価項目や評価基準の変更などに柔軟に対応可能なシステムも望ましいです。

ほかのシステムとの連携

第二のポイントは、ほかのシステムとの連携の可否です。勤怠管理、残業管理、日報管理、会計システムなどと連携してデータをやり取りすればシームレスな管理業務が行えるでしょう。

また給与計算や休暇管理と連動させれば、人事に関する業務を人事評価システムによって一元で行えます。ドキュメント管理機能を備えたシステムの場合、人事に関する書類の管理とバックアップも一つのプラットフォームで簡単に管理できるため、作業時間の短縮にもつながるでしょう。

部署の統廃合や人事異動に対応できるか

第三のポイントは、組織変更や人事異動に対応できる柔軟性です。従業員のデータの登録・管理のしやすさだけでなく、部署の統廃合や人事異動の際にデータを素早く移動させられるかは重要でしょう。異動先で新たに従業員のデータを登録する必要がないか、またこれまで蓄積されてきたデータを移行して活用できるかをチェックしてみてください。

製品が多くて選べないという方は最新のランキングも参考にしてみるといいでしょう。

人事評価システム導入後に注意すべきポイント

最後に、導入した人事評価システムを最大限に活用するために、導入後に気をつける点を解説します。

導入の前後で評価に大幅な変化がないか

人事評価システムは人事的な評価エラーを防いだり、評価の工数を減らすことが可能なシステムですが、自社の業務に適したものを導入しないと従業員から不満の声があがる可能性もあります。失敗例としては導入以前の評価方法を考慮せず、システムを優先して人事評価を行った結果、システム導入の前後で評価に明らかな差が出てしまうケースなどです。

導入後は、個人単位の評価に大きな差がないかの確認も重要でしょう。評価の差が大きくあらわれた従業員に対しては具体的な検証と説明を行い、誤解が生まれないようにします。

評価結果をデータとして活用する

明確で透明性のある評価基準を報酬や人事評価制度に取り入れることで、人事評価システムを最大限に活用できます。データとして蓄積された従業員の評価データは、従業員の業績不振の原因を把握する場合にも大いに役立つでしょう。

これまで好調だった従業員の業績が突然悪化した場合、長年蓄積してきた評価データをもとに分析すれば客観的に原因を把握しやすくなります。従業員のあらゆる情報をデータとして蓄積し、視覚化することで、さまざまな視点から分析が可能です。

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以上、人事評価システムについて、概要から導入のポイントまでまとめました。人事評価制度は企業の業績や従業員満足をも左右しかねない大事な制度なので、納得のいく人事評価システムを導入し、業務の改善を行っていくのがおすすめです。

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