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給与計算システムは、勤怠管理システムなどと連携して給与計算を行なうシステムです。給与計算システムを導入することによって、毎月の給与計算だけでなく年末実務や税金、控除、その他不定期なものまで処理できます。 ここでは「給与計算」「書類や台帳の管理」といった給与計算システムに備わる基本的な機能を紹介します。
給与計算システムとは、従業員の勤怠情報データと連携して給与計算行うことのできるシステムです。給与計算システムを導入することは、毎月の経理の給与計算業務を効率化したり、年末調整や所得税対応など人為的なミスが発生しやすい業務におけるミスを削減することを可能とします。
給与計算システムの機能は一体何があるのでしょうか。給与計算業務を効率化してくれるというなんとなくな認識である給与計算システムのできることを紹介します。
給与計算システムには、「月例給与の自動計算」機能があります。社員やパートタイマー、アルバイトといった多様な雇用形態に合わせて多数の給与体系を設定しておくことが可能で、複雑な計算式の設定にも対応。表計算ソフトなどによる外部での計算と入力は不要になります。
給与計算システムには「複数法人の給与計算」機能もあります。自社の給与計算に加えて、グループ会社のスタッフの給与計算業務も一括して行なえます。
給与計算に必要な就業データについては、勤怠管理システムから取り込む機能があります。出勤日数や欠勤日数、残業時間数、食事回数などが自動で取り込まれるので、面倒な入力作業は不要です。
給与計算システムでは、月例給与に関する業務で必要な書類、台帳を管理する機能があります。以下は、管理できるものの一例です。
賞与でも同じく「賞与明細書」や「賞与管理台帳」「賞与集計表」「賞与一覧表」「賞与内訳一覧表」などを管理することができます。また、有休に関しては「有給付与情報一覧表」や「有給付与繰越計算書」を利用することが可能です。
月例給与や賞与本体だけでなく「社会保険」「労働保険」も計算機能によってカバーされています。また、「年末調整」機能や「再年末調整」機能、「過年度年末調整」機能が搭載されている製品があり、正しい処理を少ない労力で実施することが可能になっています。社会保険では、たとえば以下のような書類、台帳を管理する機能があります。
労働保険は「労働保険料一覧表」や「確定保険料算定基礎賃金集計表」を、年末調整では「保険料控除申告書」や「扶養控除等(異動)申告書」「年調データ一覧表」「確定申告者リスト」「年税額計算書」「過不足額通知書」「賃金台帳」「支払調書」「法定調書用資料」「給与支払報告書総括表」などを管理可能です。もちろん、社会保険や所得税の改正にも対応しており、適切な処理が行なえます。
給与計算システムには、ワークフロー機能を搭載したものがあります。こういった製品では、申請・承認された人事情報が自動的に履歴情報として管理されます。各個人ごとの給与明細書や賞与明細書、源泉徴収情報、個人情報（人事基本情報、経歴情報、家族・住所情報、通勤費情報、給与・賞与振込口座）をWebブラウザから参照可能な製品もあります。
給与計算システムには、人事異動や結婚、転居など、さまざまな項目による抽出機能も搭載されています。対象者だけをピンポイントでチェックすることが可能なので、チェック業務を省力化できます。
昇給時や交通費の改定時にも、該当するマスター項目だけを一覧で抽出し連続して修正入力が行なえます。従業員一人ひとりのマスターデータを呼び出して修正する必要はありません。また、氏名や所属部門などの基本的な情報に加え、住所、銀行、交通費といった「個人情報管理」機能も提供されています。
給与計算システムでできることは理解できたと思います。ここでは、給与計算システムにどんな製品があるのかを知りたい方向けにITトレンド編集部がおすすめする人気の給与計算システム９選を紹介します。
参考記事：給与計算システムの製品を一括で比較
マイナンバー制度がスタートし、実務的には平成28年分の年末調整からマイナンバー対応をされているはずです。今後、労務関係を中心に各種業務において、マイナンバー対応は不可欠になってくるでしょう。
出典：国税庁「源泉所得税関係に関するFAQ｜社会保障・税番号制度＜マイナンバー＞について」
https://www.nta.go.jp/mynumberinfo/FAQ/gensen_qa.htm
給与計算システムについても、このような法改正のたびに必要な機能を備えた製品を検討する機会があるはずです。システムの導入、刷新の際には、ここで紹介した機能を参考に、まずは詳細な機能の比較検討から始めるといいでしょう。
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| 11月19日(月) 更新 | |
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