給与計算システムとは？代表的な機能とおすすめ製品を解説

給与計算システムとは

給与計算システムとは、従業員の勤怠管理データと雇用情報などから自動で給与計算をおこなえるシステムです。給与計算システムを導入することで、毎月の経理の給与計算業務を効率化したり、年末調整や所得税対応など人為的なミスが発生しやすい業務における抜け漏れや間違いを削減できます。

給与計算システムの機能

給与計算システムに搭載されている主な機能をご紹介します。

給与計算機能

給与計算システムの一番のメリットは、給与処理において一番単純ミスが多くなってしまう給与計算の部分を自動でおこなえることです。以下で詳しく紹介します。

月例給与の自動計算

給与計算システムには、「月例給与の自動計算」機能があります。社員やパートタイマー、アルバイトといった多様な雇用形態に合わせて多数の給与体系を設定しておくことが可能で、複雑な計算式の設定にも対応です。エクセル（表計算ソフト）などで別途計算し入力する手間が不要になります。

給与計算に必要な就業データについては、勤怠管理システムやCSVデータから取り込めます。出勤日数や欠勤日数、残業時間数、休憩回数などが自動で取り込まれるので、面倒な入力作業は不要です。

複数法人をまたいで行う給与計算機能

給与計算システムには「複数法人の給与計算」機能もあります。自社の給与計算に加えて、グループ会社のスタッフの給与計算業務も一括しておこなえます。

管理機能

給与計算システムでは、月例給与に関する業務で必要な書類、台帳を管理する機能があります。以下は、管理できるものの一例です。

給与に関する書類・台帳の管理

• ●給与明細書
• ●給与管理台帳
• ●給与集計表
• ●給与一覧表
• ●給与内訳一覧表
• ●給与勤務一覧表
• ●勤務集計表
• ●金種表
• ●振込データ一覧表
• ●地方税納付一覧表
• ●住民税市区町村別明細表
• ●介護予定者一覧表
• ●給料表
• ●雇用保険被保険者離職証明書
• ●源泉徴収票

賞与に関する書類・台帳の管理

• ●賞与明細書
• ●賞与管理台帳
• ●賞与集計表
• ●賞与内訳一覧表

また、有休に関しても「有給付与情報一覧表」や「有給付与繰越計算書」の管理機能を利用することが可能です。

月例給与や賞与だけでなく「社会保険」「労働保険」も計算機能によってカバーされています。また、年末調整機能や再年末調整機能、過年度年末調整機能が搭載されている製品があり、正しい処理を少ない労力で実施することが可能になっています。

社会保険に関する書類・台帳の管理

• ●社保データ一覧表
• ●社会保険料計算書
• ●社会保険料一覧表
• ●標準報酬月額改定通知書
• ●算定基礎届
• ●月額変更届
• ●産前産後休業終了時報酬月額変更届
• ●育児休業等終了時報酬月額変更届
• ●算定基礎届総括表

労働保険に関する書類・台帳の管理

• ●労働保険料一覧表
• ●確定保険料算定基礎賃金集計表

年末調整に関する書類・台帳の管理

• ●保険料控除申告書
• ●扶養控除等(異動)申告書
• ●年調データ一覧表
• ●確定申告者リスト
• ●年税額計算書
• ●過不足額通知書
• ●賃金台帳
• ●支払調書
• ●法定調書用資料
• ●給与支払報告書総括表

そのほか、社会保険や所得税の改正にも対応しており、適切な処理が行なえます。

その他の機能

給与計算システムには給与を計算するだけでなく、社内のチェック、申請フローを便利にする機能や、データの確認や分析に役立つ機能も搭載されています。

ワークフロー機能

給与計算システムには、ワークフロー機能を搭載したものがあります。申請・承認された人事情報が自動的に履歴情報として管理されます。各個人ごとの給与明細書や賞与明細書、源泉徴収情報、個人情報（人事基本情報、経歴情報、家族・住所情報、通勤費情報、給与・賞与振込口座）をWebブラウザから参照できる製品もあります。

項目抽出機能

給与計算システムには、人事異動や結婚、転居など、さまざまな項目による抽出機能も搭載されています。対象者だけをピンポイントでチェックすることが可能なので、チェック業務を省力化できます。

昇給時や交通費の改定時にも、該当するマスター項目だけを一覧で抽出し連続して修正入力がおこなえます。従業員一人ひとりのマスターデータを呼び出して修正する必要はありません。また、氏名や所属部門などの基本的な情報に加え、住所、銀行、交通費といった「個人情報管理」機能も提供されています。

給与計算システムの導入メリット

給与計算システムを導入すると、次のようなメリットが考えられます。

• ●給与計算の自動化による業務効率化と人的ミス防止
• ●税率や法改正に自動で適応
• ●関連書類や帳票のバックアップや管理がシステム上でできる

エクセルでの管理に限界を感じている方や、給与計算業務に正確性と効率性を求めている方に適しているでしょう。

ITトレンド編集部おすすめの給与計算システム

以下の記事では、人気の給与計算システムを機能や提供形態などで分類し、比較しています。具体的にどんな製品があるのかを知りたいという方や、製品の選び方のポイントを知りたいという方はぜひ参考にしてみてください。

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また、給与計算のアウトソーシングを利用することで業務を分割し、コア業務に集中することができます。下記のページではサービス提供会社をご紹介しておりますので、そちらもご参照ください。

ミスのできない給与計算はシステム導入で効率化を

給与計算は、毎月発生する業務でミスが許されません。給与計算システムには、計算機能だけではなく、データの管理や各種法律の改正に対応できる機能が搭載されています。システムの導入、刷新の際には、ここで紹介した機能を参考に、具体的な製品比較から始めるといいでしょう。