給与計算システムとは？代表的な機能をわかりやすく解説

給与計算システムとは

給与計算システムとは、従業員の勤怠管理データと雇用情報などから自動で給与計算を行えるシステムです。給与計算システムの導入により、毎月の経理における給与計算業務を効率化したり、年末調整や所得税対応など人為的なミスが発生しやすい業務での抜け漏れ・間違いを削減できます。

給与計算システムの機能

給与計算システムには、主に計算や管理において業務効率化できる機能が搭載されています。詳しく見ていきましょう。

給与計算機能

主に月例給与の計算や複数法人の給与計算において自動化が見込まれる給与計算システムですが、一番のメリットは人的ミスを回避できることでしょう。以下で詳しく紹介します。

月例給与の自動計算

給与計算システムには、「月例給与の自動計算」機能があります。社員やパートタイマー、アルバイトといった多様な雇用形態にあわせて多数の給与体系を設定でき、複雑な計算式の設定にも対応可能です。エクセル（表計算ソフト）などで別途計算し、入力する手間が不要になります。

さらに給与計算に必要な就業データについては、勤怠管理システムやCSVデータから取り込めます。出勤日数や欠勤日数、残業時間数、休憩回数などが自動で取り込まれるので、面倒な入力作業は不要です。

複数法人をまたいで行う給与計算機能

給与計算システムには「複数法人の給与計算」機能もあります。自社の給与計算に加えて、グループ会社のスタッフの給与計算業務も一括して行えます。

管理機能

給与計算システムでは、月例給与に関する業務で必要な書類、台帳を管理する機能があります。以下は、管理できるものの一例です。

給与に関する書類・台帳の管理

• ●給与明細書
• ●給与管理台帳
• ●給与集計表
• ●給与一覧表
• ●給与内訳一覧表
• ●給与勤務一覧表
• ●勤務集計表
• ●金種表
• ●振込データ一覧表
• ●地方税納付一覧表
• ●住民税市区町村別明細表
• ●介護予定者一覧表
• ●給料表
• ●雇用保険被保険者離職証明書
• ●源泉徴収票

賞与に関する書類・台帳の管理

• ●賞与明細書
• ●賞与管理台帳
• ●賞与集計表
• ●賞与内訳一覧表

また、有休に関しても「有給付与情報一覧表」や「有給付与繰越計算書」の管理機能を利用できます。

さらに月例給与や賞与だけでなく「社会保険」「労働保険」も計算機能によってカバーされています。また、年末調整機能や再年末調整機能、過年度年末調整機能が搭載されている製品があり、正しい処理を少ない労力で実施が可能です。

社会保険に関する書類・台帳の管理

• ●社保データ一覧表
• ●社会保険料計算書
• ●社会保険料一覧表
• ●標準報酬月額改定通知書
• ●算定基礎届
• ●月額変更届
• ●産前産後休業終了時報酬月額変更届
• ●育児休業等終了時報酬月額変更届
• ●算定基礎届総括表

労働保険に関する書類・台帳の管理

• ●労働保険料一覧表
• ●確定保険料算定基礎賃金集計表

年末調整に関する書類・台帳の管理

• ●保険料控除申告書
• ●扶養控除等(異動)申告書
• ●年調データ一覧表
• ●確定申告者リスト
• ●年税額計算書
• ●過不足額通知書
• ●賃金台帳
• ●支払調書
• ●法定調書用資料
• ●給与支払報告書総括表

そのほか、社会保険や所得税の改正にも対応しており、適切な処理が行えます。

その他の機能

給与計算システムには給与を計算するだけでなく、社内のチェック・申請フローを便利にする機能や、データの確認・分析に役立つ機能も搭載されています。

ワークフロー機能

ワークフロー機能搭載の給与計算システムであれば、さらなる業務効率化が期待できるでしょう。例えば申請・承認された人事情報が、自動的に履歴情報として管理されます。

また、各個人ごとの給与明細書や賞与明細書、源泉徴収情報、個人情報（人事基本情報、経歴情報、家族・住所情報、通勤費情報、給与・賞与振込口座）を、Webブラウザから参照できる製品もあります。

項目抽出機能

給与計算システムには、人事異動や結婚、転居など、さまざまな項目による抽出機能も搭載されています。対象者だけをピンポイントでチェックが可能なので、確認業務を省力化できるでしょう。

さらに昇給時や交通費の改定時にも、該当するマスター項目だけを一覧で抽出し連続して修正入力が行えます。従業員一人ひとりのマスターデータを呼び出して修正する必要はありません。

また、氏名や所属部門などの基本的な情報に加え、住所、銀行、交通費といった「個人情報管理」機能も備わっています。

カテゴリー数・製品数業界最大級のITトレンドでは、これらの便利機能を搭載した給与計算システムを多数紹介しています。ひとまず最新の人気ランキングから検討してみたい、という方はこちらのランキングも参考にしてみてください。

給与計算システムの導入メリット

給与計算システムを導入すると、次のようなメリットが考えられます。

• ●給与計算の自動化による業務効率化と人的ミス防止
• ●税率や法改正に自動で適応
• ●関連書類や帳票のバックアップや管理がシステム上でできる

エクセルでの管理に限界を感じている方や、給与計算業務に正確性と効率性を求めている方に適しているでしょう。

ミスのできない給与計算はシステム導入で効率化を

給与計算は、毎月発生する業務でミスが許されません。給与計算システムには、計算機能だけではなく、データの管理や各種法律の改正に対応できる機能が搭載されています。システムの導入、刷新の際には、ここで紹介した機能を参考に、具体的な製品比較からはじめるとよいでしょう。