給与計算システム導入の5つのメリット

給与計算システムの５つの導入メリット

給与計算システムは、導入している企業が多いシステムです。給与計算システムはなぜ必要なのか？具体的に解説します。

メリット１．煩雑な給与計算業務を効率化

給与計算業務は、給与処理・賞与処理、社会保険処理・社会保険更新、年末処理、明細書発行など、多岐に渡ります。こうした数々の計算業務を一元的に実施する機能を持つことで、経理担当者の業務を効率化するのが、給与計算システムです。これまで煩雑だった計算業務の多くが自動化できるので、経理担当者にこれまでかかっていた業務負荷を大きく軽減することができます。

また、毎月の締日などに業務が集中しがちなことが多い給与計算業務ですが、勤怠管理と連携することで、リアルタイムに給与が計上されるので業務の平準化にもつながります。これまで企業は毎月・毎年のピーク時を見込んで人材を雇用しなければなりませんでしたが、業務を軽減することで雇用を最適化することにもつながります。

メリット２．法令改正への対応やコンプライアンスの徹底

給与計算システムのメリットとして、社会保険や税制改正など法令改正へのスムーズな対応が挙げられます。例えば、税制改正による源泉所得税率の変更や、厚生年金の保険料率の変更などがあった場合でも、いつも通りに給与計算を行うことで、自動的に対応してくれるシステムもあります。また、こうした機能を活用することで、法改正への適応漏れによる計算ミスを防ぐことができます。

最近、企業に求められているのは時間外・休日出勤等の割増賃金など、労働基準法に則った給与計算の仕組みです。給与計算システムを活用すれば、フォームへ時間外労働時間を入力するだけで、割増賃金を含む計算が自動的に行えます。さらに勤怠管理システムとの連携によって数値入力の手間も省けますので、大幅な効率アップが期待できます。

メリット３．雇用の多様化や頻繁な入れ替わりにも対応

現在、給与計算システムのニーズが増している背景として、雇用の流動化や、業務・職種の多様化が挙げられます。今や1つの企業の中に、正社員、契約社員、アルバイト、パート、派遣社員、雇用保険が適用されない役員、残業代の扱いが異なる管理職…など、給与規定が異なる人が混在するのが一般的となりました。

労働法制の変更により、勤務形態はさらに多様化する情勢にあり、しかも人員の入れ替りが頻繁にあるという企業も多いことでしょう。

このような状況下でも、給与計算システムを活用することで、雇用形態・労働契約に合わせたフォームを個人別にカスタマイズできます。また、よく利用する計算方式の設定を保存しておけば、雇用時や昇給等の変更があった時にすばやく個人データが作成できるのも大きな魅力です。

メリット４．人員配置、人材調達の意思判断に役立たせる

給与計算システムを導入するメリットは、単なる経理上の“計算”にとどまらず、人事戦略にとっても役立てることができます。例えば、給与計算システムと人事システムとを連携させることで、人員配置や組織戦略の練り直しに活用できます。

他システムとの連携は、社内リソースの適正化や、最適な組織作りにも役立てることができます。システム選定の際には、その拡張性を確認するとともに、自社のシステムと柔軟に連携ができるかどうかも重要なチェック項目と言えます。

メリット5　給与明細書や各種帳票を簡単に印刷

多くの給与計算システムでは、給与明細や各種届出を必要な帳票に合わせた書式で印刷が可能です。従業員名と書式を選べば自動的にレイアウトされるので、自社内で帳票に合わせて書類を作成する必要はありません。

また、大量に給与明細書を発行しなければならないケースでは、給与明細書を折りたたんで封入するといった作業が大きな手間となりますが、これも専用のプリンタを使うことで「折り」まで行えるものもあります。さらに圧着式の給与明細書を使えば、封入しなくても済みますので、効率化を考えるのであれば、周辺機器もチェックしてみるのもよいでしょう。

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給与計算システム導入前の課題

給与計算業務にはどのような課題があるかも整理しておきましょう。以下の課題が当てはまれば、給与計算システムを導入もしくは、いまあるシステムを見直す必要があるでしょう。

1.業務の集中

給与計算は、締め切り日から支払日までの期間が短いため、給与計算業務が集中するため、負担が大きくミスが発生しやすくなります。

2.法改正などへの対応

社会保険の料率変更や年末調整の改正などといった法改正に対応することが業務の負担になります。

3.煩雑な計算への対応

各種手当てや保険料、控除項目の計算や日割・時間割計算、あるいは時間外の割増率に応じた計算など、短期間で煩雑な計算に対応せねばなりません。 また、営業実績のデータを参照してインセンティブ金額を算出する作業なども煩雑さを大きくします。

4.事業規模拡大による業務負担の増加

事業規模が拡大するにつれて、正社員やパート・アルバイトの給与計算負担が増加します。

現場の課題を給与計算システムで解決しよう

以上のことから、事業の拡大やワークスタイルの多様化に伴って業務負担が増大する給与計算業務を効率化するためには、給与計算システムの検討が必要になってくるといえます。

検討の際には給与計算業務の現場担当者の意見を必ず求めましょう。その際にはシステムの管理画面のイメージや実際の作業性を理屈ではなく感覚的に理解してもらうため、操作デモを見せてもらえるように提供ベンダーに相談してみましょう。現場の意見を反映させて使いやすいシステムを選定することが、業務効率を改善する最善の方法となります。